Xu Hướng 1/2023 # Scan Tài Liệu Như Thế Nào? # Top 10 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 1/2023 # Scan Tài Liệu Như Thế Nào? # Top 10 View

Bạn đang xem bài viết Scan Tài Liệu Như Thế Nào? được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

June 21, 2016

Scan tài liệu như thế nào? Scan tài liệu là gì đó là câu hỏi mà nhiều người dùng có nhu cầu nhưng chưa hình dung được cách thức làm việc cũng như các công cụ cần có để thực hiện việc Scan tài liệu , hay còn gọi là quét tài liệu các khổ A6-A4-A3, quét sách văn bản hóa đơn chứng từ ….

Chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình Scan tài liệu như thế nào?

Tài liệu cần scan

Scan tài liệu là gì?

Để biến những văn bản, tài liệu trên giấy thành những file lưu vào máy tính cho gọn và dễ tìm, người ta sẽ thực hiện như thế nào: Nhờ một phần mềm nhận dạng ký tự hay quét thành file ảnh? Thực ra, giải pháp khả thi cho công việc số hóa tài liệu này là quét thành những file PDF dễ dàng sử dụng, di chuyển.

Nếu bạn đang lưu trữ khá nhiều tài liệu cũ ở dạng sách, báo, giấy tờ viết tay… và luôn thấp thỏm lo sợ chúng sẽ bị mục nát theo thời gian, cũng như mất nhiều thời gian kiểm tra và bảo quản chúng thì có một cách giúp bạn quẳng đi gánh nặng này với chi phí khoảng chừng 850.000 đồng. Đó là số hóa tất cả những gì có thể bằng một máy quét hình (scanner), hay còn gọi là máy scan, tất nhiên là bạn đã có máy tính.

Chọn máy scan

Hiện nay trên thị trường chỉ có loại máy scan khổ A4 của các nhãn hiệu Genius, HP, Epson. Tuy nhiên, vì mục đích chính là dùng vào việc số hóa tài liệu nên bạn có thể không cần quan tâm đến nhãn hiệu hay độ phân giải tối đa của từng loại máy scan. Do vậy bạn có thể chọn loại máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải 1200×2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim mà đắt tiền.

Sau đó, kết nối với máy tính bằng cáp USB kèm theo máy rồi cài chính xác driver cho nó. Thông thường, trên các đĩa CD kèm theo máy sẽ có rất nhiều chương trình hỗ trợ scan của nhà sản xuất nhưng bạn chỉ cần cài driver và phần mềm hỗ trợ scan là đủ.

Cài phần mềm scan

Để dễ quản lý và lưu trữ cài tài liệu, bạn nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay vì file hình dạng JPG, mặc dù kích thước file JPG nhỏ hơn khoảng 10% so với file PDF. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất có chức năng scan tạo file PDF thì bạn không cần phải cài thêm các phần mềm hỗ trợ scan khác. Còn nếu thấy phần mềm này rối rắm, khó dùng và chức năng scan tạo PDF không tối ưu, hoặc không có chức năng scan tạo file PDF, bạn hãy cài thêm phần mềm Softi Scan to PDF ( dùng thử trong 30 ngày) để thực hiện nhanh việc scan tạo file PDF.

Ngoài ra, nếu muốn lưu tài liệu số hóa ở dạng chỉnh sửa được, bạn có thể cài thêm phần mềm VnDOCR của Viện Công nghệ thông tin để scan và nhận dạng tài liệu tiếng Việt và phần mềm miễn phí chúng tôi để scan và nhận dạng tài liệu tiếng Anh. Tuy nhiên, cách này sẽ ngốn nhiều thời gian của bạn khi thực hiện.

Số hóa tài liệu

– Tạo file văn bản: Nếu là văn bản tiếng Anh, bạn cài và chạy phần mềm chúng tôi ; bấm nút Scan để Scan tài liệu cần thực hiện hoặc bấm nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình, bấm nút OCR; nội dung văn bản của tài liệu sẽ hiện trong khung bên trái, bạn có thể lưu thành file text hoặc copy vào các chương trình khác. Xong, bấm nút Clear Text Windows xóa nội dung và bắt đầu cho tài liệu khác. Còn để scan và lưu thành file văn bản tiếng Việt từ các tài liệu tiếng Việt, bạn cài phần mềm VnDOCR. Cửa sổ làm việc của chương trình này cho phép bạn scan file tài liệu hoặc mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình. Tuy nhiên chương trình này còn khá nhiều hạn chế (chẳng hạn, chỉ làm việc với file hình đen trắng nhưng lại không có chức năng chuyển file hình màu về dạng đen trắng theo chuẩn của chương trình…) nên việc thực hiện cực kỳ khó nhọc.

Bản Scan Là Gì? Công Nghệ Scan Như Thế Nào? Lừa Đảo? Tội Phạm???

Trong in ấn thì thường hay dùng từ bản sao, bản photocopy, bản in, bản cứng bản mềm… và thế là bản in (hợp đồng, sổ đỏ, hóa đơn chứng từ, công văn…) những thứ mà được “scan màu” từ bản cứng sau đó in màu ra có chỉnh sửa nội dung cho phù hợp được gán luôn từ ” bản scan “.

Bản scan là bản in màu, in màu trên giấy có nội dung phù hợp với mục đích của người in. Nội dung được chỉnh sửa bằng các phần mềm chỉnh sửa ảnh. Ảnh dùng để chỉnh sửa thường là các văn bản của cá nhân, tổ chức và thường có dấu đỏ và chữ ký.

Giấy scan là một công cụ quan trọng hỗ trợ tạo ra các bản in với yêu cầu độ chính xác và độ nét không quá cao. giấy scan thường được dùng cho các bản vẽ trong xây dựng, tạo ra các tác phẩm nghệ thuật đặc sắc, phong bì cưới, thiệp và giấy mời.

Scan ảnh là quét hình ảnh trên giấy bằng quang học của máy scan. Ánh sáng được phát ra sẽ ghi nhận hình ảnh rồi lưu trữ dưới dạng ảnh kỹ thuật số. Việc chuyển hình ảnh trên giấy thành ảnh kỹ thuật số được lưu trữ trong một thiết bị như máy vi tính, người ta gọi đó là scan ảnh.

Tội phạm sử dụng công nghệ nào để lừa đảo?

Thưa các bạn, trong thời gian qua chúng ta đã được chứng kiến hàng loạt vụ lừa đảo chiếm đoạt tài sản như mua bán nhà, ký hợp đồng mua bán rồi bị lừa tiền… Mà tội phạm chủ yếu sử dụng giấy tờ giả, hay còn gọi là bản scan dấu đỏ. Tội phạm thường chỉ lấy mẫu con dấu và chữ ký cần thiết rồi cho vào máy scan màu để đưa vào máy tính (số hóa). Sau đó chế ra một hợp đồng hay một hóa đơn hoặc giấy tờ gì đó có nội dung đúng với ý muốn. Rồi dùng phần mềm chỉnh sửa ảnh (phổ biến nhất là photoshop) lồng ghép dấu và chữ ký cần dùng lên giấy tờ đó một cách khéo léo.

Ở bước này tội phạm thường in màu ra là hoàn thành mục đích của mình.

Các bước trên làm không khó, chỉ cần hiểu một chút về phần mềm chỉnh sửa ảnh và cộng thêm một chút chi phí mua máy (khoảng 10 triệu đồng) cho cả máy scan và in màu máy tính là có thể phục vụ mục đích chế bản scan để lừa đảo.

Ngoài in màu dấu đỏ bằng máy in màu ra còn có thể sử dụng phương pháp khác là khắc dấu. Tuy nhiên phương pháp này vẫn phải ký và việc khắc dấu không phải ai cũng làm được.

Chính vì thế mà bản scan dấu đỏ ngày càng phổ biến trong các vụ án lừa đảo.

Giới thiệu địa chỉ Scan tài liệu, ảnh uy tín chất lượng

Cảm ơn các bạn đã đọc!

Công ty TNHH Dịch vụ công nghệ Thiên Hằng

Hướng Dẫn Scan Tài Liệu Với 3 Bước Đơn Giản

Trong thời đại công nghệ hiện đại như ngày nay thì máy scan cũng như máy in là thiết bị không thể thiếu. Người dùng có thể scan được nhiều loại tài liệu văn bản khác nhau như báo cáo, file tài liệu, các tài liệu quan trọng cần phải sao lưu hoặc cần phải gửi mail cho đồng nghiệp hoặc đối tác bạn có thể thực hiện dễ dàng trên chiếc máy scan.

Bước 1: Chuẩn bị

Để scan tài liệu, bước đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị:

1. Một máy scan

Việc cài đặt phần mềm thường khá đơn giản. Thực hiện theo các hướng dẫn được cung cấp trong phần hướng dẫn sử dụng để cài đặt.

2. Phần mềm phù hợp

Để chạy máy scan, bạn cần phải có các phần mềm phù hợp. Các chương trình như Adobe Acrobat cho phép bạn có thể chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được. Ngoài ra các chương trình như Adobe Photoshop cho phép bạn chỉnh sửa và fix các lỗi scan ảnh hoặc chuyển tài liệu scan vào spread lớn hơn.

3. Các tài liệu để scan

Bước 2: Scan tài liệu

1. Mở máy scan

Sau khi máy scan đã kết nối với máy tính, bây giờ bạn có thể bắt đầu quá trình scan tài liệu của mình. Mở nắp máy scan lên, giống như cách mà bạn mở máy photo.

2. Úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được đánh dấu trên máy, vị trí này thường được đánh dấu hình mũi tên hoặc số 0. Sau khi đặt đúng vị trí thì đậy nắp máy lại.

3. Mở phần mềm scan

Bước tiếp theo là mở phần mềm scan trên máy tính của bạn. Bạn có thể truy cập các phần mềm này bằng nhiều cách khác nhau. Cố gắng cài đặt các phần mềm thành các biểu tượng có thể dễ dàng có thể truy cập được.

4. Điều chỉnh cài đặt máy scan

Điều chỉnh một số cài đặt cần thiết trước khi scan tài liệu của bạn. Một số tài liệu chỉ cần scan đen trắng, nhưng một số tài liệu khác yêu cầu scan cả ảnh và poster. Khi đó mở cài đặt máy scan và điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của bạn.

5. Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu của bạn.

6. Điều chỉnh thêm nếu cần thiết. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn có thể điều chỉnh thêm, chẳng hạn như thay đổi hướng của hình ảnh,….

Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu của bạn

1. Chỉnh text: Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn có thể thiết lập Acrobat để tìm các văn bản cần scan.

2. Chỉnh sửa hình ảnh: Mở hình ảnh bằng cách sử dụng các phần mềm hình ảnh cơ bản trên máy tính hoặc mở Photoshop. Tại đây bạn có thể chỉnh sửa độ sáng,… của hình ảnh.

Hướng Dẫn Cách Scan Tài Liệu Sang Pdf Cho Vào Máy Tính

Một vài hướng dẫn cách scan tài liệu từ văn bản, ảnh thành file pdf cho vào máy tính cực kỳ đơn giản mà bạn đọc nên biết

Hướng dẫn scan tài liệu sang PDF vào máy tính

Nếu bạn đang lưu trữ khá nhiều tài liệu cũ ở dạng sách, báo, giấy tờ viết tay… và luôn thấp thỏm lo sợ chúng sẽ bị mục nát theo thời gian, cũng như mất nhiều thời gian kiểm tra và bảo quản chúng thì có một cách giúp bạn quẳng đi gánh nặng này với chi phí khoảng chừng 850.000 đồng. Đó là số hóa tất cả những gì có thể bằng một máy quét hình (scanner), hay còn gọi là máy scan, tất nhiên là bạn đã có máy tính.

Hiện nay trên thị trường chỉ có loại của các nhãn hiệu Genius, HP, Epson, plustek. Tuy nhiên, vì mục đích chính là dùng vào việc số hóa tài liệu nên bạn có thể không cần quan tâm đến nhãn hiệu hay độ phân giải tối đa của từng loại máy scan. Do vậy bạn có thể chọn loại máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải 1200×2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim mà đắt tiền.

2. Cài phần mềm scan

Để dễ quản lý và lưu trữ cài tài liệu, bạn nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay vì file hình dạng JPG, mặc dù kích thước file JPG nhỏ hơn khoảng 10% so với file PDF. Nếu phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất có chức năng scan tạo file PDF thì bạn không cần phải cài thêm các phần mềm hỗ trợ scan khác.

3. Số hóa tài liệu

– Tạo file văn bản: Nếu là văn bản tiếng Anh, bạn cài và chạy phần mềm chúng tôi ; bấm nút Scan để scan tài liệu cần thực hiện hoặc bấm nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu ở dạng file hình, bấm nút OCR; nội dung văn bản của tài liệu sẽ hiện trong khung bên trái, bạn có thể lưu thành file text hoặc copy vào các chương trình khác. Xong, bấm nút Clear Text Windows xóa nội dung và bắt đầu cho tài liệu khác.

Nhờ dùng công nghệ mới và phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất, hiện nay đa số các máy scan đều có tính năng tự động nhận dạng vùng tài liệu cần scan trên trang giấy và bỏ đi những vùng trống xung quanh tài liệu, hoặc tự động nhận và bắt (chọn) tất cả các tài liệu đặt rời rạc trên mặt quét của máy scan rồi lần lượt quét các vùng chọn. Cách này sẽ giúp bạn đỡ nhọc công nhưng tài liệu thu được sẽ không rõ.

Tốt nhất, bạn hãy bấm nút Preview, quét chọn vùng scan rồi bấm nút Scan. Khi bấm nút Preview, đèn quét của máy sẽ đi qua tất cả các vùng mà tài liệu đang chiếm trên mặt quét, do vậy nếu đặt cùng lúc nhiều tài liệu trên mặt quét thì bạn sẽ mất nhiều thời gian chờ hơn so với việc đặt từng tài liệu vào mặt quét.

Khi thực hiện scan, dung lượng trống của phân vùng ổ đĩa C sẽ cạn dần nhưng phần dung lượng này sẽ được khôi phục khi bạn lưu file hay tắt các chương trình scan. Do vậy, bạn chừa hoặc dọn dẹp sao cho phân vùng ổ đĩa C còn trống ít nhất là 3 GB.

Mỗi thiết bị có chức năng quét hình vào máy tính (máy scan, camera, webcam…) thường có 2 chuẩn scan, được phân biệt bằng tiền tố TWAIN hoặc WIA trước tên thiết bị. Trong đó, chuẩn WIA thường dễ dùng hơn so với chuẩn TWAIN.

Khi scan, bạn chỉ cần để độ phân giải 200 dpi là vừa, không cần thiết lập cao hơn làm tăng kích thước file, và nên chọn chế độ scan màu (color) thay vì chế độ đơn sắc (Grayscale hoặc Black and White) để giữ nguyên hình ảnh thực của tài liệu. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu bị ố vàng, bạn có thể chọn chế độ scan đơn sắc để thấy tài liệu mới hơn.

Bạn có thể khắc một con dấu làm tên tủ sách của mình và đóng lên bề mặt tài liệu trước khi scan để nhận dạng được tài liệu của mình khi thất thoát hoặc để người đọc biết đến công trình của bạn.

Một khi đã số hóa tài liệu, ngoài việc lưu trữ file tài liệu trên đĩa cứng, bạn có thể ghi chúng lên đĩa CD/DVD để tạo thêm bản dự phòng.

Bước 1: Đầu tiên, tiến hành kết nối máy scan với máy tính: Tùy thuộc vào loại máy scan mà bạn lựa chọn để kết nối bằng thiết bị khác nhau: USB, hoặc mạng

Bước 2: Đưa tài liệu muốn scan chuyển thành tập tin PDF vào máy

Bước 4: Soạn dòng chữ Fax and Scan (Fax và Scan) trong khu Start. Lúc này máy tính sẽ mở ra chương trình scan cho bạn

Bước 5: Đưa chuột vào nút Fax and Scan – biểu tượng máy nằm phía cửa sổ Start.

Bước 6: Nhấn chuột vào nút New Scan (Scan mới) ở góc bên dưới cửa sổ. Ấn chuột vào đây bạn sẽ được mở ra một cửa sổ mới.

Bước 7: Chắc chắn rằng máy scan của bạn đã được chọn. Tiến hành kiểm tra nếu trong mạng có nhiều máy scan ở phần Scanner (máy scan) ở phía cửa sổ để chắc chắn đúng chiếc máy scan bạn mong muốn. Ngược lại, nếu không phải máy như mong muốn hãy nhấp chuột vào Change (thay đổi)…để đưa ra sự thay đổi khác.

Bước 8: Chọn loại tài liệu: Đưa chuột vào profile (cá nhân) rồi tùy chọn theo ý muốn:

Bước 9: Muốn chọn kiểu máy bạn đưa chuột vào phần “Source” (Nguồn) để có lựa chọn:

Chọn Feeder (khay nạp): nếu muốn tài liệu đưa vào máy như máy trượt. Thông thường cách này được dùng nhiều nếu muốn tạo thành file PDF

Chọn Flatbed (Hình phẳng): Chọn chương trình này nếu máy scan của bạn có nắp, bạn cần lật nắp để đặt tài liệu.

Bước 10: Nhấn chuột tìm đến nút scan ở phía cuối cửa sổ để bắt đầu đưa tài liệu vào máy tính. Đồng thời, bạn cũng có thể thay đổi màu sắc ở bước này.

Bước 12: Nhấn chuột vào Print (In): Tùy chọn mục đã được thả xuống theo ý muốn

Bước 13: Nhấn chuột vào Printer (máy in), bạn tìm đến hộp ở góc trái cửa sổ.

Bước 14: Chọn Microsoft Print to PDF ( In thành file PDF) trong menu Printer đã thả xuống

Bước 15: Chọn Print

Bước 16: Chọn nơi lưu tài liệu mong muốn

Bước 17: Nhập tên tài liệu PDF đã scan theo ý

Bước 18: Nhấn nút chuột SAVE

Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI Hotline: 0904 805 255 Email: support@fsivietnam.com.vn Website: Facebook: chúng tôi – chúng tôi https://www.facebook.com/fsivietnam.com.vn/

Cập nhật thông tin chi tiết về Scan Tài Liệu Như Thế Nào? trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!