Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng # Top 6 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng # Top 6 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau: Số tư liệu: 139/VTLTNN-TTTH

Ngày ban hành: 14-03-2009

Nguồn: Các Bộ và ngang bộ

Tệp đính kèm: Tài liệu đính kèm

Kính gửi: – Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

– HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;

– Văn phòng Quốc hội;

– Văn phòng Chủ tịch nước;

– Văn phòng Trung ương Đảng;

– Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

– Toà án nhân dân tối cao;

– Kiểm toán nhà nước;

– Cơ quan trung ương của các đoàn thể;

– Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.

Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;

Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư như sau:

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi, đối tượng

Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Mục đích

Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

3. Yêu cầu

a) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000.

b) Phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức.

c) Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) phải chính xác, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.

d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mất mát, thất lạc.

Nội dung chi tiết trong tệp đính kèm.

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến

Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

1. MỤC ĐÍCHCông tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.2. PHẠM VIQuy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. – Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT – LĐCC: Lãnh đạo chi cục– CBVT: Cán bộ văn thư.5. NỘI DUNG QUY TRÌNH5.1 Quy trình quản lý văn bản đến5.1.1 Lưu đồ

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là điều kiện cần thiết và là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những loại hình văn bản đến không được đăng ký tại phòng văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn cấp như: ”Hỏa tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

Các bước xử lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Các bước trong quy trình giải quyết văn bản đi

Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

Phần mềm quản lý văn bản đi và đến Doceye

Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Khi người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến và văn bản đi trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye

Phần mềm quản lý văn bản Doceye giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí quản lý và tài liệu được bảo quản bảo mật: So với việc quản lý văn bản đi và đến giấy gây tốn chi phí quản lý và bảo quản tài liệu như trước đây, phần mềm quản lý văn bản DocEye sẽ được chuyển cấu trúc về dạng dữ liệu số và được tích hợp vào hệ thống phần mềm của doanh nghiệp hoặc lưu vào bản CD, DVD,…. theo nhu cầu riêng của từng khách hàng. Nhờ đó tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu giấy.

Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả: DocEye được vận hành theo cơ chế bảo mật nhiều lớp, đảm bảo quy trình an ninh thông tin ISO/IEC 27001: 2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 giúp việc quản lý văn bản đi và đến được đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh tình trạng thất thoát trong quá trình sử dụng tài liệu so với trước đây.

Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ

VT ioDocs – Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.

Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.

Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.

Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.

Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.

Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.

Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.

Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.

Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – Công ty con)

Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.

Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.

Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.

Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.

Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Quản Lý Văn Bản Đi Văn Bản Đến Và Lập Hồ Sơ Trong Môi Trường Mạng trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!