Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Cách Viết Văn Bản Báo Cáo # Top 5 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Cách Viết Văn Bản Báo Cáo # Top 5 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Viết Văn Bản Báo Cáo được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Một báo cáo hoặc bản báo cáo hoặc văn bản báo cáo là tập hợp những thông tin được thực hiện với mục đích cụ thể nhằm thông tin chuyển tiếp hoặc tường trình, kể lại các sự kiện nhất định trong một hoàn cảnh hiện hành và có thể có hoặc không những nội dung kiến nghị, đề xuất. Một văn bản báo cáo cần có các yêu cầu sau đây:

Phải bảo đảm trung thực, chính xác:

– Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.

– Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo. Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời và không triệt để.

Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm:

– Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số đó. Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo.

– Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.

– Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý.

Hướng Dẫn Cách Viết Báo Cáo Cho Sếp “Chuẩn” Đến Từng Chi Tiết

Xác định được mẫu báo cáo cần thực hiện

Đầu tiên, bạn phải xác định mẫu báo cáo mà sếp yêu cầu: báo cáo theo tháng, ngày hay năm,…Sau đó, bạn tìm lại những mẫu báo cáo cũ đã từng được thực hiện trước đây để hiểu được cách thức báo cáo công việc tại công ty, doanh nghiệp bạn đang làm việc.

Nếu không có những mẫu báo cáo cũ trước đây, bạn có thể trao đổi với sếp trực tiếp về cách thức báo cáo theo kiểu tổng quát chung hay đầy đủ chi tiết công việc.

Đồng thời, cách thức gửi báo cáo (trực tiếp, mail,…) và thời gian nộp báo cáo cũng phải được thống nhất cụ thể để công việc báo cáo cũng như những việc khác, phải đảm bảo và chuyên nghiệp.

Chú ý các chi tiết nhỏ trong cách viết báo cáo

Khi viết báo cáo, những yếu tố nhỏ bên ngoài như ngày tháng năm, lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, bạn phải hết sức chú ý. Mắc những lỗi này sẽ khiến sếp cảm thấy khó chịu dù bản báo cáo của bạn có hoàn hảo đến đâu chăng nữa.

Khi gửi báo cáo qua mail, chú ý đến tiêu đề. Có thể sử dụng tiêu đề báo cáo làm luôn tiêu đề mail.

Khi gửi báo cáo, nhớ lưu lại một bản đề phòng có vấn đề khi báo cáo bị mất hay thất lạc.

Khi gửi mail lưu ý địa chỉ mail phải chính xác. Nếu gửi trực tiếp, phải chú ý đến việc sếp đã nhận được báo cáo hay chưa để lắng nghe phản hồi.

Riêng với các loại báo cáo quan trọng, cần tổ chức cuộc họp lấy ý kiến và thông qua lãnh đạo đánh giá

Ngôn ngữ dùng trong báo cáo

Dù mang phong cách ngôn ngữ chuyên ngành của nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau nhưng nhìn chung, ngôn ngữ báo cáo vẫn phải đảm bảo tính trung thực, dễ hiểu và chính xác.

Với những thông tin bổ ích trên, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có những bản báo cáo hoàn hảo gửi lên sếp.

Cách Viết Báo Cáo Hoàn Hảo

Cách viết báo cáo hiệu quả bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Xác định mục đích của báo cáo

Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Việc xác định nội dung của báo cáo là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa mà thôi. Do đó, hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của báo cáo. Bạn có cần mô tả, giải thích, giới thiệu hoặc thuyết phục? Có một mục đích rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo rằng bạn luôn tập trung và giúp thu hút người đọc của bạn dễ dàng hơn.

Xây dựng đề cương chi tiết

Bạn đã xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo, tuy nhiên bạn đừng vội viết mà việc cần làm tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết những nội dung bạn muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời gian suy nghĩ phải viết gì trong quá trình làm báo báo.

Cấu trúc của một báo cáo hoàn chỉnh:

Một bản cáo cáo thường có 4 yếu tố sau:

1. Tóm tắt đánh giá

Báo cáo của bạn nên được bắt đầu với bản tóm tắt đánh giá kết quả công việc. Là mục đầu tiên người đọc bắt gặp, nên đây là phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ có thể sẽ sử dụng phần tóm tắt đánh giá này để quyết định xem có nên tiếp tục đọc bản báo cáo hay không.

Việc đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, nó cũng giống như bản báo cáo thành tích với cấp trên, vì vậy trong phần này bạn hãy hết sức lưu ý. Nên đánh giá một cách trung thực nhất, không nên chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn, thiếu sót lại giấu nhẹm đi. Bởi cấp trên họ sẽ dễ dàng nhìn ra được những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo đó dù bạn không nói ra.

2. Giới thiệu bối cảnh báo cáo

Cung cấp một bối cảnh cho báo cáo và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định phạm vi của báo cáo và bất kỳ phương pháp cụ thể nào được sử dụng.

– Phân tích nguyên nhân

– Đề xuất, kiến nghị

Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiến quá trình thực hiện nhanh hơn, kết quả được tốt hơn. Việc đưa ra kiến nghị không phải để mang lại lợi ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

4. Kết luận

Tổng hợp các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích. Xác định các bước tiếp theo và bất kỳ hành động nào cần phải thực hiện.

Một số mẹo nhỏ về cách viết báo cáo công việc hiệu quả

Ngôn ngữ trong báo báo

Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác.

Giữ câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu sau cùng một từ liên kết thích hợp như “Vì vậy”, “Do đó”, “Vì lí do này” giúp người đọc đi theo mạch ý tưởng của bạn. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ gây khó khăn cho người đọc, cụ thể các câu không dài hơn 20 đến 25 từ.

Thu thập sự kiện và dữ liệu

Đưa vào báo cáo các sự kiện và dữ liệu hấp dẫn sẽ giúp lập luận của bạn trở nên thuyết phục hơn. Hãy nhớ trích dẫn các nguồn như báo chí, nghiên cứu và các bài phỏng vấn để tăng thêm độ tin cậy.

Cách trình bày báo cáo công việc nên hấp dẫn, trực quan

Độc giả của bạn sẽ hiểu được những gì bạn nói chỉ bằng cách nhìn sơ qua nó. Do đó, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ của bạn một cách rõ ràng và đầy đủ.

Bạn có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các điểm quan trọng. Hãy sáng tạo nhưng cần chắc rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung thông điệp của bạn.

Xem lại và chỉnh sửa

Bản thảo đầu tiên của báo cáo hiếm khi nào là hoàn hảo, do đó bạn sẽ cần chỉnh sửa và sửa đổi nội dung. Nếu có thể, hãy đặt tài liệu sang một bên trong vài ngày trước khi xem lại nó một lần nữa hoặc nhờ đồng nghiệp cùng xem xét. Một “đôi mắt” mới thường sẽ giúp phát hiện ra những lỗi mà bạn không chú ý.

Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi mình:

– Báo cáo không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc?

– Các mục được trình bày một cách logic?

– Mỗi điểm có được giải thích, chứng minh bằng các dữ liệu phù hợp?

– Các kết luận và khuyến nghị có thuyết phục không?

– Tất cả các nguồn được tham khảo là chính xác?

Góc kỹ năng – Cẩm nang khác

Cách Viết Báo Cáo Tiến Độ (Sample Template)

Báo cáo tiến độ như là công việc bắt buộc của chúng ta mỗi ngày khi đi làm. Báo cáo tiến độ là một trong những ‘công cụ’ quản lý tốt nhất bạn có thể sử dụng để kiểm tra năng suất của team hoặc của dự án mình đang tham gia. Thông tin trong các báo cáo này giúp các thành viên theo dõi tiến trình của họ trong khi tiến trinh chung cả mục tiêu của cả team. Đối với người quản lý, báo cáo tiến độ cung cấp thông tin cụ thể về đóng góp của thành viên. Nó khuyến khích việc trao đổi ý tưởng, ý kiến cũng như giúp các thành viên khắc phục lỗi, khó khăn khi điều đó xảy ra.

Theo Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ, có một nơi cụ thể để kiểm tra tiến trình của bạn sẽ tăng xác suất đạt được mục tiêu lên 95%.

Thật ra, đó là một hình thức giao tiếp hai chiều rất đơn giản, tuy nhiên, không nhiều người hiểu được lợi ích của báo cáo tiến độ. Nên bài viết này của mình sẽ giới thiệu đến mọi người một phương pháp cơ bản, đó là phương pháp PPP

Vậy chính xác, PPP là gì?

P đầu tiên là Progress – Tiến độ. Tiến độ liệt kê công việc của member, các mục tiêu đã hoàn thành và các mục tiêu đã đóng. Mục này đưa ra một đánh giá nhận xét về chỉ tiêu công việc đã được thực hiện.

P thứ hai là Plans – Kế hoạch. Kế hoạch là mục tiêu, có thể là mục tiêu trước mắt hoặc dài hạn (tùy thuộc vào các giai đoạn của dự án). Tất cả các mục được liệt kê trong Kế hoạch là các mục tiềm năng của Tiến trình. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ ltrước kế hoạch dự phòng nếu có rủi ro xảy ra.

P cuối cùng là Problems. Problems là những rủi ro xảy ra trong ngày, làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc, khiến cho bạn không thể hoàn thành được mục tiêu trong ngày hoặc mục tiêu lâu dài của dự án.

Khi bạn ghi nhớ ba điều này, bạn đã có những gì cần thiết để viết một báo cáo đơn giản, nhưng nếu bạn thực sự muốn thành công trong việc truyền đạt các chi tiết và sắc thái của báo cáo tiến độ, bạn phải lưu ý ba câu hỏi: Ai, Làm thế nào và Cái gì.

Ai?

Phần quan trọng của báo cáo tiến độ là nhóm của bạn. Các báo cáo cần phải ngắn gọn và tập trung, vì vậy bạn nên hiểu những gì đồng nghiệp của bạn muốn. Để giúp mình với nhiệm vụ này, hãy đặt ra một vài câu hỏi:

. Làm thế nào người đọc báo cáo hiểu?

. Họ có biết chi tiết và mục tiêu của dự án không?

. Họ có thoải mái với cách dùng từ của bạn không?

Làm sao?

Tiếp theo, hãy xem xét cách diễn đạt của bạn. Người quản lý sẽ có thể không hiểu nếu bạn sử dụng quá nhiều từ chuyên dụng trong công việc. Sử dụng câu dài hơn, dễ hiểu nhưng cũng cố gắng kiềm chế đừng viết. Tốt nhất, nên có 5 – 7 từ khóa mỗi câu.

Cái gì?

Một sai lầm mà mọi người có xu hướng mắc phải khi viết báo cáo tiến độ là tránh viết về những sai lầm hoàn toàn. Mục đích của báo cáo tiến độ là xác định một cách khách quan những khó khăn và mối quan tâm chính và giúp họ trên đường đi. Ngay cả khi vấn đề đã được giải quyết, nó vẫn cần được đưa vào văn bản để giúp tránh mắc lỗi tương tự trong tương lai.

Thứ hai, hãy ghi nhớ sự việc quan của văn bản của bạn. Giải thích cách mọi mục riêng lẻ kết nối và so sánh với Tiến trình.

Giữ nó đơn giản

Ngay cả khi tiến độ có vẻ nhỏ và thay đổi là tối thiểu, hãy tiếp tục cập nhật báo cáo của bạn. Nó cho phép minh bạch ở tất cả các cấp độ và có thể giúp đánh giá các thách thức để bạn có thể lập kế hoạch cho các hành động tiếp theo của mình cho phù hợp.

Tuy nhiên, các mẫu báo cáo tiến độ được thực hiện để tiết kiệm thời gian cho mọi người, vì vậy việc dành phần lớn thời gian trong ngày của bạn để viết chúng là vô lý.

Thực hiện báo cáo tiến độ 1. Sử dụng 1 cách báo cáo đảm bảo đủ nhu cầu của bạn:

Bạn có thể tạo ra 1 format báo cáo mới hay sử dụng hoặc kế thừa một mẫu báo cáo có sẵn từ trước cũng là 1 ý tưởng hay, nhưng phải đảm bảo các mẫu báo cáo này đáp ứng đủ nhu cầu bạn cần. Bạn phải luôn đảm bảo 3 mục tiêu chính trong mẫu báo cáo của bạn:

. Progress: Hôm nay bạn làm được gì? Làm xong những mục tiêu nào và đang làm những mục tiêu nào? . Plans: Kế hoạch cho ngày mai hoặc cho tuần tới . Problems: Những rủi ro nào xảy ra trong lúc bạn làm việc, những gì ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn?

2. Mời team của bạn/quản lý – những người chịu trách nhiệm dự án:

Sau khi bạn đã thiết lập tất cả các thông tin quan trọng, đã đến lúc mời nhóm của bạn/quản lý – những người chịu trách nhiệm dự án. Hãy đảm bảo rằng báo cáo của bạn đến đúng người và đúng thời gian. Các công ty lớn thường tạo ra 1 trang web riêng để báo cáo nội bộ, nếu không chúng ta có thể sử dụng các cách thông thường như: google mail, skype, slack… các phương tiện truyền thông mà dự án bạn đang sử dụng.

Tất cả các tiến trình báo cáo trên sẽ phù hợp nếu bạn không gặp những rủi ro gì ảnh hưởng lớn đến công việc. Nếu rủi ro lớn xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên liên hệ trực tiếp ngay lặp tức với leader/manager của mình, để mọi người tìm cách giải quyết 1 cách nhanh chóng hơn.

Mong mọi người sẽ thích bài chia sẻ của mình!

#Bài viết có sử dụng tư liệu trong website: https://blog.weekdone.com/guide-how-to-write-an-excellent-progress-report-sample-template/

All Rights Reserved

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Viết Văn Bản Báo Cáo trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!