Nguyên Tắc Ký Nháy? Có Cần Ký Nháy Trên Các Trang Của Hợp Đồng?

Nguyên tắc ký nháy? Cần lưu ý gì khi ký nháy hợp đồng? Có cần ký nháy trên tất cả các trang của hợp đồng không? Các quy định pháp luật cụ thể về ký nháy?

Hiện nay,trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm ký nháy và cách sử dụng của loại chữ ký nháy này. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Quy định chung về điều ước quốc tế có quy định: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2024 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.”

Như vậy, thông qua các quy định nêu trên bạn có thể hiểu chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Quy định về hình thức của chữ ký nháy

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

Có 3 loại chữ ký nháy thường được sử dụng như sau:

+ Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.

+ Loại thứ hai: Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy nằm cuối cùng nội dung của văn bản do người soạn thảo văn bản ký nháy. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo. Khi người có thẩm quyền ký chính thức tại văn bản, dựa vào chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản có thể nhận biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, trên cơ sở đó có thể quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra.

+ Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Một số loại văn bản cần có chữ ký nháy

Trong nhiều văn bản hành chính hiện hành, việc ký nháy hay ký chính thức cần có những quy định cụ thể, trong đó có một số ví dụ cần có chữ ký nháy như sau:

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc tất cả các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó.

5. Trách nhiệm của người ký nháy với văn bản hành chính

Chữ ký nháy được ký vào văn bản là một trong những cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung của văn bản.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật hiện hành nào. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận mang tính chất cá nhân, cán bộ. Thể hiện việc văn bản đó đã được cán bộ, cá nhân nào đã thực hiện việc soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người soạn thảo đã đọc văn bản và đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Tuy nhiên, người ký nháy không phải là người trực tiếp chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm đối với văn bản đó một cách trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

Chào Luật sư của công ty luật Dương gia, Hiện tôi có một vấn đề đang vướng mắc cần Luật Dương gia giải đáp như sau: Công ty tôi chuyên về kinh doanh bất động sản, cho tôi hỏi có quy định nào về việc khách hàng mua nhà phải ký tất cả các trang của Hợp đồng mua bán không? Trường hợp khách hàng ký tại trang chữ ký khác với ký trên từng trang của Hợp đồng thì có phải đăng ký 2 chữ ký này không? Cám ơn Luật sư hỗ trợ từ công ty Luật Dương gia.

Căn cứ Điều 18 quy định nội dung của Luật kinh doanh bất động sản 2014 hợp đồng mua bán, cho thuê, cho thuê mua nhà, công trình xây dựng bao gồm:

Về hình thức, hợp đồng kinh doanh bất động sản phải được lập thành văn bản không yêu cầu bắt buộc phải công chứng, chứng thức trừ hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật kinh doanh bất động sản 2014 thì phải công chứng hoặc chứng thực.

Như vậy, không có quy định nào quy định trong hợp đồng mua bán bất động sản phải thực hiện ký vào tất cả các trang của hợp đồng. Trên thực tế, ý nghĩa của việc ký vào các trang của hợp đồng chỉ nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro khi một trong các bên có ý đồ thay đổi nội dung trong hợp đồng trái với nội dung mà hai bên thỏa thuận ban đầu.

Trường hợp chữ ký cuối hợp đồng khác với chữ ký trên từng trang, nếu của cùng một người ký sẽ không ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng, tuy nhiên để đảm bảo thì công ty bạn vẫn cho khách hàng đăng ký cả 02 chữ ký.

Ký Nháy Là Gì? Quy Định Về Ký Nháy? Trách Nhiệm Của Người Ký Nháy?

Ký nháy là gì? Quy định về ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy theo quy định của pháp luật là gì?

Thứ nhất: Ký nháy, và các loại ký nháy.

Ký nháy chưa có văn bản cụ thể nào định nghĩa, tuy nhiên nó được hiểu là người được trách nhiệm kiểm tra kiểm soát văn bản trước khi người có thẩm quyền ký, do người có thẩm quyền ký có nhiều công việc mà không thể kiểm soát được hết mà cần có người kiểm tra văn bản trước khi ký, thì người được giao nhiệm vụ đó thể hiện việc đã kiểm tra của mình thông qua viêc ký nháy, để người có thẩm quyền ký chính thức yên tâm về văn bản mình ký. Tuy nhiên không phải là có người ký nháy rồi thì người ký chính thức không cần kiểm tra mà vẫn phải rà soát lại văn bản một lần nữa để tránh những sai phạm vì chủ thể ký chính thức sẽ là người chịu trách nhiệm trực tiếp về văn bản mình ký ban hành. Cơ quan đơn vị sẽ quy định rõ về phạm vi chịu trách nhiệm về chữ ký của mỗi người ký nháy hay ký chính thức trong quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Ký nháy khác với ký chính thức là việc ký nháy người ký chưa thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký của mình mà thưc hiện ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vi trí yêu cầu cần phải ký nháy, nhằm xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, cũng có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản hoặc cũng có thể tại vị trí nơi nhận hay nới đặt vị trí chức danh. Như vậy có thể thấy ký nháy có thể ký được tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào từng loại văn bản.

– Ký nháy ở từng trang văn bản: Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó. Chữ ký nháy vào từng trang văn bản để nhằm mục đích xác nhận văn bản đó có tính liền mạch, phù hợp với nội dung văn bản, nhằm tránh trường hợp có trang văn bản không phù hợp với nội dung hay bị để lẫn vào tập văn bản, tránh văn bản bị đánh tráo văn bản hay cố tình để văn bản sai vào nội dung, như vậy sẽ gây ảnh hưởng xấu hoặc có thể gây ra những hậu quả không lường trước được. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

– Thực hiện việc ký nháy ở dòng cuối cùng của văn bản: Thực hiện việc ký nháy này sẽ do người soạn thảo ra văn bản đó thực hiện luôn để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại.

– Bên cạnh đó việc ký nháy còn được ký tại nơi nhận của văn bản hoăc là nơi ghi chức danh của người có thẩm quyền, việc ký vào nơi nhận hay chỗ ghi chức danh nhằm thể hiện người có thẩm quyền rà soát lại văn bản, kiểm tra văn bản đó xem nội dung văn bản đúng hay không, thể thức văn bản cũng như kiểm tra những lỗi chính tả có trong văn bản.

Thứ hai: Trách nhiệm của người ký nháy.

Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có xác định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy:

Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trước khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản.

– Ký nháy nhằm xác định đã có chủ thể đọc kiểm tra văn bản để tránh trường hợp phải chỉnh sửa hay thay đổi nội dung văn bản, người ký nháy không cần phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà người có thẩm quyền ký chính phải chịu trách nhiệm mà người ký nháy chỉ phải chịu trách nhiệm về việc rà soát văn bản như hình thức văn bản. Tuy nhiên nếu ngươi ký nháy do tắc trách của mình, thực hiện việc kiểm tra sơ sài không đúng theo trình tự pháp luật, không tận tâm mà gây ra hậu qua nghiệm thì vẫn sẽ bị xử lý theo quy đinh của pháp luật và cũng tùy theo mức độ vi phạm mà sẽ có hình thức xử lý khác nhau, có thê là cảnh cáo, khiển trách…

– Chính vì vậy người có thẩm quyền ký nháy cần thực hiện theo đúng trình tự thủ tục để tránh những hậu quả pháp lý sau này, bởi người thực hiện ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, chiu trách nhiệm trong phạm vi họ phải xem xét, kiểm tra.

Tuy nhiên pháp luật cũng chưa có quy định rõ ràng cụ thể trường hợp nào được ký nháy, hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện việc ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót, điều chỉnh mất thời gian nên tực hiện việc quy định về ký nháy trong văn bản, cũng như xác định trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung của văn bản, hình thức trước khi ban hành.

Bên cạnh đó nếu thủ trưởng cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ cho cá nhân thực hiện việc rà soát văn bản phải chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị đó về văn bản mình có trách nhiệm kiểm tra và rà soát. Việc thực hiện ký nháy bên cạnh đảm bảo được sự an tâm về văn bản thì cũng làm mất đi thẩm mỹ của văn bản khi thực hiện ký nháy vào văn bản.

+) Ký chính thức: Được thực hiên sau khi người ký nháy đã thực hiện việc ký nháy vào văn bản và trình lên người có thẩm quyền xem xét để ký chính thức vào văn bản, để xác nhân toàn bộ nội dung của văn bản đã được trình lên, ký chính thức để ban hành văn bản đó, đưa văn bản để thi hành.

– Tư vấn pháp luật qua tổng đài quy định về ký nháy;

– Tư vấn pháp luật qua tổng đài quy định về thẩm quyền ký nháy.

– Tư vấn về soạn thảo văn bản hành chính.

– Dịch vụ soạn thảo, review văn bản pháp lý của tổ chức, cơ quan.

Ký Nháy Là Gì? Trách Nhiệm Của Người Ký Nháy

Trong bất cứ văn bản nào cũng đều cần đến chữ ký, nhưng trong những chữ ký ấy lại không phải là một loại, trong đó có chữ ký nháy, chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Ở bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về chữ ký nháy là gì? Trách nhiệm cụ thể của người ký nháy? Đối tượng ký nháy?… Đây có phải là công việc mà một nhân viên văn phòng thường xuyên tiếp xúc? Khi đó bạn có thể nắm bắt thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính và tìm được những việc mà mình yêu thích.

Việc làm Hành chính – Văn phòng

Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản.

Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký đầy đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt các chữ ký tại một số vị trí được yêu cầu ký nháy.

Trong các văn bản hành chính, người ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” nằm trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Chữ ký nháy trong văn bản hành chính sẽ xác nhận người nào có trách nhiệm rà soát và soạn thảo văn bản đó.

Việc làm Quản lý điều hành

Chữ ký nháy trong văn bản như một cách để xác định được các chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản, hoặc nội dung của biên bản, tránh các hiện tượng không tích cực xảy ra như chỉnh sửa văn bản, thay đổi nội dung văn bản.

Chữ ký nháy chưa được quy định về thể thức và tính hiệu lực trong các văn bản pháp luật, vì thế chữ ký nháy có vai trò xác nhận cá nhân đã soạn thảo văn bản, xác nhận cá nhân đã rà soát đoạn văn bản đó, hoặc là người đọc văn bản đó đã đọc nội dung.

Người ký nháy sẽ không phải chịu trách nhiệm trong những văn bản mà họ ký nháy. Người chịu trách nhiệm trực tiếp chính là người ký chính thức trong văn bản đó. Tuy nhiên, người ký nháy không đúng với quy định mà gây ra thiệt hại cho cơ quan, tổ chức nhận văn bản hành chính đó thì sẽ phải nhận những hình thức kỷ luật tại cơ quan đó.

Theo thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cấc cơ quan, tổ chức có các định về trách nhiệm của người thực hiện ký nháy như sau:

” Mỗi chủ thể khi ký vào bất kỳ văn bản nào đều phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình, người thực hiện ký nháy cũng không ngoại lệ. Đơn vị trụ trì soạn thảo văn bản thì người đứng đầu đơn vị đó thực hiện ký nháy, người được giao nhiệm vụ soạn thảo, hay người được giao kiểm tra văn bản được soạn thảo đó phải chịu trách nhiêm về độ chính xác của nôi dung văn bản trước khi đưa lên người có thẩm quyền để thực hiện việc ký chính thức vào văn bản đó.

Người kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, cũng như thể thức, kỹ năng trình bày văn bản, lỗi chính tả của văn bản tiến hành ký nháy vào văn bản để thể hiện văn bản đã được kiểm tra trươc khi trình người có thẩm quyền ký chính thức, tạo sự yên tâm cho người ký chính cũng như chịu trách trong phạm vi người ký nháy kiểm tra văn bản “.

Như thế, người có thẩm quyền ký nháy trong bất kỳ văn bản hành chính nào cũng cần phải thực hiện theo đúng trình tự và thủ tục để có thể tránh được những hậu quả về mặt pháp lý. Người thực hiện việc ký nháy cần phải chịu trách nhiệm trong phạm vi mà họ phải xem xét và kiểm tra.

Người ký nháy chịu trách nhiệm trong nội bộ nơi họ làm việc về độ chính xác của văn bản hành chính trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức, tránh các trường hợp sai sót về mặt nội dung cũng như hình thức, gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp, tổ chức.

Chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản.

Chữ ký nháy được ký ngay tại dòng cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy được ký ngay phần dưới chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận.

+ Đối với chữ ký nháy được ký ở phía dưới của từng trang văn bản: có tác dụng xác nhận tính liền mạch của toàn bộ văn bản. Người ký nháy sẽ ký vào tất cả các văn bản mà chính họ có trách nhiệm kiểm tra, rà soát về mặt nội dung lẫn hình thức.

Chữ ký nháy được ký tại cuối mỗi trang văn bản có công dụng tương tự với việc đóng dấu giáp lai. Đồng thời tính liền mạch của văn bản cũng được đảm bảo, người ký nháy sẽ tránh được việc bị các đối tượng xấu tráo mất một trong những thành phần của văn bản, hoặc thêm, hoặc bớt nội dung trong các trang của văn bản.

+ Đối với chữ ký nháy tại dòng cuối của văn bản: Chữ ký này do người soạn thảo văn bản ký nháy, là người chịu trách nhiệm đối với nội dung trong văn bản. Đồng thời, chữ ký này có thể giúp người ký chính thức biết được ai là người soạn thảo văn bản đó, dựa vào cơ sở có thể quy trách nhiệm cho người soạn thảo nếu như có sự sai soát xảy ra.

+ Đối với chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc là tại nơi nhận: Chữ ký này là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra lại văn bản, soát các lỗi như lỗi chính tả, hoặc là kiểm tra nội dung trước khi văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy sẽ được ký ở phần cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản, cuối mỗi trang văn bản. Bên cạnh đó, chữ ký nháy còn được ký tại phần Nơi nhận của phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Người ký nháy sẽ không ký hoàn chỉnh chữ ký của mình như cách ký thông thường, họ chỉ ký tắt chữ ký của mình tại một vị trí được yêu cầu ký nháy.

Phân biệt ký nháy, ký tắt, ký chính thức

Ở phần trên chúng ta đã tìm hiểu rõ thế nào là ký nháy và bản chất, vai trò và trách nhiệm của chữ ký nháy rồi. Để phân biệt chữ ký nháy và chữ ký chính thì thì trước hết cần phải hiểu thế nào là chữ ký chính thức trước khi so sánh giữa 2 loại chữ ký này.

Chữ ký chính thức là chữ ký cuối cùng của người có thẩm quyền ký vào văn bản sau khi đã chắc chắn về mặt nội dung. Đây là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung toàn bộ văn bản, do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký xác nhận.

Chữ ký chính thức được ký ở phía dưới dòng ghi chức danh của người ký, có thể được để xác nhận vào chữ ký hoặc không. Chữ ký chính thức được ghi đầy đủ chữ ký của người ký, rõ ràng cụ thể về họ và tên của người ký.

Như vậy, chúng ta có thể phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy ở những điểm như sau:

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tác dụng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không..

Ký nháy có nhiều kiểu ký khác nhau, có thể ký ở từng trạng, cạnh dòng cuối cùng văn bản hoặc tại vị trí nơi nhận hay nơi để chức danh. Còn ký chính thức chỉ được ký duy nhất 1 lần theo đúng nơi được quy định.

Người Ký Nháy Phải Chịu Trách Nhiệm Gì?

Thưa luật sư, Tôi là trợ lý giám đốc, công việc của Giám đốc rất bận rộn nên tôi thường xuyên phải ký nháy (chữ ký nhỏ bên trên chữ ký của xếp). Tôi muốn hỏi những rủi ro pháp lý mà tôi có thể gặp phải khi thường xuyên phải ký những chữ ký này? (Phương Trinh, Đà Nẵng).

Trả lởi:

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ – NXB Từ điển Bách khoa – 2007 thì: Ký tên là viết thay tên họ mình theo lối riêng để người khác không bắt chước được. Còn theo Đại từ điển Tiếng Việt do chúng tôi Nguyễn Như Ý chủ biên- NXB ĐH Quốc gia TP HCM – 2009 thì ký tên là tự ghi tên mình theo ký hiệu riêng và cố định để xác định trách nhiệm đối với văn bản nào đó.

Đối với công tác văn thư hiện nay ở nước ta, Chính phủ quy định: ởã cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

Tuy nhiên, trong văn bản của một số các cơ quan và tổ chức phát hành, ngoài chữ ký của người đứng đầu có thẩm quyền và con dấu cơ quan, có nhiều văn bản xuất hiện thêm 1 – 2 có khi 3 chữ ký ngắn, nhỏ ở phần cuối văn bản, có nơi gọi đó là ký tắt, cũng có nơi gọi là ký nháy.

Ký tắt, ký nháy là gì? Khái niệm, giá trị pháp lý của nó thế nào?

Theo quan niệm khá phổ biến của nhiều cơ quan, ký tắt, ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản giúp cho người ký chính thức văn bản yên tâm về văn bản được phát hành đúng pháp luật.

Cũng cùng mục đích như trên, nhưng có những cơ quan như: Bộ Văn hóa,Thể thao và Du lịch; Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ, Trường Đại học Thủy sản… thì quy định và gọi là ký tắt; còn những cơ quan như: Bộ Thủy sản, Viện Vật lý và điện tử thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam, UBND các quận Cẩm Lệ (Đà Nẵng); Tây Hồ (Hà Nội); Đồ Sơn (Hải Phòng); Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Đà Nẵng, Ban Thi đua khen thưởng Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh… thì quy định và gọi là ký nháy.

Thực ra, hai cách gọi này không đồng nghĩa với nhau và cũng có nhiều cách định nghĩa, khái niệm khác nhau.

Ký tắt là gì?

Từ điển Tiếng Việt của tác giả Vĩnh Tịnh – Viện Ngôn ngữ, NXB Lao Động 2006 và Từ điển Tiếng Việt của nhóm tác giả Hùng Thắng, Thanh Hương, Bàng Cẩm, Minh Nhựt – NXB Thống kê 2006 có định nghĩa: “Ký tắt là ký với chữ ký tắt, không phải như chữ ký thường”(?). Còn theo Từ điển Tiếng Việt Ngôn ngữ học Việt Nam của nhóm tác giả Minh Tân, Thanh Nghi, Xuân Lâm – NXB Thanh Hóa 1998 thì ký tắt là kí để ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức.

Trong một phạm vi khác, ký tắt là một hành vi được luật hóa, quy định tại điều 2, Luật số 41/2005/QH11 “Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế” năm 2005, trong đó có giải thích từ ngữ:”Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài.” Như vậy, ký tắt là việc các vị đại diện của các bên tham gia đàm phán, soạn thảo ký xác nhận văn bản. Trong đó, dự thảo là văn bản đã được thông qua, có giá trị pháp lý rõ ràng và chắc chắn không phải là chữ ký tắt như các cách hiểu thông thường mà một số cơ quan đã quy định và thực hiện như nói ở trên.

Về ký nháy, qua tra cứu nhiều tài liệu nhưng chưa tìm thấy khái niệm hay định nghĩa nào nói về ký nháy.

Thực tế ở nước ta, có một số văn bản khi phát hành có chữ ký gọi là ký tắt, ký nháy khá to, rõ; lại có chữ ký nằm sau phần “TM.UBND…” hoặc sau, trên chữ ký của “BỘ TRƯỞNG BỘ…” ( Thông tư Liên tịch số 06/2011/TTLT ngày 6.6.2011 của Bộ Nội vụ – Bộ Giáo dục và Đào tạo) làm cho người đọc văn bản thấy phản cảm và có suy nghĩ khác nhau về chữ ký chính thức của người có thẩm quyền .

Hiện nay, thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ không quy định việc ký tắt, ký nháy. Như vậy, việc để các chữ gọi là ký tắt, ký nháy xuất hiện trong văn bản khi phát hành là trái quy định của pháp luật.

Để góp phần hoàn thiện các quy định về hình thức, thể thức văn bản quản lý hành chính công, trước hết các cơ quan quản lý công không nên để các chữ ký gọi là ký tắt, ký nháy xuất hiện trong văn bản của cơ quan mình khi ban hành và phát hành rộng rãi ra công chúng. Đồng thời, cơ quan có chức năng cần yêu cầu các cơ quan ban hành văn bản phải tuân thủ đúng về thể thức văn bản QPPL và văn bản hành chính được quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; hướng dẫn thực hiện điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và hướng dẫn công tác kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành. Ngoài ra, đối với một số văn bản quan trọng cần phải có chữ ký của người kiểm tra văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành thì có thể hướng dẫn thống nhất về ký kiểm tra (không nên gọi là ký tắt, ký nháy) theo hướng: quy định rõ thẩm quyền và phạm vi chịu trách nhiệm của người ký; hình thức, kích thước và phải đăng ký chữ ký kiểm tra văn bản với cơ quan thẩm quyền; trên mỗi tờ văn bản (nếu văn bản có nhiều tờ) đều phải có chữ ký kiểm tra; về vị trí chữ ký kiểm tra trên mỗi tờ văn bản, nên có một ô nhỏ cuối văn bản và chỉ được ký trong phạm vi ô đó. Chữ ký kiểm tra chỉ ký trên “bản gốc văn bản” để lưu hồ sơ và chỉ lưu hành nội bộ cơ quan; khi ban hành “bản chính văn bản” và sao chụp phát hành đến các đối tượng thi hành thì phải xử lý kỹ thuật, không nên để hiển thị phần chữ kiểm tra.

Tác giả: Nguyễn Văn Hậu

(: Câu trả lời được biên tập dựa trên bài viết “Giá trị pháp lý của ký nháy, ký tắt” của tác giả Nguyễn Văn Hậu đăng trên Báo điện tử Đại biểu Nhân Dân ngày 06/02/2012. Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo và có thể một số thông tin pháp lý đã hết hiệu lực tại thời điểm hiện tại vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

Văn Bản Của Cơ Quan Đảng Ban Hành Có Phải Văn Bản Quy Phạm Pháp Luật Không?

Hiện đang là sinh viên năm 2 Khoa Luật trường Đại học Huế, có thắc mắc sau bạn chưa nắm rõ, bạn mong sớm nhận phản hồi từ Ban biên tập, cụ thể thắc mắc của bạn như sau: Văn bản của cơ quan đảng ban hành có phải văn bản quy phạm pháp luật không?

Theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2024, có quy định về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong đó có:

– Hiến pháp.

– Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.

– Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

– Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

– Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

– Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

– Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

– Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước.

– Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).

– Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

– Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt.

– Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).

– Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

– Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).

– Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản do cơ quan Đảng ban hành không phải là văn bản quy phạm pháp luật.

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.