Cách Ghi Quyết Định Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử / TOP 14 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Để chuyển đổi từ hình thức hóa đơn viết tay thông thường sang sử dụng hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp cần lập một quyết định sử dụng hóa đơn điện tử dưới dạng văn bản.

Hóa đơn điện tử là tổng hợp các dữ liệu điện tử được thống kê lại, do doanh nghiệp lập ra trong quá trình bán hàng hay cung ứng dịch vụ và sau đó sẽ trao lại cho khách hàng; những dữ liệu trên được quản lý và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Theo quy định của pháp luật hiện hành về vấn đề này thì hóa đơn điện tử chỉ được sử dụng trên hệ thống máy vi tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền để sử dụng trong quá trình cung ứng dịch vụ, bán hàng và lưu trữ thông tin cần thiết.

Tại Việt Nam hiện nay trên thực tế chỉ có một số doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử có đủ chất lượng và uy tín và là đối tác trực tiếp của Tổng Cục thuế trong việc phát hành và khởi tại hóa đơn điện tử.

Ví dụ như là: Tập đoàn viễn thông quân đội Viettel, Tập đoàn viễn thông VNPT, v.v…

Các phần mềm hóa đơn điện tử của một số đơn vị có chất lượng, uy tín thì sẽ có hiệu quả trong việc bảo mật thông tin trên hóa đơn, hạn chế được tình trạng làm giả hóa đơn hay giúp doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể xác thực các thông tin một cách nhanh chóng, công khai qua việc truy cập website để kiểm tra.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

– Theo quy định về pháp luật doanh nghiệp hiện hành đang có hiệu lực thì các doanh nghiệp mới được thành lập kể từ ngày 01/01/2019 thì bắt buộc phải đăng ký sử dụng hình thức hóa đơn điện tử.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp khi mới thành lập bắt đầu từ thời gian trên thì sẽ không được phép tự in hóa đơn hoặc đặt in hóa đơn viết tay nữa.

– Thủ tục để đăng ký cấp phép hóa đơn điện tử bao gồm một số bước cụ thể như sau:

Bước 1: Soạn thảo quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp khi bắt đầu tạo lập hóa đơn điện tử thì đầu cần đưa ra quyết định về việc sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành và sau đó gửi cho cơ quan thuế có thẩm quyền giải quyết.

Bước 2: Tiến hành thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ để thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử cần chuẩn bị một số giấy tờ như sau:

+ Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử như đã soạn thảo ở bước 1

+ Mẫu hóa đơn được đơn vị cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị

+ Văn bản thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, lập theo mẫu của Bộ tài chính đã ban hành

Bước 3: Thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp cần thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử mẫu và sau đó gửi mẫu hóa đơn điện tử này theo đúng định dạng như đã trao cho người mua qua đường điện tử đến hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Download (DOC, 24KB)

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất bao gồm những nooin dung cơ bản sau đây:

– Đầu tiên là đơn vị chủ quản, tên công ty

– Tiếp đó là quốc hiệu và tiêu ngữ

– Thời gian, địa điểm lập quyết định

– Nội dung của quyết định cần đề cập tới một số vấn đề như là:

Tên hệ thống thông tin, thiết bị hạ tầng có sử dụng hóa đơn điện tử

Tên của hệ thống ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử

Quá trình thiết lập, khởi tạo, di chuyển và lưu giữ thông tin trên hóa đơn điện tử được vận hành như thế nào?

Trách nhiệm của nhà cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử và bộ phận kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại công ty ra sao?

– Thời hạn có hiệu lực của quyết định này

– Danh sách cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các điều khoản trên

– Chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu xác nhận.

Hướng dẫn soạn quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

– Phần tên hệ thống thông tin, thiết bị hạ tầng có sử dụng hóa đơn điện tử có thể là các thông tin về máy in, máy tính để chứng minh doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.

– Tên của hệ thống ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử bao gồm hệ thống phần mềm do tổ chức trung gian cung cấp hoặc do chính doanh nghiệp tự thiết lập.

– Danh sách cá nhân hay bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các điều khoản trên có thể kể đến như là người lãnh đạo công ty, các bộ phận kỹ thuật, bên cung ứng dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, v.v…

CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG LẮNG NGHE – TƯ VẤN – GIẢI ĐÁP CÁC THẮC MẮC

1900 6557 – “Một cuộc gọi, mọi vấn đề”

Điều 7. Khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử

1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…

Số:26/08/2019

Hà nội, ngày 26 tháng 08 năm 2019

QUYẾT ĐỊNH

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Căn cứ theo Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ Điện tử. Căn cứ Quyết định số 278/QĐ-TCT ngày 01/3/2016 của Tổng cục Thuế về việc ban hành Kế hoạch hành động của Tổng cục Thuế thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số: ….. Xét đề nghị của Ông – Phụ trách kế toán Công ty TNHH …..

QUYẾT ĐỊNH:

a. Máy tính tạo, lập hóa đơn có thông số kỹ thuật cụ thể như sau:

– Tên máy: Dell Optiplex 3020

– Mã hiệu: Dell Inc

– Hệ điều hành: Windows 8.1 64-bit

– Bộ xử lý (CPU): Intel ®Core (TM)i3-4130 CPU @ 3.40GHz 3.40 GHz

– Bộ nhớ RAM: 6.00 GB

b. Máy in phục vụ việc in hóa đơn có thông số kỹ thuật cụ thể như sau:

– Số hiệu máy in: Hewlett-Packard HP LaserJet Pro MFP M225dw

– Nhà Sản xuất: HP

2. Phần mềm ứng dụng và biện pháp hỗ trợ triển khai

a. Phần mềm quản lý, phát hành, in ấn hóa đơn

– Tên ứng dụng: Phần mềmVNPT EINVOICE

– Nhà cung cấp: Tổng công ty dịch vụ viễn thông – VNPT Vinaphone

– Mã số thuế: 0106869738

b. Hỗ trợ – triển khai

– Bộ phận kỹ thuật(IT) tại Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống thiết bị như đã nêu được vận hành liên tục và không phát sinh sự cố trong quá trình in ấn.

Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn

1. Hóa đơn: GTGT

– Mẫu số:01GTKT0/001

– Mục đích:Xuất hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

– Bộ phận bán hàng: Cung cấp thông tin khách hàng

– Bộ phận kế toán: Tạo lập hoá đơn, hạch toán và lưu trữ,chuyển hoá đơn cho người mua…

– Bộ phận kỹ thuật: Bảo trì, sao lưu dữ liệu.

– Bộ phận kế toán: Đảm báo việc tạo, lập, luân chuyển và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử chính xác cũng như tiến hành lưu trữ dữ liệu định kỳ theo quy định của công ty. Trưởng bộ phận kế toán chịu trách nhiệm phân công nhân sự phù hợp.

– Bộ phận kỹ thuật: Phối hợp cùng các nhà cung cấp dịch vụ như đã nêu ở điều 1 để hỗ trợ bộ phận kế toán tạo, lập, luân chuyển và theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn tự in của công ty được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày23/08/2017 Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.

Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng….miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.

Theo dõi chúng tôi miễn phí trên mạng xã hội facebook và youtube:

Follow https://www.facebook.com/hoc.cung.vietjack/ để tiếp tục theo dõi các loạt bài mới nhất về ngữ pháp tiếng Anh, luyện thi TOEIC, Java,C,C++,Javascript,HTML,Python,Database,Mobile…. mới nhất của chúng tôi.

1. Từ nay đến ngày 31/12/2019

Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm 2019 quy định: ” Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn “.

Như vậy, với mục tiêu đẩy nhanh tiến độ áp dụng hóa đơn điện tử mà Chính phủ đề ra trong năm 2019 thì cơ quan thuế sẽ thông báo tới các cơ sở kinh doanh về việc chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018.

Mục tiêu đẩy nhanh tiến độ áp dụng hóa đơn điện tử của Nghị quyết này phù hợp với lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử quy định tại Nghị định 119/2018. Nên từ nay đến ngày 31/12/2019, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tại TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các thành phố lớn sẽ sớm hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử (không bắt buộc – mà ưu tiên áp dụng trước thời hạn).

2. Từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020

* Chuẩn bị điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

– Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC đều quy định các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có 02 năm (01/11/2018 – 31/10/2020) để thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế) sang hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 119/2018.

* Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nếu có đủ điều kiện

Trong thời gian 02 năm này, trường hợp cơ quan thuế thông báo doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119 thì:

– Nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử;

– Nếu chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

3. Từ ngày 01/11/2020 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 mà không được sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ.

– Từ ngày 01/11/2020 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khác cần chuẩn bị và sớm chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử thay vì đợi đến hạn cuối.

– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thời gian 02 năm để chuẩn bị điều kiện và chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử.

– Trường hợp có thông báo chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế thì chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo thông báo nếu có đủ điều kiện.

– Riêng với TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các thành phố lớn khác sẽ đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2019.

Khắc Niệm