Bạn đang xem bài viết Dịch Vụ Số Hoá Tài Liệu Là Gì? được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu hiện nay không hẳn doanh nghiệp nào cũng nhận thức hết, chính vì thế dịch vụ này cần được phổ biến rộng rãi hơn để mọi người có cái đánh giá đúng về vai trò của nó.
Thời gian gần dây, chúng ta thường được nghe nhắc đến những khái niệm mới như Số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Số hóa tài liệu, cùng những ưu điểm – hạn chế của nó, để có cái nhìn và đánh giá khách quan nhất.
Dịch vụ Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được.
Thông thương, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được.
Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng.
Vì sao phải sử dụng dịch vụ Số hóa tài liệu?
Cùng vói sự gia tăng dân số thì lượng kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại càng trở nên khổng lồ, bên cạnh đó việc bảo quản và lưu hành các loại văn bản, tài liệu này cũng dần bị hạn chế.
Vì những lẽ đó, việc áp dụng Số hóa tài liệu vào thực tiễn là giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề trên. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin thực hiện một cách nhanh gọn, đơn giản và dễ dàng nhất.
Ưu điểm và hạn chế của dịch vụ Số hóa tài liệu
Ưu điểm
Giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua lại linh hoạt.
Cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý, không gian lưu trữ.
Tài liệu có khả năng được chỉnh sửa và tái sử dụng.
Hạn chế
Tốn chi phí đầu tư ban đầu về máy móc tiên tiến, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ hiện đại.
Nguy cơ dễ bị sửa đổi và sao chép trái pháp luật tài liệu.
Khó khăn trong việc thực hiện do phải trải qua quá trình đào tạo đồng bộ và theo hệ thống. Ngoài ra, việc bảo mật tài liệu cũng khá phức tạp.
Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của Số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng Số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
MPBPO.COM.VN
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thành thạo kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, công ty TNHH chúng tôi tự hào là công ty chuyên cung cấp dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp hàng đầu, với chất lượng tốt nhất cùng giá thành ưu đãi nhất.
Một số dịch vụ/giải pháp mà chúng tôi cung cấp:
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua Hotline: 0931 939 453 hoặc gửi email về địa chỉ: [email protected]
Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì? Dịch Vụ Số Hóa Tài Liệu Uy Tín
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Hình thức chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm chúng tôi chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số:Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử:
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Những điều cần làm khi số hóa tài liệuĐã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hàng đầu. Với trang bị nền hạ tầng cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống.
Hãy liên hệ số hotline 0904 805 255 để được tư vấn về số hóa tài liệu hiệu quả
Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…
Ngoài ra bạn có thể tham khảo dịch vụ số hóa tài liệu của công ty FSI – Liên hệ hotline : 0904 805 255 để được tư vấn
Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì?
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm chúng tôi chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS,kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu lưu trữ (hay còn gọi là số hóa tài liệu) là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng sốSố hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử :
Giảm không gian lưu
Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
Chia sẻ thông tin nhanh chóng
Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Đơn giá số hóa tài liệu ?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu. Với trang bị nền hạ tần cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống.
Chi tiết xin liên hệ
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Scan Là Gì? Scan Ảnh, Scan Tài Liệu Là Gì?
Scan là việc chuyển các dữ liệu trên các loại tài liệu, giấy tờ bản cứng thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Nếu như photocopy là chuyển văn bản hình ảnh bản mềm thành bản cứng thì scan là ngược lại. Nhằm phục vụ mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.
Máy Scan có cách thức hoạt động gần giống với máy Photocopy, một thiết bị sự dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Tuy nhiên scan lại hoạt động ngược lại so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) trên máy tính. Những File này có thể chuyển thành dạng văn bản Word, Exel để xử lí thêm.
Scan ảnh, tài liệu là việc chuyển những dữ liệu trên giấy tờ (sách, văn bản, hợp đồng….) hoặc là những tấm ảnh thành những file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và lưu trữ được mãi mãi. Không lo bị hỏng, mất, phai màu, rách, đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.
Đối với các doanh nghiệp đã hoạt động lâu, thì số lượng công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng nhiều, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị thất lạc, hỏng thì khi đó Scan tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro xấu. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Sinh viên có khả năng đọc sách điện tử tốt hơn
Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officelens&hl=vi
Sau khi cài đặt, bạn cấp quyền truy cập máy ảnh/camera cho ứng dụng.
Các bạn chuyển sang tab “Tài liệu” và đưa Camera đến chỗ tài liệu mà mình muốn Scan, sao cho phần mềm khoanh vùng được hết phần mình muốn Scan. Ví dụ như dưới dây
Cuối cùng phần mềm sẽ hiển thị các định dạng để xuất dữ liệu. Bạn có thể chọn những định dạng cho phù hợp với công việc của mình như Xuất ra file PDF, Xuất ra văn bản Word, OneNote, hoặc có thể lưu trữ dữ liệu tại máy điện thoại hoặc sao lưu lên OneDrive
Scan Tài Liệu Là Gì ? Chọn Máy Scan Tài Liệu Chất Lượng Tốt
Scan giấy tờ là gì ?
Trong công việc, đôi khi chúng ta phải gửi các mẫu văn bản, giấy tờ, chứng từ có sẵn qua cho đối tác, khách hàng hoặc lưu trữ nội bộ trong công ty. Lúc trước, người dùng thường chọn cách lấy điện thoại chụp sau đó gửi qua máy người khác. Sau này nhiều máy scan hiện đại ra đời giúp bạn quét được hình ảnh văn bản rõ hơn.
Nếu bạn lưu trữ nhiều giấy tờ quan trọng và lo sợ bị mất hoặc ăn mòn trong tương lai thì hãy sử dụng phương pháp scan. Phương pháp này giúp bạn lưu lại hợp đồng có chữ ký, giấy tờ quan trọng và có thể gửi cho đối tác bất cứ khi nào họ cần.
Scan khác gì chụp ảnh ? Nếu chụp bằng điện thoại, bạn sẽ gặp một số trở ngại như: giấy không thẳng, góc chụp không chuẩn,…
Photo scan là gì ? Đây là phần mềm do google phát hành để biến những tấm in cũ thành ảnh in kỹ thuật số.
Scan ảnh ở đâu ? Có thể ra những tiệm in ấn hoặc mua máy nếu bạn có nhu cầu scan nhiều.
Chọn loại máy scan chất lượng tốt trên thị trường
Hiện nay trên thị trường xuất hiện nhiều loại máy scan với đa dạng mức giá cho khách hàng lựa chọn. Chúng tôi khuyến cáo nên mua máy scan của các hãng nổi tiếng như: Genius, HP, Epson.
Tuy nhiên, nếu nhu cầu chỉ cần những bản scan có độ phân giải vừa phải thì hãy chọn những loại máy scan giá rẻ. Chọn máy scan có độ phân giải thấp 1200×2400 dpi giá khoảng 850.000đ.
Không nên chọn loại máy quá đắt sẽ gây lãng phí. Nếu có nhu cầu scan hình ảnh hoặc scan phim hãy chọn máy có độ phân giải cao hơn.
Sau khi đã mua máy scan rồi thì việc cần làm tiếp theo là tìm phần mềm scan tương ứng. Thông thường, các nhà bán máy sẽ hỗ trợ cài phần mềm hoặc tặng kèm CD để người dùng tự cài.
Nếu phần mềm hỗ trợ scan của NXS có hỗ trợ xuất ra định dạng PDF thì người dùng không cần cài phần mềm khác nữa. Nhưng nếu không có thì bạn có thể cài phần mềm Softi Scan to PDF để tạo nhanh file PDF (dùng thử trong 30 ngày).
Chọn phần mềm miễn phí trên chúng tôi để xử lý các tài liệu tiếng Anh. Tuy nhiên, quá trình này đỏi hỏi người dùng phải có kinh nghiệm xử lý file.
Cần lưu lại hợp đồng hay báo cáo sơ bộ trên máy tính.
Lưu lại những tài liệu cứng quan trọng. Nếu là tài liệu học tập quan trọng thì hãy scan để sau này có thể in lại nếu cần.
Lưu những bức ảnh kỷ niệm quan trọng.
Ảnh gia đình đã chụp lâu ngày và có dậu hiệu hoen ố. Scan là cách lưu trữ chúng tốt nhất.
Dịch Vụ Dịch Thuật Tài Liệu Chuyên Ngành Pháp Luật, Tòa Án
Dịch thuật tài liệu ngành luật pháp yêu cầu kiến thức chuyên ngành đặc thù, quá trình sử dụng từ ngữ cho loại tài liệu này đòi hỏi sự chính xác cao và rõ ràng về ngữ nghĩa. Dịch thuật PERSOTRANS đã và đang cung cấp các dịch vụ dịch thuật văn bản pháp luật cho người nước ngoài như :Luật đầu tư, Luật doanh nghiệp, Luật đất đai, Luật thương mại, Thuế xuất nhập khẩu… Với sự chính xác, đáng tin cậy của các văn bản này đã đem tới sự hài lòng cho các vị khách khó tính nhất cả trong và ngoài nước.
Tầm quan trọng của dịch thuật ngành pháp luật trong thực tiễnPháp luật là quy tắc của cuộc sống, giúp cho xã hội trật tự, kỉ cương hơn. Mỗi nước đều có những luật pháp và những quy tắc khác nhau – Chúng ta luôn phải tôn trọng và tuân thủ theo luật pháp của nước đang cư trú. Mỗi nước có chế độ pháp luật riêng dẫn tới có rất nhiều tài liệu pháp luật dưới dạng các ngôn ngữ quốc tế cần được dịch thuật và chuyển ngữ. Dịch thuật tài liệu pháp luật sang tiếng việt của PERSO ra đời với mục đích giúp người dân, những nhà thi hành án, luật sư …nắm được luật pháp các nước trên thế giới chính xác và rõ ràng nhất. Cung cấp những bản dịch chính xác tuyệt đối. Dịch thuật pháp luật thường có 2 dạng là dịch sang tiếng việt và từ dịch thuật pháp luật tiếng Việt Nam sang nhiều ngôn ngữ khác nhau, ví dụ dịch thuật tài liệu luật pháp từ tiếng Việt Nam sang tiếng Hàn Quốc, sang tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Nhật … . Trường hợp đặc biệt là khách hàng yêu cầu dịch song ngữ 2 tiếng quốc tế ( Trường hợp đối với những công ty Việt Nam là hiếm ).
Dịch thuật pháp luật cần đảm bảo những yếu tố nào ?
Chính xác tuyệt đối.
Bảo mật, riêng tư.
Bản dịch thuật rõ ràng, ngôn ngữ truyền tải hợp logic và đúng chuyên ngành.
Phải được dịch thuật bởi những công ty tài liệu chuyên nghiệp
Những tài liệu dịch thuật pháp luật tiêu biểu công ty chúng tôi thường dịch
Dịch Văn bản pháp luật.
Dịch thuật chứng từ, công văn , nghị quyết ….
Dịch điều lệ công ty.
Dịch Hợp đồng dân sự .
Dịch thuật tài liệu cho khối quân sự.
Dịch Hồ sơ pháp lý trong vụ việc tranh chấp.
Dịch bản án của tòa.
Nhiều tài liệu pháp lý khác.
Lý do bạn chọn dịch thuật pháp luật tại công ty Dịch thuật PERSOTRANS.
Tính chuyên nghiệp.
Chuyên ngành dịch thuật đa dạng
Hỗ trợ hầu hết các Ngôn ngữ dịch thuật
Độ bảo mật tuyệt đối cho khách hàng.
Chất lượng bản dịch tốt.
Trách nhiệm rõ ràng với nội dung dịch thuật.
Đội ngũ cộng tác viên, biên dịch viên nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực luật pháp
Cập nhật thông tin chi tiết về Dịch Vụ Số Hoá Tài Liệu Là Gì? trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!