Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Tài Liệu Và Tổ Chức Thư Mục Hiệu Quả được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Những quy tắc về đặt tên thư mục
Chúng ta có thể tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên thư mục tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả tổ chức quản lý. Khi đặt tên thư mục cần lưu ý một số nội dung sau:
Hạn chế sử dụng tiếng việt có dấu. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi tương tác với thư mục sử dụng tiếng việt có dấu.
Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt. Có quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file (một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự). Nếu vượt quá độ dài tối đa, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó.
Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này giúp khi mở tới thư mục có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa vào đặc điểm tên thư mục. Thường sử dụng các số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.
Một số lưu ý khi tổ chức thư mục:
Tổ chức theo năm: để khi kết thúc mỗi năm chúng ta có thể đóng gói (nén), lưu trữ toàn bộ những tài liệu phát sinh của năm trước ra bộ nhớ riêng, tránh mất mát và giải phóng bộ nhớ làm việc của máy tính. Việc này giống với hồ sơ giấy, chúng ta cũng phải dọn tủ khi hết mỗi năm để có chỗ cho tài liệu mới.
Thay đổi Icon của thư mục để tạo điểm nhấn, gây chú ý với những thư mục quan trọng.
Khóa bảo vệ thư mục quan trọng bằng cách đặt mật khẩu, đặt chế độ Read Only
Hướng dẫn cách quản lý công văn, hợp đồng hiệu quả trên Excel Hướng dẫn lập Sơ đồ quy trình quản lý công văn đến trên Excel Hướng dẫn cách quản lý cấp phát đồ dùng văn phòng trên Excel Hướng dẫn cách theo dõi số ngày phép còn lại trong năm trên Excel
Hướng Dẫn Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Trong Cơ Quan, Doanh Nghiệp
Thời gian gần đây, chúng ta được nghe nhắc đến những khái niệm số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Vì vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn số hóa tài liệu trong cơ quan doanh nghiệp cho các bạn đọc có thể hiểu rõ hơn.
Vậy dịch vụ số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được. Thông thường, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được.
Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng và thành công.
Hiện nay số hóa lưu trữ tài liệu được tiến hành thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư số 02/2019/TT – BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu dữ liệu điện tử.
1. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy, định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi; tỷ lệ số hóa 100% và hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: vị trí góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; hình ảnh dấu cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphic (.png); thông tin gồm tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
Đối với tài liệu ảnh, định dạng JPG, độ phân giải tối thiểu 200 dpi; đối với tài liệu phim ảnh, định dạng MPEG-4, .avi, .wmv; Bit rate tối thiểu là 1500 kbps; đối với tài liệu âm thanh, định dạng MP3, .wma và Bitrate tối thiểu 128 kbps.
Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông; dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này; biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư này.
2. Nguyên tắc và yêu cầu bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; đảm bảo khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập; việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu và người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi. Ngoài ra, Thông tư cũng quy định chi tiết việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ…
– Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa
Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của Pháp luật.
– Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
-Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu;
-Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến hơn như Bookscan cho việc số hóa lưu trữ tài liệu.
– Bước 3: Thiết lập hệ thống
Scan và thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng, ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu siêu dữ liệu ( Metadata).
– Bước 4: Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh hưởng không đạt yêu cầu.
– Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ
Công việc bao gồm bàn giao lại tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.
Một số lưu ý phải thực hiện đồng thời khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ:
a. Chọn định dạng các file ảnh.
Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào.Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng.Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, cũng như chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng. Tính năng và cách lựa chọn một định dạng cho một khối tài liệu số hóa, đề nghị độc giả tự nghiên cứu, vì lý do hạn chế trang viết của một bài báo, nên chúng tôi xin không viết ra ở đây.
Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy… Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v…thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.
Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.
c. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu
Giá trị mà chúng tôi coi là quan trọng nhất của việc số hóa tài liệu lưu trữ có thể là tìm tin tự động thông qua kỹ thuật nhúng (gắn) thông tin của Siêu dữ liệu vào dữ liệu số hóa nhờ một phần mềm số hóa chuyên dụng. Chính một trong những phức tạp cần giải quyết của một Dự án số hóa tài liệu lưu trữ cũng nằm đây.
Mối liên hệ, vị trí giữa Siêu dữ liệu và tài nguyên thông tin mà nó mô tả được thể hiện ở một trong hai cách sau:
Với công cụ tra cứu truyền thống, phần tử của thông tin cấp II được chứa trong một biểu ghi, hoặc ở công cụ tra cứu khác nằm tách biệt bên ngoài đối tượng mô tả. Như vậy, thông tin mô tả để quan lý và tra tìm tài liệu được lưu trữ bên ngoài bên ngoài đối tượng mô tả.
Với cơ sở dữ liệu được số hóa thành tài liệu điện tử, các phần tử Siêu dữ liệu có khả năng nhúng (gắn) vào bên trong tài nguyên mà nó mô tả, để quản lý và tra tìm tài liệu tự động hóa. Chính sự tối ưu này tạo ra độ phức tạp cho lao động số hóa. Từ đó chúng ta, người làm lưu trữ không thể hiểu số hóa tài liệu lưu trữ một cách giản đơn chỉ là scan, hoặc chụp tài liệu để lưu vào máy tính, vì đó chỉ là lao động kỹ thuật của các nhân viên.
Việc nhúng (gắn) vào bên trong tài nguyên mà nó mô tả cần một chuẩn mô tả thông dụng hiện nay là “Dublin Core Metadata”, “MARC21/UNIMARC, ISO-2709″… mà chúng ta không cần viết ra ở đây, vì tốn khá nhiều giấy, mực và để dành cho các bài viết chuyên đề khác.
Hiện nay với phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ DocEye việc quản lý số lượng hồ sơ của doanh nghiệp bạn sẽ trở lên nhanh chóng, tiện lợi.
Quản lý tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả, tránh lãng phí
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
Bằng phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu thường được tiến hành theo cách thủ công là phân loại, bố trí, sắp xếp lại giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Số lượng các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, công văn trong quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều theo thời gian.
Do đó, việc chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, các kho tài liệu hay lưu trữ thông tin trên máy tính cũng cần được mở rộng liên tục, chưa kể đến cần có thêm các biện pháp xử lý yếu tố khách quan như nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc… Tài liệu lưu trữ lâu ngày thường khó tránh khỏi tình trạng bị hỏng, không nhìn rõ thông tin ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc.
Đã có nhiều đơn vị, cơ quan, tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu hồ sơ cho đơn vị mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần lý do là bản thân hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ được tính toán, thiết kế không hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau vài năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn là đáp ứng được nhu cầu mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ văn bản, được thiết kế dựa trên nghiên cứu quản lý hiện đại, tính toán thiết kế sao cho đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.
– Doceye là một phần mềm giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.
– Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng văn bản, video, audio, email, báo cáo kết quả từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức.
– Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn
– Người dùng có thể tự kiểm tra thông tin sau khi đã bóc tách
– Thông tin được bóc tách và nhận dạng được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác
– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản
– Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người
– Tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
– Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng
– Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động theo lịch trình
– Thông tin của người dùng, tài liệu và hệ thống được bảo mật cao
– Giải pháp quản lý tài liệu, văn bản bằng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và bóc tách thông tin tự động giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn
– Nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí vận hành
– Hoạt động trên Internet cũng như trong mạng nội bộ tuỳ theo nhu cầu của người dùng, giúp chúng ta có thể truy cập dữ liệu tại bất cứ đâu.
– Khả năng tùy chỉnh linh hoạt với mọi nhu cầu của người dùng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tính bảo mật cao.
Hiện nay, nhằm giúp các doanh nghiệp khởi nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và lưu trữ các tài liệu, FSI cùng sở KHĐT thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm DocEye cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”.
Để tham khảo và trải nghiệm các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu văn bản điện tử DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: https://doceye.vn/dang-ky.html
Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì?
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm chúng tôi chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS,kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu lưu trữ (hay còn gọi là số hóa tài liệu) là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử :
Giảm không gian lưu
Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
Chia sẻ thông tin nhanh chóng
Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Đơn giá số hóa tài liệu ?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu. Với trang bị nền hạ tần cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống.
Chi tiết xin liên hệ
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Là Gì? Dịch Vụ Số Hóa Tài Liệu Uy Tín
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Hình thức chuyển đổi dữ liệu sang số đang ngày càng phổ biến
Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm chúng tôi chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu,với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Mô hình chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số:
Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử:
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Những điều cần làm khi số hóa tài liệu
Đã đến lúc doanh nghiệp bạn chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Hiện nay thị trường số hóa dữ liệu lưu trữ là mới đối với các doanh nghiệp Việt Nam vì vậy các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:
– Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì? Có muốn số hóa hồ sơ?
– Số lượng tài liệu cần số hóa dữ liệu trong khoảng thời gian bao lâu.
– Mục đích số hóa dữ liệu chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
– Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
– Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
– Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
– Ngân sách để tiến hành số hóa dữ liệu?
Hãy tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho công ty bạn. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước loại bỏ phiền toái của giấy tờ ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.
FSI là nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hàng đầu. Với trang bị nền hạ tầng cơ sở CNTT hiện đại chúng tôi giúp sẽ giúp quý khách số hóa dữ liệu công ty một cách đồng bộ, có hệ thống.
Hãy liên hệ số hotline 0904 805 255 để được tư vấn về số hóa tài liệu hiệu quả
Về chi phí số hóa tài liệu: Số hóa tài liệu là hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…
Ngoài ra bạn có thể tham khảo dịch vụ số hóa tài liệu của công ty FSI – Liên hệ hotline : 0904 805 255 để được tư vấn
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Tài Liệu Và Tổ Chức Thư Mục Hiệu Quả trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!