Xu Hướng 2/2023 # Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E # Top 6 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E # Top 6 View

Bạn đang xem bài viết Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…

I. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Giới thiệu

E-Office là giải pháp văn phòng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…

Đây là giải pháp dễ dàng triển khai và sử dụng, đã và đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng trong đó có nhiều bộ, ngành, các sở, ngân hàng, tổng công ty và các trường đại học…

1.2. Các lợi ích khi sử dụng e-Office

– Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh.

– Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn, sao chép, không gian lưu trữ.

– Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất.

– Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi.

– Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chóng khi cần.

– Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.

– Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc…

– Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động.

– Giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro.

– Thông tin an toàn, bảo mật cao.

– Sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai

– Đáp ứng các quy định, yêu cầu của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ thông tin và Truyền thông về hệ thống quản lý văn bản điện tử.

– Đáp ứng yêu cầu của Chính phủ về chính phủ điện tử, hiện đại hóa công tác quản lý, điều hành.

1.3. Điểm nổi bật

– Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint – một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng.

– Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai.

– Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý.

– Tự động hoá quy trình nghiệp vụ.

– Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh.

– Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.

– An toàn, bảo mật.

II. TÍNH NĂNG CHÍNH

2.1. Nhóm tính năng quản lý, điều hành:

– Quản lý văn bản:

kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của đơn vị. Lãnh đạo đơn vị/phòng ban có thể chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên phần mềm thông qua môi trường mạng LAN, Internet.

– Quản lý công việc, nhắc việc:

Phân hệ này giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng tạo, quản lý công việc giao cho nhân viên thực hiện, qua đó có thể nắm bắt được tiến độ xử lý các công việc và kịp thời chỉ đạo, điều hành. Phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch công tác năm, quý, tháng của đơn vị.

– Quản lý lịch làm việc:

Quản lý lịch làm việc tuần, tháng, của đơn vị/cá nhân.

– Quản lý đăng ký phòng họp:

Quản lý danh sách phòng họp và thông tin đăng ký phòng họp.

– Quản lý đăng ký xe:

Quản lý danh sách xe công của đơn vị và thông tin đăng ký sử dụng xe.

– Thống kê, báo cáo:

Hỗ trợ tổng hợp các báo cáo về xử lý văn bản, công việc, tổng hợp thông tin sử dụng phòng họp/xe theo tuần/tháng/năm. Các thông tin báo cáo được trích xuất, hiển thị theo thời gian thực giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng theo dõi, quản lý và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

2.2. Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:

– Quản lý hồ sơ công việc:

quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.

– Quản lý kho thư viện tài liệu dùng

chung: quản lý, chia sẻ cho cá nhân/nhóm cá nhân/đơn vị các tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu…

2.3. Nhóm tính năng truyền thông nội bộ:

– Trang tin tức nội bộ:

Quản lý, đăng tải các thông tin mới của đơn vị lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý tin tức nhiều chuyên mục tin khác nhau (bản tin, thông báo…).

– Thông báo nội bộ:

cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến cá nhân/nhóm cá nhân/toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị.

– Danh bạ nội bộ:

Quản lý thông tin cán bộ nhân viên trong cơ quan các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại, phòng ban, chức vụ…

– Chat nội bộ:

Chức năng giúp các cán bộ, nhân viên có thể trao đổi, chia sẻ thông tin trực tuyến, hỗ trợ trong việc trao đổi nội bộ, xử lý công việc.

2.4. Các tính năng tích hợp:

– Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email.

– Tích hợp chức năng scan để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống.

– Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS.

– Phiên bản phần mềm trên các thiết bị di động (điện thoại thông minh, máy tính bảng…).

– Tích hợp chức năng chữ ký số, sẵn sàng tích hợp và sử dụng khi đơn vị đăng ký chữ ký số.

– Sẵn sàng trong việc kết nối với trục văn bản liên thông của Chính phủ.

III. ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Tất cả các cơ quan, đơn vị có tầm nhìn và nhu cầu về ứng dụng CNTT trong việc quản lý văn bản và điều hành công việc như các bộ, ngành, các sở, ngân hàng, công ty và các trường đại học, cao đẳng….

IV. DỊCH VỤ LIÊN QUAN

5.1. Tư vấn xây dựng, triển khai hệ thống phần mềm

Tư vấn xây dựng, triển khai phần mềm tại đơn vị theo yêu cầu thực tế.

Đề xuất các giải pháp triển khai, tích hợp với hệ thống phần mềm hiện có của đơn vị.

Bảo hành, bảo trì phần mềm.

5.2. Đào tạo, tập huấn

Đào tạo, hướng dẫn các đơn vị, phòng ban, người dùng sử dụng phần mềm.

Đào tạo, hướng dẫn cán bộ quản trị sử dụng phần mềm.

Đào tạo, tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT trong các nghiệp vụ của cơ quan, doanh nghiệp.

5.3. Dịch vụ kỹ thuật

Dịch vụ bảo hành, bảo trì phần mềm.

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật phần mềm trong quá trình sử dụng.

Dịch vụ cung cấp, cho thuê máy chủ.

Dịch vụ quản trị máy chủ, quản trị phần mềm.

Dịch vụ nâng cấp, phát triển và mở rộng hệ thống phần mềm.

5.4. Chuyển giao công nghệ

Đào tạo, chuyển giao công nghệ xây dựng, phát triển phần mềm.

V. THÔNG TIN LIÊN HỆ

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: Trung tâm Giải pháp công nghệ thông tin giáo dục – Cục Công nghệ thông tin – Bộ Giáo dục và Đào tạo

Địa chỉ: Tầng 6 Tòa nhà Tân Minh, số 37 ngõ 27 Đại Cồ Việt, Hà Nội.

Điện thoại: 024 3266 9628

Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành (Vnpt

Hệ thống Quản lý và Điều hành là một giải pháp phần mềm dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Tiêu chí của Hệ thống là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích qua mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, dễ dàng nhất và hiệu quả nhất.

– Điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin của cơ quan. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến nhân viên, nhân viên có thể trao đổi thông tin với nhau một cách dễ dàng, nhanh chóng.

– Quản lý lịch công tác ở đơn vị. Bao gồm lịch công tác cá nhân, lịch công tác phòng ban, lịch công tác của cơ quan.

– Là tủ hồ sơ cá nhân do người sử dụng tạo ra cho cá nhân mình để lưu nhóm công văn, tài liệu tùy ý. Hệ thống hỗ trợ những tính năng như thêm mới hồ sơ công việc.

– Quản lý toàn bộ các cuộc họp trong cơ quan. Bao gồm các tính năng như lên lịch họp, đưa tài liệu họp, mời họp, ủy quyền người đại diện, điểm danh thành phần tham dự,…

– Quản lý tất cả những tin tức, sự kiện trong cơ quan. Có thể tạo lập nhiều chuyên mục khác nhau như tin Công đoàn, tin Đảng bộ và những cán bộ nào được phân quyền mới được xem tin tức theo các chuyên mục đó.

– Cung cấp cho lãnh đạo những báo cáo cần thiết để quản lý điều hành trong đơn vị. Bao gồm các báo cáo về tình hình sử dụng hệ thống, tình hình xử lý văn bản từng cá nhân,…

– Cung cấp cho quản trị hệ thống những công cụ để quản trị, hỗ trợ trong đơn vị. Bao gồm các chức năng như: nhập cán bộ đầu vào, phân cán bộ vào phòng tổ, phân quyền sử dụng cho từng cá nhân, reset mật khẩu người dùng,…

– Cung cấp chức năng nhắn tin giúp lãnh đạo có thể điều hành nhanh bằng tin nhắn. Đặc biệt tích hợp tin nhắn tự động vào các chức năng khác như: nhắn tin nhắc duyệt văn bản cho lãnh đạo đối với những văn bản khẩn, nhắc việc tự động cho chuyên viên khi văn bản gần đến hạn xử lý.

Hệ Thống Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Vnpt

Phần mềm nhằm số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, cung cấp các tính năng hỗ trợ hoạt động, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.

Đặc điểm nổi bật:

Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal.

Một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng.

Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai.

Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý.

Tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore.

Tự động hoá quy trình nghiệp vụ – Dễ dàng tùy biến quy trình.

Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh.

Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.

Quản lý công văn: kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu…. Cho phép lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh để chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên bản điện tử thông qua môi trường mạng LAN, Internet. Kiểm soát được toàn bộ.

Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung như phòng họp, xe công, máy chiếu….

Quản lý hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng…: quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.

Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.

Thông báo nội bộ: cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.

Lịch sự kiện: cho phéo quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp.

Danh bạ nội bộ: Quản lý thông tin cán bộ công nhân viên trong cơ quan dưới dạng danh bạ với các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, phòng ban, chức vụ…

Các tính năng tích hợp:

Khách hàng tiêu biểu:

Tập đoàn Vingroup, Tổng Cty Vinamilk, Tổng Cty Sabeco, CP group, Cty Friesland Campina Vietnam, Cty Carrier VN, Cty Trane, Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh Viện Thống Nhất, Bệnh Viện Becamex, Petrolimex, Tập đoàn khách sạn Marriott, Tập đoàn khách sạn Accor, Tổng Cty Cấp nước Bình Dương, Cấp nước Cần Thơ, Cấp nước Sóc Trăng, Bệnh viện Nhi Đồng TP, Bệnh viện Nhi Đồng 1, Sawaco, Cấp nước Thủ Đức, Cấp nước Phú Hòa Tân, Công ty Kido,…

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành

Hiện nay, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện.

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu.

Nếu cho rằng, công cuộc đổi mới văn phòng là một cuộc cách mạng thì phần mềm quản lý văn phòng điện tử là chiến lược chủ chốt. Phần mềm EDOC 2016 của Công ty TNHH phát triển phần mềm Văn Việt ra đời với mong muốn đưa đến một giải pháp tổng thể trong việc hiện đại hóa công tác Quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp.

EDOC không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu mà còn là một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý. Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý, lưu trữ, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính.

Phần mềm có các chức năng sau:

1. Quản lý văn bản đến/đi tại Bộ phận Văn thư

– Nhập văn bản đến– Chuyển xử lý văn bản– Nhập văn bản đi– Chèn số tự động vào văn bản trình ký– Tìm kiếm văn bản– In sổ văn bản– Thống kê tình hình xử lý văn bản của các bộ phận

2. Xử lý văn bản tại các Bộ phận

– Nhận văn bản đến– Chuyển xử lý văn bản cho các bộ phận, cá nhân xử lý– Chỉ đạo bổ sung (nếu cần)– Tìm kiếm văn bản, công việc– Thống kê tình hình xử lý văn bản của các bộ phận

3. Quản lý Trình ký văn bản đi

– Tạo văn bản trình ký– Phê duyệt văn bản– Cấp số văn bản đi– Phát hành văn bản

4. Quản lý văn bản trao đổi nội bộ giữa các bộ phận

– Tạo văn bản trao đổi nội bộ– Phê duyệt văn bản– Theo dõi tình hình xử lý

5. Quản lý công việc

– Tạo Công việc– Phân xử lý công việc– Theo dõi tình hình xử lý công việc

6. Quản lý Hồ sơ công việc

7. Quản lý Lịch Công tác, lịch xe

– Đăng ký lịch công tác– Duyệt lịch công tác– Đăng ký lịch xe– Lịch khác….

8. Màn hình hiển thị

– Hiển thị lịch công tác– Hiển thị thông báo– Hiển thì các hình ảnh hoạt động của đơn vị…

http://vbdh.vanvietsoft.com

Cập nhật thông tin chi tiết về Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Công Việc (E trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!