Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi / Top 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Bac.edu.vn

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến

Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

1. MỤC ĐÍCHCông tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.2. PHẠM VIQuy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. – Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT – LĐCC: Lãnh đạo chi cục– CBVT: Cán bộ văn thư.5. NỘI DUNG QUY TRÌNH5.1 Quy trình quản lý văn bản đến5.1.1 Lưu đồ

Cách Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Hiệu Quả Nhất

Hiện trạng quản lý văn bản đi và đến ngày nay

Hiện trạng quản lý văn bản đi và đến ngày nay

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Ngày nay, ở mọi các đơn vị tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Công tác quản lý văn bản đi và đến cũng gặp rất nhiều khó khăn. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản đi và đến là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.

Nghị định của chính phủ về quản lý văn bản đi và đến

Nghị định nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

DocEye – phần mềm quản lý văn bản đi và đến chuyên nghiệp

Bởi những lý do trên, công ty FSI đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản đi và đến mang tên DocEye. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.

Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye có thể kế đến như:

– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, quản lý văn bản đi và đến

– Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Đến Trong Doanh Nghiệp

Quy trình quản lý văn bản đi và đến là điều kiện cần thiết và là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định.

Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những loại hình văn bản đến không được đăng ký tại phòng văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn cấp như: ”Hỏa tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

Các bước xử lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Các bước trong quy trình giải quyết văn bản đi

Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

Phần mềm quản lý văn bản đi và đến Doceye

Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Khi người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến và văn bản đi trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.

Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye

Phần mềm quản lý văn bản Doceye giúp chúng ta tiết kiệm được chi phí quản lý và tài liệu được bảo quản bảo mật: So với việc quản lý văn bản đi và đến giấy gây tốn chi phí quản lý và bảo quản tài liệu như trước đây, phần mềm quản lý văn bản DocEye sẽ được chuyển cấu trúc về dạng dữ liệu số và được tích hợp vào hệ thống phần mềm của doanh nghiệp hoặc lưu vào bản CD, DVD,…. theo nhu cầu riêng của từng khách hàng. Nhờ đó tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu giấy.

Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả: DocEye được vận hành theo cơ chế bảo mật nhiều lớp, đảm bảo quy trình an ninh thông tin ISO/IEC 27001: 2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 giúp việc quản lý văn bản đi và đến được đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh tình trạng thất thoát trong quá trình sử dụng tài liệu so với trước đây.

Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Cách “Chuẩn Hóa” Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đến, Văn Bản Đi

Quản lý văn bản đến và văn bản đi như thế nào khoa học, chuyên nghiệp? Công tác quản lý văn thư đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động của các phòng ban và công việc chung được ổn định.

“Chuẩn hóa” quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ những văn bản nằm ngoài phạm vi doanh nghiệp, do các tổ chức bên ngoài gửi cho doanh nghiệp. Văn bản đi là các văn bản do doanh nghiệp phát hành hoặc gửi ra ngoài phạm vi nội bộ cho các tổ chức khác.

2. Cách quản lý văn bản đến, văn bản đi khoa học, chuyên nghiệp

Công tác quản lý văn bản đi đến bao gồm nhiều khâu: Soạn thảo, phát hành, xử lý và lưu trữ văn bản.

Hệ thống văn bản của doanh nghiệp cần được trình bày theo một quy chuẩn nhất định, thể thức và bố cục thống nhất. Các văn bản cùng một loại cần theo một mẫu nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm và tra cứu thông tin khi cần.

Quản lý quá trình phát hành văn bản đi, nhận văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến: Cần kiểm tra số lượng, tình trạng, kiểm tra và đối chiếu các thông tin người nhận, người gửi.

Phân loại văn bản đến: Phân loại theo từng mục, từ tổng quát đến chi tiết cho tất cả các văn bản, có thể phân loại theo đơn vị gửi, loại văn bản hoặc tình trạng của văn bản để đưa vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý.

Phân loại văn bản để lưu trữ.

Chuyển giao văn bản đến: Phân phối văn bản đến cho bộ phận, người phụ trách.

Kiểm tra văn bản đi: Kiểm tra tất cả các tiêu thức về trình bày và thông tin, nội dung trước khi tiến hành gửi đi để tránh sai sót.

Cập nhật thông tin văn bản vào công cụ quản lý: Sử dụng sổ hoặc cơ sở dữ liệu, bảng tính trên máy tính.

Đóng dấu của doanh nghiệp: Nhân bản số lượng văn bản để lưu trữ, đóng dấu, ghi chú mức độ khẩn của văn bản.

Làm thủ tục phát hành văn bản: Bao gồm viết thông tin lên phong bì, dán phong bì và chuyển phát văn bản.

Khâu lưu trữ văn bản đi, đến đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Lưu trữ khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, khai thác thông tin để phục vụ cho công việc, tránh lãng phí thời gian, hạn chế tình trạng mất dữ liệu:

Lưu trữ văn bản đến – đi theo hình thức tập trung, tại một đầu mối hoặc một phương thức thống nhất để mọi người cùng được biết và dễ dàng tìm kiếm.

Lưu trữ và sắp xếp văn bản đi, đến theo trình tự và theo mục, theo phân loại ban đầu.

Thường xuyên theo dõi và cập nhật tình trạng lưu trữ văn bản, đưa văn bản vào lưu trữ ngay khi các bộ phận giải quyết xong.

3. Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản đến, văn bản đi hiệu quả, chuyên nghiệp

Đa phần các phương thức quản lý văn bản đi, văn bản đến truyền thống tồn tại nhiều hạn chế: Mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí (nhân sự, văn phòng phẩm, thuê kho lưu trữ, phí vận chuyển), tiềm ẩn các rủi ro về thất lạc, mất, cháy hoặc hỏng văn bản,… Hiểu được những vấn đề này, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice nhằm cải tiến toàn diện quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp.

Quản lý văn bản khoa học, chuyên nghiệp với CloudOffice.

Cập nhật công văn đi, đến đầy đủ.

Phân loại và phê duyệt công văn theo thời gian ngày cập nhật, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực hoặc hết hiệu lực,…

CloudOffice cho phép quản lý theo phân hệ nhiều cấp, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, CloudOffice còn nhiều tính năng ưu việt khác, không chỉ quản lý văn bản mà còn bao gồm các nghiệp vụ văn phòng của doanh nghiệp. Sử dụng CloudOffice sẽ cải tiến và chuyên nghiệp hóa công tác hành chính – văn phòng của doanh nghiệp.

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN