Văn Bản Điện Tử Là Gì / Top 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Bac.edu.vn

Văn Bản Điện Tử Là Gì?

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu như sau:

Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.

Ngoài ra, Nghị định này còn quy định một số định nghĩa khác như:

1. Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi hoặc dự kiến thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này.

3. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là cổng thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử; truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp; công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp.

5. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trân trọng!

Một Số Khái Niệm Về Báo Mạng Điện Tử Là Gì ?

I. Báo Điện Tử là gì ?

Báo điện tử là khái niệm thông dụng nhất ở nước ta, thuộc cơ quan báo in, như Quê Hương điện tử, Nhân dân điện tử, Lao Động điện tử, … Ngay trong các văn bản pháp quy của Nhà Nước cũng sử dụng thuật ngữ “báo điện tử”. Điều 12 Nghị Định số 55/2001/NĐ-CP ngày 23/08/2001 của Chính Phủ về quản lý và cung cấp dịch vụ Internet, đã nêu : “Dịch vụ thông tin trên Internet là một loại hình dịch vụ ứng dụng Internet, bao gồm dịch vụ phát hành báo chí (báo in, báo hình, báo điện tử), phát hành xuất bản ấn phẩm trên Internet và dịch vụ cung cấp các loại hình điện tử khác trên Internet.”

Trong Điều 3, Chương 1 của Luật số 12/1999/QH10 ngày 12/06/1999 về sửa đổi bổ sung, một số điều của Luật Báo Chí được Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 28/12/1999 cũng đề cập đến thuật ngữ “báo điện tử” (được thực hiện trên mạng thông tin máy tính bằng tiếng Việt, tiếng các dân tộc thiểu số Việt Nam, tiếng nước ngoài) để chỉ rõ loại hình báo chí này. Tuy nhiên, khái niệm Báo Điện Tử có nghĩa rất chung chung, không giúp hiểu rõ đặc điểm của loại hình báo chí phát hành trên mạng, tờ báo được sản xuất trogn vòng khép kín trên mạng LAN, của tòa soạn hay tờ báo được chạy trên môi trường mạng toàn cầu Internet. Đồng thời, đã có thời gian chúng ta sử dụng cách gọi này, để chỉ phát thanh và truyền hình, nên nếu dùng lại rất dễ gây nhầm lẫn.

II. Báo Trực Tuyến là gì ?

Báo trực tuyến là khái niệm được sử dụng đầu tiên ở Mỹ, và đã trở thành cách gọi của quốc tế. Thuật ngữ “trực tuyến” (online) trong các từ điển tin học được dùng để chỉ trạng thái của một máy tính khi đã kết nối với mạng máy tính và sẵn sàng hoạt động. Hiện nay, thuật ngữ này đang được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực truyền thông, nhằm chỉ các khái niệm có cùng đặc tính như : “xuất bản trực tuyến” (online publishing), “phương tiện truyền thông trực tuyến” (online media), “nhà báo trực tuyến” (online journalist), “phát thanh trực tuyến” (online radio), “truyền hình trực tuyến” (online television), …. Tuy nhiên, cách gọi này gắn với tin học nhiều hơn và chưa được Việt Hóa.

III. Báo Mạng là gì ?

Báo mạng là cách gọi tắt của báo mạng Internet. Đây là cách gọi không mang tính khoa học vì nó không rõ nghĩa, không đầy đủ, dễ làm hiểu sai bản chất của thuật ngữ. Bởi Internet là mạng của các mạng (A network of networks), dưới nó còn rất nhiều loại mạng như mạng nội bộ của các tổ chức, các công ty, các chính phủ, … Gọi tắt như thế sẽ không xác định rõ ràng ranh giới giữa khái niệm “mạng” và “mạng Internet”.

IV. Báo Internet là gì ?

Báo Internet cũng là khái niệm được dùng khá rộng rãi. Thuật ngữ này được sử dụng trong một số đề tài khoa học, hội thảo khoa học về vai trò của công nghệ thông tin đối với loại hình báo chí mới. Cách gọi này là sự kết hợp tên gọi của Internet với một tờ báo (newspaper) chính là ở chỗ, Internet cung cấp không gian với đầy đủ tiện nghi cho một tờ báo hoạt động. Tờ báo lấy Internet làm phương tiện truyền tải, lấy các khả năng ưu việt của Internet làm lợi thế, và hoạt động độc lập trên Internet. Tờ báo, dưới dạng một địa chỉ website, và Internet là đôi bạn song hành trên xa lộ thông tin. Theo TS. Thang Đức Thắng – Tổng biên tập báo VNExpress thì đây là tên gọi chính xác nhất, cho phép hiểu rõ ràng đặc trưng của loại hình báo chí này. Qua thực tiễn hoạt động trong ngành, rất nhiều người đã đồng tình với cách gọi trên. Tuy nhiên, thuật ngữ này cũng dễ gây nhầm lẫn rằng, tất cả các trang website có mặt trên Internet đều là Báo Mạng Điện Tử. Trên thực tế, một tờ báo phát hành trên mạng đúng là một trang website, nhưng không phải trang website nào cũng là tờ báo.

V. Báo Mạng Điện Tử là gì ?

Báo mạng điện tử là một loại hình báo chí được xây dựng dưới hình thức của một trang website, phát hành trên mạng Internet, có ưu thế trong truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, tức thời, đa phương tiện và tương tác cao. Học Viện Báo Chí và Tuyên Truyền chọn thuật ngữ “báo mạng điện tử” bởi nhiều lý do khác nhau : Nó khẳng định loại hình báo chí mới này là con đẻ của sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, hoạt động được nhờ các phương tiện kỹ thuật tiên tiến, số hóa, các máy tính nối mạng và các server, các phần mềm ứng dụng. Nó cho phép hiểu một cách chính xác về bản chất, đặc trưng của loại hình báo chí này, bao gồm : tính đa phương tiện, tính tương tác cao, tính tức thời, phi định kỳ, khả năng truyền tải thông tin không hạn chế, với cách lưu trữ thông tin dưới dạng dữ liệu siêu văn bản, khả năng siêu liên kết, các trang báo được tổ chức thành từng lớp, có cơ chế nở ra với số trang không hạn chế, …

Tên gọi này chỉ rõ người làm báo, và người đọc báo đều phải có trình độ kỹ thuật nhất định. Đây là sự kết hợp các tên gọi có nội dung riêng biệt như : báo, mạng, điện tử. Vì vậy, tên gọi này thỏa mãn được các yếu tố Việt hóa, đặc trưng khu biệt của loại hình báo chí mới, khắc phục được sự thiếu về nghĩa, sự máy móc từ ngoại lai. Đến nay vẫn chưa có khái niệm thống nhất, tuy nhiên bạn cũng có thể lưu ý như sau : ” Báo Mạng Điện tử là một loại hình báo chí được xây dựng dưới hình thức của một trang website, phát hành trên mạng Internet, có ưu thế trong chuyển tải thông tin một cách nhanh chóng, tức thời, đa phương tiện và tương tác cao. “

VI. Một số khái niệm khác

– Báo Chí Điện tử là bao gồm báo, tạp chí điện tử được thực hiện trên mạng thông tin máy tính (Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 33/2011/TT-BTTTT ngày 01/11/2011 quy định chi tiết việc cấp Giấy phép hoạt động báo chí điện tử, Giấy phép chuyên trang báo chí điện tử)

– Chuyên Trang Báo Chí Điện Tử là trang thông tin điện tử thuộc báo, tạp chí điện tử, có nội dung mang tính chuyên nghiệp, phù hợp với tôn chỉ mục đích của báo, tạp chí điện tử đã được cấp phép (Khoản 2, Điều 3, Thông tư số 33/2011/TT-BTTTT ngày 01/11/2011 quy định chi tiết việc cấp Giấy phép hoạt động báo chí điện tử, Giấy phép chuyên trang báo chí điện tử)

– Thông Tin Điện Tử Trên Internet là thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua mạng lưới thiết bị Internet.

– Trang Thông Tin Điện Tử Trên Internet là trang thông tin, hoặc tập hợp trang thông tin phục vụ cho việc cung cấp và trao đổi thông tin trên môi trường Internet, bao gồm trang thông tin điện tử (website) trang thông tin điện tử cá nhân (blog), cổng thông tin điện tử (portal) và các hình thức tương tự khác.

– Trang Thông Tin Điện Tử Tổng Hợp là trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin tổng hợp trên cơ sở trích dẫn nguyên văn, chính xác nguồn tin chính thức và ghi rõ tên tác giả hoặc tên cơ quan của nguồn tin chính thức, thời gian đã đăng, phát thông tin đó. Trang thông tin điện tử tổng hợp muốn hoạt động phải được cấp phép của Bộ Thông Tin và Truyền Thông.

– Trang Thông Tin Điện Tử Nội Bộ là trang thông tin điện tử cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thông tin về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, dịch vụ, sản phẩm, ngành nghề, và thông tin khác phục vụ cho hoạt động của chính cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó và không cung cấp thông tin tổng hợp.

– Trang Thông Tin Điện Tử Ứng Dụng Chuyên Ngành là trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ứng dụng, trong lĩnh vực viễn thông, công nghệ thông tin, phát thanh, truyền hình, thương mại, tài chính, ngân hàng, văn hóa, y tế, giáo dục và các lĩnh vực chuyên ngành khác, và không cung cấp thông tin tổng hợp.

– Trang Thông Tin Điện Tử Cá Nhân là trang thông tin điện tử do cá nhân thiết lập hoặc thiếp lập thông qua việc sử dụng dịch vụ mạng xã hội để cung cấp, trao đổi thông tin của chính cá nhân đó, không đại diện cho tổ chức hoặc cá nhân khác, và không cung cấp thông tin tổng hợp.

– Dịch Vụ Mạng Xã Hội Trực Tuyến là dịch vụ cung cấp cho cộng đồng rộng rãi người sử dụng khả năng tương tác, chia sẻ, lưu trữ, và trao đổi thông tin với nhau trên môi trường Internet, bao gồm dịch vụ tạo blog, diễn đàn (forum), trò chuyện trực tuyến (chat) và các hình thức tương tự.

Nguyễn Thị Trường Giang Mr Tâm Pacific tổng hợp

Chuyện Thời Cuộc: Văn Bản Điện Tử

09:48 16/04/2019 Văn phòng Chính phủ vừa đề nghị các bộ, ngành, địa phương thí điểm không gửi và nhận văn bản giấy với 21 loại văn bản điện tử đã dùng chữ ký số. Trừ văn bản mật, những văn bản khác được gửi và nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia, gồm nghị định, quyết định, thông tư, giấy mời, công văn, công điện…

Sau đó, nội bộ các cơ quan hành chính sẽ dùng văn bản điện tử thay văn bản giấy. Dựa trên kết quả thí điểm, Văn phòng Chính phủ sẽ đề xuất sửa đổi, bổ sung quy định về gửi, nhận văn bản điện tử.

Trước đó, ngày 12-7-2018, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Theo đó, việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.

Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Có thể nói, những động thái nêu trên đang thể hiện nỗ lực của Chính phủ trong việc hiện thực hóa mô hình Chính quyền điện tử, phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại. Tuy nhiên cũng cần phải thấy rằng, khái niệm này đã được nhắc đến từ lâu, nhưng trên thực tế chưa đạt được hiệu quả và đồng bộ.

Bên cạnh những địa phương, những ngành triển khai tốt, vẫn tồn tại hình thức chiếu lệ hoặc thực hiện song song nhiều dạng ban hành văn bản. Điều này không những gây tốn kém công của và thời gian, mà còn phát sinh nhiều bất cập.

Rõ ràng, trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, việc ban hành văn bản điện tử là điều tất yếu, giúp hệ thống triệt thoái được nhiều khâu trung gian, đồng thời góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính.

Về mặt kinh tế, theo tính toán chỉ riêng việc ứng dụng Trục liên thông văn bản quốc gia, đã tiết kiệm cho ngân sách 1.200 tỷ đồng/năm, từ việc không phải dùng đến giấy, mực, sao lưu, gửi bưu chính, thời gian… bằng các phương thức truyền thống.

Mặt khác, ứng dụng công nghệ cũng phản ánh tính thực chất trong lộ trình hội nhập phát triển của Việt Nam, và điều quan trọng hơn là để các chính sách nhanh chóng đi vào cuộc sống, giảm bớt sự rườm rà không cần thiết nhằm phục vụ hiệu quả nhu cầu tiến bộ xã hội.

Hy vọng rằng, cùng với nỗ lực của Chính phủ, các ngành, các địa phương cũng cần nhận thức đầy đủ hơn về tiện ích này.

Hoàng Minh

tin bài cùng chuyên mục:

‘Xa Lộ’ Mới Cho Văn Bản Điện Tử

(Chinhphu.vn) – Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Nghị định 30/2020) về công tác văn thư, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư (Nghị định 110/2004) và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi một số điều Nghị định 110/2004.

Theo ông Đỗ Văn Thuận, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ, Nghị định 30/2020 được Chính phủ ban hành, nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Nghị định số 30/2020 quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 5/3/2020.

Về cơ bản Nghị định số 30/2020 được xây dựng trên cơ sở kế thừa các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành tại các văn bản; Nghị định 110/2004; Nghị định số 09/2010 và các thông tư hướng dẫn thực hiện; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Thông tư số 01/2019/TT-BNV(Thông tư 01/2019) quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết, Nghị định này có những điểm mới cơ bản và ý nghĩa cụ thể như sau:

Trước hết, về phạm vi điều chỉnh: Nghị định này bổ sung nội dung quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, đây là thiết bị vật lý chứa khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan tổ chức và dùng để ký số trên văn bản điện tử của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

Việc thu hẹp phạm vi đối tượng áp dụng giúp cho công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư được tăng cường, tập trung, đảm bảo tính thống nhất trong chỉ đạo về công tác văn thư theo quy định của pháp luật.

Trong đó, khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động và giao dịch của các cơ quan tổ chức. Cụ thể: “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. “Văn bản điện tử” có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện: Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật; Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

Khái niệm “Văn bản chuyên ngành” cũng được chỉ rõ nguồn hình thành và quy định thẩm quyền ban hành (khác với Nghị định 110/2004) đó là: Thẩm quyền ban hành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày mà không phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Trong thực tế, chuyên môn, lĩnh vực quản lý chuyên ngành vô cùng phong phú và phức tạp, trong mỗi chuyên ngành lại hình thành rất nhiều các quy trình nghiệp vụ dẫn đến số lượng các văn bản, mẫu biểu trong quản lý chuyên ngành vô cùng lớn và phức tạp, việc thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành các văn bản chuyên ngành nhiều khi chỉ là hình thức. Việc bỏ quy định phải thỏa thuận với Bộ trưởng Bộ Nội vụ khi ban hành văn bản chuyên ngành vừa tạo tính chủ động cho người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực ban hành văn bản quản lý chuyên ngành vừa giảm bớt thủ tục, chi phí trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Về số lượng văn bản hành chính: Theo Nghị định này số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010 bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp chúng ta phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Về cơ bản thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo các quy định soạn thảo văn bản hành chính tại Nghị định 110/2004; Nghị định 09/2010; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và quy định tại các Thông tư hướng dẫn thực hiện.

Về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện cơ bản như thông tư 01/2019/TT, cụ thể:

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Điểm mới tại Nghị định 30/2020 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau.

– Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo

– Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Như vậy hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ được in nghiêng; số trang của văn bản được đánh từ trang thứ 2 trở đi canh giữa lề trên của văn bản.

Về soạn thảo và ký ban hành văn bản: Nghị định quy định “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”.

Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: “Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

“Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký”.

Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

Về việc ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.

Việc ký thừa ủy quyền theo Nghị định 09/2010, trong thời gian qua còn thực hiện chưa thống nhất. Nghị định 09/2010 quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký” dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, có cơ quan, tổ chức hiểu “người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức” là bộ phận tham mưu, đơn vị chức năng thuộc cơ quan tổ chức ban hành văn bản mà không phải các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu… trực thuộc. Tại Nghị định này người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền.

Về quản lý văn bản đi: Nghị định quy định cụ thể về cấp số văn bản; lưu văn bản điện tử.

Cụ thể, về cấp số văn bản chuyên ngành: do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; Cấp số văn bản hành chính: do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; việc cấp số, thời gian ban hành điện tử được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Với quy định như trên tạo điều kiện chủ động cho các cơ quan tổ chức tạo lập các hệ thống số văn bản đi, trên cơ sở thực tế số loại văn bản và số lượng văn bản ban hành của từng loại văn bản trong hoạt động của đơn vị, điều này giúp cơ quan tổ chức quản lý văn bản tốt hơn, phù hợp với tình hình thực tiễn tại đơn vị và đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc quản lý văn bản nói chung

Về quản lý văn bản đến: Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

Về sao văn bản: Điểm mới trong việc sao văn bản tại Nghị định này quy định các loại bản sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, này bao gồm:

a) Hình thức và các bản sao

– Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức;

– Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y

– Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy; trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử; trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Với quy định mới về sao văn bản giúp cho người làm văn thư hiểu rõ ràng hơn về việc sao và phương thức thực hiện sao văn bản giữa giấy và điện tử và ngược lại. Việc quy định thẩm quyền sao, ký bản sao, đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao khi thực hiện đúng thẩm quyền sao và ký bản sao văn bản và hạn chế sao văn bản không đúng quy định tránh lãng phí.

Về kinh phí cho công tác văn thư: Nghị định 30/2020 quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Để thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung của công tác văn thư theo quy định tại Nghị định này, việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử. Vì vậy quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm là vô cùng cần thiết./.

Từ khóa: Chính phủ , Nghị định 30/2020 , Chính phủ điện tử , Văn bản điện tử , văn thư