Xu Hướng 9/2023 # Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? # Top 13 Xem Nhiều | Bac.edu.vn

Xu Hướng 9/2023 # Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? # Top 13 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Bạn hỏi: Cho mình hỏi, mình là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng, vậy khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách rồi thì mình phải lưu trữ hóa đơn không và cần lưu trữ trong thời gian bao lâu ạ?

Hóa đơn điện tử có một ưu thế vượt trội hơn hóa đơn giấy chính là có thể lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.

Tuy nhiên không phải vì vậy mà không sợ mất hay hỏng hóc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng một số điều kiện và tuân theo nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và cơ sở pháp lý.

Theo Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2023 của Chính phủ có một số điều khoản quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Theo Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC,

Người bán, người mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 1, 2, 3, Điều 11 Nghị định 119/2023/NĐ-CP,

Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.

Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.

Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.

Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu

Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập và có thể tham chiếu, sử dụng khi cần thiết.

– Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi – nhận hoặc trong định dạng cho phép

– Được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

– Đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi tạo ra.

Lưu ý: khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.

Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).

Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.

– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Các lỗi vi phạm và mức xử phạt về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn.

Chính vì vậy mà người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu phạt nặng về vấn đề này.

Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.

Phạt tiền từ 6 – 8 triệu với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.

Phạt tiền từ 10 – 20 triệu với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.

Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức.

Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Lưu trữ an toàn – bảo mật tuyệt đối

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm có hệ thống bảo mật cao trên công nghệ điện toán đám mây, đáp ứng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

Nổi bật hơn hết, lưu trữ hóa đơn đám mây giúp người dùng lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật cao. Bởi tính năng này của EasyInvoice được dựa trên các nền tảng điện toán đám mây có:

– Sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật

– Hỗ trợ nhiều dạng mã hóa khác nhau

– Sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm

Theo đó, tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của EasyInvoice giúp dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp tránh được các nguy cơ về virus, đánh cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.

Đồng thời, EasyInvoice có khả năng truy cập, tra cứu và theo dõi dữ liệu hóa đơn bất cứ đâu bạn có thể truy cập dữ liệu hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu ở bất cứ đâu có internet trên nhiều thiết bị như smartphone, tablet, pc…

Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây của hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn. Sẽ không có tình trạng mất, thất lạc hóa đơn do tác động xấu của thiên nhiên môi trường; không có tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin hóa đơn doanh nghiệp và hơn nữa là bạn có thể truy cập và tra cứu hóa ở bất cứ đâu, bất cứ phương tiện điện tử nào khi có internet.

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Quy Định Về Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Luật Kế Toán Như Thế Nào?

Ngoài việc tuân theo Khoản 1, Điều 11, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử – cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ hóa đơn cần tuân thủ theo quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định tại là Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 51 hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử là cụm từ dùng để chỉ hành động sao chép toàn bộ các hóa đơn bán, xuất vào các thiết bị lưu trữ ngoài như đĩa CD, USB, đĩa cứng,…

Hiện nay, việc lưu trữ hóa đơn được quy định như sau:

“Người bán và mua hàng hóa có sử dụng hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán. Nếu hóa đơn điện tử được lập thông qua một cơ sở trung gian thì cơ sở này có trách nhiệm thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời gian nêu trên. Người bán, mua là đơn vị kế toán và cơ sở trung gian có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật như USB, đĩa CD, DVD, đĩa cứng,… để bảo vệ dữ liệu, thông tin của hóa đơn.”

Điều kiện để có thể lưu trữ hóa đơn là:

Theo quy định của cơ quan thuế, sau khi khởi tạo, thời gian lưu trữ phải theo quy định của Luật Kế toán, thường là 10 năm. Đối với hóa đơn điện tử, việc mất, rách hay cháy là khó có thể xảy ra như đối với hóa đơn giấy.

3. Quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ

Một số trường hợp, khách hàng hoặc bên bán có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hình thức khác để lưu trữ thì bên bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh về xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất. Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đảm bảo chính xác về nội dung và thực hiện theo các quy định của Luật Kế Toán, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Trường hợp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy thì phải đảm bảo có sự trùng khớp nội dung giữa hóa đơn điện tử và chứng từ.

Để tìm hiểu thêm thông tin, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Viettel qua hotline truy cập website: 18008111 (miễn phí), Hóa đơn điện tử S-invoice hoặc FB: Viettel Business Solutions .

Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Đúng Quy Định Đề Ra

CÁCH LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…

Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Hoá đơn giấy tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Tuy nhiên, khi thực hiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của DN vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. DN sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên (cách lưu trữ hóa đơn điện tử)

– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau

Hoá đơn ĐT nội dung có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

Hoá đơn ĐT nội dung được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;

Được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Trong thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Các trường hợp như thế này, nếu DN không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. DN sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

Thủ Tục Đăng Ký Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp công nghệ thời đại 4.0 được áp dụng 2023 do BTC quy định .Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?. Các doanh nghiệp phải thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử chậm nhất tháng 1/11/2023.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã được ban hành một khoảng thời gian nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những thông tin về loại hóa đơn này để sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. Từ tháng 11 năm 2023, hóa đơn điện tử được thí nghiệm sử dụng và mở rộng triển khai trên địa bàn toàn quốc.

A. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định, NĐ số 119/2023/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực ngày 01/11/2023, được ban hành đã đánh dấu thêm bước phát triển mới trong việc áp dụng công nghệ thông tin. Và lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ, hết hạn 01/11/2023.

I. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Theo điều 14 Nghị định 119/2023/NĐ-CP và điều 8 thông tư 68/2023/TT-BTC quy định: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên. Hướng dẫn cách thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử như sau:Bước 1: Quý khách truy cập vào công thông tin điện tử của tổng cục thuế: http://gdt.gov.vn/wps/portal Lưu ý: Quý khách hàng phải xác định được Doanh nghiệp của mình ở khu vực nào để truy cập vào websie chính xác.

2. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp phải có chữ ký số

Máy tính đã cài phần mềm HTKK mới nhất( HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hỗ trợ cho người nộp thuế qua mạng, đây là phần mềm hỗ trợ kê khai thuế do tổng cục thuế phát hành miễn phí.)

Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu: Quý khách hàng scan đính kém vào file word để nộp qua cổng mạng. Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành phải ghi đúng với thông tin đăng ký thuế

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, không bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành.

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.

Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định, Vd: ngày gửi thông báo phát hành là ngày 19/9/2023 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 21/9/2023( không được ghi ngay bắt đầu sử dụng là ngày 20/9/2029 hoặc ngày 18/9/2023)

Ghi thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

2.1 Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Quyết đinh áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế

Nội dung trên quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định

Hóa đơn mẫu phải có đầu đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn

Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của cơ quan thuế.Lưu ý: Kể từ thời điểm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được thông báo phát hành, quý khách hàng phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định. Quý khách hàng gọi ngay hotline: 0909 54 8888 để được nhân viên tư vấn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nhanh nhất.

II. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hay còn gọi là thủ tục chuyển sang hóa đơn điện tử, quý công ty thực hiện quá trình khai báo để phát hành hóa đơn điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử GTGT doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuê quản lý trực tiếp. TTT xin giới thiệu đến quý khách hàng thủ tục thông báo hóa đơn điện tử qua mạng.

Theo khoản 3, điều 1 thông tư 37/2023/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thực hiện.

Trường hợp khi nhân được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến cơ quan thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định, thì trong thời gian 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết, thực hiện điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn mới.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC ( ban hành theo thông tư số 26/2023/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2023).

Nội dung ghi trên thông báo phát hành hóa đơn gồm:

Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).

Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in),

Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

– Hoá đơn mẫu (do nhà cung cấp hóa đơn điện tử và đơn vị thỏa thuận thiết kế): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn. – Quyết định sử dụng hóa đơn cơ quan thuế.

2. Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện từ và nộp hóa đơn mẫu qua mạng như sau:

Chữ ký số (Token)

Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML)

Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK:

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành:

Sau khi đã nhập xong bạn chọn: “Kết xuất XML” để có file chuẩn bị nộp qua mạng

Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

Các bạn phải SCAN hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho DN, tiếp đó các bạn đính kèm trong File Word.

Tiếp đó các bạn nộp bản Word đó qua mạng như sau:

Đính kèm File Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng:

Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon kiểm tra xem tình trang đã được sử dụng hay chưa.

+ Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng) + Nếu chưa có kết quả thì bạn xem lại thông báo từ cơ quan thuế để thực hiện lại điều chỉnh thông báo bị thiếu. Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi Cơ quan thuế 1 lần.

Sau 2-3 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Đơn vị có thể tra cứu và kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã nộp tại địa chỉ : http:tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trên là những thông tin và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử mới nhất, quý khách hàng có thắc mắc và không nắm rõ thông tin vui lòng liên hệ: 0909 54 8888 để được tư vấn.

– Người bán hàng hóa, dịch vụ thưc hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống người bán, được đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hướng dẫn thông tin đăng nhập. – Đơn vị sử dụng dịch vụ ( tổ tức, doanh nghiệp) thực hiện thiết lập hóa đơn điện tử từ hệ thống lập hóa đơn( được đơn vị cung cấp hóa đơn ) cung cấp, truy cập và thực hiện lập hóa đơn điện tử

Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu( file) của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ: Người bán hàng thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử( Công ty Tân Thành Thịnh cung cấp hóa đơn điện tử) sau đó ký bằng chữ ký số trên hóa đơn và truyền trực tiếp hóa đơn đến email người mua hàng theo cách truyền trực tiếp giữa hai bên.

2. Cách Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Truy cập ht tp://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/

Bước 2: Tại Mục “Thông tin thông báo phát hành” chọn “Tổ chức, cá nhân”Bước 3: Màn hình tra cứu xuất hiện gồm ba phần. Bạn nhập đầy đủ thông tin chi tiết:2.1 Tham số tra cứu: Nhập các điều kiện bắt buộc (có đánh dấu *) Mã số Thuế: Mã số Thuế tổ chức, cá nhân phát hành hoá đơn cần tra cứu (hoá đơn tự in, đặt in) Ngày phát hành từ….đến… là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan Thuế để cấp, bán. Việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo đúng định dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm) Ấn nút Tìm kiếm để ứng dụng tìm kiếm các hóa đơn thỏa mãn tất cả các tham số tra cứu mà bạn đã nhập2.2 Kết quả tra cứu: Sẽ hiển thị các thông tin của các thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân bán HHDV. Gồm các thông tin:

Mã số Thuế/Tên đơn vị phát hành

Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động/tạm ngưng hoạt động của Người Nộp Thuế

Địa chỉ trụ sở chính

Cơ quan Thuế quản lý: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

2.3 Danh sách thông báo phát hành

Cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên.

Đây là những mẫu hóa đơn điện tử được nhà cung cấp hóa đơn điện tử Tân Thành Thịnh thiết kế theo đúng quy định của Bộ Tài Chính về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ. Mọi thông tin tư vấn về thiết kế mẫu hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ: 0909.415.778

Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Qua Mạng Lần Đầu Như Thế Nào?

Khi tiếp cận sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp sẽ có thắc mắc về những điều cần chuẩn bị và các thủ tục để thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu. Chúng ta cùng đi tìm lời giải với bài viết sau đây của S-invoice.

1. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu

1) Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu 01, Phụ lục ban hành kèm theo

2) Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

3) Hóa đơn mẫu, do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp

Hóa đơn mẫu sẽ do nhà phân phối giải pháp cung cấp theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Viettel tự hào là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, S-invoice sẽ tự động lên thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo sẽ làm hài lòng tất cả đối tác.

Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 1 bản dưới định dạng file Word. Cần có thêm một bản “Thông báo phát hành hóa đơn” dưới định dạng file .xml. Cần có chữ ký số để ký điện tử.

2. Các bước tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng Bước 1: Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm hỗ trợ kê khai

Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai → “Hóa đơn” → “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.

Doanh nghiệp truy cập vào website: (sử dụng trình duyệt Internet Explorer) và sau đó đăng nhập theo mã số thuế của doanh nghiệp.

Sau đó chọn “Tài khoản”/”Đăng ký thêm tờ khai”.

Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” → “Tiếp tục”.

Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn có các bước thực hiện cũng giống như việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Bước 3: Nộp Hóa đơn mẫu, Quyết định sử dụng và Thông báo phát hành bản Word

Doanh nghiệp cần scan: “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”; “Hóa đơn mẫu” (bên nhà cung cấp phần mềm cung cấp); “Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử” mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp và tiếp đó đính kèm trong file Word.

Sau khi các bạn đã nộp xong “Thông báo phát hành hóa đơn” trên chúng tôi các bạn vào mục: “Tra cứu/TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn”.

1) Sau khi hoàn thiện hồ sơ và nộp xong, 02 ngày sau doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được đồng ý phát hành hay chưa trước khi sử dụng.

để tiến hành Cách kiểm tra: Truy cập vào website: chúng tôi tra cứu hóa đơn điện tử, xác nhận tình hình hóa đơn đã được sử dụng hay chưa. Nếu kiểm tra và thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì khi đó hóa đơn đã được phép sử dụng. Nếu vẫn thiếu thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử đó vẫn chưa hợp pháp, có thể do thông tin chưa được đưa lên Cổng thông tin.

2) Một số cơ quan thuế vẫn yêu cầu gửi cả bản cứng và bản mềm. Doanh nghiệp nên chủ động gửi cả bản cứng trực tiếp lên cơ quan thuế để việc nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi.

3) Từ lần thứ hai trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Như vậy, với các bước trên bạn đã hoàn thành việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng khi sử dụng lần đầu. Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử và thành công là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn. Để có được hóa đơn điện tử mẫu cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử.

3. S-invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử thông minh của Viettel

Viettel Solutions với phần mềm S-invoice tự hào mang tới cho các doanh nghiệp một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, mang nhiều tính năng ưu việt. S-invoice đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn theo quy định, bảo mật, minh bạch và thuận lợi, hóa đơn không thể giả mạo do chức năng định danh của nên doanh nghiệp có thể yên tâm ký hóa đơn mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, S-invoice có thể tích hợp với nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp như hệ thống quản lý tài chính, bán hàng… giúp doanh nghiệp tối ưu các công tác quản lý và điều hành. Điểm cộng nữa chính là cơ sở hạ tầng viễn thông rộng khắp, cùng đội ngũ kỹ sư đông đảo và chất lượng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.

Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đúng cách và có cái nhìn rõ nét hơn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử Viettel Solutions với phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Những Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Dự Thảo Mới

Theo đó, Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp sau:

-Thứ nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;

– Thứ hai là doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định nêu trên); Hộ, cá nhân kinh doanh;

– Thứ ba là doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao; các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

Theo dự thảo, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Vẫn như thời hạn tại Thông tư 68/2023, trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận trong trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ, không có sai sót hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không đủ điều kiện để chấp nhận hoặc có sai sót.

Dự thảo quy định tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể: Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đối với trường hợp giao hàng nhiều lần

Mẫu hóa đơn hợp lệ có đặc điểm như thế nào?

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, ngừng sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Như vậy, Nghị định mới về hóa đơn điện tử, chứng từ sẽ thống nhất các quy định về hóa đơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử trong các doanh nghiệp. Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo dự thảo Nghị định cũng được kéo dài hơn để đảm bảo tất cả các doanh nghiệp đều sẵn sàng về cơ sở vật chất, hạ tầng, đáp ứng việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào? trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!