Quản Lý Văn Bản Của Đảng / Top 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Bac.edu.vn

Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Những Điểm Khác Nhau Cơ Bản Trong Trình Bày Thể Thức Văn Bản Của Đảng Và Văn Bản Quản Lý Nhà Nước

Tiêu đề, Quốc hiệu

Tiêu đề:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Cỡ chữ 15, in hoa, đứng đậm

Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Quốc hiệu:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng đậm)

Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

(cỡ chữ 13 – 14, in thường, đứng đậm)

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tên cơ quan ban hành văn bản

– Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm;

– Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm;

– Phía dưới có dấu sao (*).

Ví dụ:

TỈNH ỦY ĐỒNG NAI

BAN TỔ CHỨC

*

– Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, không đậm;

– Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, đậm;

– Phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ.

Ví dụ:

UBND TỈNH ĐỒNG NAI

SỞ NỘI VỤ

Số, ký hiệu văn bản

– Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của cấp ủy, ủy ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp ủy ban hành trong 1 nhiệm kỳ của cấp ủy.

– Sau từ số không có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/)

Ví dụ:

Số 02-QĐ/BTCTU

Cỡ chữ 14, in thường, đứng

– Số văn bản là số thứ tự, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

– Sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gach ngang (-)

Ví dụ:

Số: 02/QĐ-SNV

Cỡ chữ 13, in thường, đứng

Địa điểm (Địa danh) và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

– Cỡ chữ 14, in thường, nghiêng

– Được trình bày ở phía bên phải dưới tiêu đề của văn bản

Ví dụ:

Văn bản của Tỉnh ủy Đồng Nai (có trụ sở tại thành phố Biên Hòa):

Văn bản của các cơ quan, tổ chức thì ghi địa danh hành chính cấp đó.

– Cỡ chữ 13 – 14, in thường, nghiêng

– Được trình bày ở giữa phía dưới Quốc hiệu

Ví dụ:

Văn bản của UBND tỉnh Đồng Nai (có trụ sở tại thành phố Biên Hòa):

Tên loại, trích yếu nội dung văn bản

– Tên loại văn bản

+ Cỡ chữ 16, in hoa, đứng, đậm

– Trích yếu nội dung văn bản

+ Cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng, đậm.

+ Không có dòng kẻ bên dưới

Ví dụ:

CHỈ THỊ

Về công tác phòng chống tệ nạn xã hội

– Trích yếu nội dung công văn

+ Cỡ chữ 12, in thường, nghiêng

+ Không quy định cụ thể về việc cách dòng so với số và ký hiệu văn bản.

Vi dụ: Công văn của Đảng ủy Trường Chính trị tỉnh do Văn phòng Đảng ủy soạn thảo về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo

Số 06 – CV/ĐU

Về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo

– Tên loại văn bản

+ Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm

– Trích yếu nội dung văn bản

+ Cỡ chữ 14, in thường, đứng, đậm

+ Dòng kẻ bên dưới nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Ví dụ:

CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác quản lý, điều hành và bình ổn giá những tháng cuối năm 2012

– Trích yếu nội dung công văn

+ Cỡ chữ 12- 13, in thường, đứng

Đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ: Công văn của Sở Nội vụ do Phòng Cán bộ – Công chức soạn thảo về việc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2013

Số 06/SNV-CBCC

V/v đánh giá cán bộ, công chức,

viên chức năm 2013

Nội dung văn bản

– Cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng;

Không quy định cụ thể về cách trình bày.

Cỡ chữ 13 – 14, in thường, đứng (được dàn đều cả hai lề); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng.

– Từ nơi nhận: cỡ chữ 14, in thường, đứng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền bằng độ dài dòng chữ

– Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 12, in thường, đứng

Ví dụ:

– Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy;

– Huyện ủy Long Thành;

– Lưu: VT, VPĐU.

– Từ nơi nhận: cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm

– Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 11, in thường, đứng

Ví dụ:

Nơi nhận:

– Các sở, ban, ngành;

– UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ;

– Lưu: VT, HC.

– Đánh số trang văn bản

– Bắt đầu từ trang thứ 2 phải đánh số trang, cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều 2 mép phải, trái của phần có chữ.

– Từ trang thứ 2 phải đánh số trang, số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng

Quy Trình Quản Lý Văn Bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan được đánh giá qua việc tiếp nhận và xử lý thông tin từ các văn bản đến, đi càng đầy đủ, chính xác và kịp thời càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ hàng ngày một doanh nghiệp khi duy trì hoạt động sẽ có rất nhiều quyết định quản lý và trao đổi thông tin từ các đơn vị bên ngoài qua các văn bản quản lý, việc chủ động trong công tác quản lý văn bản, tài liệu đi đến là một trong những đâu mục công việc được quan tâm hàng đầu. Vì vậy, việc hoàn thành tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ giúp phần nâng cao tính chuyên nghiệp về hoạt động của công ty.

Timviec365.vn xin giới thiệu tới quý độc giả bộ tài liệu Quy trình quản lý văn bản được cập nhật mới nhất để cùng tham khảo và tải về sử dụng miễn phí!!

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến). Việc giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy trình sau:

Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét

Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ

Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

– Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận, sau đó lập bảng theo dõi công văn đến như sau:

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

– Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

– Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2.1. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính).

2.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ phụ trách văn thư có trách nhiệm theo dõi công văn, văn bản đi, cụ thể như sau:

Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Tác giả: Timviec365.vn

Phân Tích Đặc Điểm Của Văn Bản Quản Lý Nhà Nước

Văn bản là gì? Văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.

Văn bản quản lý nhà nước là gì? Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.

Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau:

văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.

Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.

Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó.

+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.

+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.

Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế.

Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.