Bạn đang xem bài viết Dạng Văn Bản Iso 9001: 2023 được cập nhật mới nhất tháng 12 năm 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2023 đã không còn sử dụng thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả 2 loại văn bản này đã được gộp chung thành ”thông tin dạng văn bản”
Tài liệu và Hồ sơNhững yêu cầu trong tiêu chuẩn yêu cầu “duy trì thông tin dạng văn bản” là nói đến tài liệu và yêu cầu “ lưu giữ thông tin dạng văn bản” là nói đến hồ sơ. Biểu mẫu là một tài liệu, khi biểu mẫu được điền vào nó sẽ trở thành một bản ghi. Hầu hết các tài liệu và hồ sơ đều được kiểm soát theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2023 được đề cập trong điều 7.5.
Các yêu cầu đối với tài liệu trong tiêu chuẩn ISO 9001: 2023 là gì?Thông tin dạng văn bản của bạn phải bao gồm các tài liệu và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn và cần thiết để hoạt động tổ chức của bạn có hiệu quả. ISO 9001: 2008 yêu cầu sáu thủ tục cụ thể để tuân thủ. ISO 9001: 2023 không còn yêu cầu các thủ tục, nhưng nếu tổ chức của bạn cần chúng để có hiệu quả, bạn phải có chúng.
Thông tin dạng văn bản được sử dụng làm bằng chứng về sự phù hợp, cung cấp tính nhất quán về cách một quy trình được thực hiện, hỗ trợ đào tạo và ngăn ngừa mất kiến thức. Nếu bạn có một quy trình phức tạp hoặc không nhất quán, bạn nên ghi lại quy trình đó. Ngoài ra, hãy xem xét việc ghi lại bất kỳ quy trình nào mà chỉ một nhân viên biết cách thực hiện. Điều này bảo vệ tổ chức khỏi bị mất kiến thức trong trường hợp nhân viên đó không còn làm việc tại tổ chức.
Tiêu chuẩn 9001 vẫn yêu cầu các thông tin dạng văn bản sau:
– Chính sách chất lượng.
– Mục tiêu chất lượng.
– Phạm vi QMS.
Kiểm soát thông tin dạng văn bản có nghĩa là bạn có một quy trình để xác định, xem xét và phê duyệt tài liệu cũng như sử dụng định dạng và phương tiện thích hợp cho nội dung của thông tin dạng văn bản. Bạn cần đảm bảo thông tin dạng văn bản có sẵn cho những người cần truy cập, được bảo vệ, phiên bản được kiểm soát và các phiên bản cũ / không hoạt động phải được xử lý đúng cách.
Bạn có thể choáng ngợp khi biết thông tin dạng văn bản nào cần đưa vào QMS của bạn và tốn nhiều thời gian để phát triển. Một chuyên gia tư vấn giỏi sẽ hỗ trợ và hướng dẫn bạn cách thức xây dựng và thực hiện để đạt được chứng chỉ iso thành công. Liên hệ ngay Viện UCI để được hỗ trợ tư vấn.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2023 không còn sử dụng các thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ”. Cả hai hiện được gọi là “thông tin dạng văn bản”. Theo định nghĩa ISO 9001: 2023, thuật ngữ thông tin dạng văn bản đề cập đến thông tin phải được kiểm soát và duy trì. Do đó, nó hy vọng rằng bạn cũng duy trì và kiểm soát phương tiện cũng như thông tin.
Niêm Yết Iso: Kiểm Soát Thông Tin Dạng Văn Bản (Tài Liệu, Hồ Sơ)
1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, phân phối và quản lý các thông tin được lập thành văn bản (dạng tài liệu và hồ sơ) thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Sở nhằm đảm bảo:
+ Phê duyệt tài liệu đảm bảo đúng quy định pháp luật trước khi ban hành;
+ Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu;
+ Đảm bảo nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu;
+ Đảm bảo các văn bản của tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng;
+ Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết;
+ Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát. Ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại với mục đích nào đó.
+ Sắp xếp, quản lý khoa học, thống nhất hồ sơ lưu.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Hướng dẫn kiểm soát thông tin lập thành văn bản chỉ áp dụng để kiểm soát các tài liệu và hồ sơ thuộc hệ thống chất lượng bao gồm:
+ Chính sách, mục tiêu chất lượng
+ Các quy trình; quy định
+ Hướng dẫn công việc
+ Biểu mẫu
+ Kết quả công việc đã thực hiện
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 (điều 7.5)
Bản mô tả mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2023.
4. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT
Thông tin dạng văn bản: thông tin yêu cầu phải được kiểm soát và được duy trì bởi một tổ chức và phương tiện được trình bày hoặc lưu trữ (dưới bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào).
Tài liệu: là các thông tin dạng văn bản phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm Chính sách, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như các văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu do các tổ chức, nhà xuất bản ban hành được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong hệ thống chất lượng.
Hồ sơ: là các thông tin dạng văn bản dùng để công bố các kết quả hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện của Hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm những văn bản hành chính, chuyên ngành, những văn bản, biểu mẫu đã ghi chép phát sinh trong thực hiện những quy định của hệ thống quản lý chất lượng hoặc bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra.
Chú thích:
+ Hồ sơ chất lượng có thể được sử dụng để lập tài liệu về xác định nguồn gốc và để cung cấp bằng chứng về kiểm tra xác nhận hoặc hành động khắc phục.
+ Hồ sơ không thuộc diện kiểm soát sửa đổi.
HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng.
5. NỘI DUNG
5.1 Kiểm soát thông tin lập thành văn bản (dạng tài liệu)
TT
Hoạt động
Trách nhiệm
Thời gian
Biểu mẫu/Kết quả
A.
Tạo lập và cải tiến tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng
1
Xác định tài liệu hệ thống cần tạo lập:
+ Chính sách chất lượng
+ Mục tiêu chất lượng
+ Bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng
+ Các quy trình, quy định, hướng dẫn dùng để vận hành và kiểm soát HTQLCL.
+ Các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.
+ Các phụ lục, biểu mẫu.
Ban chỉ đạo ISO
Thường xuyên
(BM-HT-01-01)
2
Phân công trách nhiệm biên soạn, soát xét, phê duyệt
Tài liệu hệ thống sau khi được xác định, tiến hành tổ chức phân công soạn thảo, trong đó:
Trưởng ban chỉ đạo
Sau khi xác định tài liệu
TT
Loại tài liệu
Người viết
Kiểm tra
Phê duyệt
1
Chính sách chất lượng
Thư ký Ban chỉ đạo ISO
Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO
Trưởng ban chỉ đạo ISO
2
Mục tiêu chất lượng
Cán bộ được phân công
Lãnh đạo phòng
Trưởng ban chỉ đạo ISO
3
Văn bản mô tả hệ thống và phạm vi áp dụng
Thư ký Ban chỉ đạo ISO
Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO
Trưởng ban chỉ đạo ISO
4
Quy trình/hướng dẫn
Cán bộ được phân công
Phó Trưởng ban chỉ đạo ISO
Trưởng ban chỉ đạo ISO
4
Triển khai tạo lập và hoàn thiện tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
Cán bộ được phân công
Lãnh đạo Sở
Theo thời gian được phân công
Thông tin lập văn bản (các thủ tục, quy trình, quy định, hướng dẫn)
4.1 Bố cục các tài liệu (Đối với Quy trình/ Quy định/ Hướng dẫn sẽ bao gồm các mục sau):
MỤC ĐÍCH: nêu mục đích ra đời của tài liệu.
PHẠM VI ÁP DỤNG: nêu đối tượng tác động hoặc bị tác động của tài liệu.
ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT: giải thích các từ, các từ viết tắt
NỘI DUNG: mô tả chi tiết cách thức thực hiện hoặc quy định cần phải tuân thủ
HỒ SƠ CẦN LƯU: quy định loại hồ sơ, thời gian và trách nhiệm lưu hồ sơ.
4.2 Mã số tài liệu được quy định:
Loại tài liệu
Ký hiệu
Quy trình
QT.XX.nn
Quy định
QĐ.XX.nn
Hướng dẫn
HD.XX.nn
Biểu mẫu
BM.XX.nn.mm
Trong đó:
nn là số thứ tự tài liệu được ban hành bởi các phòng soạn thảo tài liệu, bắt đầu từ 01, được đánh theo thứ tự liền nhau.
mm là ký hiệu của biểu mẫu trong một Quy trình.
Bộ phận
Ký hiệu
Văn phòng Sở
VP
Thanh tra Sở
TTr
…
…
4.3 Phiên bản tài liệu:
Phiên bản tài liệu được quy ước: xx/yy. Trong đó xx là ký hiệu lần ban hành, yy là ký hiệu lần sửa đổi.
Ví dụ :
01/00: lần ban hành là 01, ban hành lần đầu là 00.
01/01: lần ban hành 01, lần sửa đổi 01.
Khi số lần sửa đổi đến 05 thì sẽ biên soạn lại và ban hành lần tiếp theo.
5
Phân phối tài liệu:
– Tài liệu kiểm soát thuộc hệ thống chất lượng do Ban ISO chịu trách nhiệm kiểm soát và phân phối có thể bằng bản giấy hoặc bằng bản mềm (file điện tử: word, excel hoặc pdf,…).
– Thư ký ban chỉ đạo thiết lập sổ theo dõi phân phối tài liệu (bằng văn bản giấy hoặc bằng bản mềm) để theo dõi.
– Các phòng chuyên môn tổ chức phổ biến thấu hiểu đến cán bộ, công chức
Thư ký ban chỉ đạo
Các phòng chuyên môn
Tài liệu sau hoàn thiện
Sổ theo dõi phân phối tài liệu HTQLCL
(BM-HT-01-02)
6
Viết mới và sửa đổi tài liệu
Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần viết mới hoặc sửa đổi thì thiết lập phiếu đề nghị, những nội dung sửa đổi phải được xem xét phê duyệt bởi các cấp trước đó như khi viết tài liệu ban đầu. Trình tự sửa đổi tài liệu được thực hiện theo 5 bước trên.
Nội dung thay đổi được ghi trong Bảng theo dõi thay đổi tài liệu, cập nhật ở trang thứ nhất của mỗi tài liệu. Phần nội dung thay đổi phải được in chữ nghiêng để dễ nhận biết.
Người quản lý tài liệu có trách nhiệm cập nhật tài liệu đã sửa đổi cho những người sử dụng, đồng thời phải thu hồi tài liệu cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn. Loại tài liệu cần cập nhật là: các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu.
Tài liệu thu hồi sẽ được huỷ bỏ, bản gốc tài liệu cũ được giữ lại để tham khảo (nếu cần), các phòng gạch chéo hoặc đưa về file lưu, đánh nhãn “Tài liệu lỗi thời” để tránh sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời.
Thư ký ban chỉ đạo
Các phòng chuyên môn
Khi có nhu cầu viết mới hoặc sửa đổi tài liệu HTQLCL
Phiếu đề nghị viết/sửa đổi tài liệu HTQLCL
(BM-HT-01-03)
B.
Quản lý các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
7
– Đối với các tài liệu tiếp nhận theo đường văn thư: kiểm soát theo quy định về quản lý công tác văn thư hiện hành.
– Đối với các tài liệu download từ internet về máy, các phòng khởi tạo các Forder và sắp xếp khoa học.
Ghi chú:
Tất cả các phòng chuyên môn
Thường xuyên
(BM-HT-01-04)
C.
Soạn thảo văn bản và quản lý văn bản đi, đến
8
Công tác tổ chức soạn thảo và phát hành văn bản tuân thủ thể thức trình bày theo quy định (Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).
Văn thư, các phòng chuyên môn tổ chức quản lý văn bản đi đến theo đúng quy định nghiệp vụ văn thư lưu trữ (có đầy đủ sổ theo dõi công văn đi, sổ theo dõi công văn đến hoặc qua các phần mềm xử lý văn bản, lưu trữ đầy đủ các thông tin …).
Các phòng chuyên môn, Văn thư
Thường xuyên
5.2 Kiểm soát thông tin lập thành văn bản (dạng hồ sơ)
TT
Hoạt động
Trách nhiệm
Thời gian
Biểu mẫu/Kết quả
1
Phân loại hồ sơ:
Các phòng có trách nhiệm phân loại toàn bộ hồ sơ:
+ Hồ sơ đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng.
+ Hồ sơ về xem xét của lãnh đạo.
+ Hồ sơ về việc giải quyết rủi ro và cơ hội.
+ Hồ sơ về quản lý tài sản, trang thiết bị.
+ Hồ sơ về giải quyết đầu ra không phù hợp.
+ Hồ sơ về giải quyết các khiếu nại, tố cáo.
+ Hồ sơ chuyên môn cho các lĩnh vực.
Tất cả các phòng chuyên môn
Thường xuyên
(BM-HT-01-05)
2
Sắp xếp hồ sơ:
Phương pháp sắp xếp và quản lý hồ sơ tuân thủ theo các yêu cầu tại các văn bản pháp luật hiện hành, trong đó:
+ Hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
+ Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng nhất về phương pháp sắp xếp, nhãn mác cặp, file, túi, bìa sơ mi, phân định rõ loại hồ sơ, bộ phận quản lý.
Ghi chú: Trường hợp lưu trữ hồ sơ dạng file số dữ liệu phải thực hiện theo đúng quy định và tuân thủ ứng dụng CNTT.
Tất cả các phòng chuyên môn
Thường xuyên
3
Sử dụng hồ sơ
– Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu hồ sơ, khi đề xuất phải có sự phê duyệt của Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) đồng ý. Người quản lý hồ sơ cung cấp đúng và đủ cho người đến nghiên cứu hồ sơ đã được duyệt; kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn.
Tất cả các phòng chuyên môn
Thường xuyên
4
Hủy bỏ hồ sơ
– Hồ sơ sau khi hết hạn lưu phải được hủy hoặc chuyển về kho lưu trữ. Trình tự hủy hồ sơ phải theo các quy định hiện hành.
– Thời gian lưu hồ sơ theo quy định văn bản pháp luật hiện hành cho từng loại/lĩnh vực.
Thư ký ban chỉ đạo ISO
Tất cả các phòng chuyên môn
Theo các quy định hiện hành
6. BIỂU MẪU
TT
Ký hiệu biểu mẫu
Tên biểu mẫu
1
BM-HT-01-01
2
BM-HT-01-02
Sổ phân phối tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
3
BM-HT-01-03
Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu
4
BM-HT-01-04
5
BM-HT-01-05
7. HỒ SƠ CẦN LƯU
TT STT
Tên hồ sơ
Trách nhiệm
Thời gian lưu
1
Tất cả các phòng chuyên môn
Sau 01 năm khi có thay đổi
2
Sổ phân phối tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
Thư ký ban chỉ đạo ISO
3 năm, sau đó lập sổ mới
3
Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu
Thư ký ban chỉ đạo ISO
3 năm
4
Tất cả các phòng chuyên môn
Sau 01 năm khi có thay đổi
5
Tất cả các phòng chuyên môn
Sau 01 năm khi có thay đổi
Khái Niệm Thông Tin Dạng Văn Bản
Khái niệm thông tin dạng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO:
1- Hệ thống thông tin (Information system): Mạng lưới kênh trao đổi thông tin (Dữ liệu có ý nghĩa về một đối tượng náo đó) được sử dụng trong tổ chức (Không dùng hệ thống tài liệu).
2- Tài liệu (Document): Thông tin và phương tiện chứa đựng thông tin (Như vậy thuật này cũng hàm chứa hồ sơ).
3- Hồ sơ (Record): “Tài liệu” nêu kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các kết quả hoạt động được thực hiện (Như vậy hồ sơ cũng là tài liệu đúng không ạ).
4- Thông tin dạng văn bản (Documented information): Thông tin cần được tổ chức kiểm soát và duy trì và phương tiện chứa đựng thông tin, bao gồm:
Nhưng “một hệ thống quản lý (Như QMS hay EMS,…) trong hệ thống quản lý kinh doanh của công ty cần kiểm soát “thông tin dạng văn bản” tùy thuộc vào yêu cầu của tiêu chuẩn đó (Tiêu chuẩn bắt buộc phải có thông tin dạng văn bản) hoặc tự tổ chức định ra (Các yêu cầu không quy định thông tin dạng văn bản”.
Khái niệm thông tin dạng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO:
Phân biệt tên gọi thông tin dạng văn bản.Theo diễn giải của ISO 10013:2001-HƯỚNG DẪN VỀ TÀI LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (Đang có phiên bản DIS trong thời gian tới)/ ISO 9000:2023-THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA.
Tài liệu của hệ thống quản lý thường bao gồm các loại sau đây.
1-Chính sách: Chính sách là ý đồ định hướng của Tổ chức do Lãnh đạo cao nhất công bố.
4-Các thủ tục dạng văn bản (Documented Procedures): Không còn sử dụng trong thuật ngữ mới theo ISO 9000 nữa, tuy nhiên theo ISO 10013 thì nội dung của thủ tục dạng văn bản có thể là “lời văn, lưu đồ, bảng biểu, kết hợp các hình thức trên hoặc bất kỳ phương pháp thích hợp nào khác phù hợp với những nhu cầu của tổ chức”.
5-Các hướng dẫn công việc: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, nhưng chúng ta có thể tham khảo mục số 4 nêu trên.
6-Các biểu mẫu: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, nhưng ISO 10013 thì “Các biểu mẫu được xây dựng và duy trì để ghi các dữ liệu thể hiện sự phù hợp với những yêu cầu của hệ thống quản lý”
8-Các quy định (Specification): theo ISO 9000:2023 là tài liệu (Document) nêu các yêu cầu (Ví dụ: Tài liệu là sổ tay chất lượng quy định…, Quy trình quy định….., kế hoạch chất lượng thép quy định….)
9-Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài: Tiêu chuẩn ISO 9000 không còn đề cập, tuy nhiên theo ISO 10013 thì “Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có thể bao gồm các bản vẽ kỹ thuật do khách hàng cung cấp, quy định, yêu cầu chế định và pháp định, tiêu chuẩn, quy phạm và sổ tay hướng dẫn bảo dưỡng”.
10-Hồ sơ (Records): Như định nghĩa phần 01, tuy nhiên theo ISO 10013 thì “Hồ sơ thể hiện các kết quả đã đạt được hoặc đưa ra bằng chứng rõ ràng về các hoạt động nêu trong các thủ tục và hướng dẫn công việc đã được thực hiện”.
Sắp Xếp Hồ Sơ Theo Iso 9001
Sắp xếp hồ sơ theo ISO 9001
Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc cần thiết quan trong trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lưu hồ sơ có vai trò sau
– Cung cấp bằng chứng về những công việc đã làm (gi ra những gì đã làm)
– Cơ sở để tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu thống kê
– Cung cấp khi có yêu cầu (khách hàng, tổ chức cấp chứng nhận ISO 9001, ISO 14001…)
– Giúp doanh nghiệp xây dựng được cơ sở dữ liệu những lỗi đã gặp phải trong thời gian hoạt động để làm tài liệu đào tạo cho những nhân viên mới…
Với những lợi ích quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý hữu hiệu những hồ sơ này, theo yêu cầu của ISO 9001 việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ
Bảo quản
Các hồ sơ được lưu trữ trên các file, bìa còng bán sẵn trên thị trường để lưu trữ theo phân loại đã định về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Trên các tiêu đề flie cần ghi rõ và có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để phân biệt các loại hồ sơ. Đối với những loại hồ sơ lưu trữ thời gian dài và quan trọng và số lượng lưu trữ lớn, doanh nghiệp có thể tiến hành nhờ các dịch vụ lưu trữ tại kho lạnh (như Swire..)
Việc bảo vệ để tránh tình trạng mất hồ sơ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp sẽ quy định cách thức bảo vệ phù hợp có thể hồ sơ lưu tại nơi lưu trữ riêng hoặc tủ hồ sơ được khoá…
Xác định thời gian lưu trữ
Tuỳ theo loại hồ sơ, theo yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật pháp… các hồ sơ sẽ được xác định thời hạn lưu trữ, tuy nhiên sẽ không ít hơn 01 năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ… với yêu cầu của ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu hồ sơ lưu 03 năm…
Phương pháp huỷ hồ sơ
Các hồ sơ hết hạn sẽ được tiến hành huỷ bỏ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ để xác định phương pháp, đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy, đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán ….
7.5 Thông Tin Dạng Văn Bản (P1)
Đã từ rất lâu chúng ta quen với hồ sơ và tài liệu. Nhưng giờ thì chúng đã biến mất mãi mãi, không còn hồ sơ cũng chẳng còn tài liệu. Tất cả giờ đây chỉ là ” thông tin dạng văn bản “. Đây cũng là một điểm khá khó hiểu. Cá nhân tôi thì tôi thích cách cấu trúc của ISO 9001:2008 hơn. Cũng có thể là đã quá quen với nó rồi. Và bạn nào vẫn chưa hiểu thì tôi nhắc lại một chút.
Tài liệuLà những thông tin sống (live) mà chúng ta sử dụng để quyết định hoặc là để thực hiện một công việc nào đấy. Ví dụ như là quy trình, hướng dẫn công việc, chính sách, hoặc biểu mẫu trống (blank form). Nói ngắn gọn tài liệu mang tính hướng dẫn mà chúng ta sử dụng tới, sử dụng lui hàng ngày. Nó có phiên bản, cập nhật cho phù hợp với thực trạng.
Là dạng thông tin trong quá khứ, để chứng tỏ việc chúng ta đã làm. Nó là những việc đã xảy ra hôm qua, hôm kia hay tuần trước. Và hồ sơ thì không cần phải cập nhật hay thay đổi. Vì nó là những việc đã diễn ra rồi, chúng ta không thể thay đổi quá khứ được. Đúng không? Ví dụ như kết quả kiểm tra đầu ra của 20 mẫu, ca 1 ngày hôm qua. Hay là báo cáo về tai nạn lao động, hay là một CAPA đã đóng.
Tương đương với mục 4.2.3 và 4.2.4 của ISO 9001:2008
Để thực hiện được yêu cầu này thì tiêu chuẩn đã nêu ra khá chi tiết. Đầu tiên trong bộ tiêu chuẩn những mục nào có yêu cầu lưu trữ hoặc duy trì thông tin dạng văn bản thì tổ chức bắt buộc phải tuân theo. Nó như là phần khung sườn. Kế đến bộ tiêu chuẩn cũng trao quyền cho tổ chức tự xác định thông tin văn bản nào là cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Dĩ nhiên theo phần nào thì nó cũng cần phải đảm bảo các yêu cầu tạo lập sau:
Yêu cầu tạo lập thông tin dạng văn bản
Định dạng và phương tiện truyền thông Tài liệu phải được sử dụng đúng mục đích, có thể truy cập được. Nên định dạng phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ như nhân viên kho không có máy tính, mà thông tin dạng văn bản chỉ có file mềm, mỗi lần muốn xem phải nhờ người khác. Hay hướng dẫn công việc dành cho công nhân viết bằng tiếng Anh, mà trình độ công nhân khi tuyển vào không yêu cầu tiếng Anh.
Kiểm Soát Thông Tin Dạng Văn Bản (Qt750
Qui định phương pháp kiểm soát việc thiết lập, cập nhật, thay đổi và phân phối đối với toàn bộ các thông tin dạng văn bản đang được áp dụng tại Công ty (mục 4) để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Quy trình này áp dụng tất cả các thông tin dạng văn bản đang được sử dụng tại Công ty.
Thông Tin dạng văn bản được kiểm soát bao gồm:
“Thông tin dạng văn bản được duy trì – Quy trình, Hướng dẫn” và
“Thông tin dạng văn bản được lưu trữ – Biểu mẫu “.
4.1 Thông tin dạng văn bản được duy trì
Thông tin dạng văn bản nội bộ được duy trì thuộc Hệ thống quản lý chất lượng: là những thông tin dạng văn bản được viết từ yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2023 và bao gồm: Sổ tay hệ thống; Quy trình; Hướng dẫn; Biểu mẫu.
Thông tin dạng văn bản nội bộ không thuộc Hệ thống quản lý chất lượng (tri thức nội bộ của tổ chức): là những thông tin dạng văn bản như: Qui chế, quyết định, hướng dẫn…được Công ty xây dựng và ban hành trước đây và sau này để thống nhất qui chế hoạt động hoặc phương pháp thực hiện và được nhận biết thông qua sự phê duyệt của giám đốc;
Thông tin dạng văn bản được duy trì không kiểm soát: là thông tin dạng văn bản không tuân theo quy định ở mục 4.1
4.2 Thông tin dạng văn bản lưu trữ: là những biên bản, báo cáo, các biểu mẫu đã ghi chép. Đây là bằng chứng cho sự phù hợp với các qui định.
Các Quy định chung
Các Trưởng bộ phận có quyền xem nội dung của Thông tin dạng văn bản.
Ngôn ngữ sử dụng: Tất cả tài liệu được sử dụng bằng tiếng Việt
Font chữ được định dạng sẵn trên phầm mềm WordPress
Mã chữ dùng chuẩn Unicode
Thông tin dạng văn bản Tạo mới/Chỉnh sửa “thông tin dạng văn bản”BƯỚC 2: Giám đốc xem xét mục đích việc tạo mới/sửa chữa thông tin dạng văn bản, sau đó sẽ quyết định thực hiện hoặc yêu cầu người đề xuất nghiên cứu lại.
BƯỚC 3: Sau khi Giám đốc duyệt, nhân viên chịu trách nhiệm tiến hành viết Quy trình.
BƯỚC 4: Sau khi viết xong, nhân viên có trách nhiệm trình Giám đốc phê duyệt nội dung viết,
BƯỚC 5: Sau khi các nội dung đã thực hiện xong, Trợ lý ISO có trách nhiệm
Sửa chữa thông tin dạng văn bản nội bộ
Người yêu cầu
– Lập phiếu “Yêu cầu sửa đổi thông tin dạng văn bản” theo F01-QT750, photo nội dung văn bản cần thay đổi, kèm theo nội dung muốn sửa đổi, gởi cho người quản lý hệ thống
Người quản lý hệ thống
– Phiên bản sửa đổi của thông tin dạng văn bản tại trang 1
– Mô tả những điểm thay đổi tại trang 1 của thông tin dạng văn bản.
Người nhận ký nhận vào danh sách phân phối thông tin dạng văn bản nội bộ theo F04-QT750
Cách Đánh mã tài liệu
XX: Tên loại văn bản (QT: Quy trình, QD: Quy định, HD: Hướng dẫn)
YYY: Mã tham chiếu theo yêu cầu của tài liệu ISO
YY: Số thứ tự của mã tài liệu từ 01-99
ZZ: Số thứ tự của biểu mẫu
Ví dụ: Quy trình: QT720-01 và biểu mẫu: F01-QT720-01
Các loại tài liệu không áp dụng cách đánh mã trên:
Ký hiệu các tài liệu
ST: Sổ tay
QT: Quy trình
QD: Quy định
HD: Hướng dẫn
TC: Tiêu chuẩn
F: Form, Biểu mẫu
STCL: Sổ tay chất lượng
CL: Chiến lược
CSCL: Chính sách chất lượng
Loại tài liệu Quy trình:Công ty viết Quy trình theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedures), xem Hướng dẫn viết Quy trình chuẩn SOP. Nếu có lưu đồ hướng dẫn, xem Hướng dẫn tạo Lưu đồ.
Loại tài liệu Biểu mẫu:Phần Header:
Phần Footer
Thông tin dạng văn bản bên ngoài Phương pháp sắp xếp và quản lý thông tin dạng văn bản lưu trữ.Trợ lý hệ thống: Các Quy trình, Hướng dẫn, biểu mẫu kèm theo được lưu giữ tại website chúng tôi mục Hệ thống chất lượng. Tùy vào chức năng nhiệm vụ, nhân viên có quyền truy cập để thảo khảo các quy trình làm việc của Công ty.
Cập nhật thông tin chi tiết về Dạng Văn Bản Iso 9001: 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!