Bạn đang xem bài viết Cách Sử Dụng Định Dạng Tùy Chỉnh Cho Dữ Liệu Kiểu Số Trong Excel được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Tài liệu kèm theo bài viết
Dinh-dang-du-lieu-theo-Custom-Format.xlsx
Tải xuống
Các Kiểu Dữ Liệu Trong Excel
Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang(-) hay gạch đứng (/). Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng Anh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell. Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999
Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.).
: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, … khôngtự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện.
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:
Bảng giá khóa học
TỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN – TIN HỌC ĐỨC MINH
Cơ Sở Đống Đa: Phòng 815, tòa 15 tầng – B14 đường Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hn. (tầng 1 là Techcombank và KFC- gửi xe đi vào ngõ 65 Phạm Ngọc Thạch) – 0339.418.980Cơ Sở Cầu Giấy: Tầng 2 – Tòa nhà B6A Nam Trung Yên – đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN – 0339.156.806Cơ Sở Linh Đàm: Phòng 404 – Chung cư CT4A1 – Đường nguyễn Hữu Thọ – Linh Đàm – Hoàng Mai Hà Nội. (Ngay đèn xanh đỏ cổng chào Linh Đàm, Tầng 1 siêu thị Bài Thơ, Highlands Cofee) – 0342.254.883Cơ Sở Hà Đông: Phòng 1001 tầng 10, CT2 tòa nhà Fodacon (tầng 1 là siêu thị Coopmart, đối diện Học Viện An Ninh) – Trần Phú – Hà Đông – 0339.421.606
Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel
Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:
Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?
Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?
Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?
Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?
…
Bài 4: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong ExcelViệc sai dữ liệu dạng số có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình tính toán và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào nội dung này. Lỗi về dữ liệu dạng số có thể kể tới như:
Sai về định dạng dữ liệu: có phần thập phân hay không, dữ liệu là % hay dạng số thông thường, có lẫn lộn giữa dữ liệu dạng ngày tháng (date) vào trong dữ liệu dạng số không (vì dữ liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng là dạng số)
Sai về thao tác nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung với ký tự số, dẫn tới Excel sẽ coi đó là dữ liệu Text thay vì dạng Number
1. Phát hiện lỗi dữ liệu dạng số với bộ lọc tự động trong Excel (công cụ AutoFilter)Về cách mở công cụ AutoFilter thì mình đã hướng dẫn ở trong bài học trước, mời các bạn xem lại bài:
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel
2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilterVới dữ liệu dạng số sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:
Tăng dần từ nhỏ tới lớn (nếu có số âm thì sẽ tính cả từ phần số âm trở đi chứ không phải bắt đầu từ số 0)
Nếu có chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằm ở cuối danh sách lọc tự động này.
3. Nguyên tắc dữ liệu dạng Number có thể tính toán đượcNgoài cách sử dụng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữa để phát hiện dữ liệu lỗi:
Dữ liệu dạng Number có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; còn dữ liệu dạng Text thì không.
Theo nguyên tắc này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện các phép toán cơ bản không. Nếu ra lỗi #VALUE! thì không phải dữ liệu dạng Number.
4. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệuChọn toàn bộ cột dữ liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)
Decimal places: số sau dấu phẩy là mấy chữ số
Use 1000 separator : Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn
Tương tự dạng Number có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không sử dụng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)
Bước 2: Lọc những lỗi ký tự để sửa (cách thứ 1)Căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trong Auto Filter:
Phần phía trước số đó: Là những số đã được định dạng đúng
Phần phía sau số đó: Là những số có lỗi
Sau khi lọc những số có lỗi thì thực hiện nhập lại các số đó
Bước 3: Sử dụng hàm Value để sửa (cách thứ 2)Ngoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụ đó để chuyển giá trị trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.
Trình tự thực hiện:
Trước khi sửa lỗi cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và xử lý trên nội dung copy ở Sheet mới để đảm bảo không bị mất dữ liệu.
Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa
Để cho chắc chắn chúng ta nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu để tránh việc sửa bị sót, thiếu.
Nên lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc để tránh việc làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.
Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel, đăng ký bằng cách bấm vào ảnh phía dưới:
Định Dạng Dữ Liệu Toàn Tập Trong Excel
Không có phụ nữ xấu, chỉ có người photoshop không đẹp. Không có bảng Excel xấu, chỉ có người trình bày không đẹp.
Định dạng số (Number)
Định dạng chữ (Text)
Định dạng tiền tệ (Currency)
Định dạng phần trăm (Percentage)
Định dạng trong kế toán (Accounting)
Định dạng số trong khoa học (Scientific)
Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel:Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.
Có tới 4 cách để mở hộp thoại Format CellsĐể định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)
Chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn trong menu này Format Cells…
Bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Trong thẻ Home, chọn Format rồi chọn Format Cells …
Có tới 6 thẻ cần quan tâm trong hộp thoại Format CellsSau khi đã mở hộp thoại Format Cells rồi, chúng ta sẽ thấy 6 thẻ để các bạn có thể định dạng hầu như toàn bộ một vùng trong Excel:
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Định dạng số – NumberTrong mục này, mỗi phần bên tay phải lần lượt có ý nghĩa là:
Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
Decimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân
Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toánVới kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩySymbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
Định dạng ngày tháng và thời gian:Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép bạn thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy
Định dạng phân số trong Excel:Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10. Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Định dạng đặc biệt – Special:Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Một số video lien quan đến việc sử dụng định dạng dữ liệu trong Excel:Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Text Trong Excel
Bài 5: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel
Dữ liệu dạng chuỗi ký tự (Text) là dạng thường gặp và cũng thường mắc lỗi nhất trong quá trình nhập dữ liệu trên Excel. Nguyên nhân chủ yếu của việc này có thể kể ra như:
Thói quen xấu khi nhập xong hay thêm dấu cách thừa ở cuối ký tự. Về hiển thị chúng ta không thấy dấu cách thừa này, nhưng Excel đã hiểu việc có dấu cách hay không có dấu cách là khác nhau về nội dung của toàn bộ chuỗi ký tự trong ô.
Không cẩn thận trong việc nhập dữ liệu khiến nhập sai chính tả
Thiếu biện pháp kiểm soát quá trình nhập dữ liệu dẫn tới không biết nhập đúng hay sai, đặc biệt với những nội dung theo 1 danh sách cho trước.
1. Các kỹ thuật tìm lỗi ký tự Text a. Sử dụng AutoFilterTương tự như cách sử dụng AutoFilter tìm lỗi ký tự dạng Date, Number thì AutoFilter cũng hỗ trợ chúng ta trong việc tìm lỗi ký tự Text. Dựa theo quy luật hiển thị dữ liệu dạng Text trong AutoFilter như sau:
Sắp xếp tự động theo thứ tự từ A đến Z
Mỗi nội dung giống nhau sẽ chỉ xuất hiện 1 lần trên bộ lọc tự động.
Dựa trên 2 đặc điểm này chúng ta có thể thấy dữ liệu Text bị sai thường là:
Lặp lại nhiều lần trên cùng 1 vị trí ký tự (không được gộp tự động)
Không nằm đúng vị trí thứ tự ký tự
Ví dụ như sau:
b. Sử dụng chức năng Conditional Formatting để so sánh nội dung trong bảng với 1 danh sách đã cóGiả sử ở đây chúng ta có 1 danh sách nhân viên tại cột G
Sử dụng Conditional Formatting để so sánh dữ liệu nhập vào ở cột B với dữ liệu ở cột G như sau:
Khi đó kết quả như sau:
Để làm ngược lại: Tên sai thì tô màu
Sửa công thức trong Conditional Formatting như sau:
=COUNTIF($G$2:$G$7,$B2)=0
Tức là: nếu không tìm thấy theo danh sách thì sẽ tô màu (Không tìm thấy tức là kết quả hàm COUNTIF = 0)
2. Các kỹ thuật sửa lỗi dữ liệu TextTrước khi sửa lỗi dữ liệu, chúng ta cần tuân thủ 1 nguyên tắc: Copy dữ liệu rồi sửa trên bản Copy. Sau khi kiểm tra lại kết quả sửa đã hoàn thành thì mới Copy kết quả đúng trả về bảng dữ liệu.
Mục đích: Tránh việc mất dữ liệu gốc khi thao tác sửa chưa hoàn thiện sẽ không có căn cứ đối chiếu, so sánh.
a. Sử dụng Replace để loại bỏ ký tự thừa
Find what: Nhập ký tự cần xóa bỏ
Replace with: không nhập nội dung gì
Bấm Replace All
b. Sử dụng bộ lọc để lọc những lỗi phát hiện bởi Conditional FormattingSử dụng AutoFilter và tận dụng chức năng lọc theo màu để lọc những nội dung lỗi được phát hiện bởi chức năng Conditional Formatting đã trình bày ở trên: Sử dụng tính năng Lọc theo màu trong AutoFilter
c. Sử dụng Remove Duplicate để tạo danh sách không trùngTheo nguyên tắc Dữ liệu đúng thì không xuất hiện 2 lần trong danh sách của AutoFilter nên chúng ta sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Sắp xếp danh sách cần sửa theo thứ tự từ A đến Z với công cụ Sort trong tab Data
Bước 2: Lọc bỏ các giá trị trùng với công cụ Remove Duplicate trong tab Data
Bài tiếp theo: Kỹ thuật loại bỏ giá trị trùng lặp trong danh sách
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.
Bài 03 – Các Kiểu Xóa Dữ Liệu Trong Excel
4.5
/
5
(
22
bình chọn
)
Khi làm việc với bảng tính Excel thì ngoài việc bạn luôn phải nhập liệu vào bảng tính thì khi nhập sai ở ô dữ liệu nào đó bạn sẽ phải xóa ô dữ liệu đó đi để nhập lại là điều đương nhiên. Nhưng bạn đã biết trong Excel có những cách xóa dữ liệu như nào không?
Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xóa dữ liệu trong Excel với hướng dẫn các kiểu xóa chi tiết nhất giúp bạn hiểu rõ tính năng xóa này.
Nguồn: Youtube
Hướng dẫn các kiểu xóa dữ liệu trong ExcelKhi bạn chọn Clear Contents thì nội dung của ô dữ liệu đó sẽ bị xóa.
Khi bạn chọn Delete thì bạn sẽ có hộp thoại hiện lên với các lựa chọn như sau:
Trong đó:
Shift cells left: Xóa dữ liệu trong ô đó và dồn dữ liệu của các ô bên phải ô đó sang bên trái.
Shift cells up: Xóa dữ liệu trong ô đó và dồn dữ liệu của các ô bên dưới lên trên.
Entire row: Xóa toàn bộ hàng có chứa ô đó.
Entire column: Xóa toàn bộ cột có chứa ô đó.
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Sử Dụng Định Dạng Tùy Chỉnh Cho Dữ Liệu Kiểu Số Trong Excel trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!