Văn Bản Điện Tử Nghệ An / Top 18 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2023 # Top Trend

Nam thanh niên ở thành phố Vinh dương tính ma túy, lái xe vượt chốt khi bị cảnh sát kiểm tra

(Baonghean.vn) – Anh L.N.T trú tại phường Hưng Bình lái xe ra đường trong thời gian thực hiện Chỉ thị 16 mà không có giấy tờ tùy thân và có biểu hiện sử dụng trái phép chất ma túy.

Can ngăn chồng uống rượu không thành, thai phụ ăn lá ngón tự vẫn

(Baonghean.vn) – Thông tin từ ông Nguyễn Việt Dũng, Phó Bí thư Đảng ủy xã Bắc Lý, huyện Kỳ Sơn cho biết, trên địa bàn vừa có một trường hợp tử vong do ăn lá ngón.

Đề xuất phạt gần 70 triệu đồng 5 người tổ chức ăn nhậu trong thời điểm thực hiện Chỉ thị 16

(Baonghean.vn) – Mặc dù địa phương đang thực hiện giãn cách theo Chỉ thị 16, song 5 người gồm 3 nữ, 2 nam vẫn tổ chức ăn nhậu tại một nhà nghỉ trên địa bàn xã Diễn Thành, huyện Diễn Châu.

Đang lên dốc, xe ô tô chở container bất ngờ quay đầu đâm vào dãy quán bên đường

(Baonghean.vn) – Lên dốc, lấy đà quá nhanh, xe ô tô chở container đã bị lật tại đoạn qua dốc Chợ Hều, thuộc xã Nghĩa Liên, huyện Nghĩa Đàn.

Quản lý quán giấu nhóm thanh niên hát karaoke vi phạm Chỉ thị 16 vào phòng ngủ

(Baonghean.vn) – Gần 12 giờ đêm 25/8, Tổ công tác Công an huyện Quỳnh Lưu phát hiện một nhóm thanh niên đang tập trung hát tại một quán karaoke trên địa bàn huyện.

Nghệ An: Hai lãnh đạo xã bị kỷ luật vì cặp vợ chồng trốn cách ly tại nhà để đi chợ

(Baonghean.vn) – 2 lãnh đạo chủ chốt của xã Yên Sơn đã bị xử lý kỷ luật, sau khi một cặp vợ chồng trốn cách ly tại nhà để đi chợ, sau đó bị phát hiện nhiễm Covid-19.

Công an xã bắt 2 đối tượng sử dụng và ‘kinh doanh’ ma túy

(Baonghean.vn) – Hùng và Hiếu là 2 “con nghiện” lâu năm, chúng thường tìm mua ma túy để sử dụng và bán lại cho các con nghiện khác để kiếm lời.

Đề phòng tội phạm làm giả con dấu, tài liệu của ngân hàng, tổ chức tín dụng

(Baonghean.vn) – UBND tỉnh Nghệ An vừa ban hành Công văn 5933/UBND-NC ngày 17/8 về việc phòng ngừa, ngăn chặn tội phạm làm giả con dấu, tài liệu của ngân hàng, tổ chức tín dụng để chứng minh năng lực tài chính trong thực hiện dự án đầu tư.

Lợi dụng xe ‘luồng xanh’ chở nông sản để vận chuyển hơn 10 bánh heroin

Phòng Cảnh sát điều tra tội phạm về ma túy (Công an TP Hà Nội) bắt giữ nhóm lợi dụng xe vận chuyển hơn 10 bánh heroin.

Nam thanh niên cự cãi, chống đối lực lượng chức năng viết tường trình xin lỗi

(Baonghean.vn) – Cùng với chịu mức phạt 2 triệu đồng, anh D.V.S (SN 1983) trú tại xóm Đông Hồ, xã Diễn Phong, huyện Diễn Châu đã viết tường trình, gửi lời xin lỗi.

Trung úy Công an trực chốt kịp thời cứu sống bé gái 3 tuổi gặp nạn​

(Baonghean.vn) – Sau 1 ngày bình tâm trở lại, chị Hương đã gửi thư cảm ơn tới Công an phường Trung Đô nói chung và Trung úy Hồ Ngọc Vinh nói riêng đã “vì dân phục vụ”, đưa con gái của chị vào bệnh viện cấp cứu kịp thời.

Mua ma túy để sử dụng dần, ‘con nghiện’ lĩnh 12 năm tù

(Baonghean.vn) – Dùng số tiền 5.000.000 đồng mua ma túy để sử dụng dần, Kha Văn Trọng bị TAND huyện Kỳ Sơn đưa ra xét xử và tuyên phạt 12 năm tù.

Đề xuất phạt 60 triệu đồng 4 thanh niên tụ tập ăn nhậu trong thời gian thực hiện Chỉ thị 16

(Baonghean.vn) – Mặc dù địa phương đang thực hiện Chỉ thị 16 nhưng 4 thanh niên tại khối Tân Tiến, phường Hòa Hiếu, thị xã Thái Hòa vẫn tập trung ăn nhậu.

Trốn cách ly đi thăm vợ con, đi chăn bò…

(Baonghean.vn) – Đi câu cá, trốn cách ly để thăm vợ con hay đi chăn bò… là những trường hợp bị xử phạt do vi phạm quy định phòng, chống dịch.

Ra đường không mang giấy tờ, nam thanh niên ở TP Vinh bị phạt hơn 12 triệu đồng

(Baonghean.vn) – Trong lúc toàn thành phố Vinh đang thực hiện các biện pháp nâng cao trên một mức so với Chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ, với quan điểm “ai ở đâu ở yên đó”, nam thanh niên điều khiển xe mô tô ra ngoài đường không mang theo bất kỳ giấy tờ hợp pháp nào.

Luật biển quốc tế đang có hiệu lực hiện nay là Công ước của LHQ về Luật Biển năm 1982 (tiếng Anh: The United Nations Convention on the Law of the Sea 1982, viết tắt là UNCLOS 1982). Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII đã thông qua Luật Biển quốc gia vào ngày 21-6-2012, gọi là Luật Biển Việt Nam. Luật Biển Việt Nam chính thức có hiệu lực từ ngày 1-1-2013.

Câu hỏi 2. Lịch sử hình thành luật biển quốc tế?

Trả lời: Trong lịch sử nhân loại, vấn đề mở rộng và xác định phạm vi các vùng biển thuộc các quyền quốc gia luôn luôn là vấn đề quan trọng, là đề tài phong phú và phức tạp của nhiều diễn đàn, được cả cộng đồng quốc tế quan tâm; có khi còn là nguyên nhân hoặc nguồn gốc của nhiều cuộc xung đột, chiến tranh ở những quy mô khác nhau giữa các quốc gia.

Quá trình hình thành và mở rộng phạm vi các vùng biển quốc gia gắn liền với sự hình thành và phát triển của luật pháp quốc gia và quốc tế; gắn liền với lịch sử khám phá, khai thác và sử dụng biển của nhân loại.

Từ khi quốc gia xuất hiện, các quốc gia ven biển luôn có xu hướng mở rộng quyền lực ra hướng biển. Xu hướng này lại mâu thuẫn với tham vọng muốn duy trì quyền tự do hoạt động trên biển của các cường quốc hàng hải. Trong quá trình đấu tranh giữa hai xu hướng đó đã xuất hiện các nguyên tắc, chế định, quy định pháp lý nhằm điều chỉnh các mối quan hệ và điều hòa lợi ích giữa các quốc gia. Chính điều đó đã tạo nền móng cho luật biển ra đời và phát triển.

Thời điểm lịch sử đánh dấu sự khởi đầu hình thành và phát triển của luật biển thế giới là vào thế kỷ XVI, khi mà quyền thống trị của Tây Ban Nha và Bồ Đào Nha trên biển đã vấp phải sự trỗi dậy của Hà Lan, với tư cách là một cường quốc hàng hải thương mại mới.

Vào thế kỷ XIX, quan niệm “quyền lực quốc gia chấm dứt tại nơi sức mạnh vũ khí của quốc gia đó hết hiệu lực” đã được cụ thể hóa bằng tầm bắn của súng thần công là 3 hải lý. Nước Anh là một cường quốc hàng hải lúc đó và đã chấp nhận nguyên tắc xác định chiều rộng lãnh hải là 3 hải lý.

Cuối thế kỷ XIX, nguyên tắc chiều rộng lãnh hải 3 hải lý không còn đủ để bảo vệ nghề cá của các quốc gia ven biển, vì vậy nhiều quốc gia đã có những quy định khác nhau về chiều rộng của lãnh hải mình, 4 hoặc 6 hải lý, thậm chí có quốc gia còn quy định cả phạm vi bảo vệ nghề cá nữa.

Sau chiến tranh thế giới lần thứ nhất (1914-1919), vào năm 1930, Hội Quốc Liên, tiền thân của LHQ đã triệu tập Hội nghị quốc tế về Luật Biển đầu tiên tại Thành phố La Haye (tiếng Anh: The Hague; tiếng Hà Lan: Den Haag) của Hà Lan. Hội nghị này đã thừa nhận chủ quyền của quốc gia ven biển đối với lãnh hải và quyền đi qua không gây hại trong lãnh hải, nhưng không thống nhất được chiều rộng lãnh hải.

Sau chiến tranh thế giới lần thứ 2 (1939-1945), Hoa Kỳ khẳng định quyền bảo vệ nghề cá ở ngoài lãnh hải, đặc biệt là Tuyên bố Truman (1945) đã khẳng định chủ quyền đối với tài nguyên thiên nhiên của đáy biển và lòng đất dưới đáy biển thuộc thềm lục địa của mình mà theo quan niệm lúc bấy giờ thì giới hạn của thềm lục địa kết thúc ở nơi có độ sâu 200m nước. Nhiều quốc gia ven biển theo chân Hoa Kỳ đã tuyên bố chủ quyền đối với tài nguyên thềm lục địa của họ và tình hình đó đã tạo ra một vấn đề mới của luật biển quốc tế. Một số nước Nam Mỹ như Peru, Chile, Ecuador không có thềm lục địa tự nhiên, nên đã đòi hỏi mở rộng một vùng biển rộng đến 200 hải lý.

Năm 1958, để giải quyết tình trạng nói trên, LHQ đã triệu tập Hội nghị quốc tế về Luật Biển lần thứ nhất tại Genève (phiên âm tiếng Việt: Giơ-ne-vơ; tiếng Anh: Geneva) có 86 nước tham dự. Hội nghị này đã thông qua được 4 công ước quốc tế về luật biển: Công ước về lãnh hải và vùng tiếp giáp lãnh hải; Công ước về đánh cá và bảo tồn tài nguyên sinh vật; Công ước về thềm lục địa; Công ước về biển cả. Tuy nhiên một số nội dung quan trọng chưa được giải quyết: chiều rộng lãnh hải, quyền đi qua eo biển quốc tế, giới hạn vùng đánh cá, ranh giới ngoài của thềm lục địa.

Năm 1960, cũng tại Genève, LHQ lại triệu tập Hội nghị Luật Biển lần thứ 2 để giải quyết những tồn tại nói trên. Nhưng hội nghị này cũng không đi đến kết quả gì.

1. Văn bản điện tử là gì?

Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp thông qua dữ liệu để truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử là dạng văn bản có dữ liệu thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo ra từ trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy tờ sang dạng hình ảnh và được định dạng dưới tệp tin tin hoặc file theo dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của văn bản điện tử tương tự với nội dung của văn bản giấy, các dạng scan thì nội dung y nguyê so với với chính ở văn bản giấy.

Văn bản điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Văn bản điện tử vẫn đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền thống như nội dung, yêu cầu sự ổn định, có sự thống nhất giữa các thông tin, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Điểm khác của văn bản điện tử là hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin văn bản cũng như cách truyền đạt văn bản thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Văn bản điện tử được thực hiện và hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp tạo thành.

Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, đứng đầu là chính phủ đã có những thay đổi đầu tiên trong việc truyền đạt thông tin. Chính phủ đã quyết xây dựng một chính phủ điện tử, xây dựng một chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản giấy mà thay vào đó là các văn bản điện tử.

Việc làm Điện tử viễn thông

2. Tầm quan trọng của văn bản điện tử

Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, các giao dịch với các cơ quan ngoài việc thể hiện trên giấy tờ thì đã được tích hợp hiện đại hóa, điện tử hóa dưới dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử ra đời có vai trò quan trọng đối với việc lưu giữ truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy tờ không giải quyết được như tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin, giảm bớt công đoạn thử công, tiết kiệm chi phí lưu trữ kiểm tra thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

Cùng với việc văn bản điện tử xuất hiện và trở thành phổ biến trong xã hội, doanh nghiệp trong nước đang phải đổi mới, nâng cao tầm doanh nghiệp, điện tử hóa các giao dịch.

Việc phát triển văn bản điện tử cho thấy nhiều mặt lợi ích không nhỏ đối với xã hội và nhà nước.

2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

Dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, nền tảng số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian cũng như chi phí di chuyển đến các trụ sở hành chính mà được cung cấp thông tin cũng như đăng ký dịch vụ ở bất kỳ đâu.

Mọi chi phí khi thực hiện trên nền tảng số hay trên các văn bản điện tử sẽ được công khai và lưu giữ hồ sơ, văn bản trên nền tảng số, sẽ không còn tình trạng mất chi phí đen, chi phí không minh bạch khi thực hiện các thủ tục hành chính.

Thông qua các văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực thi theo đúng quy định, theo đúng thời gian. Việc giám sát thực thi sẽ dễ dàng hơn khi mọi văn bản điện tử được lưu trên hệ thống công khai.

2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian – thuận lợi trong điều hành công việc

Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm giấy in cũng như thời gian ký tá cả đống giấy tờ. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc ký tá hàng loạt giấy tờ được đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử sẽ tiết kiệm thời gian. Muốn ký văn bản giấy tờ, người ký thường phải ở văn phòng hoặc phải có người đem văn bản đến tận nơi để xin chữ ký, tuy nhiên khi có văn bản điện tử những bước này được rút gọn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, ở bất cứ đâu đều có thể xem được văn bản cũng như có thể ký duyệt bằng chữ ký số để ký duyệt và phát hành các văn bản.

Ví dụ trong một doanh nghiệp, khi một bộ phận cần ký duyệt hợp đồng thường sẽ phải xin chữ ký của sếp, tuy nhiên không phải lúc nào thì sếp cũng ở văn phòng, khi có sự giúp sức của văn bản điện tử và chữ ký số thì sự việc giải quyết kể cả khi sếp có đi công tác ở quốc gia khác.

Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh chóng hơn văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ các nơi có thể mất 1-2 ngày dù là gửi nhanh, tuy nhiên văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận thông tin chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền nhận thông tin liên tục.

3. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – Xác minh văn bản điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng của ký hiệu điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký truyền thống viết tay có chức năng tương tự giống nhau, dùng đẻ ký két, cam kết theo những điều trong văn bản đã ký và không sửa đổi được sau khi đã ký.

Đây là bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký văn bản điện tử.

Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra qua sự biến đổi từ dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó con chip của phần mềm này sẽ thông qua dữ liệu ban đầu cung cấp để xác nhận độ chính xác của chữ ký điện tử.

Tuy nhiên chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

– Tính bảo mật không cao được như văn bản giấy tờ. Khi ký văn bản giấy tờ thường sẽ gặp trực tiếp và có sự chứng kiến của nhiều bên, có sự tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp giả chữ ký. Tuy nhiên khi áp dụng ở văn bản điện tử, chữ ký số cũng chỉ là một phần mềm được người thứ 3 tạo nên rồi giao lại cho người sử dụng. đơn giản có thể hiểu là chữ ký số có thể bị đánh cắp và không phải người ký là người duy nhất biết được mật mã chữ ký.

– Chữ ký điện tử còn quá lệ thuộc vào phần mềm máy móc. Khi có văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, phải mất thêm một bước để xác nhận tính chính xác cũng như tính xác thực về nội dung cũng như tính chính xác của nội dung văn bản. Bước xác nhận này cần phải thông qua hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

– Vấn đề bản gốc, bản chính hay bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Một khi văn bản ký mất đi sẽ không có bản y như vậy, ngoài ra còn có các bản sao để dùng trong những trường hợp cần nhiều bản cho các bên. Nhưng với văn bản điện tử thì chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, người ta có thể copy chữ ký và bản copy với bản chính không khác gì nhau vì cùng một mã số, từ đó không phân biệt được bản gốc và bản sao.

4. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Theo quyết định 28 thì văn bản điện tử sau khi đã ký duyệt được nhận, gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương với văn bản giấy, và thay cho văn bản giấy.

Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và có sự thống nhất trong việc gửi nhạn văn bản điện tử tron cơ quan nhà nước, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định 28, tổ chức triển khai hoạt đồng bộ kết nối liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng đến nền hành chính không giấy.

Theo điều 5 của luật iao dịch điện tử, việc giao nhận văn bản điện tử phải thông qua các nguyên tắc đã được quy định. các quy định dựa trên sự thống nhất và có sự phối hợp với các quy định khác của Luật về bảo vệ nhà nước, các luật về an ninh hay an toàn thông tin và lưu trữ thông tin văn bản.

Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày thực thi, giá trị pháp lý,…

Văn bản điện tử được quy định phải gửi ngay trong ngày ký duyệt.

Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhập và xử lý trên hệ thống quản lý và điều hành chung.

Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Trình bày văn bản điện tử phải theo quy định đã ban hành.

Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2023/TT – BNV để quy định rõ về việc trao đổi lưu trữ cũng như xử lý trong công tác văn thư. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Đối với văn bản điện tử đến và đi thực hiện và quản lý theo 05 nguyên tắc bao gồm:

– Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi.

– Lưu số hiệu văn bản. Số hiệu này là duy nhất.

– Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận.

– Xác định chức năng của văn bản.

– Giải quyết văn bản điện tử được gửi đến hoặc đi theo đúng thời hạn.

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2023/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu như sau:

Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.

Ngoài ra, Nghị định này còn quy định một số định nghĩa khác như:

1. Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi hoặc dự kiến thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này.

3. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là cổng thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử; truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp; công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp.

5. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trân trọng!

Văn bản điện tử được sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh tế và cả trong phạm vi quản lý nhà nước. Dĩ nhiên, từ đó nảy sinh nhiệm vụ lưu giữ lâu dài và để sử dụng tiếp theo, nghĩa là phải xây dựng lưu trữ văn bản điện tử.

Thuật ngữ ” lưu trữ văn bản điện tử ” thể hiện chính xác bản chất nhiệm vụ hơn là thuật ngữ “lưu trữ điện tử”, do tập trung được sự chú ý đến các vấn đề đặc thù trong việc tổ chức lưu văn bản điện tử mà có giá trị như văn bản gốc. Tự thân “lưu trữ điện tử” là một khái niệm rộng, bao quát tất cả mọi nhiệm vụ tự động hóa việc tổ chức lưu trữ, trong đó bao gồm việc chuyển đổi văn bản giấy sang dạng điện tử. (Nhưng đồng thời, bản gốc vẫn tồn tại dưới dạng văn bản giấy. Trong trường hợp này, các yêu cầu đảm bảo tính đích thực thấp hơn so với nguyên bản ở dạng điện tử).

Trên thực tế, để tiện lợi hơn người ta thường sử dụng thuật ngữ “lưu trữ điện tử”, và chúng ta sẽ làm như vậy. Với thuật ngữ này, các giải pháp phần mềm tổng thể sẽ có rất nhiều các tính năng mà có giá trị lớn đối với doanh nghiệp.

Những nhiệm vụ của lưu trữ điện tử

Cũng như lưu trữ văn bản giấy, lưu trữ điện tử cần phải giải quyết nhiệm vụ lưu văn bản điện tử một cách lâu dài và có độ tin cậy cao, bảo đảm truy cập thông tin theo trình tự quy định, đảm bảo tính toàn vẹn và đích thực.

Không được quên về giá trị lịch sử văn hóa của lưu trữ, trong đó có cả lưu trữ điện tử

Nhu cầu lưu giữ dữ liệu lâu dài theo định dạng số đã xuất hiện đồng thời cùng với sự ra đời của những máy tính điện tử đầu tiên. Quả thật, sau khi cắt nguồn điện, toàn bộ nội dung trong bộ nhớ máy tính đều bị xóa bỏ. Có cảm tưởng rằng, trong mỗi nhà đều có thể tìm thấy một hộp có ghi dòng chữ “lưu trữ”, nhưng không thể đọc được.

Công nghệ lưu thông tin luôn phát triển, dữ liệu được tích lũy, và cũng bắt đầu xuất hiện những kho lưu trữ điện tử đầu tiên. Nguyên nhân chính là do các hạn chế kỹ thuật: các đĩa từ có giá trị đắt, dung lượng nhỏ. Cho nên cần phải chuyển các thông tin ít dùng sang các thiết phụ trợ ngoài để ghi dữ liệu như băng từ, đĩa CD/DVD…

Nhiệm vụ của công việc lưu trữ trong ngữ cảnh này (nghe có vẻ rất hợp lý) thường do bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) đảm nhận, và họ thực hiện công việc của mình bằng thủ tục sao lưu dự phòng đơn giản, một công việc rất mang tính kỹ thuật. Đương nhiên, các quy tắc lưu trữ ở đây hoàn toàn không được áp dụng.

Cùng với việc xuất hiện máy quét, trong xã hội có thêm các ngành nghề khác như: số hóa văn bản giấy. Có thể thấy rõ các ưu việt: khuôn dạng điện tử không bị hao mòn, không thể gây hư hỏng hoặc bị loại bỏ khỏi lưu trữ, có thể được sử dụng chung bởi nhiều người. Ngày nay, nhiều phông lưu trữ trên thế giới đã được chuyển sang định dạng số, và công việc này vẫn đang được tích cực diễn ra. Đến lúc nào đó, tất cả các kho lưu trữ truyền thống sẽ được chuyển sang dạng điện tử, nhưng có điều chắc chắn, là không phải trong tương lai gần.

Ở đây có một khía cạnh khác thú vị hơn. Những người đặt hàng các giải pháp số hóa thường là các bộ phận và cơ quan lưu trữ, cho nên các hệ thống thông tin này có nhiều điểm được coi là hệ thống lưu trữ điện tử nhiều hơn so với các giải pháp của bộ phận CNTT tự xây dựng. Nhưng mặt khác, hệ thống lưu trữ điện tử như vậy thường chỉ được hướng tới một nhiệm vụ, đó là quét ảnh và chuyển thành dạng số, và thường tồn tại tách biệt với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp, ví dụ như hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Lưu giữ dưới định dạng số (Digital Preservation) là toàn bộ các biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo khả năng sắp đặt, trình bày, sử dụng và nhận biết các đối tượng số trong tương lai.

Có thể nói, đây là nhiệm vụ chính của lưu trữ điện tử: điều quan trọng ở đây không chỉ là việc lưu các văn bản điện tử hiện nay mà là xây dựng các điều kiện để có thể sử dụng các văn bản đó sau này mà vẫn bảo lưu tính đích thực và toàn vẹn. Chúng ta sẽ làm rõ hơn những vấn đề đặc thù nào cần giải quyết để đảm bảo lưu giữ lâu dài các văn bản điện tử.

Trong những thập niên gần đây, ngành CNTT phát triển rất nhanh, con người được sử dụng nhiều công nghệ mới, và ít ai nghĩ rằng, các dữ liệu số này cần được lưu giữ như các văn bản được cất giữ theo cách truyền thống. Cho dù đã có được một số kinh nghiệm tổ chức bảo quản phim ảnh và âm thanh, nhưng nói chung, các cơ quan lưu trữ quốc gia của nhiều nước trên thế giới vẫn còn chưa sẵn sàng để đến với thông tin số.

Không ngạc nhiên khi có nhiều các nghiên cứu và dự án quốc tế dành cho đề tài này. Lưu trữ điện tử khác với lưu trữ giấy, không thể xem đó là hệ thống tĩnh, chỉ cần một lần đưa một cái gì đó vào thì có thể yên tâm 100 năm sẽ vẫn tồn tại. Môi trường mà trong đó văn bản điện tử tồn tại cực kỳ khả biến và sinh động. Máy vi tính, phương tiện ghi thông tin, hệ điều hành, giải pháp ứng dụng, định dạng tệp có thể được thay đổi, còn các thuật toán phần mềm tính toán thì vẫn tồn tại mãi mãi.

Cho nên, ở đây điều quan trọng là cần phải đảm bảo tính bất biến của nội dung và các thuộc tính (metadata – siêu dữ liệu) của văn bản. Và cần phải chắc chắn rằng, nội dung không bị thay đổi. Chỉ khi đó, văn bản điện tử mới có thể được thừa nhận là đích thực. Nhiệm vụ đó không thể được giải quyết chỉ bằng các phương tiện kỹ thuật. Rõ ràng, cần phải xây dựng một loạt các tiêu chuẩn và thủ tục, đồng thời cần làm mọi cách để sao cho nó được xã hội thừa nhận. Chỉ trong trường hợp này mới có thể nói về việc ứng dụng văn bản điện tử một cách rộng khắp, khi mà tính chân thực của văn bản có thể được bảo đảm trong một thời gian dài.

Trong quá trình làm việc, mọi người thường không nghĩ đến định dạng mà văn bản được lưu giữ. Ví dụ, đối với các tài liệu công việc, thường sử dụng các định dạng của các ứng dụng văn phòng. Nhưng khi lập kế hoạch lưu trữ các văn bản trong thời hạn tối thiểu là 10 năm thì nhất thiết cần phải tính đến yếu tố này. Các định dạng này có được tiếp tục hỗ trợ hay không? Có còn tồn tại công ty mà nghĩ ra định dạng này hay không? Thậm chí nếu chúng ta lưu giữ các tệp này một cách cẩn thận thì làm thế nào để có thể đọc ra?

Trong quá trình làm việc, mọi người thường không nghĩ đến định dạng mà văn bản được lưu giữ

Đáng tiếc, các định dạng của các hãng phần mềm thường ở dạng đóng, và nếu một hãng quyết định ngừng hỗ trợ định dạng đó thì sau này chỉ có thể đọc các tệp này nhờ các phần mềm cũ, chỉ được khởi động chỉ trên hệ điều hành cũ, và chỉ làm việc trên các máy tính cũ. Làm thế nào để tìm được những thứ đó sau 20 năm nữa?

Giải pháp có thể là sử dụng các định dạng văn bản mở, như ODF, TIFF, PDF/A và các định dạng khác tùy thuộc vào dạng nội dung. Trong trường hợp này, thậm chí nếu hãng ngừng hỗ trợ phần mềm ứng dụng thì vẫn có thể viết ra một ứng dụng trên nền tảng mới để đọc các văn bản cũ.

Cần hiểu rằng, yêu cầu này không có nghĩa là phải chuyển tất cả người sử dụng sang làm việc với gói phần mềm văn phòng mới. Chỉ cần đảm bảo việc chuyển đổi tệp văn bản khi đưa chúng vào lưu trữ điện tử, đồng thời, gắn thêm công cụ phần mềm để xem văn bản theo định dạng mới.

Thứ hai, tác giả có thể sử dụng các trường ([Field]) trong văn bản mà giá trị trường đó có thể thay đổi, làm sai lệch nội dung văn bản. Một ví dụ đơn giản: trường với ngày hiện tại. Hãy thử hình dung: chúng ta in một bản sao từ bản lưu trữ, nhưng trên tiêu đề văn bản lại được đề ngày hiện tại…

Những yếu tố này cần được tính đến khi xây dựng quy tắc tiếp nhận văn bản vào lưu trữ điện tử. Nói bằng ngôn ngữ kỹ thuật, văn bản cần được chuyển đổi sang định dạng đã phê duyệt, ví dụ như định dạng ODF, để loại trừ các rủi ro nêu trên.

Như đã nói ở trên, không thể xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử thành công chỉ bằng các biện pháp kỹ thuật. Cần phải xây dựng các định chế làm việc để tạo ra một môi trường tin cậy và tổ chức quy trình làm việc nhằm đảm bảo tính đích thực và toàn vẹn của văn bản điện tử trong lưu trữ.