Xu Hướng 3/2023 # Cách Sử Dụng Định Dạng Tùy Chỉnh Cho Dữ Liệu Kiểu Số Trong Excel # Top 7 View

Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Định Dạng Tùy Chỉnh Cho Dữ Liệu Kiểu Số Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Tài liệu kèm theo bài viết

Dinh-dang-du-lieu-theo-Custom-Format.xlsx

Tải xuống

Định Dạng Dữ Liệu Toàn Tập Trong Excel

Không có phụ nữ xấu, chỉ có người photoshop không đẹp. Không có bảng Excel xấu, chỉ có người trình bày không đẹp.

Định dạng số (Number)

Định dạng chữ (Text)

Định dạng tiền tệ (Currency)

Định dạng phần trăm (Percentage)

Định dạng trong kế toán (Accounting)

Định dạng số trong khoa học (Scientific)

Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)

Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel:

Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.

Có tới 4 cách để mở hộp thoại Format Cells

Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:

Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)

Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…

Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ

Trong thẻ Home, chọn Format rồi chọn Format Cells …

Có tới 6 thẻ cần quan tâm trong hộp thoại Format Cells

Sau khi đã mở hộp thoại Format Cells rồi, chúng ta sẽ thấy 6 thẻ để các bạn có thể định dạng hầu như toàn bộ một vùng trong Excel:

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.

Định dạng số – Number

Trong mục này, mỗi phần bên tay phải lần lượt có ý nghĩa là:

Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào

Decimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân

Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây

Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào

Định dạng tiền tệ và kế toán

Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩySymbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng

Định dạng ngày tháng và thời gian:

Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.

Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép bạn thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy

Định dạng phân số trong Excel:

Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.

Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10. Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.

Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.

Định dạng đặc biệt – Special:

Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special

Một số video lien quan đến việc sử dụng định dạng dữ liệu trong Excel:

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.

Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)

Giao diện đẹp hơn

Tính năng lọc được nâng cấp

Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003

Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter

Trong autofilter có 2 phần chính:

Autofilter mặc định của excel

Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.

1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)

1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.

Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.

Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:

“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”

Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.

– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D

– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất

– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND

1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.

Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.

– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.

Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D

Bước 1:

Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”

Bỏ tick “select all”

Tiếp tục chọn “D”

Nhấn “OK”

Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:

Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.

Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.

B2: Chọn “Number filter”

Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.

Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) “

B2: Chọn Number filters

B3: Chọn “Greater than”

Và nhấn “OK”

Dữ Liệu Và Kiểu Dữ Liệu

Hôm nay, chúng ta sẽ tiếp tục đến với cấu trúc đầu tiên của Pascal, đó là dữ liệu.

Chúng ta có thể định nghĩa dữ liệu (Data) là tất cả những gì được máy tính xử lý. Các loại dữ liệu cần tới máy tính xử lý có rất nhiều, tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau về bản chất, về ý nghĩa, không riêng gì về số liệu mà còn là các kí tự, các mệnh đề logic, thể hiện qua các đối tượng cụ thể cần xử lý như tiền lương, địa chỉ, tên tuổi, văn bản, tín hiệu… Song nếu xét về phương diện điện tử thì máy tính chỉ hiểu các thông tin được biểu diễn dưới dạng mã nhị phân.Về phương diện ngôn ngữ bậc cao thì dữ liệu đã được khái quát hóa với các kiểu dữ liệu. Khi này, ta không cần quan tâm đến biểu diễn chi tiết trong máy tính của các kiểu dữ liệu.

Data Type) được định nghĩa với 2 điểm chính :

Một kiểu dữ liệu () được định nghĩa với 2 điểm chính :

– Một tập hợp các giá trị mà một biến thuộc kiểu đó có thể nhận được.

– Trên đó xác định một phép toán.

Cần nhớ rằng một biến phải gắn liền với một kiểu dữ liệu và chỉ một mà thôi. Trong ngôn ngữ Pascal, kiểu dữ liệu có thể rất phức tạp nhưng nói chung đều được định nghĩa ra từ các kiểu đơn giản nhất, không có cấu trúc.

Kiểu vô hướng (Scalar Type) hay kiểu đơn giản (Simple Type) là kiểu dữ liệu gồm một tập các giá trị của nó được sắp xếp theo một thứ tự tuyến tính. Chúng ta sẽ nghiên cứu kĩ hơn về kiểu vô hướng và các kiểu dữ liệu phức tạp khác. Trong phần tiếp theo, sẽ nói về 5 kiểu dữ liệu vô hướng đơn giản nhất, đã được định nghĩa sẵn và còn được gọi là kiểu đơn giản chuẩn (Simple Standar Type).

I – Kiểu dữ liệu Bun (Boolean: Đúng/Sai (True/False))

– Trước khi đi vào nghiên cứu các kiểu số nguyên và kiểu số thực quen biết, chúng ta hãy xét khái niệm kiểu Logic ( Boolean ). Trong thực tế chúng ta thường hay gặp loại đại lượng chỉ có hai giá trị : Đúng hoặc Sai. Ví dụ một mệnh đề, một câu hỏi, một phép toán… có thể được xem xét xem đúng hay sai. Ví dụ khi ta viết 3

– Theo định nghĩa, một giá trị thuộc kiểu logic Boolean là một đại lượng nhận một trong hai giá trị Logic:TRUE(đúng) hoặc FALSE(sai). True và False là tên các giá trị đã được định nghĩa sẵn. Kiểu Boolean cũng đã định nghĩa sẵn quan hệ thứ tự False < True.

– Các phép toán sau có thể áp dụng cho các giá trị Boolean và cho ta kết quả cũng là kiểu Boolean.

And( phép “và” logic )

+ Phép( phép “và” logic )

+ Phép Or( phép “hoặc” logic )

+ Phép Not( phép “đảo” hay “phủ định” logic )

+ Phép Xor( phép “hoặc triệt tiêu” ).

Ví dụ1 :

Code:

False And True = False Not False = True

– Chúng ta có thể tóm tắt quy tắc thực hiện phép And và Or như sau :

+ Phép And chỉ cho kết quả là True khi và chỉ khi hai toán hạng đều là True.

+ Phép Or chỉ cho kết quả là False khi và chỉ khi hai toán hạng đều là False.

+ Phép Xor luôn luôn cho kết quả là True khi hai toán hạng khác nhau. Còn nếu hai toán hạng giống nhau, Xor sẽ cho kết quả làFalse.

* Hai vế của biểu thức so sánh phải cùng kiểu nhau ( trừ kiểu thực và nguyên ) và chúng có thể là các kiểu Real, Integer, Char, Boolean, Vô hướng do người sử dụng định nghĩa (sẽ học sau ).

Ví dụ 2 :

Code:

3 < 5 cho ta giá trị True False < Truecho ta giá trị True

Cách viết 3 < True là không chấp nhận được vì hai vế của biểu thức không cùng kiểu cho phép : 3 thuộc kiểu số nguyên, True thuộc kiểu Boolean.

II – Kiểu số nguyên Integer

Kiểu số nguyên đã được máy định nghĩa sẵn với từ khóa INTEGER

Một giá trị kiểu số nguyên là một phần tử của tập các số nguyên mà ta có thể biểu diễn được trên máy, nghĩa là nó là một tập nhỏ của không gian các số nguyên chứ không phải tất cả mọi số nguyên đều có thể xử lý trên máy tính được. Thông thường nhất, các số nguyên được biểu diễn bằng hai byte (16 bit) nên phạm vi của nó là từ -32768 đến + 32767

Các số nguyên được viết ra bằng các dãy chữ số 0, 1, 2,… 9 với chữ số đầu có thể là dấu dương + hoặc dấu âm -, hoặc không có dấu.

Ví dụ:

Code:

+234, -32767, -1, 23

Maxint là tên giá trị cực đại cho phép của kiểu nguyên, tức là Maxint = + 32767.

a) Các phép tính số học đối với số nguyên:

– Phép cộng và trừ : với kí hiệu là + và – như thường lệ.

– Phép nhân : được kí hiệu bằng dấu *.

– Phép chia : được kí hiệu bằng dấu /.

– Phép chia lấy phần nguyên được thực hiện với từ khóa Div.

Ví dụ :

Code:

14 Div 4 cho giá trị bằng 3

– Phép chia lấy số dư của 2 số nguyên, còn gọi là Modun, được thực hiện với từ khóa Mod

Ví dụ :

Code:

14 Mod 4 cho giá trị bằng 2

– Hàm Boolean Odd(n) cho giá trị True nếu n là một số lẻ, False nếu n là số chẳn.

* Khi thực hiện các phép tính số học đối với số nguyên, cần hết sức thận trọng xem các phép toán đó có cho kết quả vượt ra khỏi phạm vi biểu diễn số nguyên của máy không.

Ví dụ:

Code:

32000 + 800 - 2000 = 29200

song máy tính sẽ xử lý sai vì lúc làm phép cộng giữa 32000 với 800 đã cho ra kết quả trung gian là 32800, vượt quá giới hạn 32767 của máy. Máy có thể phát hiện và báo lỗi trường hợp quá giới hạn này.

b) Các phép tính quan hệ đối với số nguyên:

Các số nguyên có thể so sánh với nhau và với số thực qua các phép toán quan hệ như đã nói ở mục trước. Kết quả của phép toán quan hệ là kiểu Boolean tức là có giá trị True (Đúng) hoặc False (Sai).

Ví dụ: Biểu thức 3 < 5 cho ta giá trị True

c) Mô tả số nguyên với Byte, Word, LongInt, ShortInt :

Bên cạnh cách biểu diễn số nguyên như ở trên (biểu diễn bằng 2 byte), Pascal còn có thêm một kiểu đơn giản chuẩn làkiểu biểu diễn số nguyên bằng một byte. Phạm vi biểu diễn số nguyên khi này là từ 0 đến 255 và được gọi là kiểu Byte.

Ngoài ra, Turbo Pascal từ Version 4.0 trở đi và một số Pascal khác đã đưa thêm vào các định nghĩa kiểu số nguyên mới với các từ khoá Word, ShortInt (Short Integer), LongInt (Long Integer).

III – Kiểu số thực

1. Kiểu số thực (Real):

Trong máy tính, các số thực được biểu diễn và được viết dưới 2 dạng : dạng bình thường và dạng có phần số mũ.

+ Dạng viết thập phân bình thường như : 3.14 3.0 -13.2 – 0.002

* Lưu ý : trong cách viết số thực của Việt Nam, của Pháp…, người ta dùng dấu phẩy. Nhưng trong cách viết số thực của Anh, Mĩ, người ta dùng dấu chấm

+ Dạng viết có số mũ :

Gồm 2 phần : phần định trị và phần mũ viết sau chữ E để biểu diễn số mũ cơ số 10.

Ví duï :

Code:

623.12345 = 6.2312345E + 02

Do giá trị số thực có thể biểu diễn dưới dạng có dấu phẩy (hay dấu chấm) di động được nên người ta còn gọi đây là cách biểu diễn dấu phẩy động để phân biệt với cách biểu diễn số dưới dạng dấu phẩy tĩnh là cách biểu diển trong đó dấu phẩy cố định.

2.Mở rộng việc mô tả và khai báo số thực :

IV – Các hàm số học chuẩn

Sin(x), Cos(x), Arctan(x): là các hàm lượng giác bình thường.

: là các hàm lượng giác bình thường.

– Sqrt(x): tính căn bậc hai của x.

– Succ(x): đối số nguyên n, cho số nguyên tiếp theo n, tức là n + 1.

– Pred(x): đối số nguyên n, cho số nguyên trước n, tức là n – 1.

– Odd(n): đối số nguyên n, True nếu n lẻ, False nếu n chẵn.

Việc chuyển một số thực sang số nguyên được thực hiện bởi 2 hàm chuẩn : hàm làm tròn và hàm cắt :

+ Hàm cắt Trunc(x) cho ta một số nguyên là phần nguyên của x, tức là cắt bỏ đi phần lẻ thập phân của x.Ví dụ : Trunc (3.146) = 3.

+ Hàm làm tròn Round(x) cho ta một số nguyên của x bằng cách qui tròn phần lẻ thập phân của x. Nói cách khác, Round(x) cho ta số nguyên gần với x nhất. Ví dụ : Round (56.678) = 57.

+ Nếu x < 0 thì Round(x) = Trunc(x – 0.5)

V – Kiểu kí tự Character

Máy tính điện tử không chỉ có khả năng xử lý các dữ liệu bằng số nguyên, số thực mà nó còn có khả năng xử lý các dữ liệu kiểu kí tự như khi ta soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ.

Các kí tự là tất cả các chữ viết mà ta thường dùng như các chữ cái a, b, c…, các chữ số từ 0 đến 9, các dấu phân đoạn như ;, !,… Kiểu kí tự được định nghĩa trong Pascal với từ khóa Char.

Một giá trị kiểu kí tự là một phần tử của một tập hữu hạn các kí tự được sắp xếp có thứ tự. Tất cả các máy tính đều dùng tập kí tự như vậy để trao đổi thông tin qua các thiết bị vào ra. Có nhiều cách sắp xếp bộ chữ khác nhau và không tồn tại bộ chữ chuẩn cho tất cả các máy tính.

Tuy vậy một bộ mã các kí tự được dùng rất phổ biến để trao đổi các thông tin giữa các thiết bị nhất là trên máy vi tính, đó là bộ mã kí tự ASCII (xem ở phần Phụ lục).

Trong bảng mã ASCII, các kí tự từ 0 đến 31 là các kí tự điều khiển, không in ra được, dùng để điều khiển các thiết bị ngoại vi, điều khiển các thủ tục trao đổi thông tin. Ví dụ khi thiết bị nhận kí tự số 7 (Bel), máy sẽ ra một tiếng chuông. Kí tự số 27 (Esc) cũng thường dùng để thoát khỏi các tình huống, để nhận biết các mã đặc biệt khác như điều khiển máy in bằng dãy kí tự bắt đầu là Esc…

Phần còn lại trong bảng mã ACSII bố trí toàn bộ các chữ cái A, B, C…, các chữ số từ 0 đến 9, các dấu chấm câu, các kí tự đặc biệt… Ví dụ khi nhận kí tự số 50 máy sẽ hiện lên màn hình chữ số 2.

Riêng kí tự 127 (Del) lại được dùng làm kí tự điều khiển xóa. Nếu bạn dùng Editor , phím Del trên màn hình chính là phím tạo ra mã số 127 để xóa một kí tự trên màn hình.

Có 2 hàm chuẩn là Ord và Chr cho phép thiết lập tương quan giữa bộ mã kí tự và một tập con các số tự nhiên

+ Ord( ) – Hàm Ord(‘c’) cho ta số thứ tự của kí tự ‘c’ trong bảng mã.

+ Chr( ) – Hàm Chr(n) cho ta kí tự có số thứ tự là n.

Hàm chuẩn Pred (trước) và Succ (tiếp theo sau) có thể áp dụng cho đối số là kí tự, kết quả là kí tự. Giả sử Ch là một kí tự nào đó, vậy thì :

+ Hàm chuẩn Pred(Ch) cho ta một kí tự nằm trước kí tự Ch trong bảng mã kí tự :

Pred(Ch) = Chr(Ord(Ch) – 1)

+ Hàm chuẩn Succ(Ch) cho ta một kí tự nằm sau kí tự Ch trong bảng mã kí tự :

Succ(Ch) = Chr(Ord(Ch) + 1)

—————-