Bạn đang xem bài viết Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.
Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)
Giao diện đẹp hơn
Tính năng lọc được nâng cấp
Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003
Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter
Trong autofilter có 2 phần chính:
Autofilter mặc định của excel
Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.
1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)
1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.
Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.
Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:
“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”
Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.
– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D
– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất
– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND
1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010
Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.
Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.
– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.
Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D
Bước 1:
Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”
Bỏ tick “select all”
Tiếp tục chọn “D”
Nhấn “OK”
Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:
Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.
Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.
B2: Chọn “Number filter”
Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.
Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) “
B2: Chọn Number filters
B3: Chọn “Greater than”
Và nhấn “OK”
Cách Lọc Dữ Liệu Excel Đơn Giản Bằng Công Cụ Filter
Cách Lọc Dữ Liệu Excel Đơn Giản Bằng Công Cụ Filter
Việc sử dụng bảng tính excel đã không còn trở nên xa lạ đối với tất cả mọi người, tất cả mọi ngành nghề. Vậy, để việc sử dụng excel được thuận tiện và nhanh chóng trong cách xử lý dữ liệu thì chúng ta nên biết các mẹo để lọc dữ liệu excel. Vừa tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu nhanh còn giúp cho hiệu suất công việc tăng cao.
Bộ lọc trong excel là gì?
Cách thêm bộ lọc Filter trong Excel
Cách 1: Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, bạn chọn nút Filter để thực hiện quá trình lọc dữ liệu excel.
Cách 2: Trên tab Home, trong nhóm Editing, bạn chọn Sort à Filter
Cách 3: Cách nhanh nhất bạn có thể sử dụng phím tắt: Ctrl Shift + L
Lọc một vùng dữ liệu
Để có thể thực hiện lọc dữ liệu một vùng trong excel các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác). Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp ( VD: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, bạn chọn Between).
Bước 4: Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu.
Bước 5: Chọn Ok để hoàn thành việc lọc một vùng dữ liệu.
Lọc dữ liệu trong bảng excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc ( nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác). Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 4: Chọn Ok. Dữ liệ bạn lọc sẽ được hiển thị còn những dữ liệu không mong muốn sẽ tạm thời bị ẩn đi.
Rút trích dữ liệu ngày tháng trong Excel
Bước 1: Dùng hàm Date để lấy các dữ liệu ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc
Hàm Date: =Date(Year(D3), Month(D3), Day(D3))
Bước 2: Định dạng dữ liệu ở cột kết quả bước 1 về dạng ngày,tháng năm: dd/mm/yy.
Bước 3: Áp dụng Data Filter vào cột kết quả bước 1, tìm kiếm những giá trị #VALUE! và sửa lại ngày ở dữ liệu gốc về đúng định dạng.
– Xử lỹ dữ liệu gốc ở những dòng mà hàm DATE báo lỗi về đúng định dạng ngày bằng cách sửa trực tiếp từng ô ở cột D.
– Sau khi sửa ta được kết quả như sau (áp dụng cho cả 2 cột K và L).
Bước 4: Bỏ chế độ lọc, copy toàn bộ kết quả ở cột K và cột L, paste giá trị (Paste special – Value) sang cột dữ liệu gốc. Giá trị khi bạn copy ra sẽ định dạng dưới dạng dd/mm/yy.
Bước 5: Vì dữ liệu có 2 cột Ngày vào và Ngày ra, nên cần kiểm tra thêm 1 quy ước nữa là Ngày ra phải lớn hơn ngày vào. Ta lấy Ngày ra – Ngày vào để kiểm tra.
Với những giá trị có kết quả <0, sửa tay trực tiếp vào ô Ngày ra (do dữ liệu ngày ở đây khi trích xuất ra excel bị hiểu là dạng mm/dd/yyyy chứ không phải dd/mm/yyyy.
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel
1. Lọc dữ liệu trùng trong excel 2019, 2016, 2013
Trên những phiên bản Excel 2016, 2013 rất nhiều tính năng và thao tác làm việc đã được tối ưu hóa nhằm thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh nhất có thể.
Để thực hiện lọc dữ liệu trùng trong excel bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần phải lọc. Sau đó chọn Data à Remove Duplicates.
Bước 2: Sau đó hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện. Bạn có 2 lựa chọn:
– Select All: lọc tất cả các dữ liệu.
– Unselect All: Lựa chọn các trường muốn lọc để lọc dữ liệu.
Sau khi chọn lựa bạn nhấn Ok để hoàn tất.
Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy hộp thoại Microsoft Excek xuất hiện. Trên đó hiển thị số lượng mẫu trùng, số mẫu bị xóa và tổng số giá trị sửa lại để bạn nắm bắt dễ dàng. Nhấn Ok là bạn đã hoàn tất việc lọc dữ liệu.
2. Các bước để lọc dữ liệu trùng trong excel 2010, 2007
Có 2 cách để chúng ta có thể lọc dữ liệu trùng trong excel:
Cách 1: Lọc dữ liệu excel trùng bằng Conditional Formatting
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bị trùng cần phải lọc.
Cách 2: Lọc và xóa dữ liệu trùng bằng Remove Duplicate. Cách này bạn có thể thực hiện đơn giản hơn so với cách 1
Bước 1: Bạn thực hiện bôi đen vùng dữ liệu trùng cần lọc hoặc xóa.
Bước 2: Bạn vào thẻ Data à Remove Duplicate. Bạn chọn lọc toàn bộ hoặc một vùng dữ liệu rồi nhấn OK. Vậy là bạn đã có vùng dữ liệu cần lọc được hiển thị.
Lọc dữ liệu excel trùng trong Excel 2003
Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu bạn cần lọc.
Bước 2: Tiếp theo trên thanh công cụ bạn chọn Conditional Formatting à New Rule.
Bước 3: Cửa sổ Edit New Rule xuất hiện. Tại đây, bạn chọn Use formula to determine which cells to format. Sau đó nhập công thức lọc tại ô Format values where this format is true. Bạn phải nhớ công thức chính xác mới thực hiện được. Cuối cùng chọn Ok để máy lọc dữ liệu trùng.
Cách tìm dữ liệu trong Excel
1. Tìm kiếm dữ liệu đơn giản trong excel bằng Find and Replace
Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, và bạn thực hiện điền dữ liệu vào ô Find What và chọn Find All.
2. Tìm dữ liệu trong cột nhờ công cụ Auto Filter
Bước 1: Bôi đen cột dữ liệu cần tìm kiếm. Vào thẻ Data chọn Filter để tạo bộ lọc nội dung.
Bước 2: Tại cột mà bạn chọn đã xuất hiện bộ lọc. Bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên rồi nhập dữ liệu cần tìm kiếm và nhấn Ok bên dưới.
Kết quả excel sẽ cho bạn thấy những dữ liệu bạn đã nhập. Còn các dữ liệu khác sẽ tạm thời bị ẩn đi. Nếu bạn muốn hiển thị lại như ban đầu, bạn chỉ cần kích chuột vào biểu tượng mũi tên và nhấn chọn Select All.
3. Cách tìm dữ liệu trong nhiều Sheet Excel
Bước 1: Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở công cụ Find & Replace. Bạn nhập dữ liệu cần tìm kiếm vào ô Find What..
Bước 2: Bạn chọn Options. Trong phần Within bạn chuyển về WordBook và chọn Find All để tìm kiếm
Bước 3: Kết quả bạn nhìn thấy toàn bộ vị trí ở các sheet có tên mà bạn muốn tìm kiếm. Nếu nhấn vào vị trí nào trong bảng tìm kiếm thì người dùng được di chuyển đến đúng vị trí đó trong bảng dữ liệu Excel.
Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Text Trong Excel
Bài 5: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel
Dữ liệu dạng chuỗi ký tự (Text) là dạng thường gặp và cũng thường mắc lỗi nhất trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel. Nguyên nhân chủ yếu của việc này có thể kể ra như:
Thói quen xấu khi nhập xong hay thêm dấu cách thừa ở cuối ký tự. Về hiển thị chúng ta không thấy dấu cách thừa này, nhưng Excel đã hiểu việc có dấu cách hay không có dấu cách là khác nhau về nội dung của toàn bộ chuỗi ký tự trong ô.
Không cẩn thận trong việc nhập dữ liệu khiến nhập sai chính tả
Thiếu biện pháp kiểm soát quá trình nhập dữ liệu dẫn tới không biết nhập đúng hay sai, đặc biệt với những nội dung theo 1 danh sách cho trước.
1. Các kỹ thuật tìm lỗi ký tự Text
a. Sử dụng AutoFilter
Tương tự như cách sử dụng AutoFilter tìm lỗi ký tự dạng Date, Number thì AutoFilter cũng hỗ trợ chúng ta trong việc tìm lỗi ký tự Text. Dựa theo quy luật hiển thị dữ liệu dạng Text trong AutoFilter như sau:
Sắp xếp tự động theo thứ tự từ A đến Z
Mỗi nội dung giống nhau sẽ chỉ xuất hiện 1 lần trên bộ lọc tự động.
Dựa trên 2 đặc điểm này chúng ta có thể thấy dữ liệu Text bị sai thường là:
Lặp lại nhiều lần trên cùng 1 vị trí ký tự (không được gộp tự động)
Không nằm đúng vị trí thứ tự ký tự
Ví dụ như sau:
b. Sử dụng chức năng Conditional Formatting để so sánh nội dung trong bảng với 1 danh sách đã có
Giả sử ở đây chúng ta có 1 danh sách nhân viên tại cột G
Sử dụng Conditional Formatting để so sánh dữ liệu nhập vào ở cột B với dữ liệu ở cột G như sau:
Khi đó kết quả như sau:
Để làm ngược lại: Tên sai thì tô màu
Sửa công thức trong Conditional Formatting như sau:
=COUNTIF($G$2:$G$7,$B2)=0
Tức là: nếu không tìm thấy theo danh sách thì sẽ tô màu (Không tìm thấy tức là kết quả hàm COUNTIF = 0)
2. Các kỹ thuật sửa lỗi dữ liệu Text
Trước khi sửa lỗi dữ liệu, chúng ta cần tuân thủ 1 nguyên tắc: Copy dữ liệu rồi sửa trên bản Copy. Sau khi kiểm tra lại kết quả sửa đã hoàn thành thì mới Copy kết quả đúng trả về bảng dữ liệu.
Mục đích: Tránh việc mất dữ liệu gốc khi thao tác sửa chưa hoàn thiện sẽ không có căn cứ đối chiếu, so sánh.
a. Sử dụng Replace để loại bỏ ký tự thừa
Find what: Nhập ký tự cần xóa bỏ
Replace with: không nhập nội dung gì
Bấm Replace All
b. Sử dụng bộ lọc để lọc những lỗi phát hiện bởi Conditional Formatting
Sử dụng AutoFilter và tận dụng chức năng lọc theo màu để lọc những nội dung lỗi được phát hiện bởi chức năng Conditional Formatting đã trình bày ở trên: Sử dụng tính năng Lọc theo màu trong AutoFilter
c. Sử dụng Remove Duplicate để tạo danh sách không trùng
Theo nguyên tắc Dữ liệu đúng thì không xuất hiện 2 lần trong danh sách của AutoFilter nên chúng ta sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Sắp xếp danh sách cần sửa theo thứ tự từ A đến Z với công cụ Sort trong tab Data
Bước 2: Lọc bỏ các giá trị trùng với công cụ Remove Duplicate trong tab Data
Bài tiếp theo: Kỹ thuật loại bỏ giá trị trùng lặp trong danh sách
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.
Định Dạng Dữ Liệu Toàn Tập Trong Excel
Không có phụ nữ xấu, chỉ có người photoshop không đẹp. Không có bảng Excel xấu, chỉ có người trình bày không đẹp.
Định dạng số (Number)
Định dạng chữ (Text)
Định dạng tiền tệ (Currency)
Định dạng phần trăm (Percentage)
Định dạng trong kế toán (Accounting)
Định dạng số trong khoa học (Scientific)
Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel:
Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.
Có tới 4 cách để mở hộp thoại Format Cells
Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)
Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…
Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Trong thẻ Home, chọn Format rồi chọn Format Cells …
Có tới 6 thẻ cần quan tâm trong hộp thoại Format Cells
Sau khi đã mở hộp thoại Format Cells rồi, chúng ta sẽ thấy 6 thẻ để các bạn có thể định dạng hầu như toàn bộ một vùng trong Excel:
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Định dạng số – Number
Trong mục này, mỗi phần bên tay phải lần lượt có ý nghĩa là:
Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
Decimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toán
Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩySymbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
Định dạng ngày tháng và thời gian:
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép bạn thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy
Định dạng phân số trong Excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10. Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Định dạng đặc biệt – Special:
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Một số video lien quan đến việc sử dụng định dạng dữ liệu trong Excel:
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!