Mở đầu
Hiện nay, các văn bản hướng dẫn hoặc quy định về cách trình bày văn bản khoa học ở Việt Nam, cũng như vấn đề quy tắc trình bày tham khảo khoa học, vẫn chưa có được sự thống nhất, chưa đạt được mức độ tương đối hoàn chỉnh về chi tiết và hợp lí về kĩ thuật (xét trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin và khoa học). Vì vậy, trong phần này chúng tôi cố gắng tổng hợp lại tất cả các quy định còn rời rạc kia, và dựa theo tinh thần của văn bản hướng dẫn có hiệu lực pháp lí cao nhất tại Việt Nam về cách trình bày các loại văn bản hành chính dùng trong các cơ quan, tổ chức: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP do Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành ngày 06/05/2005.
Phông chữ
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản khoa học phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Bộ mã kí tự chữ Việt được sử dụng là bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Không dùng quá nhiều phông chữ và cỡ chữ cho tất cả các thành phần trong cùng một văn bản.
Nên dùng phông chữ không có chân (sans serif) cho các chương mục và chữ có chân (serif) cho bản văn.
Các thành phần trong văn bản
Trang bìa
Thông thường, trang bìa và trang lót (hay bìa phụ) có nội dung giống nhau. Theo trình tự từ trên xuống có các thành phần sau:
tên tổ chức, cơ quan quản lí đề tài;
tên tác giả;
tên đề tài;
tên loại, cấp độ và số hiệu đề tài (nếu có);
tên người hướng dẫn khoa học;
địa danh và thời gian công bố tài liệu.
Các trang nội dung
Kể từ sau trang bìa và trang lót, các trang nội dung sẽ được chia thành nhiều chương mục tuỳ theo loại tài liệu và đặc thù chuyên ngành.
Dựa theo cây mục tiêu áp dụng đối với tài liệu khoa học, các trang nội dung của một luận văn khoa học được chia thành các cấp chủ yếu sau đây:
mục: cấp đề mục lớn nhất trong mỗi chương, thể hiện cấu trúc vấn đề trình bày trong chương;
tiểu mục: cấp đề mục con liền dưới mục, nhằm chia nhỏ các vấn đề trong mỗi mục sao cho phù hợp với logic trình bày;
ý lớn: nếu trong mỗi tiểu mục có nhiều ý lớn thì phân chia ra thành các đề mục con liền dưới tiểu mục;
ý nhỏ: nếu trong mỗi ý lớn còn cần phân biệt ra nhiều ý nhỏ thì chia thành các đề mục con liền dưới ý lớn.
Trong mỗi cấp đề mục, nội dung bản văn (body text) được trình bày thành các đoạn văn bản (paragraph) để diễn đạt các vấn đề chi tiết.
Các thành phần khác được sử dụng kết hợp với các bản văn là các yếu tố chèn không có thuộc tính văn bản (text/texte) (hình ảnh, biểu đồ,…), các bảng biểu số liệu, các danh sách liệt kê (đánh số thứ tự hoặc đánh dấu kí hiệu), các biểu ghi cước chú và hậu chú…
Mỗi trang văn bản có hai thành phần cung cấp thông tin nhận diện tài liệu là đầu trang và chân trang.