Cách Sắp Xếp Văn Bản Trong Word

Khi hầu hết mọi người nghĩ về sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có điều gì đó cho Word biết các phần văn bản khác nhau bắt đầu và kết thúc ở đâu.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn một bảng tính Excel vào tài liệu Word của bạn.

Danh sách sắp xếp trong Word

Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.

Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn gọi là trả về vận chuyển) cho Word biết một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ nào bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.

Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách con chuột của bạn. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.

Sau đó, nhấp vào tab Trang chủtrên Băngvà tìm phần có tiêu đề Đoạn. Tìm nút có các chữ cái Avà Ztrên đó và mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp. Nhấp vào nút Sắp xếpvà Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp văn bản.

Tiếp theo, chúng ta cần nói với Word những gì chúng ta sắp xếp. Tìm trình đơn thả xuống có gắn nhãn Loạivà chọn Văn bản. Đây cũng là tùy chọn mặc định. Cuối cùng, chúng ta cần phải nói Word cho dù chúng ta muốn sắp xếp các văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hoặc thứ tự giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dầnlà tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.

Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn, bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như trình phân tách trường và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.

Sắp xếp văn bản trong bảng

Kiểu sắp xếp này có vẻ quen thuộc hơn một chút nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một bảng tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.

Giả sử bạn có một bảng trong Word trông giống như bên dưới.

Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản mà chúng ta muốn sắp xếp. Giả sử rằng chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần lần này. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếptrong phần Đoạncủa Dải băng.

Thông báo trong góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Sắp xếpmà Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng trình đơn thả xuống Sắp xếp theođầu tiên đã có tiêu đề cột Tên trong hộp tùy chọn.

Phần còn lại của các tùy chọn vẫn giữ nguyên ngoại trừ việc nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng bằng cách sử dụng các tùy chọn chúng tôi đã chọn.

Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản, miễn là bạn có cách để nói cho Word biết phần nào tách một phần tử dữ liệu khỏi phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các thiết lập sắp xếp một chút, bạn sẽ khám phá ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.

Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian trong Word bằng cách sử dụng đoạn sắp xếp ứng dụng và văn bản bảng cho bạn bằng cách sử dụng một giao diện tương tự như được tìm thấy trong trang tính Excel. Hãy tận hưởng!

Cách xắp sếp tên theo thứ tự ABC nhanh nhất Related posts:

23.06.2010

1.3. Sắp Xếp Bố Cục Văn Bản

Tốt rồi, vậy là bây giờ chúng ta đã có 1 trang web …trống trơn. Thật buồn là nếu các bạn cứ để mặc nó như thế, có khả năng là sẽ không ai thèm quan tâm đến nó cả.

Cách tạo ra các khổ văn bản

Cách sắp xếp trang với các đề mục

Cách in đậm và nhấn mạnh 1 đoạn văn bản

Cách trình bày thông tin dưới dạng danh sách

Khổ văn bản

Các bạn có thể thử để thấy ngay kết quả. Không phải quá lộng lẫy nhưng đấy đã là 1 khởi đầu không tệ rồi.

Chắc chắn là sẽ không dùng lại ở đấy ! Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng xem làm cách nào chúng ta có thể sử dụng HTML để thể hiện “sự xuống dòng”. Khái niệm này nghe thì có vẻ đơn giản, thế nhưng các bạn sẽ thấy là nó không hoàn toàn giống như cách các bạn vẫn hay làm với các trình soạn thảo thông dụng.

Xuống dòng

Khi chúng ta làm việc với HTML, để xuống dòng và bắt đầu 1 đoạn mới không đơn giản chỉ là nhấn nút Enter như các bạn hay làm trong các trình soạn thảo văn bản.

Toàn bộ văn bản vẫn hiển thị trên cùng 1 dòng bên trong trinh duyệt dù cho trước đó tôi đã 2 lần xuống dòng trong trình soạn thảo. Vậy nên tôi có thể cam đoan với các bạn là dù có ấn Enter bao nhiêu lần thì cũng hoàn toàn không có tác dụng gì cả.

Trong HTML, chúng ta có thể sử dụng các phương pháp khác để thể hiện sự xuống dòng.

Kết quả nhận được trong trình duyệt sẽ như sau :

Nếu các bạn chỉ đơn thuần là muốn xuống dòng nhưng không chuyển sang khổ mới, HTML còn có 1 giải pháp cho chúng ta : sử dụng thẻ “xuống dòng” !

Tóm lại, chúng ta có :

Sau khi đã tạo ra các khổ văn bản, phần tiếp theo chúng ta sẽ tạo ra cho chúng các đề mục.

Các đề mục

Trong 1 trang web mà nội dung trải dài trên vô số khổ khác nhau, người đọc sẽ rất khó định hướng thông tin muốn tìm và đây là lúc các đề mục trở nên hữu dụng.

Trong HTML, chúng ta có 6 cấp đề mục khác nhau thay đổi tùy vào mức độ quan trọng cần diễn đạt. Có tổng cộng 6 thẻ thể hiện sự quan trọng của đề mục từ cao nhất tới thấp nhất :

Về phần trình duyệt, thẻ đề mục càng quan trọng thì kích thước chữ mà nó hiển thị sẽ càng lớn và ngược lại.

! Đừng sử dụng các đề mục chỉ để hay đổi cỡ chữ trong trang web ! Chúng ta cần phải xác định rõ cấu trúc của văn bản và sử dụng các đề mục với độ quan trong khác nhau cho phù hợp, không nên xuất hiện trường hợp có nhiều tiêu đề phụ nhưng lại thiếu đi tiêu đề chính. Nếu chỉ đơn thuần là bạn muốn thay đổi cỡ chữ, hãy tiếp tục kiên nhẫn chờ tới lúc chúng ta học CSS.

Chúng ta cùng xem ví dụ sử dụng các đề mục.

Vậy là chúng ta đã có 1 trang web với văn bản được bố cục tốt.

Nhấn mạnh đoạn văn bản

Trong 1 đoạn văn bản, đôi khi chúng ta muốn nhấn mạnh vào 1 số từ và làm chúng trở nên nối bật hơn. HTML cung cấp cho chúng ta 1 số thẻ để thực hiện điều này.

Nhấn mạnh ít

Trong thực tế thì thay đổi trên đến từ phía trình duyệt của các bạn. Khi chúng ta dùng thẻ để thông báo là chúng ta muốn nhấn mạnh vào cụm từ, trình duyệt tự đông thay đổi hình thức của cụm từ đó thành in nghiêng để nó trở nên nổi bật trước những từ khác.

Nhấn mạnh

Chúng ta đều thấy là cụm từ đã được in đậm. Tuy nhiên, hãy chú ý là hành động in đậm này chỉ là 1 hệ quả. Trình duyệt chọn in đậm cụm từ để nó trở nên nổi bật trong đoạn văn.

Đánh dấu

Vẫn như 2 thẻ trên, thẻ này chỉ ra ý nghĩa của cụm từ chứ không phải cách nó được thể hiện trong trang web. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi cách thể hiện mặc định nếu muốn.

Chú ý : HTML cho nội dung, CSS cho hình thức

Có thể các bạn sẽ phàn nàn là tôi nói nhiều nhưng tôi muốn đảm bảo là mọi người đều nhớ rõ chú ý này vì những người mới bắt đầu rất hay bị lầm tưởng.

Nhiệm vụ thực tế của các thẻ đơn giản là chỉ ra cho máy tính ý nghĩa của các cụm từ trong văn bản : cụm từ này “quan trọng”, cụm từ kia “cần nổi bật”, vv… Và bởi chúng mang những ý nghĩa như vậy nên trình duyệt quyết định là sẽ thay đổi hình thức hiển thị của các văn bản được bao bên trong để chỉ ra ý nghĩa đó chứ không phải là bắt buộc.

? Tại sao lại cần chỉ ra cho máy tính là 1 cụm từ là “quan trọng”, máy tính đâu cần phải biết điều này ?

Đương nhiên là máy tính cần phải biết điều này bởi hằng ngày, có hàng loạt các chương trình cần sử dụng đến nó khi phân tích mã nguồn của trang web. Ví dụ hay gặp nhất là các robot tự động của các bộ máy tìm kiếm như Google hay Bing. Chúng “đọc” mã HTML của trang web và những từ “quan trọng” này dưới mắt chúng sẽ cần được chú ý hơn. Điều này giúp cho khi ai đó tìm kiếm 1 từ khóa là những từ này, bộ máy tím kiếm sẽ nâng cao khả năng trả về kết quả là trang web của bạn.

Điều này không có nghĩa là sử dụng các thẻ trên sẽ chắc chắn cải thiện thứ hạng của bạn khi được tìm kiếm mà chỉ đơn giản là những thông tin trong các thẻ này có những ảnh hưởng nhất định chứ không phải là vô dụng.

? Vậy làm sao để in đậm, đổi màu, vv… ?

Tôi vẫn chỉ có 1 câu trả lời : CSS. Hãy luôn luôn ghi nhớ :

HTML để định nghĩa nội dung, cấu trúc, quan hệ các đoạn văn bản.

CSS để định nghĩa hình thức, màu sắc, trình bày.

Đừng vội vàng, trong chương này thì chúng ta cứ tập trung vào HTML trước đã.

Các danh sách

Các danh sách cho phép chúng ta sắp xếp và bố cục văn bản có trình tự hơn. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 2 loại danh sách :

Danh sách không thứ tự

Danh sách thứ tự hay danh sách đánh số

Danh sách không thứ tự

Ôtô

Xe máy

Xe đạp

Và đây là kết quả chúng ta sẽ nhận được.

Tóm lại, trong phần này, chúng ta cần ghi nhớ 2 loại thẻ :

Các bạn có thể thêm bao nhiêu phần tử vào danh sách cũng được vì không có giới hạn cho số phần tử tối đa. Mọi việc trở nên đơn giản khi chúng ta hiểu được cách sử dụng đúng các thẻ.

Danh sách thứ tự

! Thứ tự các phần tử bên trong loại danh sách này rất quan trọng vì chúng sẽ đều được đánh số từ trên xuống dưới.

Tóm tắt bài học :

HTML cung cấp nhiều loại thẻ khác nhau cho phép chúng ta cấu trúc bố cục văn bản. Các thẻ này đưa ra các chỉ dẫn cho trình duyệt dưới dạng « Đây là khổ văn bản », « Đây là đề mục », vv…

Thứ Tự Sắp Xếp Hệ Thống Văn Bản Pháp Luật

Các loại văn bản pháp luật thì luôn được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến người dân để người dân biết các quy định và thực thi theo đúng quy định. Vì thế phần lớn người dân đều biết đến các loại văn bản pháp luật hiện giờ.

Trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ tư vấn rõ hơn về văn bản pháp luật cũng như thứ tự sắp xếp hệ thống văn bản pháp luật để Quý độc giả hiểu rõ.

Văn bản pháp luật là văn bản có chứa đựng những quy tắc xử sự chung do những chủ thể có thẩm quyền của cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo luật định. Nội dung của văn bản pháp luật là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc thực hiện và được quyền lực nhà nước đảm bảo thi hành.

Đặc điểm của văn bản pháp luật:

– Văn bản pháp luật do chủ thể có thẩm quyền theo quy định ban hành.

Những chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật ở Việt Nam là cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp; các cơ quan này được ban hành văn bản trong phạm vi quản lý do luật quy định. Ngoài ra, một số người đứng đầu một số cơ quan nhà nước, thủ trưởng cơ quan đơn vị… cũng được ban hành văn bản pháp luật.

– Hình thức do pháp luật quy định.

Tên gọi của văn bản pháp luật có nhiều loại: luật, nghị định, thông tư, hiến pháp, pháp lệnh nghị quyết.

Cách trình bày của văn bản pháp luật: trình bày theo khuôn mẫu, kết cấu nhằm tạo sự liên kết và thống nhất trong hệ thống văn bản của cơ quan nhà nước.

– Có trình tự, thủ tục ban hành nhất định.

Văn bản pháp luật của Việt Nam được ban hành theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Các văn bản đều có điểm chung là những quy định mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, tạo cơ chế trong việc phối hợp theo dõi việc thi hành văn bản.

– Văn bản pháp luật có ý chí của chủ thể.

Ý chí của chủ thể thông qua các quy định bao gồm: cấm, cho phép hay bắt buộc, mệnh lệnh của người có thẩm quyền.

– Mang tính bắt buộc, được nhà nước bảo đảm thực hiện.

Văn bản pháp luật được chia thành 03 nhóm: văn bản quy phạm pháp luật, áp dụng pháp luật và văn bản hành chính.

– Văn bản quy phạm pháp luật: chứa đựng các quy định pháp luật được áp sụng nhiều lần, là cơ sở để ban hành các văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính như Hiến pháp. Luật, Nghị định…

– Văn bản áp dụng pháp luật: được ban hành theo trình tự, thủ tục và có chứa những mệnh lệnh, được áp dụng một lần do chủ thể có thẩm quyền ban hành như quyết định khen thưởng…

– Văn bản hành chính: được ban hành nhằm triển khai thực hiện văn bản pháp luật trong lĩnh vực hành chính như quyết định xử lý vi phạm hành chính về giao thông, về trật tự công cộng…

Văn bản nào có hiệu lực cao nhất trong hệ thống pháp luật Việt Nam?

Theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2024 về hệ thống văn bản pháp luật của Việt Nam thì văn bản được nêu đầu tiên là Hiến pháp. Tại điều này không phải chỉ là sự liệt kê đơn thuần mà còn thể hiện thứ tự sắp xếp hệ thống văn bản pháp luật theo hiệu lực thi hành của văn bản.

Như vậy, hiến pháp là văn bản pháp luật có giá trị cao nhất trên hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam cũng như ở một số nước.

Bởi hiến pháp là hệ thống quy định những nguyên tắc chính trị cơ bản, thiết lập cấu trúc, nhiệm vụ, quyền hạn trong chính quyền nhân dân; là đạo luật cơ bản của một nhà nước, thể hiện ý chí, nguyện vọng của đại đa số người dân; mọi văn bản pháp luật khác ra đời đều phải phù hợp với hiến pháp.

Cách sắp xếp thứ tự các văn bản

Theo quy định tại Điều 10 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Điều 58 Nghị định 34/2024/NĐ-CP hướng dẫn Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định về việc đánh số thứ tự các văn bản như sau:

– Số và ký hiệu của văn bản pháp luật phải bao gồm số thứ tự văn bản, năm ban hành, loại văn bản và cơ quan ban hành.

– Số văn bản được ghi bằng số Ả Rập, được đánh số thứ tự từ 01 bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm, về năm ban hành văn bản phải ghi đầy đủ các số.

– Ký hiệu văn bản sẽ là chữ viết tắt của loại văn bản và chữ viết tắt của cơ quan ban hành văn bản.

Sơ đồ hệ thống văn bản pháp luật

– Hiến pháp

– Luật, bộ luật.

– Pháp lệnh, nghị quyết do Quốc Hội ban hành.

– Lệnh, quyết định do Chủ tịch nước ban hành.

– Nghị định.

– Thông tư.

– Nghị quyết do HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành.

– Quyết định do UBND cấp tỉnh ban hành.

– Văn bản pháp luật của chính quyền đơn vị hành chính đặc biệt.

– Nghị quyết do HĐND cấp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ban hành.

– Quyết định do UBND cấp huyện ban hành.

– Quyết định do HĐND cấp xã ban hành.

– Quyết định do UBND cấp xã ban hành.

CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG LẮNG NGHE – TƯ VẤN – GIẢI ĐÁP CÁC THẮC MẮC

1900 6557 – “Một cuộc gọi, mọi vấn đề”

Tập Huấn Công Tác Rà Soát, Sắp Xếp Văn Bản Còn Hiệu Lực

Thứ Tư, ngày 22/8/2024 – 14:12

Ông Đồng Ngọc Ba, Cục trưởng Cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật (Bộ Tư pháp) tập huấn công tác hệ thống hóa. Ảnh: K.P

Phát biểu khai mạc hội nghị, ông Huỳnh Văn Hạnh-Giám đốc Sở Tư pháp chúng tôi khẳng định công tác hóa hệ thống văn bản quy phạm pháp luật kỳ 2014-2024 trên địa bàn TP có ý nghĩa rất quan trọng nên UBND TP xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm năm 2024. Theo đó, UBND TP giao Sở Tư pháp chủ trì triển khai nhiệm vụ hệ thống hóa này.

Tham dự hội nghị có lãnh đạo Cục Công tác phía nam, HĐND-UBND TP, lãnh đạo và cán bộ pháp chế các Sở-ban-ngành TP, HĐND-UBND 24 quận-huyện, lanh đạo-công chức của 24 Phòng tư pháp quận-huyện trên địa bàn TP.

Ông Hạnh giới thiệu đến hội nghị ông Đồng Ngọc Ba, Cục trưởng Cục kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật (Bộ Tư pháp) là báo cáo viên, người trực tiếp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về hệ thống hóa văn bản QPPL. Ông Hạnh bày tỏ ” Hội nghị này vinh dự đón tiếp Cục trưởng đến tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về QPPL”. Ông Hạnh cũng đề nghị các đại biểu tham dự hội nghị tích cực trao đổi, đóng góp ý kiến để hội nghị tập huấn thành công.

Tại đây, ông Đồng Ngọc Ba, Cục trưởng Cục kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp) đã hướng dẫn về các văn bản được hệ thống hóa như quyết định, nghị quyết…

Nguồn văn bản hệ thống hóa theo Nghị định 34/2024 về bản gốc, bản chính, văn bản đăng trên công báo, báo in, công báo điện tử…

Ông Đồng Ngọc Ba phân tích về trách nhiệm của UBND là rà soát, hệ thống hóa văn bản do mình và HĐND cùng cấp ban hành; phối hợp với thường trực HĐND kiến nghị HĐND cùng cấp xử lý kết quả hệ thống văn bản của HĐND. Cụ thể chủ tịch UBND cấp tỉnh, huyện chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cùng cấp thực hiện. Theo đó, giám đốc Sở Tư pháp, trưởng phòng tư pháp đôn đốc, hướng dẫn, tổng hợp kết quả hệ thống hóa văn bản chung của HĐND, UBND cấp mình…

Rà soát văn bản còn hiệu lực

Hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật đã được rà soát, xác định còn hiệu lực theo các tiêu chí quy định.

(Trích khoản 6 Điều 2 Nghị định 34/2024 của Chính phủ)

KIM PHỤNG

Sắp Xếp Hồ Sơ Theo Iso 9001

Sắp xếp hồ sơ theo ISO 9001

Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc cần thiết quan trong trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lưu hồ sơ có vai trò sau

– Cung cấp bằng chứng về những công việc đã làm (gi ra những gì đã làm)

– Cơ sở để tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu thống kê

– Cung cấp khi có yêu cầu (khách hàng, tổ chức cấp chứng nhận ISO 9001, ISO 14001…)

– Giúp doanh nghiệp xây dựng được cơ sở dữ liệu những lỗi đã gặp phải trong thời gian hoạt động để làm tài liệu đào tạo cho những nhân viên mới…

Với những lợi ích quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý hữu hiệu những hồ sơ này, theo yêu cầu của ISO 9001 việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ

Bảo quản

Các hồ sơ được lưu trữ trên các file, bìa còng bán sẵn trên thị trường để lưu trữ theo phân loại đã định về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Trên các tiêu đề flie cần ghi rõ và có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để phân biệt các loại hồ sơ. Đối với những loại hồ sơ lưu trữ thời gian dài và quan trọng và số lượng lưu trữ lớn, doanh nghiệp có thể tiến hành nhờ các dịch vụ lưu trữ tại kho lạnh (như Swire..)

Việc bảo vệ để tránh tình trạng mất hồ sơ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp sẽ quy định cách thức bảo vệ phù hợp có thể hồ sơ lưu tại nơi lưu trữ riêng hoặc tủ hồ sơ được khoá…

Xác định thời gian lưu trữ

Tuỳ theo loại hồ sơ, theo yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật pháp… các hồ sơ sẽ được xác định thời hạn lưu trữ, tuy nhiên sẽ không ít hơn 01 năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ… với yêu cầu của ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu hồ sơ lưu 03 năm…

Phương pháp huỷ hồ sơ

Các hồ sơ hết hạn sẽ được tiến hành huỷ bỏ, tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ để xác định phương pháp, đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy, đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán ….