10. Nghị Định Số 30/2024/Nđ

Chào mừng

Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2024)                    Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2024)                     

Chào mừng

Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2024)                    Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2024)                     

Chào mừng

Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2024)                   Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2024)                     

Chào mừng

Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2024)                    Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2024)                      

Chào mừng

Kỷ niệm 61 năm ngày thành lập Viện kiểm sát nhân dân (26/7/1960 – 26/7/2024)                   Chào mừng Kỷ niệm 91 năm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (03/02/1930 – 03/02/2024)                     

Phụ Lục Vi: Nghị Định Số 30/2024/Nđ

Phụ lục VI

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ(Kèm theo Nghị định số 30/2024/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2024 của Chính phủ)

Phần I

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG

1. Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.

2. Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.

4. Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.

5. Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.

II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1. Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả 1.

2. Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.

3. Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.

4. Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.

5. Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.

6. Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.

7. Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.

8. Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.

III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1. Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản

a) Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản.

b) Cho phép đính kèm văn bản.

c) Cho phép tạo mã định danh văn bản đi.

d) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản.

đ) Cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm.

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản.

g) Cho phép tự động cập nhật các trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục này.

1 Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.

h) Thông báo cho Văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

i) Thông báo khi có văn bản mới.

k)Thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn.

n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu.

o) Cho phép cơ quan,tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

2. Đối với việc kết nối, liên thông

a) Bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

b) Có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin.

c) Có khả năng kết nối, liên thong và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.

3. Đối với an ninh thông tin

a) Bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

b) Bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản.

c) Cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.

4. Đối với việc lập và quản lý hồ sơ

b) Bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

c) Liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ.

đ) Bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể.

e) Cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản.

g) Cho phép kết xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

5. Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ

c) Bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

d) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ.

đ) Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản.

e) Bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ.

g) Có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu.

b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị.

c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ.

d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu.

đ) Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm.

e) Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.

g) Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm.

h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf).

i) Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả.

k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống.

l) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài llệu.

7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả

b) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền.

c) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ.

d) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống.

8. Đối với việc thu hồi văn bản

a) Đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ chức.

b) Hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.

c) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.

IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1. Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:

a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau.

b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức.

c) Truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức.

d) Thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức.

đ) Thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó.

e) Phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi.

g) Khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyển.

2. Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.

3. Thiết lập kết nối liên thông.

V. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG

1. Sổ đăng ký văn bản đến

2. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

3. Sổ đăng ký văn bản đi

4. Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi

Phần II

CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG

I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

II. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

III. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ

Hướng Dẫn Thực Hiện Nghị Định 30/2024/Nđ

Trangtinphapluat.com tổng hợp, giới thiệu những hướng dẫn, giải đáp vướng mắc đối với việc soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định 30/2024/NĐ-CP về công tác văn thư. Nội dung hướng dẫn được trích từ tài liệu Hội nghị triển khai Nghị định số 30/2024/NĐ-CP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước.

1. Đề nghị giải thích rõ hơn nội dung “Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử” (khoản 1 Điều 15

Trả lời: Việc lấy số và ký hiệu ban hành văn bản trong 01 năm phải đảm bảo duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Ví dụ: Trong cùng 1 hệ thống số nếu phát hành văn bản điện tử là số 01 sau đó văn bản tiếp theo là văn bản giấy thì số của văn bản giấy là số 02.Trong trường hợp phát hành văn bản giấy kèm văn bản điện tử thì số của văn bản giấy trùng với số của văn bản điện tử.

2. Nghị định số 30/2024/N -CP căn cứ ban hành Nghị quyết, Quyết định được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng vậy căn cứ ban hành Thông báo, Tờ trình trình bày như thế nào?

“Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng”. Vậy điểm này áp dụng đối với những loại văn bản nào, hay tất cả 29 loại văn bản hành chính?. Cần hướng dẫn cụ thể để tránh sự nhầm lẫn.

(Khi nào sử dụng Tờ trình, Công văn trong văn bản hành chính?)

Trả lời: Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2024/N -CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính áp dụng đối với Quyết định và Nghị quyết, Quy định, Quy chế; Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với các văn bản hành chính khác căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng (theo cỡ chữ, kiểu chữ của phần nội dung văn bản).

(Hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2024 )

4. Tại điểm a khoản 4 Mục II Phần I Phụ lục I quy định “… Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đó đóng trụ sở. Theo quy định trên, việc ghi địa danh văn bản gặp lúng túng, chưa thống nhất.

Ví dụ: UBND tỉnh Bình Định và các sở, ban, ngành tỉnh đóng trụ sở ở thành phố QuyNhơn, tỉnh Bình Định thì ghi địa danh là Quy Nhơn hay Bình Định

Trả lời: Việc ghi địa danh ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 4 Mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2024/NĐ -CP, cụ thể: Địa danh ghi trên văn bản của các c quan, tổ chức cấp tỉnh đối với các thành phố trực thuộc Trung ương là tên của thành phố trực thuộc Trung ương; các tỉnh là tên tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và các các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn.

5. Nghị định số 30/2024/N -CP: ý cuối cùng của phần căn cứ Theo đề nghị của……..tại sao lại không là Xét đề nghị của………”?

Trả lời: Việc dùng theo đề nghị hay xét đề nghị do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

6. Khoản 3, Điều 13 Nghị định số 30/2024/ND-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải … Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

Đề nghị được hướng dẫn về phạm vi, giới hạn của quy định cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình:. Cụ thể áp dụng cho các trường hợp cho cơ quan trực thuộc: Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Chủ tịch UBND huyện; Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho Chủ tịch UBND xã; Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn vàc quan trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịchUBND huyện ủy quyền cho Thủ trưởng cácc quan chuyên môn và cơ quan trực thuộc UBND huyện; Thủ trưởng các cơ quan cấp tỉnh ủy quyền cho Thủ trưởng các cơ quantrực thuộc.

Trả lời: Việc ký thừa ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Ngh định số 30/2024/N -CP. Như vậy, trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan,tổ chức ký thừa ủy quyền. Cụ thể: Chủ tịch UBND tỉnh, huyện ủy quyền cho người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND (thành viên UBND cấp tỉnh, cấp huyện) ký thừa ủy quyền. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức được ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc và trực thuộc ký thừa ủy quyền.

(Quy định về phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong cơ quan nhà nước)

7. “Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệmtrước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.” Như vậy người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có phải ký vào văn bản hay không?Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.– “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước phápluật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.” Như vậy người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản có phải vào văn bản hay không? Vị trí ký ở đâu trong văn bản?.

Trả lời: Việc ký tắt, nháy vào văn bản hay không là một trong những giải pháp do người đứng đầu cở quan tổ chức quyết định (theo quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan để cụ thể hoá quy định của pháp luật về tính trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản và người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

( Hướng dẫn cách viết hoa trong văn bản hành chính)

9. Các báo cáo của UBND cấp huyện gửi cho các sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp xã gửi các phòng, ban thuộc UBND cấp huyện có cần phải có phần Kính gửi ……… dưới phần tên loại, trích yếu văn bản không.

Trả lời: Việc ghi kính gửi áp dụng đối với Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên điểm b, khoản 9 mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2024/NĐ-CP). Việc xác định cơ quan, tổ chức cấp trên, cấp dưới được căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức bộ máy nhà nước, cơ cấu tổ chức đơn vị.

10. Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 30/2024/NĐ-CP quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

Đề nghị được hướng dẫn Trường hợp viết hoa từ Nhân dân, Nhà nước trong tên cơ quan, tổ chức; viết hoa sau dấu (:); viết hoa sau dấu chấm phẩy (;); viết tắt ngày tháng năm trong văn bản hành chính.

11. Điều 7 Nghị định số 30/2024/NĐ-CP quy định các loại văn bản hành chính, trong đó có loại Phiếu báo , xin hỏi trường hợp sử dụng loại văn bản này và mẫu Phiếu báo.

Trả lời: Phiếu báo là 1 trong 29 tên loại văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 30/2024/NĐ-CP.Phiếu báo được trình bày theo mẫu 1.4. Phụ lục II Nghị định số 30/2024/NĐ-CP. Việc sử dụng Phiếu báo do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Phương Thảo

Những Điểm Mới Của Nghị Định Số 30/2024/Nđ

Trang chủNghiên cứu – Trao đổi

Những điểm mới của Nghị định số 30/2024/NĐ-CP ngày 05/3/2024 về công tác văn thư 

1. Về phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nghị định 30 quy định các nội dung của công tác văn thư và quản lý nhà nước về văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Như vậy, so với Nghị định 110, Nghị định 30 đã bổ sung quy định về việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật – là một thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của mỗi cơ quan và dùng để thực hiện ký số trên các văn bản điện tử.

2. Các loại văn bản hành chính

Nghị định 30 cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này, Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.

4. Về soạn thảo văn bản

Trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản Nghị định 30 quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

5. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Quy định này khác quy định tại Nghị định 110, theo đó, trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thuộc về Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác.

6. Ký ban hành văn bản

Nghị định 30 đã kế thừa quy định trước đây và bổ sung làm rõ một số trường hợp, cụ thể:

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng trong “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”. Quy định này đã giải quyết được thực trạng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH ghi như vậy không đúng

Phải ghi là: KT. GIÁM ĐỐC                  PHÓ GIÁM ĐỐC

Về ký thừa lệnh: Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.

Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Quy định này mang tính chặ chẽ hơn.

Trước đây Nghị định 110 chỉ quy địn khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…

7. Sử dụng con dấu

Nghị định 30 cơ bản kế thừa Nghị định 110 về sử dụng con dấu, cụ thể:

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

Đối với văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định): Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo.

8. Về viết hoa trong văn bản hành chính

Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư 01), theo đó hướng dẫn 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác. Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:

Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.

Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

9. Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính

Thông tư 01 hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định 30 quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

10. Đính chính văn bản đi

Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng “công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”. Trước đây, Nghị định 09 chỉ quy định đính chính bằng văn bản hành chính. Điều này dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…nên không thống nhất trong thể thức ban hành văn bản.

10. Thu hồi văn bản

Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.

11. Tên cơ quan ban hành văn bản

Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, so với hướng dẫn của Thông tư 01, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở.

13. Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định)

Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư 01 hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu ‘chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.

Với một số điểm nổi bật như trên, Nghị định 30 sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Trần Thị Thu

[Trở về]

Các tin đã đăng

Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng HĐND tỉnh 

MỘT SỐ ĐIỂM MỚI VỀ MÔ HÌNH VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG CỦA LUẬT TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG (SỬA ĐỔI, BỔ SUNG)

Tham luận tại Hội nghị Thường trực HĐND các tỉnh Bắc Trung bộ lần thứ 6 tại tỉnh Quảng Bình 

Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân tỉnh 

Nghị quyết hướng dẫn một số hoạt động của Hội đồng nhân dân 

Một số kinh nghiệm, giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả giám sát đầu tư công của Ban kinh tế – ngân sách HĐND tỉnh 

Những giải pháp nâng cao chất lượng giám sát thực hiện Nghị quyết của HĐND về kế hoạch đầu tư công trung hạn và hàng năm ở thành phố Đồng Hới 

Hội Nghị Tập Huấn Nghị Định Số 30/2024/Nđ

Hội nghị tập huấn Nghị định số 30/2024/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2024 của Chính phủ về công tác văn thư

Thứ Tư, ngày 21 tháng 10 năm 2024 – 09:23

Vừa qua, Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang đã tổ chức Hội nghị tập huấn Nghị định số 30/2024/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2024 của Chính phủ về công tác văn thư. Hội nghị do đồng chí Nguyễn Thị Thược, Ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp dự và chủ trì.

Tham dự Hội nghị có 49 đại biểu là toàn thể lãnh đạo Sở, công chức, viên chức, người lao động Sở Tư pháp.

Đồng chí Nguyễn Thị Thược, Ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp phát biểu chỉ đạo Hội nghị

Tại Hội nghị, Phó trưởng Phòng Cải cách hành chính – văn thư lưu trữ, Sở Nội vụ Nguyễn Thúy Lợi đã giới thiệu một số điểm mới của Nghị định số 30/2024/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2024 của Chính phủ về công tác văn thư; Chánh Văn phòng Sở Tư pháp Lý Thị Hương Giang hướng dẫn kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính; Phó Giám đốc Sở Tư pháp Đặng Thị Thanh Hương cho làm bài tập thực hành soạn thảo văn bản hành chính; chuyên viên quản trị mạng Nguyễn Đức Thành hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Đặc biệt, Giám đốc Sở Tư pháp Nguyễn Thị Thược đã trực tiếp rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo văn bản hành chính của cơ quan thông qua các ví dụ cụ thể là các văn bản do đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở ban hành, các dự thảo văn bản do các công chức Sở Tư pháp soạn thảo; chỉ rõ từng lỗi văn bản và cách thức xử lý, sửa lỗi văn bản; nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng công đoạn soạn thảo/ kiểm tra/chỉnh sửa/duyệt ký/phát hành văn bản. 

Đồng chí Nguyễn Thúy Lợi, Phó trưởng Phòng Cải cách hành chính – văn thư lưu trữ, Sở Nội vụ, Báo cáo viên Hội nghị

Đồng chí Lý Thị Hương Giang, Chánh Văn phòng Sở Tư pháp, Báo cáo viên Hội nghị

Quang cảnh Hội nghị

Thông qua buổi tập huấn, giúp công chức, viên chức, người lao động Sở Tư pháp nắm chắc quy định của pháp luật về văn thư , trau dồi và nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả công tác của Sở Tư pháp./.

Tin: Hồng Thảo Ảnh: Đức Thành

475 views