Xu Hướng 2/2023 # Cách Dùng Ký Nháy, Ký Chính Thức # Top 6 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Cách Dùng Ký Nháy, Ký Chính Thức # Top 6 View

Bạn đang xem bài viết Cách Dùng Ký Nháy, Ký Chính Thức được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Cách dùng ký nháy

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản trước khi trình người ký chính thức đã được kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đồng thời chữ ký nháy còn nằm ở vị trí cuối cùng của “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như ký thông thường mà chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

Theo Điều 9 Thông tư 04/2013/TT-BNV, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào rà soát văn bản đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình lãnh đạo ký chính thức, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

Cách dùng ký chính thức

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký.

Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất nhiết phải đóng dấu theo quy định của từng cơ quan ban hành văn bản đó.

Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ), ký thay mặt (phải ghi TM). Đặc biệt, không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Thông tư 01 Hậu Nguyễn

Hình Thức Ký Tắt, Ký Nháy, Ký Chính Thức Theo Quy Định Của Pháp Luật

Khoản 7, Điều 2, Luật Điều ước quốc tế năm 2016 quy định: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, Điều 9, Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cũng nêu rõ, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Chánh văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.

Như vậy, chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Ký nháy đối với các bản hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản và do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ghi ở bên dưới chức danh của người ký, phía trên họ và tên người ký…

Bạn đọc có nhu cầu được tư vấn pháp luật xin mời gửi thư đến tòa soạn, địa chỉ số 82 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội; hoặc gọi điện đến Đường dây nóng: (024)39426618; 0903289922; hoặc hòm thư điện tử: bandoc@anninhthudo.vn.

Ký Nháy Là Gì? Trách Nhiệm Của Người Ký Nháy

Trong bất cứ văn bản nào cũng đều cần đến chữ ký, nhưng trong những chữ ký ấy lại không phải là một loại, trong đó có chữ ký nháy, chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Ở bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về chữ ký nháy là gì? Trách nhiệm cụ thể của người ký nháy? Đối tượng ký nháy?… Đây có phải là công việc mà một nhân viên văn phòng thường xuyên tiếp xúc? Khi đó bạn có thể nắm bắt thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính và tìm được những việc mà mình yêu thích.

Việc làm Hành chính – Văn phòng

Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản.

Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.

Trong các văn bản hành chính, người ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” nằm trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Chữ ký nháy trong văn bản hành chính sẽ xác nhận người nào có trách nhiệm rà soát và soạn thảo văn bản đó.

Việc làm Quản lý điều hành

Chữ ký nháy trong văn bản như một cách để xác định được các chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản, hoặc nội dung của biên bản, tránh các hiện tượng không tích cực xảy ra như chỉnh sửa văn bản, thay đổi nội dung văn bản.

Chữ ký nháy chưa được quy định về thể thức và tính hiệu lực trong các văn bản pháp luật, vì thế chữ ký nháy có vai trò xác nhận cá nhân đã soạn thảo văn bản, xác nhận cá nhân đã rà soát đoạn văn bản đó, hoặc là người đọc văn bản đó đã đọc nội dung.

Người ký nháy sẽ không phải chịu trách nhiệm trong những văn bản mà họ ký nháy. Người chịu trách nhiệm trực tiếp chính là người ký chính thức trong văn bản đó. Tuy nhiên, người ký nháy không đúng với quy định mà gây ra thiệt hại cho cơ quan, tổ chức nhận văn bản hành chính đó thì sẽ phải nhận những hình thức kỷ luật tại cơ quan đó.

Theo thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cấc cơ quan, tổ chức có các định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy như sau:

” Mỗi chủ thể khi ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiêm về độ chính xác của nôi dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.

Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trươc khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản “.

Như thế, người có thẩm quyền ký nháy trong bất kỳ văn bản hành chính nào cũng cần phải thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục để có thể tránh được những hậu quả về mặt pháp lý. Người thực hiện việc ký nháy cần phải chịu trách nhiệm trong phạm vi mà họ phải xem xét và kiểm tra.

Người ký nháy chịu trách nhiệm trong nội bộ nơi họ làm việc về độ chính xác của văn bản hành chính trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức, tránh các trường hợp sai sót về mặt nội dung cũng như hình thức, gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp, tổ chức.

Chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản.

Chữ ký nháy được ký ngay tại dòng cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy được ký ngay phần dưới chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận.

+ Đối với chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản: có tác dụng xác nhận tính liền mạch của toàn bộ văn bản. Người ký nháy sẽ ký vào tất cả các văn bản mà chính họ có trách nhiệm kiểm tra, rà soát về mặt nội dung lẫn hình thức.

Chữ ký nháy được ký tại cuối mỗi trang văn bản có công dụng tương tự với việc đóng dấu giáp lai. Đồng thời tính liền mạch của văn bản cũng được đảm bảo, người ký nháy sẽ tránh được việc bị các đối tượng xấu tráo mất một trong những thành phần của văn bản, hoặc thêm, hoặc bớt nội dung trong các trang của văn bản.

+ Đối với chữ ký nháy tại dòng cuối của văn bản: Chữ ký này do người soạn thảo văn bản ký nháy, là người chịu trách nhiệm đối với nội dung trong văn bản. Đồng thời, chữ ký này có thể giúp người ký chính thức biết được ai là người soạn thảo văn bản đó, dựa vào cơ sở có thể quy trách nhiệm cho người soạn thảo nếu như có sự sai soát xảy ra.

+ Đối với chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận: Chữ ký này là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra lại văn bản, soát các lỗi như lỗi chính tả, hoặc là kiểm tra nội dung trước khi văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy sẽ được ký ở phần cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản, cuối mỗi trang văn bản. Bên cạnh đó, chữ ký nháy còn được ký tại phần Nơi nhận của phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy sẽ không ký hoàn chỉnh chữ ký của mình như cách ký thông thường, họ chỉ ký tắt chữ ký của mình tại một vị trí được yêu cầu ký nháy.

Phân biệt ký nháy, ký tắt, ký chính thức

Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu rõ thế nào là ký nháy và bản chất, vai trò và trách nhiệm của chữ ký nháy rồi. Để phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thì thì trước hết cần phải hiểu thế nào là chữ ký chính thức trước khi so sánh giữa 2 loại chữ ký này.

Chữ ký chính thức là chữ ký cuối cùng của người có thẩm quyền ký vào văn bản sau khi đã chắc chắn về mặt nội dung. Đây là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung toàn bộ văn bản, do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký xác nhận.

Chữ ký chính thức được ký ở phía dưới dòng ghi chức danh của người ký, có thể được để xác nhận vào chữ ký hoặc không. Chữ ký chính thức được ghi đầy đủ chữ ký của người ký, rõ ràng cụ thể về họ và tên của người ký.

Như vậy, chúng ta có thể phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy ở những điểm như sau:

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không..

Ký nháy có nhiều kiểu ký khác nhau, có thể ký ở từng trạng, cạnh dòng cuối cùng văn bản hoặc tại vị trí nơi nhận hay nơi để chức danh. Còn ký chính thức chỉ được ký duy nhất 1 lần theo đúng nơi được quy định.

Ký Nháy Là Gì? Quy Định Và Trách Nhiệm Của Người Ký Nháy Ra Sao?

Ký nháy là gì? Những vấn đề xoay quanh ký nháy như về quy định và trách nhiệm của người ký nháy ra sao? Tìm hiểu về ký nháy để giải đáp một số thắc mắc phổ biến giúp các bạn hiểu được chữ ký nháy và ý nghĩa của chữ ký nháy là gì, phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thức.

1. Định nghĩa, khái niệm, phân loại chữ ký nháy

Ký nháy được hiểu với ý nghĩa rất rõ ràng, người ta thường gọi là ký nháy hoặc cũng có thể được gọi với cái tên khác đó là ký tắt, chỉ cần nghe cái tên thôi là chúng ta cũng có thể mường tượng ra được hình thức của chữ ký này như thế nào rồi. Cá nhân thực hiện việc ký nháy sẽ không tiến hành ký tên một cách đầy đủ đối với tên của họ giống như chữ ký chính thức mà chúng ta vẫn thấy mà chỉ ký tên một cách gọn gàng đối với tên của họ trong chữ ký đó. Chữ ký nháy được ký ở phía cuối của mỗi đoạn văn bản hoặc là cả văn bản, hoặc cũng được ký ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với mỗi vị trí thì chữ ký nháy sẽ có những ý nghĩa khác nhau. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy còn được nằm cạnh chữ Nơi nhận (Đây là phần ghi tên đơn vị sẽ nhận văn bản).

Người thực hiện việc ký chữ ký nháy sẽ phải chịu trách nhiệm chính về mặt nội dung của toàn văn bản mà người đó đã ký nháy trước khi văn bản đó được trình lên lãnh đạo để thực hiện việc ký chính thức, đối chiếu với quy định của pháp luật về trách nhiệm bảo vệ bí mật của Nhà nước xác định việc đóng dấu mật.

Trong bất kỳ văn bản hành chính nào thì chữ ký cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, người ký nháy luôn luôn thực hiện việc rà soát kỹ phần nội dung của văn bản đó đã phù hợp với bối cảnh hay chưa. Dựa vào những vai trò quan trọng của việc ký nháy thì chữ ký nháy được chia làm 3 loại chính như sau:

Thứ nhất: Chữ ký nháy được ký nằm ở cuối cùng của trang văn bản.

Loại chữ ký nháy này có vị trí nằm ở phía cuối cùng của mỗi trang văn bản cần được ký, không phải tự nhiên mà chữ ký nháy được yêu cầu đặt ở cuối mỗi trang văn bản như vậy đâu, chúng đều có ý nghĩa riêng của nó, và ý nghĩa trong trường hợp này chính là xác nhận sự liền mạch của tất cả những trang văn bản trong cùng một văn bản hoàn chỉnh. Người ký nháy sẽ thực hiện ký nháy vào cuối tất cả các trang văn bản do chính người đó soạn thảo ra hoặc là do người đó có trách nhiệm kiểm tra và rà soát nội dung của văn bản đó.

Chữ ký nháy được ký dưới mỗi trang có công dụng giống với dấu giáp lai, đồng thời thể hiện được sự liền mạch của các trang văn bản có nhiều trang. Điều đó đồng nghĩa với việc tránh được các hành vi không tốt như đánh tráo văn bản, thêm hoặc là bớt nội dung trong các trang văn bản.

Thứ hai: Chữ ký nháy có vị trí nằm ở phía cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy được ký ở vị trí cuối cùng của đoạn văn bản do chính người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện ký nháy. Họ chính là người chịu trách nhiệm chính đối với nội dung trong văn bản, khi văn bản đó đã được phê duyệt và ký chính thức thì chúng ta có thể biết được ai là người soạn thảo đoạn văn bản đó thông qua vị trí của chữ ký nháy, từ đó có thể quy trách nhiệm khi văn bản gặp vấn đề sai sót.

Thứ 3: Chữ ký nằm tại phần “chức danh” của người có thẩm quyền hoặc nằm ở phần “nơi nhận”.

Chữ ký nháy này chính là chữ ký nháy của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản và rà soát các vấn đề trong văn bản, hoặc là kiểm tra lại phần nội dung trước khi văn bản được trình lên người/cơ quan có thẩm quyền để tiến hành việc ký chính thức.

Khi thực hiện ký văn bản thì bất cứ ai cũng đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình và người thực hiện việc ký nháy cũng vậy. Chính vì thế, người thực hiện việc ký nháy cần phải tuân thủ những quy định của Pháp luật và đảm bảo thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Vậy, trách nhiệm cụ thể của người thực hiện việc ký nháy là gì?

Người đứng đầu một cơ quan đơn vị sẽ đảm nhận việc ký nháy. Hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản hoặc kiểm tra văn bản đó sẽ phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung của văn bản đó trước khi văn bản được trình lên người có thẩm quyền để có thể thực hiện được việc ký chính thức.

Người kiểm tra nội dung văn bản cuối cùng sẽ là người phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản đó, cũng như là thể thức, hình thức trình bày văn bản, rà soát các lỗi chính tả của văn bản, tiến hành việc ký nháy vào văn bản để thể hiện là văn bản đó đã được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình lên người có thẩm quyền để người đó thực hiện việc ký chính thức, tạo ra được sự yên tâm cho người ký chính thức cũng như là chịu trách nhiệm trong phạm vi của người ký nháy kiểm tra văn bản.

Người thực hiện việc ký nháy cần thực hiện đúng trình tự và thủ tục trong quá trình ký nháy để tránh gây ra những hậu quả về mặt pháp lý sau này, họ là người sẽ phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình.

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định rõ ràng và cụ thể về những trường hợp được phép ký nháy và hình thức ký nháy.

Chữ ký chính thức là chữ ký như thế nào? chữ ký chính thức có giá trị xác nhận sự chính xác và biểu thị sự đồng ý đối với nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức được người có thẩm quyền ban hành văn bản đó thực hiện ký. Ý nghĩa của chữ ký chính thức thể hiện rằng văn bản đó đã được kiểm tra kỹ lưỡng, không có bất kỳ sái xót nào khác, mang lại sự yên tâm cho người thực hiện ký chính thức.

Chữ ký chính thức thường được nằm ở phía dưới phần chức danh của người có thẩm quyền ký chính thức. Tùy theo yêu cầu của từng văn bản, tùy theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền khác nhau mà chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc không.

Lưu ý, đối với các trường hợp ký thay người có thẩm quyền thì ngay phía trước phần chức danh thì cần phải có dòng chữ KT … (là từ viết tắt của Ký thay …), trong trường hợp người ký thừa lệnh thì sẽ cần phải ghi TL phía trước phần chức danh, trong trường hợp lý ủy quyền thì người ký thừa ủy quyền cần phải ghi TUQ, ký thay mặt phải ghi TM.

Có một vài điều cần lưu ý khi các bạn thực hiện dù là ký chính thức hoặc ký nháy như sau:

Tuyệt đối không được ký văn bản bằng bút chì, bút mực đỏ.

Trong các trang văn bản có chữ ký nháy, cần dùng một màu mực (trừ màu đỏ) để thực hiện việc ký nháy và ký chính thức, tuyệt đối không dùng từ hai màu mực trở lên để ký trong văn bản.

Các chữ ký trong từng trang/đoạn văn bản cần là một, không biến đổi chữ ký khác nhau trong cùng một văn bản.

3.2. Phân biệt giữa ký chính thức và ký nháy

Dựa vào những thông tin về khái niệm, hình thức, trách nhiệm của chữ ký nháy và ký chính thức mà chúng ta có thể dễ dàng phân biệt được đâu là chữ ký chính thức và đâu là chữ ký nháy.

Chữ ký chính thức và chữ ký nháy là hai chữ ký hoàn toàn khác nhau. Chữ ký nháy không có đầy đủ tên của người ký, còn chữ ký chính thức thì có đầy đủ tên của người ký trong chữ ký. Trách nhiệm của chữ ký nháy là đảm bảo đúng nội dung của văn bản đã được rà soát, từ đó giúp người ký chính thức sẽ yên tâm hơn khi thực hiện việc ký chính thức.

Chữ ký chính thức được đặt ở phía cuối văn bản và đặt bên dòng ghi chức danh của người có thẩm quyền đối với văn bản đó, việc ký chính thức có thể được đóng dấu đè lên phía trên của chữ ký. Một số văn bản khác khi không có yêu cầu đóng dấu thì sẽ không cần phải đóng dấu đè lên chữ ký đó.

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Dùng Ký Nháy, Ký Chính Thức trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!