Tập Huấn Văn Bản Điện Tử Có Xác Thực Chữ Ký Số

Thực hiện Chỉ thị số 01/CT-BNTMT ngày 09/ 8/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc sử dụng văn bản điện tử có xác thực chữ ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, kể từ ngày 06/9/2024, Bộ Tài nguyên và Môi trường sẽ chính thức thực hiện sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử hành chính có xác thực chữ ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ.

Phát biểu tại Hội nghị tập huấn, ông Lê Phú Hà, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường cho biết, mục đích của việc tập huấn lần này là nhằm giúp các đơn vị thuộc Bộ sử dụng chữ ký số một cách thành thạo, hiệu quả; góp phần nâng cao chất lượng công việc và tạo thuận lợi cho công tác chỉ đạo điều hành của từng đơn vị nói riêng và Bộ, ngành Tài nguyên và Môi trường nói chung.

“Đây cũng là bước cụ thể hóa việc triển khai thực hiện Quyết định số 28/QĐ-TTg ngày 12/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; cũng như thực hiện chỉ đạo của Bộ trưởng Trần Hồng Hà tại Chỉ thị số 01/CT-BTNMT” – Ông Lê Phú Hà cho biết.

Bên cạnh việc phổ biến các kiến thức, vị trí, vai trò của chữ ký số; Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường cũng đã hướng dẫn các cán bộ, công chức trong Bộ cài đặt, sử dụng phần mềm chữ ký số trên thiết bị di động thông minh; hướng dẫn quy trình xử lý Phiếu trình giải quyết công việc; đồng thời trao đổi, giải đáp các thắc mắc trong quá trình thực hành sử dụng phần mềm chữ ký số.

Hiệu Quả Của Văn Bản Điện Tử, Chữ Ký Số

Đến nay, 100% bộ, ngành, địa phương kết nối, liên thông và gửi nhận văn bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia. Bước đầu để tích hợp, chia sẻ dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Tiếp theo là áp dụng chữ ký điện tử, giúp ký giấy tờ không còn phải trực tiếp, tiết kiệm 1.200 tỷ đồng/năm từ công việc này.

Mang lại nhiều tiện ích khi áp dụng công nghệ xử lý giấy tờ

Đúng là như thế, theo Cục trưởng cục kiểm soát thủ tục hành chính, ông Ngô Hải Phan cho hay: “chỉ riêng giai đoạn từ 12/3 đến 27/5/2024 đã có 36.327 văn bản gửi và 105.325 văn bản nhận “đi qua” trục liên thông văn bản quốc gia”. Điều này cho thấy khối lượng văn bản gửi đi rất nhiều, nếu áp dụng phương pháp truyền thống gửi nhận trực tiếp sẽ tiếp tục tốn kém thời gian và tiền bạc.

Đối với việc triển khai chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử, Ban Cơ yếu Chính phủ đã cung cấp trên 150.000 chứng thư số cho các bộ, ngành, địa phương; cấp 96/154 (62%) chữ ký số cho lãnh đạo các bộ, ngành, cơ quan trung ương và 118/262 chữ ký số cho lãnh đạo các địa phương. Đánh giá sơ bộ cho thấy, việc gửi, nhận văn bản điện tử mang lại rất nhiều tiện ích. Việc kết nối gửi, nhận văn bản qua trục liên thông văn bản quốc gia rất thuận lợi, giảm lượng phát hành văn bản giấy, là bước cải cách lớn, giúp cơ quan nhà nước giải quyết nhanh chóng, hiệu quả công việc…

Chữ ký số cần được đẩy mạnh hơn

Song song với việc phát triển hệ thống văn bản số, thì chữ ký số càng được đề cao. Tuy nhiên, tỷ lệ gửi văn bản có tích hợp chữ ký số còn thấp, nhất là Bộ Tư pháp, Thanh tra Chính phủ, các tỉnh Lai Châu, Vĩnh Phúc, Quảng Bình. Lý do được đưa ra là để bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử và quy định ban hành và phát hành văn bản, văn bản điện tử phát hành phải có tối thiểu 6 chữ ký số.

Văn bản có phụ lục, số lượng chữ ký sẽ rất lớn, điều này làm tăng đáng kể dung lượng đường truyền và thời gian xác thực chữ ký số. Tuy nhiên, trên cơ sở nền tảng số, tiến tới cải thiện dần những điểm bất cập mà chữ ký số còn mắc phải. Cùng với đó là việc tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao nhận thực, năng lực cán bộ trong việc triển khai và áp dụng chữ ký số. Hơn hết hệ thống cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin của các cơ sở cung cấp chữ ký số cần được hoàn thiện để đảm bảo tính bảo mật, an toàn của chữ ký điện tử.

Đặc biệt, sắp tới khi việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, chữ ký số càng cho thấy được vai trò của mình trong vòng quay công nghệ. Văn bản điện tử, chữ ký số sẽ là cách thức mới, mặc dù còn nhiều khó khăn và bất cập, tuy nhiên đây sẽ là căn cứ để hoàn thiện hơn hệ thống từ đó khi đi vào áp dụng triệt để sẽ giảm bớt vấn đề phát sinh.

Quy Trình Ký Số Và Mẫu Chữ Ký Trên Văn Bản Điện Tử

Ngày 02 tháng 6 năm 2024, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận ban hành Quyết định số 42/2024/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số và phát hành văn bản điện tử có ký số trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh (Quy chế); theo đó, tại Điều 12 của Quy chế quy định cụ thể như sau:

1. Quy trình ký số:

a) Sử dụng một chữ ký số của tổ chức (chứng thư số) để phát hành văn bản:

– Soạn tập tin văn bản, trình ký duyệt, lấy số, đóng dấu (như phát hành văn bản giấy);

– Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng .pdf;

– Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên tập tin có định dạng .pdf ở trên;

– Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.

b) Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký số của tổ chức để phát hành văn bản:

– Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký;

– Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;

– Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của tổ chức mình ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;

– Phát hành văn bản điện tử đã được ký số qua phần mềm TD.Office.

c) Sử dụng nhiều chữ ký số, có phát hành văn bản: một văn bản điện tử trước khi phát hành có thể qua nhiều người ký số, như: ký kiểm tra nội dung văn bản, ký kiểm tra thể thức trình bày văn bản, ký duyệt của lãnh đạo, ký của cơ quan, đơn vị. Khi văn bản điện tử có sử dụng nhiều chữ ký số thì chữ ký số của cá nhân được thực hiện trước, chữ ký số của tổ chức được thực hiện sau và trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra, xác thực tính đúng đắn, hợp lệ của từng chữ ký.

d) Sử dụng nhiều chữ ký số, không phát hành văn bản: khi cần xác thực nội dung văn bản trong quá trình trao đổi tài liệu hoặc xử lý công việc nhưng không cần phải phát hành văn bản thì có thể sử dụng nhiều chữ ký số loại của cá nhân để ký trên văn bản đó.

a) Mẫu chữ ký của cơ quan, đơn vị: Được quy định theo Mẫu 01 của Phụ lục kèm theo Quy chế.

Thí Điểm Gửi Nhận Văn Bản Điện Tử Có Ký Số Trong Nội Bộ Thay Văn Bản Giấy

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao hiệu quả gửi, nhận văn bản điện tử có ký số giữa các bộ, ngành, địa phương, Văn phòng Chính phủ đề nghị các bộ, ngành, địa phương thực hiện ký số tất cả các văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia (trừ văn bản mật) giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Văn phòng Chính phủ.

Thí điểm không gửi văn bản giấy đối với 21 loại văn bản điện tử đã ký số, trong đó, văn bản quy phạm pháp luật gồm: 1- Nghị định của Chính phủ; 2- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; 3- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; văn bản hành chính gồm: 1- Văn bản hành chính của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; 2- Nghị quyết của Chính phủ; 3- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo của các bộ, ngành, địa phương; 4- Chỉ thị; 5- Quy chế; 6- Quy định; 7- Thông báo; 8- Hướng dẫn; 9- Kế hoạch; 10- Đề án; 11- Dự án; 12- Báo cáo; 13- Tờ trình; 14- Công văn; 15- Công điện; 16- Giấy mời; 17- Phiếu gửi; 18- Phiếu chuyển. Thời gian thực hiện thí điểm từ nay đến hết ngày 10/5/2024.

Báo cáo đánh giá tình hình gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia và việc thực hiện thí điểm gửi nhận văn bản điện tử có ký số thay văn bản giấy về Văn phòng Chính phủ trước ngày 15/5/2024 để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Các đồng chí Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tập trung chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, nâng cấp, hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tích hợp giải pháp dịch vụ ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Thời gian hoàn thành trước ngày 10/5/2024.

Các bộ, ngành, địa phương tổ chức kết nối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản trong nội bộ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử có ký số từ ngày 15/5/2024 đến ngày 15/6/2024. Báo cáo đánh giá tình hình gửi, nhận văn bản điện tử và việc thực hiện thí điểm gửi nhận văn bản điện tử có ký số trong nội bộ thay văn bản giấy về Văn phòng Chính phủ trước ngày 20/6/2024.

Bên cạnh đó, thường xuyên giám sát, bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho phần mềm quản lý văn bản và điều hành hoạt động ổn định. Cung cấp thông tin của các cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản điện tử, quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản điện tử và điều hành để nhận cảnh báo văn bản đến trên Trục liên thông văn bản quốc gia, việc cơ quan chưa nhận văn bản và phản hồi trạng thái về Văn phòng Chính phủ trước ngày 15/4/2024.

Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng Chính phủ, Tập đoàn VNPT thường xuyên giám sát, kiểm tra đánh giá an toàn thông tin hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia; hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử bảo đảm an toàn thông tin hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định. Bảo đảm đường truyền Mạng Truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước hoạt động thông suốt, ổn định đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử.

Bộ Nội vụ hướng dẫn các bộ, ngành, địa phương thực hiện Thông tư số 01/2024/TT-BNV, Thông tư số 02/2024/TT-BNV ngày 24/1/2024 của Bộ Nội vụ. Thời gian hoàn thành trước ngày 30/4/2024.

Ban Cơ yếu Chính phủ chủ động phối hợp với các bộ, ngành, địa phương tích hợp giải pháp dịch vụ ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử ký số trên Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản điện tử; thống kê tình hình tích hợp chữ ký số trên phần mềm quản lý văn bản của các bộ, ngành, địa phương gửi Văn phòng Chính phủ trước ngày 15/5/2024 để tổng hợp, báo cáo.

Tập đoàn VNPT, Tập đoàn Viettel tiếp tục hoàn thiện phần mềm Trục liên thông văn bản quốc gia, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc bảo đảm việc gửi, nhận văn bản điện tử có ký số được thông suốt, an toàn thông tin, tích hợp các tính năng cảnh báo về việc gửi, nhận văn bản điện tử có ký số cho các đơn vị chưa nhận được văn bản điện tử.

Triển Khai Việc Ký Số Và Phát Hành Văn Bản Điện Tử

Triển khai việc ký số và phát hành văn bản điện tử

(BĐ) – Sáng 4.10, UBND tỉnh tổ chức công bố các mẫu chữ ký số của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và triển khai việc ký số, phát hành văn bản điện tử có ký số trên hệ thống văn phòng điện tử liên thông. Tham dự buổi lễ có Chủ tịch UBND tỉnh Hồ Quốc Dũng và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh: Phan Cao Thắng, Trần Châu, Nguyễn Tuấn Thanh, cùng đại diện lãnh đạo các sở, ban, ngành của tỉnh.

Quang cảnh buổi công bố các mẫu chữ ký số của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và triển khai việc ký số, phát hành văn bản điện tử.

Theo đó, có 12 loại văn bản được UBND tỉnh thực hiện ký số, gồm: Quyết định quy phạm pháp luật, quyết định hành chính cá biệt, công văn, báo cáo, kế hoạch, thông báo, chương trình, đề án, quy định, quy chế, công điện và giấy ủy quyền. Các loại văn bản này sẽ được Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, soạn thảo văn bản giải quyết, trình lãnh đạo ký duyệt, phát hành văn bản theo hình thức văn bản điện tử ký số trên Hệ thống Văn phòng điện tử liên thông và Trục liên thông văn bản quốc gia.

Nội dung trên được UBND tỉnh thực hiện theo Quyết định số 28/2024/QĐ-TTg ngày 12.7.2024 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Chủ tịch UBND tỉnh Hồ Quốc Dũng, đánh giá: Việc gửi, nhận văn bản điện tử và ứng dụng chữ ký số tại Văn phòng UBND tỉnh đã tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh. Hơn nữa, việc lãnh đạo UBND tỉnh ký số văn bản điện tử cũng góp phần cụ thể hóa chủ trương, quy định của Chính phủ; khắc phục được việc lãnh đạo UBND tỉnh đi công tác xa, không thể xử lý trực tiếp công việc, văn bản giấy tờ, nhất là ký trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức đảm bảo đúng thời gian theo quy định.

Chủ tịch UBND tỉnh Hồ Quốc Dũng sử dụng chữ ký số phê duyệt văn bản, phát hành văn bản điện tử có ký số trên hệ thống văn phòng điện tử liên thông.

Từ những tiện ích mang lại, Chủ tịch UBND tỉnh Hồ Quốc Dũng giao Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông có văn bản hướng dẫn cụ thể cho các sở, ban, ngành và địa phương thực hiện. Mặt khác, thời gian tới, Văn phòng UBND tỉnh sẽ tiếp tục tham mưu, soạn thảo, trình UBND tỉnh ký duyệt các loại văn bản khác, phát hành trên Hệ thống Văn phòng điện tử liên thông và Trục liên thông văn bản quốc gia theo hình thức chứng thư số.

TRỌNG LỢI