Xu Hướng 11/2022 # Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? / 2023 # Top 15 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 11/2022 # Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? / 2023 # Top 15 View

Bạn đang xem bài viết Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? / 2023 được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Bạn hỏi: Cho mình hỏi, mình là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng, vậy khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách rồi thì mình phải lưu trữ hóa đơn không và cần lưu trữ trong thời gian bao lâu ạ?

Hóa đơn điện tử có một ưu thế vượt trội hơn hóa đơn giấy chính là có thể lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên không phải vì vậy mà không sợ mất hay hỏng hóc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng một số điều kiện và tuân theo nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và cơ sở pháp lý.

Theo Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ có một số điều khoản quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Theo Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC,

Người bán, người mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, 2, 3, Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP,

Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.

Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.

Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.

Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập và có thể tham chiếu, sử dụng khi cần thiết.

– Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi – nhận hoặc trong định dạng cho phép

– Được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi tạo ra.

Lưu ý: khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Các lỗi vi phạm và mức xử phạt về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn.

Chính vì vậy mà người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu phạt nặng về vấn đề này.

Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.

Phạt tiền từ 6 – 8 triệu với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.

Phạt tiền từ 10 – 20 triệu với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.

Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức.

Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Lưu trữ an toàn – bảo mật tuyệt đối

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm có hệ thống bảo mật cao trên công nghệ điện toán đám mây, đáp ứng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

Nổi bật hơn hết, lưu trữ hóa đơn đám mây giúp người dùng lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật cao. Bởi tính năng này của EasyInvoice được dựa trên các nền tảng điện toán đám mây có:

– Sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật

– Hỗ trợ nhiều dạng mã hóa khác nhau

– Sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Theo đó, tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của EasyInvoice giúp dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp tránh được các nguy cơ về virus, đánh cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.

Đồng thời, EasyInvoice có khả năng truy cập, tra cứu và theo dõi dữ liệu hóa đơn bất cứ đâu bạn có thể truy cập dữ liệu hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu ở bất cứ đâu có internet trên nhiều thiết bị như smartphone, tablet, pc…

Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây của hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn. Sẽ không có tình trạng mất, thất lạc hóa đơn do tác động xấu của thiên nhiên môi trường; không có tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin hóa đơn doanh nghiệp và hơn nữa là bạn có thể truy cập và tra cứu hóa ở bất cứ đâu, bất cứ phương tiện điện tử nào khi có internet.

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Thủ Tục Đăng Ký Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào? / 2023

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp công nghệ thời đại 4.0 được áp dụng 2018 do BTC quy định .Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?. Các doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chậm nhất tháng 1/11/2020.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã được ban hành một khoảng thời gian nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những thông tin về loại hóa đơn này để sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. Từ tháng 11 năm 2017, hóa đơn điện tử được thí nghiệm sử dụng và mở rộng triển khai trên địa bàn toàn quốc.

A. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định, NĐ số 119/2018/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2018, được ban hành đã đánh dấu thêm bước phát triển mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin. Và lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ, hết hạn 01/11/2020.

I. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Theo điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và điều 8 thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên. Hướng dẫn cách thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau:Bước 1: Quý khách truy cập vào công thông tin điện tử của tổng cục thuế: http://gdt.gov.vn/wps/portal Lưu ý: Quý khách hàng phải xác định được Doanh nghiệp của mình ở khu vực nào để truy cập vào websie chính xác.

2. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải có chữ ký số

Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất( HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hỗ trợ cho người nộp thuế qua mạng, đây là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế do tổng cục thuế phát hành miễn phí.)

Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: Quý khách hàng scan đính kém vào file word để nộp qua cổng mạng. Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành phải ghi đúng với thông tin đăng ký thuế

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, không bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành.

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.

Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Vd: ngày gửi thông báo phát hành là ngày 19/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 21/9/2019( không được ghi ngay bắt đầu sử dụng là ngày 20/9/2029 hoặc ngày 18/9/2019)

Ghi thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

2.1 Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế

Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định

Hóa đơn mẫu phải có đầu đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn

Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế.Lưu ý: Kể từ thời điểm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được thông báo phát hành, quý khách hàng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định. Quý khách hàng gọi ngay hotline: 0909 54 8888 để được nhân viên tư vấn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất.

II. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hay còn gọi là thủ tục chuyển sang hóa đơn điện tử, quý công ty thực hiện quá trình khai báo để phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử GTGT doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuê quản lý trực tiếp. TTT xin giới thiệu đến quý khách hàng thủ tục thông báo hóa đơn điện tử qua mạng.

Theo khoản 3, điều 1 thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thực hiện.

Trường hợp khi nhân được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, thì trong thời gian 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết, thực hiện điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn mới.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC ( ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015).

Nội dung ghi trên thông báo phát hành hóa đơn gồm:

Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).

Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),

Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

– Hoá đơn mẫu (do nhà cung cấp hóa đơn điện tử và đơn vị thỏa thuận thiết kế): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. – Quyết định sử dụng hóa đơn cơ quan thuế.

2. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện từ và nộp hóa đơn mẫu qua mạng như sau:

Chữ ký số (Token)

Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)

Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK:

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành:

Sau khi đã nhập xong bạn chọn: “Kết xuất XML” để có file chuẩn bị nộp qua mạng

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:

Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:

Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon kiểm tra xem tình trang đã được sử dụng hay chưa.

+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng) + Nếu chưa có kết quả thì bạn xem lại thông báo từ cơ quan thuế để thực hiện lại điều chỉnh thông báo bị thiếu. Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần.

Sau 2-3 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Đơn vị có thể tra cứu và kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp tại địa chỉ : http:tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trên là những thông tin và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất, quý khách hàng có thắc mắc và không nắm rõ thông tin vui lòng liên hệ: 0909 54 8888 để được tư vấn.

– Người bán hàng hóa, dịch vụ thưc hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống người bán, được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hướng dẫn thông tin đăng nhập. – Đơn vị sử dụng dịch vụ ( tổ tức, doanh nghiệp) thực hiện thiết lập hóa đơn điện tử từ hệ thống lập hóa đơn( được đơn vị cung cấp hóa đơn ) cung cấp, truy cập và thực hiện lập hóa đơn điện tử

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu( file) của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ: Người bán hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử( Công ty Tân Thành Thịnh cung cấp hóa đơn điện tử) sau đó ký bằng chữ ký số trên hóa đơn và truyền trực tiếp hóa đơn đến email người mua hàng theo cách truyền trực tiếp giữa hai bên.

2. Cách Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập ht tp://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Bước 2: Tại Mục “Thông tin thông báo phát hành” chọn “Tổ chức, cá nhân”Bước 3: Màn hình tra cứu xuất hiện gồm ba phần. Bạn nhập đầy đủ thông tin chi tiết:2.1 Tham số tra cứu: Nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *) Mã số Thuế: Mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hoá đơn cần tra cứu (hoá đơn tự in, đặt in) Ngày phát hành từ….đến… là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà bạn đã nhập2.2 Kết quả tra cứu: Sẽ hiển thị các thông tin của các thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán HHDV. Gồm các thông tin:

Mã số Thuế/Tên đơn vị phát hành

Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động/tạm ngưng hoạt động của Người Nộp Thuế

Địa chỉ trụ sở chính

Cơ quan Thuế quản lý: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

2.3 Danh sách thông báo phát hành

Cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

Đây là những mẫu hóa đơn điện tử được nhà cung cấp hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh thiết kế theo đúng quy định của Bộ Tài Chính về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ. Mọi thông tin tư vấn về thiết kế mẫu hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ: 0909.415.778

Nội Dung Hóa Đơn Điện Tử Ghi Thế Nào Là Hợp Lệ? / 2023

(Chinhphu.vn) – Bà Phạm Thị Thức (Phú Yên) hỏi, nhà cung cấp đề nghị xuất hóa đơn với nội dung hàng hóa xuất theo hợp đồng đã ký thì đơn vị bà có được xuất hóa đơn điện tử theo nội dung trên hay không?

Đơn vị bà Thức có số hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang hóa đơn và trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị cùng số hóa đơn như của trang đầu; cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo dòng ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiếp theo trang trước – trang X/Y” ( trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó). Vậy, bà có cần làm văn bản đề nghị cơ quan thuế chấp thuận hay không? Đơn vị có nhận hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử nhưng tiêu thức người bán hàng chỉ có ký điện tử mà không có ngày tháng năm ký. Vậy hóa đơn này có hợp lệ không?

Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Phú Yên có ý kiến như sau:

Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3: “1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằngphương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

… 3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Tại Điểm d Khoản 1 Điều 6 quy định: “Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

… d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ”.

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 12 quy định: “Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy”.

Tại Khoản 2 Điều 14 quy định việc thực hiện: “2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính”.

1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục Thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)”.

Căn cứ quy định nêu trên, Công văn số 820/TCT-DNL ngày 13/3/2017 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về hóa đơn điện tử, Cục Thuế hướng dẫn về nội dung ghi trên hóa đơn điện tử và ký và đóng dấu đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như sau:

– Nội dung hóa đơn điện tử:

– Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang:

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy (việc chuyển đổi phải áp ứng nguyên tắc, điều kiện quy định tại Khoản 1, Khoản 2  Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC), nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì bà thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Khi thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Hóa đơn điện tử không có ngày tháng năm là không hợp lệ

– Tiêu thức chữ ký điện tử không có ngày tháng năm ký: Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Tại Khoản 5, Khoản 7 Điều 3 hướng dẫn: “Giải thích từ ngữ

5. “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

7. “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng”.

Tại Khoản 4 Điều 5 quy định nội dung của chứng thư số: Chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức cấp phải bao gồm các nội dung sau:

– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

Tại Điều 30 quy định dịch vụ cấp dấu thời gian: “Điều 30. Dịch vụ cấp dấu thời gian

1. Dịch vụ cấp dấu thời gian là dịch vụ giá trị gia tăng để gắn thông tin về ngày, tháng, năm và thời gian vào thông điệp dữ liệu.

2. Dịch vụ cấp dấu thời gian được cung cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Việc cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với dịch vụ cấp dấu thời gian.

3. Ngày, tháng, năm và thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là ngày, tháng, năm và thời gian mà tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian nhận được thông điệp dữ liệu đó và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian.

4. Nguồn thời gian của các tổ chức cung cấp dịch vụ cấp dấu thời gian phải tuân theo các quy định của pháp luật về nguồn thời gian chuẩn quốc gia”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp bà nhận hóa đơn điện tử từ người bán, tại tiêu thức “chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” không gắn ngày, tháng, năm thời gian được gắn vào thông điệp dữ liệu là không phù hợp với quy định tại Điều 3, Điều 5, Điều 30 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ thì hóa đơn điện tử nêu trên là không hợp lệ.

Đề nghị bà Phạm Thị Thức thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.

chúng tôi

Từ khóa: Hóa đơn điện tử

Cách Tự Thiết Kế Mẫu Hóa Đơn Điện Tử Như Chuyên Gia Cực Đơn Giản / 2023

Tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp như chuyên gia giờ đây đã trở thành việc làm trong tầm tay khi doanh nghiệp lựa chọn được cho mình phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng này.

1. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng tự thiết kế mẫu hóa đơn

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử đã bổ sung thêm tính năng tự thiết kế mẫu hóa đơn. Việc tự thiết kế mẫu hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp có được cho mìnhmẫu hóa đơn ưng ý nhất, phù hợp nhất với đặc điểm ngành hàng, dịch vụ đang kinh doanh. Hơn thế, đây cũng là một cách để doanh nghiệp tạo ra dấu ấn riêng cho thương hiệu của mình. Với kho mẫu hóa đơn cực kỳ phong phú, hỗ trợ tính năng tự thiết kế mẫu hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng, E-invoice hiện là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, đặc biệt là các thương hiệu FDI lớn: Coca Cola, Samsung, Aeon Mall, Grab, …

2. Tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cực đơn giản

Muốn tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn cần lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hỗ trợ tính năng này như E-invoice. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, bạn chọn phần khởi tạo hóa đơn.

Tiếp đó, bạn nhấn chọn ô “Thiết kế mẫu hóa đơn mới” để có thể bắt đầu tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

Trước khi đi vào thiết kế nội dung chi tiết, bạn cần lựa chọn loại hóa đơn, khổ giấy, loại trang để có thể tiến hành thiết kế đúng loại hóa đơn mình muốn. Sau đó, nhấn vào mẫu hóa đơn hóa đơn mình muốn để tiến hành chỉnh sửa.

Tại phần thiết kế mẫu hóa đơn, bạn hoàn toàn có thể thay đổi tên mẫu hóa đơn, thêm thông tin, tùy chỉnh màu sắc, kiểu chữ, hoa văn trên hóa đơn,… mà mình muốn.

Sau khi đã chỉnh sửa tất cả các chi tiết trên hóa đơn mà bạn muốn, bạn chỉ cần nhấn “Khởi tạo” là đã có thể hoàn tất bước tự thiết kế hóa đơn và tiến hành các bước tiếp theo để có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, E-invoice đã hướng dẫn doanh nghiệp cách thiết kế mẫu hóa đơn đơn giản và nhanh chóng quaphần mềm hóa đơn điện tử E-invoice. Để được hiểu rõ hơn về cách tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline 024.37545222 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí. Và đừng quên luôn theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử.CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? / 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!