Xu Hướng 3/2024 # Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng # Top 7 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng được cập nhật mới nhất tháng 3 năm 2024 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau: Số tư liệu: 139/VTLTNN-TTTH

Ngày ban hành: 14-03-2009

Nguồn: Các Bộ và ngang bộ

Tệp đính kèm: Tài liệu đính kèm

Kính gửi: – Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

– HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

– Văn phòng Quốc hội;

– Văn phòng Chủ tịch nước;

– Văn phòng Trung ương Đảng;

– Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

– Toà án nhân dân tối cao;

– Kiểm toán nhà nước;

– Cơ quan trung ương của các đoàn thể;

– Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau:

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi, đối tượng

Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Mục đích

Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

3. Yêu cầu

a) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.

b) Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.

c) Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.

d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.

Nội dung chi tiết trong tệp đính kèm.

Tăng Cường Xử Lý Văn Bản, Hồ Sơ Công Việc Trên Môi Trường Mạng

(Chinhphu.vn) – Văn phòng Chính phủ vừa có văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

                                                                        

Để tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc (trừ hệ mật) trên môi trường mạng bảo đảm an toàn thông tin, tránh lộ lọt dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, ngành, địa phương chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và xử lý công việc của cơ quan; lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp thực hiện nâng cấp, hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tích hợp giải pháp dịch vụ ký số cá nhân, tổ chức của Ban Cơ yếu Chính phủ (Bộ Quốc phòng) bảo đảm xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng hướng tới mục tiêu bộ, ngành, địa phương “không giấy tờ”.

Đồng thời khẩn trương rà soát, đăng ký nhu cầu sử dụng chứng thư số cho cơ quan, tổ chức, cá nhân là lãnh đạo cấp vụ, cục, sở và tương đương trở lên gửi Ban Cơ yếu Chính phủ (Bộ Quốc phòng) để cấp phát chứng thư số phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử, xử lý công việc trên môi trường mạng tại Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/01/2024 của Thủ tướng Chính phủ.

Các bộ, ngành, địa phươg chủ trì, phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ (Bộ Quốc phòng) để triển khai các giải pháp bảo mật, tích hợp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và trên thiết bị di động phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm bảo mật và an toàn thông tin.

Bố trí đầy đủ thiết bị, giải pháp để triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin phù hợp với cấp độ an toàn của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số 85/2024/NĐ-CP ngày 01/7/2024 của Chính phủ, Chỉ thị số 14/CT-TTg ngày 07/6/2024 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 03/2024/TT-BTTTT ngày 24/4/2024, công văn số 3001/BTTTT-CATTT ngày 06/9/2024 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan, tổ chức nhà nước và các trách nhiệm nếu để lộ lọt thông tin trong quá trình gửi, nhận văn bản điện tử, xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng; chủ trì, phối hợp thường xuyên kiểm tra, đánh giá an ninh mạng, an toàn thông tin hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Các bộ, ngành, địa phương ưu tiên bố trí kinh phí hoàn thành việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng trước ngày 30/6/2024 theo quy định tại Quyết định số 28/2024/QĐ-TTg ngày 12/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ.

Các đồng chí Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gương mẫu trong sử dụng chữ ký số cá nhân phê duyệt các hồ sơ, văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng.

Văn phòng Chính phủ tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Văn phòng Chính phủ bảo đảm việc gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 28/2024/QĐ-TTg ngày 12/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ; chia sẻ kinh nghiệm tổ chức, triển khai với các bộ, ngành, địa phương có yêu cầu. Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ và các thông suốt, ổn định của Trục liên thông văn bản quốc gia, Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ theo quy định tại Nghị định số 85/2024/NĐ-CP ngày 01/7/2024 của Chính phủ.

Bộ Nội vụ trong tháng 9/2024, trình Chính phủ ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư để bảo đảm hành lang pháp lý cho việc gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng theo nhiệm vụ được giao tại Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2024 của Chính phủ.

Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ giá an toàn thông tin hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia. Điều phối huy động ứng phó, khắc phục sự cố an toàn thông tin mạng trên Trục liên thông văn bản quốc gia, Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ; kiểm soát quá trình vận hành, bảo đảm đường truyền Mạng Truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước hoạt động thông suốt, ổn định đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 28/2024/QĐ-TTg ngày 12/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của bộ, ngành, địa phương theo quy định của pháp luật.

Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và ninh mạng, thường xuyên kiểm tra, giám sát an ninh mạng; kiểm tra an ninh, an toàn thông tin các thiết bị công nghệ thông tin, điện – điện tử trước khi đưa vào sử dụng; ứng phó, khắc phục sự cố an ninh mạng đối với Trục liên thông văn bản quốc gia, Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ.

Ban Cơ yếu Chính phủ (Bộ Quốc phòng) chủ trì, phối hợp các bộ, ngành, địa phương triển khai cấp phát đầy đủ chứng thư số theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/01/2024 và triển các giải pháp mã hóa dữ liệu, tích hợp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, thiết bị di động phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia bảo đảm bảo mật và an toàn thông tin.

Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến

Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

1. MỤC ĐÍCHCông tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.2. PHẠM VIQuy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. – Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT – LĐCC: Lãnh đạo chi cục– CBVT: Cán bộ văn thư.5. NỘI DUNG QUY TRÌNH5.1 Quy trình quản lý văn bản đến5.1.1 Lưu đồ

Quản Lý Văn Bản Đi Đến Trong Doanh Nghiệp

Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước

Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước 1. Phân theo hiệu lực pháp lý Văn hán quy phạm pháp luật Là văn bản: – Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định. – Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương. – Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN. Văn bản cá biệt Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,… Văn bản hành chính VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,… Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

2. Phân theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành VBQPPL Hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là: – Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết. – UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết. – Chủ tịch nước: lệnh, quyết định. – Chính phủ: nghị quyết, nghị định. – Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị. – Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư. – Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết. – Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư. – HĐND các cấp: nghị quyết. – UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị. – Thông tư liên tịch

Văn bản hành chính VB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm: – Thòng cáo – Thông báo – Chương trình – Kế hoạch công tác – Đề án: – Báo cáo – Tờ trình – Biên bản – Công điện – Hợp đồng – Công văn – Giấy chứng nhận – Giấy đi đường – Giấy nghỉ phép – Giấy mời – Phiếu gửi

Văn bản quản lý Nhà nước được định nghĩa là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan NN ban hành nhằm mục đích điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan NN với nhau hoặc giữa các cơ quan NN với các cá nhân, tổ chức. VBQLNN khác với VB thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức, hiệu lực pháp lý.Là văn bản:– Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định.– Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương.– Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN.Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,…VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,…VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mìnhHình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:– Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.– UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.– Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.– Chính phủ: nghị quyết, nghị định.– Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.– Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.– Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.– Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.– HĐND các cấp: nghị quyết.– UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.– Thông tư liên tịchVB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm:– Thòng cáo– Thông báo– Chương trình– Kế hoạch công tác– Đề án:– Báo cáo– Tờ trình– Biên bản– Công điện– Hợp đồng– Công văn– Giấy chứng nhận– Giấy đi đường– Giấy nghỉ phép– Giấy mời– Phiếu gửi

Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Cách “Chuẩn Hóa” Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Văn Bản Đi

Quản lý văn bản đến và văn bản đi như thế nào khoa học, chuyên nghiệp? Công tác quản lý văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động của các phòng ban và công việc chung được ổn định.

“Chuẩn hóa” quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

2. Cách quản lý văn bản đến, văn bản đi khoa học, chuyên nghiệp

Công tác quản lý văn bản đi đến bao gồm nhiều khâu: Soạn thảo, phát hành, xử lý và lưu trữ văn bản.

Hệ thống văn bản của doanh nghiệp cần được trình bày theo một quy chuẩn nhất định, thể thức và bố cục thống nhất. Các văn bản cùng một loại cần theo một mẫu nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần.

Quản lý quá trình phát hành văn bản đi, nhận văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.

Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.

Phân loại văn bản để lưu trữ.

Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.

Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.

Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.

Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.

Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.

Khâu lưu trữ văn bản đi, đến đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, khai thác thông tin để phục vụ cho công việc, tránh lãng phí thời gian, hạn chế tình trạng mất dữ liệu:

Lưu trữ văn bản đến – đi theo hình thức tập trung, tại một đầu mối hoặc một phương thức thống nhất để mọi người cùng được biết và dễ dàng tìm kiếm.

Lưu trữ và sắp xếp văn bản đi, đến theo trình tự và theo mục, theo phân loại ban đầu.

Thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng lưu trữ văn bản, đưa văn bản vào lưu trữ ngay khi các bộ phận giải quyết xong.

3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản đến, văn bản đi hiệu quả, chuyên nghiệp

Đa phần các phương thức quản lý văn bản đi, văn bản đến truyền thống tồn tại nhiều hạn chế: Mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí (nhân sự, văn phòng phẩm, thuê kho lưu trữ, phí vận chuyển), tiềm ẩn các rủi ro về thất lạc, mất, cháy hoặc hỏng văn bản,… Hiểu được những vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice nhằm cải tiến toàn diện quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp.

Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Cập nhật công văn đi, đến đầy đủ.

Phân loại và phê duyệt công văn theo thời gian ngày cập nhật, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực hoặc hết hiệu lực,…

CloudOffice cho phép quản lý theo phân hệ nhiều cấp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, CloudOffice còn nhiều tính năng ưu việt khác, không chỉ quản lý văn bản mà còn bao gồm các nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp. Sử dụng CloudOffice sẽ cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính – văn phòng của doanh nghiệp.

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!