Xu Hướng 12/2022 # Top 6 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Tài Liệu, Hồ Sơ Hiệu Quả Nhất / 2023 # Top 15 View | Bac.edu.vn

Xu Hướng 12/2022 # Top 6 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Tài Liệu, Hồ Sơ Hiệu Quả Nhất / 2023 # Top 15 View

Bạn đang xem bài viết Top 6 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Tài Liệu, Hồ Sơ Hiệu Quả Nhất / 2023 được cập nhật mới nhất trên website Bac.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là công cụ giúp các công ty, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý tài liệu, giấy tờ đi, công văn, thu thập dữ liệu, văn bản, giúp nâng cao hiệu quả công việc, hạn chế các rủi ro, tiết kiệm thời gian, đồng thời cũng giúp cho việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Các phần mềm quản lý văn bản luôn được định dạng dưới nhiều dạng cấu trúc khác nhau để từng cá nhân, doanh nghiệp đều phù hợp và có thể sử dụng. Một phần mềm quản lý văn bản sẽ có nhiều tính năng khác nhau như thu nhận cập nhật, quản lý, chia sẻ, chỉnh sửa và phân phối thông tin tài liệu dưới nhiều dạng khác nhau như video, văn bản, audio, hình ảnh, báo cáo xuất ra từ ứng dụng, email…

Đối với phương pháp lưu trữ cũ sử dụng file cứng, các doanh nghiệp cần phẩm tốn khá nhiều thời gian và chi phí cho cơ sở vật chất để có thể lưu trữ toàn bộ các văn bản hồ sơ. Đối với cách này rủi ro hao mòn và mất mát thậm chí vẫn tồn tại. Cũng bởi vậy mà phương pháp lưu trữ bằng file mềm được sử dụng nhiều hơn rất nhiều.

Để lưu giữ và quản lý các văn bản theo kiểu truyền thống các doanh nghiệp sẽ phải mất nhiều thời gian để hệ thống hóa, chia sẻ hay tìm kiếm dữ liệu trong trường hợp cần thiết. Phần mềm quản lý văn bản được xem như một kho lưu trữ trung gian khổng lồ và thậm chí là còn hơn thế nữa, nó giúp cho công việc quản lý văn bản trở nên khoa học hơn, tiết kiệm thời gian phản hồi từ hệ thống, đơn giản hóa mọi thao tác và đảm bảo tính chính xác.

Top 6 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ chất lượng hiệu quả nhất

CloudOffice

Phần mềm quản lý tài liệu CloudOffice sẽ là cái tên được nhắc tới đầu tiên trong danh sách này. Phần mềm này giúp quản lý các công văn, văn bản của doanh nghiệp thông qua các chức năng như quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý thời hạn xử lý văn bản, quản lý tờ trình, cập nhật tình trạng xử lý… phân loại và phê duyệt văn bản, thống kê các báo cáo nghiệp vụ, tạo liên kết văn bản….

Trong việc xử lý các văn bản do bộ phận nào đảm nhận, thời hạn thế nào… đều sẽ được thể hiện rõ trên hệ thống. Nhiều bộ phận đều có thể truy cập cùng lúc và hoàn thiện các công việc khác nhau. Mọi người có thể triển khai sử dụng CloudOffice ở nhiều mức độ khác nhau, từ đơn giản chỉ cho phép một bộ phận quản lý cho đến phân quyền cho nhiều bộ phận cùng quản lý. Ủy quyền chức năng, mỗi bộ phận sẽ chỉ có thể phụ tránh một số công việc nhất định.

eBizOffice

Nhiều tính năng thông minh hỗ trợ giải quyết cùng lúc nhiều công việc chỉ trong thời gian ngắn. Phù hợp với các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, eBizOffice được sử rộng rãi. Sử dụng mô hình MVC, nền tảng .Net Framework để phát triển cùng hệ quản trị CSDL: SQL Server. Nhờ vậy mà bất kỳ doanh nghiệp vừa hay nhỏ có mô hình đặc thù như thế nào thì eBizOffice cũng có thể đáp ứng tốt các nhu cầu đó.

C-Office

C-Office là một phần mềm quản lý công văn được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus. Đây được xem là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc số hóa quy trình quản lý các văn bản, quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng một cách tự động. Được xây dựng dựa trên nền tảng Portal & Collbaration: MS Sharepoint, phần mềm C-Office có khả năng mở rộng và được tích hợp nhiều tính năng khác nhau như Office, Microsoft, Windows Explore.

C-Office có đủ các tính năng cần thiết như tìm kiếm, nhân và gửi văn bản, kiểm soát thời gian việc của các thành viên, kiểm soát văn bản đi và đến, ghi nhận hòm thư…. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có thể chạy trên nhiều nền tảng công nghệ khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh, ipad….

DocEye

DocEye là một phần mềm của FSI, đây là nhà cung cấp các giải pháp số hóa và chuyển đổi số top đầu của nước ta. Nó được sử dụng để hỗ trợ quản lý các văn bản thông qua việc quản lý, lưu trữ, các công việc thu nhận và phân phối dữ liệu, thông tin phi cấu trúc của doanh nghiệp tới người dùng. Qua đó, tạo ra những tác động tích cực tới quy mô tổ chức của chính doanh nghiệp.

DocEye được tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu, quản lý nghiệp vụ cần thiết, lưu trữ văn bản, phục hồi và sao lưu dữ liệu, hỗ trợ bảo mật tối đa…. Không chỉ có thể sử dụng trên mọi thiết bị, DocEye còn không giới hạn số lượng người cùng sử dụng. Sử dụng DocEye mọi người có thể chọn sử dụng hệ thống online có sẵn hoặc xây dựng riêng một server cho doanh nghiệp.

EFY-DOC

Thêm một phương án khác trong việc quản lý công văn cho doanh nghiệp đó chính là phần mềm EFY-DOC. Phần mềm này được trang bị đầy đủ các tính năng thiết yếu cho việc theo dõi quá trình tiếp cận, xử lý và phân phối văn bản cũng như việc ban hành và dự thảo văn bản: lưu trữ, kiểm soát toàn bộ công văn, quản lý kho tài liệu chung, quản lý thời gian và công việc, tạo kênh trao đổi giữa nhân viên và lãnh đạo, nhóm tính năng truyền thông nội bộ….

Mọi người có thể vận hàng hệ thống EFY-DOC trên nhiều thiết bị khác nhau dù là máy tính cho tới các thiết bị di động, hoạt động trong mạng internet hay mạng nội bộ LAN. Với nhiều ưu điểm nổi bật, EFY-DOC luôn xứng đáng là một sự lựa chọn lý tưởng nên tham khảo.

Codedao

Mọi công việc trong hoạt động lưu trữ văn bản sẽ đều được công nghệ hóa, khoa học hóa và hiện đại hóa, tối ưu hiệu quả và thời gian xử lý công việc, nâng cao tỷ lệ chính xác, đồng thời nó còn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý. Bên cạnh đó, giao diện đơn giản cũng là một điểm cộng cho phần mềm này, giúp cho việc sử dụng trở nên hiệu quả hơn, hỗ trợ tối đa cho những người mới sử dụng chưa có nhiều kinh nghiệm.

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Miễn Phí / 2023

Phần mềm quản lý văn bản được coi là giải pháp toàn năng giúp mọi doanh nghiệp, tổ chức cải tổ lại bộ máy hành chính và quản lý tài liệu rườm rà, kém hiệu quả như trước đây.

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản

Khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản, cách bảo quản tài liệu, hình ảnh, văn bản tại doanh nghiệp thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Phương pháp này gây tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí để bảo quản văn bản, tài liệu.

Tuy nhiên, sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản đã giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn đó. Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp toàn diện giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến tại cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

Xu hướng mới của kỷ nguyên số – áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong nghiệp vụ văn phòng

Trong thời điểm mà xu hướng áp dụng công nghệ được đề cao như hiện nay thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều được khuyến khích. Phần mềm là “phao cứu sinh” đắc lực của dân văn phòng giúp cải cách các công việc hành chính. Nó cũng là xu hướng sử dụng của các đơn vị doanh nghiệp, cơ quan tổ chức trong thời buổi hiện nay khi mà ứng dụng của mạng Internet và các thiết bị điện tử ngày càng trở nên phổ biến.

Hiện nay, các văn bản, tài liệu được lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp cũng đang dần được chuyển sang dạng dữ liệu số nhằm giảm tải công việc cho các phòng ban quản lý và thực hiện. Theo xu thế chung, các văn bản, giấy tờ truyền thống cũng đã được gửi đến từng đơn vị, cơ quan dưới dạng số hóa thay vì thư giấy. Chính vì lẽ đó, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là xu hướng tất yếu không thể chuyển dịch.

Tuy nhiên, đa số những phần mềm quản lý văn bản hiện nay đều tồn tại dưới dạng độc lập không tích hợp được với hệ thống phần mềm có sẵn khác và phần mềm quản lỹ văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Điều này gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp sử dụng dụng cùng lúc nhiều phần mềm quản lý khác nhau

Với loại phần mềm quản lý văn bản độc lập thì việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh bên dưới hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Còn đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do đó dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.

DocEye – phần mềm quản lý văn bản thông minh tháo gỡ mọi khó khăn của doanh nghiệp

DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả

Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả

Thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý văn bản và điều hành lại bị hạn chế ở việc tích hợp với những phần mềm quản lý văn phòng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng khiến cho việc sử dụng trở nên khó khăn. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử thông minh DocEye do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI nghiên cứu phát triển khắc phục hoàn toàn được yếu tố đó và được đánh giá cao do hệ thống được hoạt động đồng bộ, thống nhất và có tính liên kết chặt chẽ.

Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu * Thu nhận và phân loại tài liệu * Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu * Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin * Lưu trữ thông tin * Phân phối thông tin

Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận * Quản lý tài liệu * Tìm kiếm tài liệu * Quản lý quy trình nghiệp vụ * Tạo báo cáo thống kê * Bảo mật thông tin * Sao lưu – phục hồi dữ liệu

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng

So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng

Tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye quản lý các tài liệu số một cách khoa học, giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu cứng gây tốn diện tích kho bãi và nhân sự quản lý. Đồng thời, các tài liệu cũng ít bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu. DocEye tích hợp tính năng quản lý kho 3D, cho phép bạn biết chính xác tài liệu cứng bạn đang lưu trữ nằm trong ô giá kệ nào của tủ hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí nhân sự trong khâu lưu trữ.

Bảo mật an toàn, ít rủi ro DocEye có cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng của hệ thống giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocEye đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, hệ thống quản lý văn bản thông minh DocEye vinh dự 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018 – Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng, giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….

Số Hóa Tài Liệu, Chuyển Giao Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Đi, Đến Và Điều Hành Công Việc; Phần Mềm Quản Lý, Khai Thác Sử Dụng Tài Liệu Lưu Trữ / 2023

Chính thức thành lập ngày 15/4/2002, với tiền thân là Trung tâm Công nghệ và Dữ liệu thông tin trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, nay là Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã trải qua trên 10 năm hình thành và phát triển, với tập thể lãnh đạo đam mê và gắn kết, đội ngũ viên chức nhiệt huyết và chuyên nghiệp, Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã luôn khẳng định là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử vàxây dựng phần mềm ứng dụng quản lý công tác công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

II- LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ

Tư vấn, tập huấn, chuyển giao phần mềm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tự hào là một trong số ít các tổ chức sự nghiệp có các sản phẩm phần mềm đóng gói được sử dụng rộng rãi ở thị trường trong nước gồm: Quản lý Lưu trữ eFileMan, quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việc eDocMan

Với đội ngũ viên chức và chuyên gia có năng lực chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dạn, đầy ý thức trách nhiệm và phục vụ tận tình, Trung tâm Tin học cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng bao gồm Gia công và phát triển phần mềm, Chuyển giao phần mềm; Tư vấn CNTT; Tích hợp hệ thống; Đào tạo CNTT; Tư vấn xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ; Số hoá tư liệu, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau để xây dựng cơ sở dữ liệu; Chỉnh lý tài liệu; Cung cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Khách hàng tiêu biểu bao gồm các cơ quan, tổ chức:

– Bộ, ngành, cơ quan Trung ương: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục Khí tượng thuỷ văn, Tổng công ty đường sắt Việt Nam, Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Kiểm toán Việt Nam (VarCo), Tổng công ty Thép Việt Nam, Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn, Công ty cổ phần Tập đoàn Sông Hồng Thăng Long…

– Địa phương: Văn phòng UBND các tỉnh: Hà Giang, Lào Cai, Cao Bằng, Lạng Sơn, Yên Bái, Tuyên Quang, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên, Thái Bình, Nam Định, Ninh Bình, Hoà Bình, Thanh Hoá, Nghệ An, Phú Yên, Bình Định, Quảng Nghãi, Đăk Lắc, Long An, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vũng Tàu…

Có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mô hình chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức.

eDocMan tích hợp với giải pháp portal cổng thông tin điện tử. Triển khai dễ dàng, nhanh chóng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hậu mãi tốt,…

3.1. Các Module chức năng của phần mềm eDocMan

Đây là phiên bản có sự đột phá về mặt công nghệ với sự bổ sung nhiều tính năng ưu việt, đặc biệt là việc hướng đến người dùng và khả năng quản lý tốt văn bản và hồ sơ công việc.

3.2. Về nghiệp vụ

Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo,công chức, viên chức chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;

Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, công chức, viên chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.

3.3. Về tính năng

eDocMan hướng tới người dùng nhiều hơn với giao diện đẹp, thân thiện, khoa học và dễ sử dụng. Chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến cũng là ưu điểm của sản phẩm eDocMan. Người dùng có thể lựa chọn chức năng được phân quyền trong từng phân hệ, tối ưu các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống và thay đổi ngôn ngữ hiển thị trên giao diện…

3.4. Các tiêu chí về độ tin cậy của hệ thống 3.5. Các tiêu chí về bảo mật của hệ thống 3.6. Các tiêu chí khác 3.7. Hệ thống có các chức năng và vận hành theo sơ đồ

b) Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

– Chương trình được phát triển trên môi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft chúng tôi

– Cơ sở dữ liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server 2008, có thể tùy biến sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác tùy theo khả năng ứng dụng từ phía người dùng;

– Được xây dựng trên công nghệ web-base do đó chương trình có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác rộng rãi trên mạng Internet;

– Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộsang CSDL khai thác trên Internet linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

– Chương trình hỗ trợ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn bộ gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR,…;

– Hỗ trợ đa ngôn ngữ, vì thế người dùng có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung,..

– Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành:

+ Danh sách phông, bộ sưu tập lưu trữ;

+ Thẻ độc giả khai thác sử dụng tài liệu;

– Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác văn thư lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

– In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng;

– Có thể kết xuất báo cáo ra dưới dạng Word để tinh chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

– Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất cả các mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tất cả các ngành, các lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…;

– Phân quyền theo từng tài khoản cá nhân hay tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy cập được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy cập trái phép;

– Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm ngăn chặn chi tiết nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác.

– Khả năng tìm kiếm linh hoạt và chính xác, đáp ứng nhiều yêu cầu và nhiều tiêu chí tìm kiếm của người dùng, kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm, khả năng bỏ qua các lỗi đơn giản về kỹ năng tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu yêu cầu.;

– Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà không một hệ thống tìm kiếm nào có được, góp phần quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

– Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác;

– Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu (kèm theo cập nhật tài liệu số hóa dưới nhiều dạng image, word, excel, text …) theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

– Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập.

Chương trình đòi hỏi cấu hình tối thiểu như sau:

– Bộ xử lý tốc độ Intel Pentium dual core 2.0GHz;

– Ổ đĩa cứng còn trống ít nhất 50 GB;

– Hệ điều hành Windows XP Profession hay Windows 2003 Server trở lên;

– Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 trở lên;

– Cài đặt Internet Information Service, Microsoft .NET Framework 4.0

– Hệ điều hành Windows XP trở lên;

– Cài đặt sẵn trình duyệt Internet Explorer 8.0 trở lên hoặc trình duyệt khác tương đương.

Chuyển giao gián tiếp (thông qua mạng internet) hoặc trực tiếp:

– Hướng dẫn cán bộ của đơn vị sử dụng phần mềm;

– Hiệu chỉnh phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặc thù;

– Bảo hành, nâng cấp phần mềm trong 12 tháng.

Tổ chức triển khai cụ thể đối với một khối tài liệu lưu trữ.

Tùy theo mức độ ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng của người dùng. Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sẵn sàng hỗ trợ triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các đơn vị trong ngành./.

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản / 2023

Bạn có rất nhiều văn bản, giấy tờ nhưng không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc?

Bạn muốn tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho công việc?

Bạn không thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách thủ công vì số lượng quá lớn?

Tất cả những vấn đề trên và nhiều vấn đề khác nữa sẽ được giải quyết với giải pháp phần mềm quản lý của Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ TiT chúng tôi!

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Tất cả giấy tờ, văn bản,… của người dùng sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất và được bảo mật an toàn trên cơ sở dữ liệu của phần mềm

Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng có thể tìm lại giấy tờ, văn bản cần thiết một cách nhanh chóng khi cần, giúp giảm thời gian làm việc, tăng năng suất lao động

Người dùng bỏ ra chi phí thấp mà đổi lại hiệu quả công việc cao

Người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất dữ kiệu, quản lý công việc của cá nhân, biết công việc cần được xử lý, và sắp phải xử lý, tất cả đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc

Theo dõi văn bản đi, văn bản đến mọi lúc, mọi nơi

Quản lý văn bản cần gửi đi, văn bản cần nhận, cần soạn thảo với hệ thống nhắc nhở

Mọi thông tin được lưu trữ hệ thống và an toàn trên cơ sở dữ liệu giúp giảm chi phí quản lý hồ sơ, văn bản

Tất cả nhà quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin ngay trên phần mềm, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc

Nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ tình hình cũng như quá trình xử lý hồ sơ, văn bản, qua đó đưa ra chỉ thị, điều hành nhanh chóng giúp đảm bảo tính liên thông dữ liêu, giảm thiểu rủi ro

Hệ thống lưu trữ kiểu căn bản cùng bảng biểu hỗ trợ giúp người dùng có thể xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu làm việc, cũng giảm chi phí in ấn, điện thoại, thư tín

Phân cấp làm việc và xử lý của nhân viên với văn bản một cách khoa học

Các tính năng của phần mềm

Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật

Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng

Quản lý hồ sơ, tài liêu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kì, sắp xếp thống kê theo từng vụ việc

Hỗ trợ đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản

Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm

Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý

Với hệ thống biểu đồ hỗ trợ đa dạng, người dùng chỉ cần nạp mẫu văn bản vào phần mềm một lần, hệ thống sẽ tự động lưu lại, giúp bạn xuất văn bản mau lẹ

Tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống nên rất dễ dàng cho việc nhà quản lý phân công công việc cho từng đối tượng, từng nhân viên trong công ty, đặt ra thời hạn xử lý văn bản, quản trị theo dõi tình hình xử lý trên hệ thống

Các tính năng khác:

Người dùng có thể import hay export dữ liệu ra file excel một cách dễ dàng, nhanh chóng

Hệ thống phân quyền xem, sửa, xóa chi tiết giúp doanh nghiệp làm việc thống nhất, đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng cho nhà quản lý

Đặc trưng quan trọng nhất của phần mềm là có khả năng tùy biến rất cao, linh hoạt, nên số lượng tính năng là không giới hạn, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thỏa mãn gần như đầy đủ yêu cầu của khách hàng

Nhìn chung, với nhiều tính năng nổi bật, đa dạng, tùy biến linh hoạt, nếu so sánh tương quan với các phần mềm khác trên thị trường, giải pháp phần mềm Faceworks của chúng tôi có thể nói là tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu quản lý lưu trữ văn bản, văn thư, công văn của khách hàng. Chúng tôi xây dựng phần mềm dựa trên quy trình làm việc cùng yêu cầu của khách hàng nên có thể phù hợp với mọi công ty, doanh nghiệp, bộ phận. Cùng với mức giá vô cùng cạnh tranh, hợp lý, hệ thống kĩ thuật hỗ trợ 24/7, tin chắc rằng người dùng sẽ rất hài lòng với quyết định chọn dùng sản phẩm của công ty.

Cập nhật thông tin chi tiết về Top 6 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Tài Liệu, Hồ Sơ Hiệu Quả Nhất / 2023 trên website Bac.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!