Các Dạng Văn Bản / 2023 / Top 20 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2022 # Top View | Bac.edu.vn

Định Dạng Văn Bản Là Gì? Các Các Định Dạng Văn Bản / 2023

Hiện nay việc sử dụng máy tính thực hiện công việc đã trở nên phổ biến, trong đó việc đánh văn bản dường như ở cơ quan nào cũng có. Hoàn thiện xong một văn bản đảm bảo độ đẹp, chuẩn, lịch sự thì không thể thiếu việc định dạng văn bản. Bài viết hôm nay Hcare sẽ hướng dẫn cụ thể định dạng văn bản là gì.

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản chính là việc sửa soạn lại văn bản sao cho dễ đọc, trang văn bản có bố cục rõ ràng, dễ nhìn ra các mục chính, mục con. Người đọc nhìn vào văn bản cảm tình, dễ đọc hiểu nội dung và ấn tượng hơn với vấn đề được đề cập. Chưa kể theo yêu cầu của nhiều công việc phải đảm bảo mẫu nội dung văn ban theo quy chuẩn nên phải được định dạng.

Khái niệm về định dạng văn bản được nhiều người biết đến

Các cách định dạng văn bản

Có nhiều cách định dạng văn bản và mỗi cách sẽ được thực hiện khác nhau. Hcare sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng cách:

Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph

Bạn chọn tab Home tìm vào nhóm Paragraph rồi chọn các chức năng tương ứng để định dạng.

Định dạng văn bản bằng hộp thoại Paragraph

Cách 2: Định dạng với hình mũi tên

Bạn chọn tab Home nhìn rồi chọn mũi tên trong nhóm Paragraph. Khi này thì bản word sẽ hiện lên hộp thoại Paragraph với đầy đủ thông tin định dạng văn bản. Alignment sẽ cho phép người dùng lựa chọn chức năng canh lề:

Justified: canh đều 2 bên lề trái và lề phải

Left: canh đều lề trái

Right: canh đều lề phải

Center: canh giữa trái lề trái và lề phải tạo sự cân đối

Tính năng Special cho phép người dùng thiết lập độ thụt của dòng văn:

First line: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng đầu tiên trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By

Hanging: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng thứ 2 về sau trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cần thiết lập trong mục By

None: Khi không cần thì bạn nhấn mục này để hủy bỏ chế độ thụt dòng trong đoạn

Spacing là tính năng cho phép người dùng thiết lập khoảng cách giữa các đoạn văn:

Before: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn ở phía trên với dòng đầu tiên của đoạn văn cần được định dạng

After: Tạo ra khoảng cách giữa dòng cuối của đoạn văn cần được định dạng với dòng đầu của đoạn văn đằng sau

Các thuộc tính trong hộp thoại được hoàn chỉnh dần dần, bạn chỉ cần nhấn chọn OK để hoàn thành thiết lập. Nếu muốn hủy bỏ các thuộc tính vừa chọn thì nhấn Cancel sẽ được.

Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản

First line indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn

Left Indent: Tạo ra chế độ thụt đầu dòng từ dòng thứ 2 tới dòng cuối của đoạn văn

Right Indent: Tạo ra lề phải cho các dòng của đoạn văn

Sử dụng thước ngang để điều chỉnh định dạng của văn bản

Định dạng Font chữ trong bản Word

Hcare sẽ hướng dẫn mọi người cách định dạng font chữ chi tiết qua nội dung sau:

Định dạng Font chữ

Người dùng tiến hành việc định dạng font chữ với đa dạng sự lựa chọn, chẳng hạn: đổi kiểu chữ, font chữ, màu chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng chữ…. Nhìn trên phần Home, tìm về nhóm font thì nhấn vào biểu tượng mũi tên sẽ hiển thị ra các phần chữ font lựa chọn.

Bạn sẽ định dạng kiểu cách như mình mong muốn cho từng đoạn hoặc toàn bộ văn bản. Nếu bạn viết nhiều văn bản thì bạn nên nhấn mặc định cho các mục quan trọng. Chẳng hạn, định dạng xong các mục lớn như H1, H2, H3 với cỡ chữ, màu sắc, kiểu chữ rồi nhấn mặc định, từ sau chỉ việc nhấn vào định dạng đó là xong. 

Sử dụng các phím tắt

Trong khi dùng văn bản có nhiều phím tắt thông dụng được dùng nhiều trong word: 

Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: in đậm toàn văn bản

Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ

Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: in nghiêng văn bản

Bôi đen văn bản rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản

Bôi đen văn bản sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift +

Người dùng có thể sử dụng các phím tắt để định dạng các văn bản

Các Thao Tác Định Dạng Đoạn Văn, Văn Bản Trong Word / 2023

Gitiho.com - Learning, Hiring, Working

Với sứ mệnh: “Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người”, đội ngũ phát triển Gitiho.com đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án… Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

100.000+ học viên trên khắp Việt Nam 

Các khoá học ở Gitiho là lựa chọn hàng đầu cho các cá nhân và doanh nghiệp, nơi mọi người không ngừng phát triển, hoàn thiện bản thân. Gitiho còn giúp bạn có một cuộc sống tốt hơn, một sự nghiệp thăng tiến hơn cũng như có được cuộc sống cân bằng hơn giữa công việc và gia đình.

Tìm hiểu ngay các khoá học của Gitiho TẠI ĐÂY

Định Dạng Văn Bản Trong Word / 2023

Định dạng word 2013

Định dạng trong word đối với văn bản là cách thay đổi kiểu dáng, vị trí, kí tự (con số, ký hiệu), các đoạn văn bản và các đối tượng khác trên trang. Vậy hướng dẫn định dạng cho văn bản sẽ bao gồm các thao tác như sau :

1. Căn lề, kích thước – Bước đầu tiên định dạng word

Để căn lề a4 cho trang văn bản một cách chính xác trước tiên bạn cần phải chuyển đổi kích thước sang cm.

Tỷ lệ căn lề chuẩn trong Word (tờ giấy A4) theo như quy ước là:

Lề trên (Top) được căn ở khoảng từ 2 cho đến 2,5 cm.

Lề dưới (Bottom) được căn lề từ 2 đến 2,5 cm.

Với lề trái (Left) cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.

Lề phải (Right) có độ căn lề từ 1,5 đến 2 cm.

Các bước thực hiện như sau:

Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy tab . Trong đó sẽ có các mục tùy chỉnh căn lề cho files văn bản của bạn bao gồm:

Và bạn chỉ cần căn chỉnh đúng kích thước theo tiêu chuẩn của 4 mục trên cho files Word là được .

Trong định dạng word – Chỉnh văn bản thành khổ ngang khổ dọc sẽ ở trong phần Orientation:

Nếu bạn muốn soạn thảo văn bản ở khổ giấy dọc thông thường thì chọn Portrait, còn nếu bạn muốn văn bản của mình nằm ngang thì chọn Landscape.

2. Định dạng Font chữ trong Word:

Định dạng Font chữ trong Word cho văn bản mới: Việc định dạng font chữ bạn có thể làm với nhiều tùy chọn khác nhau như thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, chữ in nghiêng, in đậm…

Các bước thực hiện như sau:

Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên trong mục Font hoặc ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + D để hiện thị giao diện điều chỉnh Font

Một số phím tắt thông dụng

Một số phím tắt thông dụng phục vụ bạn trong việc định dạng Font chữ trong văn bản Word như sau:

Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: in đậm.

Ctrl+D: mở hộp thoại định dạng font chữ.

Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: in nghiêng.

Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: gạch chân.

Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + <: giảm kích cỡ văn bản.

Cách tùy chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản :

Bạn mở giao diện mục Font hoặc dùng phím tắt Ctrl+D rồi chọn tab Character Spacing để cài đặt. Trong mục Spacing sẽ có các tùy chọn để điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản, đó là:

Normal: Chỉnh khoảng cách bình thường.

Expanded: Chỉnh khoảng cách rộng hơn bình thường.

Condensed: Thu hẹp khoảng cách các chữ lại.

By: Nhập các giá trị để bạn lựa chọn và tùy chỉnh cho phù hợp.

3. Hướng dẫn định dạng đoạn văn bản trong Word:

Công việc định dạng đoạn văn bản này sẽ giúp cho văn bản của bạn dễ nhìn và dễ hiểu hơn, tuân thủ đúng theo nguyên tắc nhất.

Với cửa sổ này:

Trong mục Spacing phần After trong hình trên bạn có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau

Phần Line spacing cho phép bạn tùy chỉnh khoảng cách dòng cho đoạn văn bản của mình. Trong đó:

Single (dòng đơn): tùy chỉnh để Font giãn nhiều nhất của dòng.

1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách của dòng đơn ở trên.

Double: Gấp 2 lần khoảng cách của dòng đơn.

At least: Thiết lập một khoảng cách của dòng nhỏ nhất sao cho phù hợp với Font chữ của dòng.

Exactly: Cố định một khoảng cách dòng nhất định. Với giá trị này thì bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ thì khoảng cách của dòng vẫn không thay đổi.

Multiple: Tùy chỉnh khoảng cách dòng tăng hoặc giảm bao nhiêu % so với dòng đơn mà bạn vừa chỉ định.

Phần Indentation cho phép bạn điều chỉnh căn lề cho đoạn văn bản. Giá trị Special thể hiện các lựa chọn cho bạn.

(none) là cả đoạn sẽ thụt vào so với lề trái hoặc lề phải (do bạn chọn)

First line tức là dòng đầu tiên sẽ thụt vào

Hanging là ngoại trừ dòng đầu tiên, phần còn lại của đoạn văn bản sẽ thụt vào.

4. Định dạng Tabs trong Word:

Đối với các phiên bản định dạng Word mỗi khi bạn gõ vào phím Tab file văn bản sẽ điều chỉnh một khoảng cách nhất định theo mặc định của MS Word hoặc là do bạn tự điều chỉnh. Và để điều chỉnh lại khoảng cách này thì bạn có thể làm như sau:

Trong Tab stop position: bạn sẽ gõ vào chỉ số chính là khoảng cách đến lề đến khi điểm dừng của việc nhấn phím .

Alignment: phần này có lựa chọn các loại Tab như sau:

Tab trái – Left: Khi bạn nhấn phím Tab thì điểm dừng của con trỏ chuột sẽ được đặt ở một vị trí so với lề trái.

Tab giữa – Center: Bạn nhập gõ nội dung của văn bản sẽ được canh giữa. Và ở vị trí dừng đó, chúng ta gõ văn bản sẽ được dịch về hai bên đều nhau.

Tab phải – Right: Bạn gõ nội dung của văn bản thì sẽ được canh phải ở vị trí dừng sau khi nhấn phím Tab và các ký tự được gõ thêm sẽ khiến cho văn bản dịch chuyển sang bên trái.

Tab thập phân – Decimal: Lúc bạn tiến hành gõ nội dung văn bản. Văn bản của bạn sẽ được tự động canh giữa ở vị trí dấu thập phân.

Bar Tab: Với tab này thì file văn bản của bạn sẽ chèn thêm một gạch thẳng đứng ở vị trí dừng.

5. Tạo khung cho văn bản -định dạng văn bản

Cửa sổ Border and Shading xuất hiện. Tại đây bạn sẽ thiết lập các thông số để tạo khung cho văn bản.

6. Định dạng đoạn văn bản trong Word:

Format Painter sẽ giúp bạn sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản. Với việc tài liệu của bạn xuất hiện nhiều vùng định dạng giống nhau thì công cụ này thực sự hữu ích.

Bạn bôi đen vào đoạn văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa. Lúc này đoạn văn bản đó sẽ có định dạng giống hệt định dạng ủa đoạn văn bản ở trước đó.

Nếu muốn sao chép định dạng cho nhiều đoạn văn, chúng ta cũng bôi đen đoạn văn đã định dạng rồi nhấp đúp chuột vào biểu tượng chổi. Tiếp đó bôi đen vào các đoạn văn bản cần giống định dạng đã sao chép. Nhấn Esc để dừng quá trình sao chép.

Định Dạng Font Chữ, Khổ Giấy Trong Các Văn Bản Hành Chính Nhà Nước / 2023

Theo thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước thì cách trình bày về font chữ (kiểu chữ) và khổ giấy khi soạn thảo văn bản sẽ được chỉ ra trong bài sau.

Font chữ

Chắc chắn là font chữ sử dụng trong văn bản hành chính phải là font chữ tiếng Việt. Điểm lưu ý là các font này phải sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Theo đó, font mà văn bản hành chính thường hay sử dụng nhất là Times New Roman.

Khổ giấy

Khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) là khổ giấy được áp dụng cho văn bản hành chính. Một số loại giấy tờ như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển sẽ sử dụng khổ A5 (148 mm x 210 mm) để trình bày.

Thông thường, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài (chiều dọc) của khổ giấy A4. Một số định dạng văn bản như bảng biểu, sơ đồ,… thì có thể trình bày theo chiều rộng (chiều ngang) của khổ giấy A4.

Canh lề trang giấy

Đối với khổ giấy A4 thì việc canh lề thực hiện như sau:

Lề trên (top): cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới (bottom): cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái (left): cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải (right): cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Một số cơ quan nhà nước yêu cầu lề trái là 25 mm, trong khi đó các lề còn lại đều là 20 mm thực ra là có lý do. Văn bản hành chính nếu đóng tập (bìa) thì lề trái sẽ bị mất 1 khoảng lề do đinh bấm (ghim) vì vậy lề trái nên cách mép có khoảng cách hơn các lề còn lại.