Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Ký Số Theo Nghị Định Số 30/2023/Nđ được cập nhật mới nhất tháng 9 năm 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Ngày 05/3/2023 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2023/NĐ-CP về công tác văn thư, nội dung Nghị định đã quy định về hình thức ký số trên văn bản điện tử, cụ thể như sau:
– Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.
– Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”
– Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”
Để thực hiện ký số điện tử trên hệ thống Quản lý văn bản của tỉnh, văn thư thục hiện các bước như sau:
Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ
Truy cập website Ban Cơ yếu Chính phủ tại địa chỉ https://ca.gov.vn, tải bộ thư viện tích hợp hỗ trợ ký số theo quy định tại Nghị đinh số 30/2023/NĐ-CP và cài đặt trên máy tính sử dụng ký số:
Bước 2: Thực hiện ký số văn bản đến
Văn thư đăng nhập và hệ thống Quản lý văn bản, tại phần Văn bản đến, nhấn thêm mới văn bản đến:
Thực hiện ký số đến, nhấn Sao văn bản điện tử chọn:
– Ký Sao y;
– Ký Sao lục;
– Ký Trích sao;
Văn bản đã được ký số và tiếp nhận vào hệ thống Quản lý văn bản của đơn vị:
Bước 3: Ký số văn bản đi, văn bản đi kèm không cùng tệp tin với bản chính
Để thực hiện ký số văn bản đi, Văn thư vào phần Văn bản đi và thêm mới văn bản đi
Tương tự ký văn bản đến, Văn thư lựa chọn thao tác ký số:
– Sao văn bản điện tử;
– Ký tài liệu đính kèm;
– Đóng dấu phát hành;
Sau đó ban hành điện tử đi trên hệ thống Quản lý văn bản.
Tuấn ĐQ
Hướng Dẫn Một Số Nội Dung Theo Nghị Định 30/2023/Nđ
Bỏ bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ và thêm phiếu báo.
[2] Số trang văn bảnĐặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
[3] Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định)Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
[4] Sử dụng con dấu (các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục)Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
[5] Chữ ký số của cơ quan, tổ chứcHình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái (Chỉ hiển thị hình ảnh con dấu, không hiển thị thông tin).
[6] Văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định)a) Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo. b) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản “Kèm theo Quyết định số …………/QĐ-…..ngày … tháng … năm 20… của ………..” được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. c) Ký số văn bản kèm theo
– Văn bản kèm theo cùng tệp tin với văn bản chính: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo – Văn bản kèm theo không cùng tệp tin với nội dung văn bản chính: Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo – Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo. – Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. – Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
[7] Phụ lụca) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số …/…-… ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. b) Ký số Phụ lục – Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. – Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể: – Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin. – Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. – Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
[8] Bản sao– Sao từ giấy sang định dạng giấy: được thực hiện như cũ – Sao từ điện tử sang giấy: được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy và được trình bày thể thể thức và kỹ thuật như cũ – Sao từ định dạng giấy sang điện tử: được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy (định dạng pdf, phiên bản 1.4 trở lên, ảnh màu, độ phân giải tối thiểu 200dpi, tỷ lệ số hóa 100%) và ký số của cơ quan, tổ chức. – Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao điện tử: + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này. + Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. + Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
[9] Mẫu dấu đếnThay nội dung “Lưu hồ sơ số” thành “Số và ký hiệu HS”.
a) Tích hợp Sổ đăng ký văn bản đi và Sổ chuyển giao văn bản đi thành 01 sổ, tối thiểu gồm 10 nội dung:
Hướng Dẫn Triển Khai Thực Hiện Nghị Định Số 30/2023/Nđ
Ngày 7/4/2023, Sở Nội vụ Hà Nội ban hành văn bản số 879/SNV-CCVTLT về triển khai thực hiện Nghị định số 30/2023/NĐ-CP ngày 05/3/2023 của Chính phủ về công tác văn thư.
Theo đó, nhằm đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư tại các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND Thành phố, UBND các quận, huyện, thị xã (gọi chung là cơ quan, tổ chức) theo quy định mới được đồng bộ, kịp thời, đúng quy định; Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện một số nội dung như sau:
1. Tổ chức quán triệt, triển khai Nghị địnhsố 30/2023/NĐ-CP
Các cơ quan, tổ chức quán triệt, phổ biến và triến khai Nghị định số 30/2023/NĐ-CP ngày 05/3/2023 của Chính phủ đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý để thực hiện.
2. Sửa đổi Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Căn cứ các quy định tại Nghị định số 30/2023/NĐ-CP ngày 05/3/2023 của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức sửa đổi Quy chế công tác ván thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức cho phù hợp.
3. Một số nội dung cần thực hiện khi dự thảo văn bản, ban hành văn bản, tiếp nhận văn bản
Nghị định 30/2023/NĐ-CP về công tác văn thư được ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 05/3/2023 đồng nghĩa với việc Thông tư 01/2011/TT- BNV, ngày 19/01/201 lcủa Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính hết hiệu lực.
Khi thực hiện dự thảo, ban hành và tiếp nhận văn bản phải thực hiện nghiêm các quy định được ban hành tại Nghị định 30/2023/NĐ-CP về công tác văn thư, đặc biệt chú ý một số nội dung sau:
– Phần thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản thực hiện theo Phụ lục I (Ban hành kèm theo Nghị định 30/2023/NĐ-CP).
– Viết hoa trong văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Phụ lục II (Ban hành kèm theo Nghị định 30/2023/NĐ-CP).
– Chữ viết tắt tên loại, mẫu trình bày văn bản hành chính và bản sao các văn bản trình bày theo Mẫu quy định tại Phụ lục III (Ban hành kèm theo Nghị định 30/2023/NĐ-CP).
4. Một số điểm cần lưu ý:
a. Về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác vãn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.
b. Khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tố chức, theo đó: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp tý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện:
– Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;
– Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật;
c. Số lượng văn bản hành chính: Gồm 29 loại văn bản
Bỏ 04 loại văn bản sau: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
Thêm 01 loại văn bản: phiếu báo.
d. Soạn thảo văn bản, ký văn bản
– Soạn thảo văn bản: Quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó…
– Đánh số trang văn bản: số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
– Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vu trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ “Trường hơp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.
+ “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.
e. Về quản lý vãn bản đi
– Cấp số văn bản:
+ Văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định
+ Văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tồ chức quy định.
+ Văn bản điện tử: việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
– Về lưu văn bản đi điện tử
Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; cơ quan, tổ chức ccó Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Nghị định này và các quy định của pháp luật chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
f. Về quản lý văn bản đến
Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thế hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.
g. Sao văn bản
Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:
– Hình thức và các bản sao:
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao;
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
– Thấm quyền sao văn bản:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.
Văn bản số 879/SNV-CCVTLT
Sở nội vụ
10. Nghị Định Số 30/2023/Nđ
Chào mừng
Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2023) Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2023)
Chào mừng
Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2023) Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2023)
Chào mừng
Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2023) Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2023)
Chào mừng
Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2023) Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2023)
Chào mừng
Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2023) Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2023)
Hướng Dẫn Thực Hiện Nghị Định 30/2023/Nđ
Trangtinphapluat.com tổng hợp, giới thiệu những hướng dẫn, giải đáp vướng mắc đối với việc soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định 30/2023/NĐ-CP về công tác văn thư. Nội dung hướng dẫn được trích từ tài liệu Hội nghị triển khai Nghị định số 30/2023/NĐ-CP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước.
1. Đề nghị giải thích rõ hơn nội dung “Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử” (khoản 1 Điều 15
Trả lời: Việc lấy số và ký hiệu ban hành văn bản trong 01 năm phải đảm bảo duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Ví dụ: Trong cùng 1 hệ thống số nếu phát hành văn bản điện tử là số 01 sau đó văn bản tiếp theo là văn bản giấy thì số của văn bản giấy là số 02.Trong trường hợp phát hành văn bản giấy kèm văn bản điện tử thì số của văn bản giấy trùng với số của văn bản điện tử.
2. Nghị định số 30/2023/N -CP căn cứ ban hành Nghị quyết, Quyết định được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng vậy căn cứ ban hành Thông báo, Tờ trình trình bày như thế nào?
“Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng”. Vậy điểm này áp dụng đối với những loại văn bản nào, hay tất cả 29 loại văn bản hành chính?. Cần hướng dẫn cụ thể để tránh sự nhầm lẫn.
(Khi nào sử dụng Tờ trình, Công văn trong văn bản hành chính?)
Trả lời: Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2023/N -CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính áp dụng đối với Quyết định và Nghị quyết, Quy định, Quy chế; Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với các văn bản hành chính khác căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng (theo cỡ chữ, kiểu chữ của phần nội dung văn bản).
(Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2023 )
4. Tại điểm a khoản 4 Mục II Phần I Phụ lục I quy định “… Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đó đóng trụ sở. Theo quy định trên, việc ghi địa danh văn bản gặp lúng túng, chưa thống nhất.
Ví dụ: UBND tỉnh Bình Định và các sở, ban, ngành tỉnh đóng trụ sở ở thành phố QuyNhơn, tỉnh Bình Định thì ghi địa danh là Quy Nhơn hay Bình Định
Trả lời: Việc ghi địa danh ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 4 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2023/NĐ -CP, cụ thể: Địa danh ghi trên văn bản của các c quan, tổ chức cấp tỉnh đối với các thành phố trực thuộc Trung ương là tên của thành phố trực thuộc Trung ương; các tỉnh là tên tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và các các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn.
5. Nghị định số 30/2023/N -CP: ý cuối cùng của phần căn cứ Theo đề nghị của……..tại sao lại không là Xét đề nghị của………”?
Trả lời: Việc dùng theo đề nghị hay xét đề nghị do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
6. Khoản 3, Điều 13 Nghị định số 30/2023/ND-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải … Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
Đề nghị được hướng dẫn về phạm vi, giới hạn của quy định cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình:. Cụ thể áp dụng cho các trường hợp cho cơ quan trực thuộc: Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Chủ tịch UBND huyện; Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho Chủ tịch UBND xã; Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn vàc quan trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịchUBND huyện ủy quyền cho Thủ trưởng cácc quan chuyên môn và cơ quan trực thuộc UBND huyện; Thủ trưởng các cơ quan cấp tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quantrực thuộc.
Trả lời: Việc ký thừa ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Ngh định số 30/2023/N -CP. Như vậy, trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan,tổ chức ký thừa ủy quyền. Cụ thể: Chủ tịch UBND tỉnh, huyện ủy quyền cho người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND (thành viên UBND cấp tỉnh, cấp huyện) ký thừa ủy quyền. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc và trực thuộc ký thừa ủy quyền.
(Quy định về phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong cơ quan nhà nước)
7. “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệmtrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.” Như vậy người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có phải ký vào văn bản hay không?Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.– “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước phápluật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.” Như vậy người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản có phải vào văn bản hay không? Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.
Trả lời: Việc ký tắt, nháy vào văn bản hay không là một trong những giải pháp do người đứng đầu cở quan tổ chức quyết định (theo quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan để cụ thể hoá quy định của pháp luật về tính trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản và người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
( Hướng dẫn cách viết hoa trong văn bản hành chính)
9. Các báo cáo của UBND cấp huyện gửi cho các sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp xã gửi các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện có cần phải có phần Kính gửi ……… dưới phần tên loại, trích yếu văn bản không.
Trả lời: Việc ghi kính gửi áp dụng đối với Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên điểm b, khoản 9 mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2023/NĐ-CP). Việc xác định cơ quan, tổ chức cấp trên, cấp dưới được căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức bộ máy nhà nước, cơ cấu tổ chức đơn vị.
10. Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 30/2023/NĐ-CP quy định viết hoa trong văn bản hành chính.
Đề nghị được hướng dẫn Trường hợp viết hoa từ Nhân dân, Nhà nước trong tên cơ quan, tổ chức; viết hoa sau dấu (:); viết hoa sau dấu chấm phẩy (;); viết tắt ngày tháng năm trong văn bản hành chính.
11. Điều 7 Nghị định số 30/2023/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính, trong đó có loại Phiếu báo , xin hỏi trường hợp sử dụng loại văn bản này và mẫu Phiếu báo.
Trả lời: Phiếu báo là 1 trong 29 tên loại văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 30/2023/NĐ-CP.Phiếu báo được trình bày theo mẫu 1.4. Phụ lục II Nghị định số 30/2023/NĐ-CP. Việc sử dụng Phiếu báo do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Phương Thảo
Một Số Điểm Mới Của Nghị Định Số 30/2023/Nđ
Võ Thanh Bình – Phó Trưởng phòng TC,HC,TT,TL
Trường chính trị tỉnh Kon Tum
1. Các loại văn bản hành chính
Nghị định 30/2023/NĐ-CP sửa đổi quy định về các loại văn bản hành chính. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2023/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Nhưng hiện nay Nghị định 30/2023/NĐ-CP bỏ các loại văn bản sau khỏi danh sách các loại văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. Bởi “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức1.
2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Tại Điều 5 Nghị định 30/2023/NĐ-CP nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy”. Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2023/NĐ-CP không có quy định về nội dung này.
3. Ký ban hành văn bản
– Về thẩm quyền ký của cấp phó được giao phụ trách: Điểm mới của Nghị định 30/2023/NĐ-CP khi quy định thẩm quyền ký của cấp phó là: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”2. Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2023/NĐ-CP không quy định vấn đề này mà chỉ được quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Vì thế dẫn đến thực tế, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn ghi chức danh cấp phó phụ trách (chẳng hạn như: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH) là không đúng.
– Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2023/NĐ-CP bổ sung quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”3. Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan, đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là rất phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính hiện nay.
– Về mực ký văn bản: Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”4. Trong khi đó, trước đây Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định khi ký không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, dẫn đến người ký văn bản có thể dùng mực đen, màu tím…
– Về ký số: Nghị định 30/2023/NĐ-CP đã bổ sung quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Tại khoản 7 Điều 13 Nghị định này quy định: “Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số”. Tại Phụ lục I của Nghị định này quy định “Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký”.
Nghị định này cũng quy định về chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Theo đó, “Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”. Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo5.
4. Đính chính văn bản đi
Tại khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn… dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.
5. Thu hồi văn bản
Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định về thu hồi văn bản như sau: “Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết”6.
6. Về khổ giấy của văn bản hành chính
Theo quy định tại Nghị định 30/2023/NĐ-CP, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) và được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng 7.
Trước đây, đối với một số loại văn bản hành chính (giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) có thể trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5.
7. Về đánh số trang văn bản
Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất 8. Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer).
8. Về viết hoa trong văn bản hành chính
Trước đây, tại Phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV về viết hoa trong văn bản hành chính hướng dẫn 05 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.
Nghị định 30/2023/NĐ-CP cũng quy định 05 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên đã sửa đổi và bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm. Cụ thể:
– Đối với viết hoa vì phép đặt câu: Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phải viết hoa vì phép đặt câu trong các trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng). Nhưng Nghị định 30/2023/NĐ-CP chỉ bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh, đó là: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Như vậy, chỉ khi dùng 04 loại dấu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình thường.
– Đối với viết hoa tên địa lý: Thông tư số 01/2011/TT-BNV chỉ có một trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thủ đô Hà Nội” nhưng hiện nay Nghị định 30/2023/NĐ-CP bổ sung thêm cả “Thành phố Hồ Chí Minh” vào trường hợp viết hoa đặc biệt.
- Đối với viết hoa các trường hợp khác: Nghị định 30/2023/NĐ-CP có một số điểm mới như sau:
+ Bổ sung quy định: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
+ Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2023/NĐ-CP quy định điểm, khoản không cần viết hoa. Ví dụ: “Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự”; “Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2023/UBTVQH14”9.
+ Nghị định 30/2023/NĐ-CP cũng đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.
1 Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2023/NĐ-CP
2 Tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2023/NĐ-CP
3 Tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 30/2023/NĐ-CP
4 Tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2023/NĐ-CP
5 Tại mục II Phụ lục I Nghị định 30/2023/NĐ-CP
6 Tại khoản 4 Điều 18 Nghị định 30/2023/NĐ-CP
7, 8 Tại mục I Phụ lục I Nghị định 30/2023/NĐ-CP
9 Tại mục I Phụ lục II Nghị định 30/2023/NĐ-CP
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Ký Số Theo Nghị Định Số 30/2023/Nđ trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!