Published on
Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, cho các bạn làm luận văn tham khảo
1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2016
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 603404 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: chúng tôi NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI – 2016
3. LỜI CẢM ƠN Tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo chúng tôi Nguyễn Thị Thu Vân – ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành đƣợc thuận lợi. Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt nhất. Cảm ơn gia đình và bạn bè những ngƣời luôn ở bên và động viên, giúp đỡ tôi những lúc khó khăn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2016 Nguyễn Thị Minh
4. LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả Nguyễn Thị Minh
5. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VBHC Văn bản hành chính
6. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………..1 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH …………………………………………………………………………………….7 1.1. Khái quát về văn bản hành chính…………………………………………………… 7 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính………………………………………………….7 1.1.2. Các loại văn bản hành chính ………………………………………………….10 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính………….16 1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh…… 23 1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………………………………………23 1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…..26 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh……………………..27 1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính……………………………………….. 28 1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính …28 1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính…………………………29 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh…………………………………………………………33 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính ………………………………………………………………………….. 35 1.4.1 Các quy chế, quy định …………………………………………………………….35 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức………………………………………………………35
7. 1.4.3 Bộ máy làm việc …………………………………………………………………….36 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất ……………………………………………………………37 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin…………………………………………………37 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 …………………………………………………………………….38 Tiểu kết Chƣơng 1………………………………………………………………………………39 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA……………………………………………41 2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa…………………………………………….. 41 2.1.1. Điều kiện tự nhiên …………………………………………………………………41 2.1.2. Điều kiện kinh tế – xã hội ……………………………………………………….43 2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………….49 2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………….. 51 2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa…………..51 2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa……………………………………………………………………54 2.3. Các lỗi thƣờng gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính……….. 60 2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………… 61 2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa ………………………………………………………………………………………………62 2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa..67 2.5. Nhận xét chung…………………………………………………………………………. 71 2.5.1. Về ưu điểm……………………………………………………………………………72 2.5.2. Về một số tồn tại…………………………………………………………………..73 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại ………………………………………………74
9. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………27 Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại UBND tỉnh Thanh Hóa………………………………………………………………………….55 Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh Hóa…………………………………………………………………………………………………….52 Bảng 2.1. Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016 tại UBND tỉnh Thanh Hóa …………………………………………………………………….53 Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016………………………62 Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính………………………………..86 Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính…………………………………88
10. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng. Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức, công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình; phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là 11.130km2 ; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng (gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt
11. 2 Nam thu nhỏ”. Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214 văn bản). Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh”. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chƣa xây dựng đƣợc quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chƣa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng sai sót về nội dung… Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nƣớc tại địa phƣơng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nƣớc thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tƣ góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”.
13. 4 còn mang tính khái quát cao, chƣa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị. Đặc biệt, chƣa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng nhƣ đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tƣ về tỉnh. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1 Mục đích của luận văn: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đƣa ra những phƣơng hƣớng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa. 3.2 Nhiệm vụ của luận văn: Để đạt đƣợc mục đích trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau: – Hệ thống hóa cơ sở lý luận văn bản quản lý nhà nƣớc và văn bản hành chính nói riêng tại UBND tỉnh Thanh Hóa. – Tìm hiểu, phân tích những cơ sở khoa học và thực tiễn về quy trình ban hành văn bản hành chính. – Phân tích thực trạng quy trình văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Đồng thời, đề xuất một số giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
17. 8 quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[17, tr.15]. Quan niệm “văn bản quản lý nhà nƣớc” nêu trên cũng thống nhất quan niệm tại Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính, “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr.9]. Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản quản lý nhà nƣớc” theo quan điểm của Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành chính [15, tr.9]. 1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước Trên giác độ khoa học hành chính, quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc hiểu là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà nƣớc đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời nhằm duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nƣớc trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, văn bản vừa là công cụ quản lý nhƣng cũng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Cơ quan hành chính nhà nƣớc sử dụng văn bản để cụ thể hóa pháp luật, để hƣớng dẫn việc thực hiện pháp luật cũng nhƣ là để áp dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nƣớc. Việc sử dụng văn bản quản lý trong giải
19. 10 Nhƣ vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội – nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng. 1.1.2. Các loại văn bản hành chính Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ – CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản, cụ thể nhƣ sau: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công. Đến nay, chƣa có quy định nào của Nhà nƣớc giải thích về tính chất nội dung của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một số trƣờng hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một số loại văn bản nhƣ quy chế và quy định; chƣơng trình, kế hoạch, đề án và dự án; công văn và thƣ công; hƣớng dẫn và công văn hƣớng dẫn, biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và bản ghi nhớ… Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này nhƣ sau:
22. 13 Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc tình trạng sự việc vừa xảy ra do những ngƣời có trách nhiệm thực hiện. Biên bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề, vụ việc nào đó. Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề, đề nghị cấp trên phê duyệt. Hợp đồng là văn bản thoả thuận giữa hai hay nhiều bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định. Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để giao dịch, trao đổi thông tin, chỉ đạo công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể có thẩm quyền. Thư công là văn bản của cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng, với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức. Thƣ công giống với công văn là đều là văn bản hành chính không đề tên loại, đều đƣợc đăng ký vào sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thông tin. Tuy nhiên thƣ công khác với công văn ở chỗ, mục đích nổi bật nhất của thƣ công là để liên hệ giao dịch với đối tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng. Thƣ công nhấn mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức. Ngƣời ký văn bản trong thƣ công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay thừa ủy quyền. Việc trình bày các yếu tố thể thức trong thƣ công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ nhƣ các văn bản hành chính khác. Công điện là văn bản đƣợc chuyển bằng các phƣơng tiện truyền tin nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định về những vấn đề khẩn cấp.
24. 15 Giấy mời là một loại giấy tờ hành chính đƣợc dùng thể hiện mong muốn hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó. Giấy biên nhận là loại giấy tờ hành chính đƣợc sử dụng để một chủ thể xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó. Giấy giới thiệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức đó. Giấy nghỉ phép là loại giấy tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đƣợc nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đƣờng trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đƣờng theo chế độ. Giấy đi đường là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đƣờng. Phiếu gửi là giấy tờ hành chính dùng trong trƣờng hợp chuyển tài liệu, văn bản tới cơ quan cần chuyển đến. Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cơ quan gửi kèm theo các văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan, tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận đƣợc văn bản, tài liệu đó. Trên thực tế, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản. Đối với một số trƣờng hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số trƣờng hợp khác chƣa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho đảm bảo tính khoa học, phù hợp với thông lệ chung và sao cho đạt đƣợc hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn cao nhất.
25. 16 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính Trong quá trình soạn thảo văn bản, tác giả văn bản cần nắm vững đƣờng lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, văn bản đƣợc ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, phải giải quyết đƣợc các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động đến đâu? Trật tự pháp lý đƣợc xác định nhƣ thế nào? Văn bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác? Hơn nữa, tác giả ban hành cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phƣơng thức giải quyết công việc đƣa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi…Tóm lại, trong quá trình soạn thảo văn bản cần đảm bảo cả về nội dung và thể thức của văn bản. 1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung – Văn bản phải có tính mục đích Trƣớc khi ban hành văn bản nhất định, tác giả văn bản cần xác định rõ mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó, tác giả văn bản phải trả lời đƣợc một số câu hỏi nhƣ: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện đƣợc chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng đặt ra trong nhiệm vụ thể chế hóa đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách đó. Hơn nữa, nội dung văn bản phải luôn phản ánh đƣợc nguyện vọng chính đáng của các tầng lớp nhân dân, không trái với quy định chung của pháp luật về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Nhƣ vậy, mục đích ban hành văn bản sẽ quyết định đến việc loại văn bản nào sẽ đƣợc sử dụng, nội dung thể thức và quy trình ban hành nhƣ thế nào.
27. 18 – Văn bản phải đảm bảo tính khả thi Một văn bản khi đƣợc ban hành sẽ không thể đi vào thực tiễn nếu không đảm bảo tính khả thi. Thực tiễn đặt ra yêu cầu cần phải ban hành văn bản và thực tiễn cũng sẽ là thƣớc đo và là nơi kiểm định tính khả thi của văn bản. Muốn đảm bảo tính khả thi, văn bản phải đảm bảo những yêu cầu nhƣ: văn bản phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn quản lý và đáp ứng đƣợc nhu cầu ấy; những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp với mức độ phát triển kinh tế, xã hội hiện tại của đất nƣớc; yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng của các đối tƣợng thực thi, không đƣợc đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy. 1.1.3.2. Yêu cầu về thể thức Về thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc hiện nay có ba quy định: Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nƣớc; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính; Thông tƣ số 25/2011/TT-BTP do Bộ Tƣ pháp ban hành ngày 27/12/2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Vì vậy, những yêu cầu về thể thức chúng tôi sử dụng Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao
28. 19 gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều 2, chƣơng I). Theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản đƣợc quy định tại các điều từ điều 6 đến điều 15 Chƣơng II, cụ thể: – Quốc hiệu; – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; – Số, ký hiệu của văn bản; – Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; – Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; – Nội dung văn bản; – Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền; – Dấu của cơ quan, tổ chức; – Nơi nhận; – Các thành phần bổ sung có những yếu tố + Dấu chỉ mức độ mật + Dấu chỉ mức độ khẩn + Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành; + Đối với công văn, ngoài các thành phần đƣợc quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thƣ điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website). + Đối với những văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
29. 20 + Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập”. – V.v.. Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản và có ảnh hƣởng tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế quản lý. Do vậy, chúng cần phải đƣợc thiết lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về vấn đề này. Đối với những thành phần thể thức bắt buộc, nếu văn bản thiếu chúng sẽ không phù hợp với pháp luật. Bên cạnh đó, nếu thiếu các yếu tố thể thức hoặc không thực hiện đúng các yêu cầu về thể thức của văn bản còn gây khó khăn trong công tác quản lý, lƣu trữ và khai thác, tra cứu văn bản trong hoạt động của cơ quan. Việc trình bày văn bản đúng và đủ các thành phần thể thức do nhà nƣớc quy định có một số ý nghĩa sau: – Thứ nhất, về mặt pháp luật. Đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật; – Thứ hai, về mặt pháp lý. Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản; – Thứ ba, về mặt thực tế. Giúp cho công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý, theo dõi và bảo quản văn bản đƣợc dễ dàng; – Thứ tƣ, về mặt văn hóa. Đảm bảo đƣợc tính thống nhất văn bản trong cả nƣớc và tiến tới tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản trong cả nƣớc. 1.1.3.3. Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hƣởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất đối với chất lƣợng thông tin mà văn bản đề cập. Muốn cho nội dung thông tin trong văn bản đến các đối tƣợng quản lý đƣợc chính xác và trọn vẹn theo mục đích mà cơ quan tổ chức duy trì, cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp của các đơn vị ngôn ngữ đƣợc sử dụng. Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng nhƣ
30. 21 mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện đƣợc văn hóa của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải đảm bảo hệ thống văn bản của cơ quan tổ chức đƣợc xây dựng với văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ đảm bảo đƣợc sử dụng theo đúng yêu cầu. Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính. Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau: tính chính xác; tính khách quan; tính đại chúng; tính khuôn mẫu; tính nghiêm trang, lịch sự. Để đảm bảo các đặc trƣng này, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản. Cụ thể là: a) Về sử dụng từ ngữ – Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân dân. – Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang, không kèm theo sắc thái biểu cảm. – Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phƣơng, trừ trƣờng hợp sử dụng từ ngữ địa phƣơng để chỉ những sự vật, hiện tƣợng mà chỉ địa phƣơng mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phƣơng đã trở thành từ ngữ phổ thông. – Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thống từ Hán – Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán – Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý mà không nên lạm dụng từ Hán – Việt, đặc biệt trong những trƣờng hợp chƣa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ. – Sử dụng các từ có nguồn gốc nƣớc ngoài một cách phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra.
31. 22 – Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đa số các tầng lớp nhân dân. – Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản. Đối với các trƣờng hợp cần viết tắt để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để chú giải. – Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trƣơng, thành ngữ, tục ngữ; không dùng từ lóng, từ thông tục; không sử dụng khẩu ngữ. – Sử dụng từ đúng chính tả. b) Về viết câu Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn vị tạo nghĩa cơ bản của văn bản. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, câu vừa phải đảm bảo yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa phải đảm bảo đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành chính. Cụ thể là: – Câu phải đƣợc viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ. Trong một số trƣờng hợp nhất định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhƣng không nên lạm dụng và phải tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này. – Nên sử dụng câu tƣờng thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp nhƣ “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Trƣờng hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính. – Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.
34. 25 điện thoại, thông tin điện tử …nhƣng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng văn bản là hiệu quả nhất. Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chƣa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không có kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra không chỉ nhằm phát hiện ra những sai phạm để đƣa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng. Phƣơng tiện này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải đƣợc tổ chức một cách khoa học, việc kiểm tra văn bản phải đƣợc tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần đƣợc kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị. Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ nhƣ thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ đƣợc giao. Văn bản chính là tấm gƣơng phản chiếu trung thành thái độ của ngƣời thừa hành công vụ đại điện cơ quan nhà nƣớc trƣớc những yêu cầu của quần chúng. Qua văn bản quản lý nhà nƣớc có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của cán bộ, công chức nhà nƣớc. Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước: Với mục tiêu xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nƣớc ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng đƣợc chú trọng và hoàn thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
36. 27 quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh. 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH VĂN BẢN CÁ BIỆT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƢỜNG QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT CÔNG VĂN THÔNG BÁO BÁO CÁO TỞ TRÌNH KẾ HOẠCH GIẤY MỜI PHIẾU CHUYỂN CHƢƠNG TRÌNH PHIẾU GỬI …… CHỈ THỊ
42. 33 Nhƣ vậy, Quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói chung bao gồm bốn bƣớc. Các bƣớc này có điểm trùng với các bƣớc trong quy trình chung ban hành văn bản. Tuy nhiên, tại UBND cấp tỉnh đối với một số loại văn bản, hồ sơ công việc của các sở, ban, ngành gửi tại bộ phận một cửa có gửi kèm dự thảo văn bản đóng dấu treo của các sở, ban, ngành trong hồ sơ đã thẩm định, sau khi thẩm định xong, các đơn vị sẽ chuyển bản dự thảo qua mail cho chuyên viên nhận hồ sơ. Chính vì vậy, đối với một số loại văn bản, hồ sơ tại UBND tỉnh, chuyên viên tham mƣu các phòng chuyên môn đã có sẵn dự thảo, chuyên viên có nhiệm vụ kiểm tra nội dung của bản dự thảo đó, nếu nội dung và hình thức đã đúng theo các quy định pháp luật hiện hành của pháp luật, chuyên viên sẽ tiếp tục thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình ban hành văn bản hành chính. Nhƣ vậy, trong một số trƣờng hợp, tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lƣu văn bản 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung, là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, phƣơng tiện điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nƣớc. Có thể nói, văn bản là tấm gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản lý”, là thƣớc đo trình độ quản lý của giai đoạn phát triển lịch sử. Nhận thức rõ điều này, nhiều năm qua công tác soạn thảo văn bản đã đƣợc quan tâm đúng mức và trở thành một môn không thể thiếu trong mọi loại hình học tập.
43. 34 Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đƣa ra các chiến lƣợc phát triển kinh tế – xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nƣớc, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn các mối quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng và các mối quan hệ khác. Theo đó, hàng loạt các công việc dài hạn, ngắn hạn cần phải đƣa ra các kế hoạch, phƣơng án và những công việc trƣớc mắt đều phải thể hiện trên công cụ không thể thiếu đó là công tác văn bản. Vai trò của văn bản trong quản lý nhà nƣớc chiếm một vị trí quan trọng. Tuy nhiên, nếu nhƣ chúng ta không tuân thủ theo quy trình ban hành văn bản thì văn bản đƣợc ban hành liệu có đảm bảo nội dung, hình thức nhƣ chúng ta mong muốn? Nhƣ chúng ta biết, trên thực tế nếu tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị đạt đƣợc chất lƣợng ban hành văn bản hành chính, văn bản hành chính đƣợc ban hành sẽ không sai sót về thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày, tạo hiệu lực, hiệu quả cao trong công tác quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh. Hơn nữa, nếu tuân thủ quy trình thống nhất, văn bản hành chính ban hành đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhất là trong những năm qua với sự phát triển mạnh mẽ tại một số địa phƣơng, văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản hành chính đƣợc ban hành có chất lƣợng, có giá trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng. Để đảm bảo văn bản hành chính ban hành có hiệu lực, hiệu quả thì UBND cấp tỉnh cần quan tâm tới quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc, xây dựng quy trình chặt chẽ, thực hiện đầy đủ các quy trình. Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đƣa ra một quy trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ
44. 35 đạt đƣợc hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh, góp phần cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính đƣợc nâng lên rõ rệt, thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ lớn, đem lại sự hài lòng cho ngƣời dân và doanh nghiệp. 1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính 1.4.1 Các quy chế, quy định Nhƣ chúng ta biết, hệ thống pháp luật là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh. Chính vì vậy, trong quy trình ban hành văn bản hành chính không thể thiếu các quy chế, quy định. Trƣờng hợp các quy chế, quy định về xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh không đủ để điều chỉnh các quan hệ, các điều kiện phát sinh, không thống nhất theo quy trình ban hành văn bản nhất định thì sẽ hạn chế hiệu quả, hiệu lực của hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. Một hệ thống pháp luật đầy đủ trong hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh sẽ là cơ sở pháp lý đảm bảo cho hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh đạt hiệu quả cao. 1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức Con ngƣời là chủ thể của xã hội, mọi hoạt động trong xã hội xét đến cùng đều ảnh hƣởng tới mục tiêu phục vụ cho lợi ích của con ngƣời. Do vậy, con ngƣời là mục tiêu của mọi quá trình trong sự tồn tại và phát triển của xã hội loài ngƣời. Đồng thời, con ngƣời cũng là động lực, yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Con ngƣời trong tổ chức là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của bất kì tổ chức nào, cho dù đó là tổ chức tƣ nhân hay tổ chức nhà nƣớc. Một tổ chức nhà nƣớc nếu không có nguồn nhân lực có chất lƣợng sẽ khó có thể thực hiện đƣợc mục tiêu mà Nhà nƣớc đặt ra cho tổ chức và do vậy, không thể phục vụ và đáp ứng đƣợc nhu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.
45. 36 Trong bộ máy hành chính nhà nƣớc, nguồn nhân lực là bộ phận chủ lực thực hiện chức năng quản lý thống nhất các mặt đời sống kinh tế – xã hội, an ninh – quốc phòng của địa phƣơng. Đối với UBND cấp tỉnh, đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác tham mƣu đòi hỏi phải nhạy bén, linh hoạt để phát hiện những vấn đề then chốt một cách nhanh chóng, đúng sát với tình hình thực tiễn tại địa phƣơng, biết tổng kết thực tiễn và đúc kết thành lý luận. Để tham mƣu văn bản hành chính sát, đúng thì ngoài việc nắm vững hệ thống pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ, công chức còn phải nắm vững công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trên thực tế, rất nhiều cán bộ, công chức chƣa quan tâm, coi trọng công tác soạn thảo, ban hành văn bản nên dẫn đến trong hoạt động quản lý kém hiệu quả do từ ngữ, văn phong hành chính chƣa chính xác, nội dung chƣa sát đúng với thực tế, thể thức văn bản chƣa đúng mẫu, tên loại văn bản chƣa phù hợp với nội dung. Nói chung, cán bộ, công chức có ảnh hƣởng to lớn bởi chính họ là những ngƣời trực tiếp thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Vì vậy, năng lực, tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức này ảnh hƣởng tới chất lƣợng trong công tác ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.3 Bộ máy làm việc Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó chính là bộ máy làm việc. Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, bộ máy làm việc đƣợc sắp xếp khoa học, bố trí đúng năng lực, phân công công việc hợp lý theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác. Nếu bộ máy làm việc không tinh gọn, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp vị trí không đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo thì cũng sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả trong quản lý, lãnh đạo. Chính vì vậy, đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.
46. 37 1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất Nhƣ chúng ta biết, trong thời đại bùng nổ thông tin, việc đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ cho hoạt động của cơ quan, cải thiện môi trƣờng làm việc cho cán bộ, công chức là một trong những yếu tố quan trọng. Thực tế cho thấy, các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức sẽ không thể soạn thảo, ban hành văn bản nếu nhƣ thiếu công cụ hỗ trợ hiện đại nhƣ: máy tính, máy in đảm bảo cho hoạt động của họ. Nếu nhƣ cơ quan không đầu tƣ, không cải thiện môi trƣờng làm việc thì hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức sẽ giảm sút, hiệu quả không cao, không đáp ứng đƣợc yêu cầu trong công tác lãnh đạo, quản lý. Chính vì vậy, theo tác giả đây là một yếu tố cũng rất quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. 1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Để thực hiện tốt quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản thì một trong những yếu tố cũng vô cùng quan trong đó chính là công nghệ thông tin. Thực tế một số cơ quan cho thấy, việc áp dụng phần mềm vào quản lý văn bản, hồ sơ công việc đã mang lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý, soạn thảo văn bản, thậm chí một số cơ quan còn áp dụng rất tốt trong quy trình ban hành văn bản, mẫu hóa và đƣa vào phần mềm dùng chung cho cán bộ, công chức sử dụng, phục vụ tốt cho hoạt động này. Chính vì vậy, đây đƣợc coi là một nhiệm vụ hàng đầu để cải tiến quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính, thực hiện mục tiêu cải cách hành chính tại UBND cấp tỉnh.
47. 38 1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Để thực hiện tốt quy trình ban hành văn bản tại các cơ quan, đơn vị thì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 là một yếu tố không thể thiếu bởi vì nếu cơ quan, đơn vị áp dụng hệ thống này sẽ bảo đảm môi trƣờng làm việc khoa học, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện quy trình trong việc giải quyết toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị đƣợc công nhận đã thực hiện quy trình theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 nhƣng chỉ trên văn bản, giấy tờ, để đảm bảo thủ tục và các quy định theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị cấp trên. Trên thực tế, việc thực hiện theo quy trình chuẩn vẫn chƣa đƣợc lãnh đạo quan tâm thực hiện. Chính vì vậy, để áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đòi hỏi các cấp lãnh đạo, từng cơ quan, đơn vị phải quyết liệt, thay đổi quy trình cũ để áp dụng quy trình mới đảm bảo hơn, góp phần quan trọng trong việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị.
48. 39 Tiểu kết Chƣơng 1 Các cơ quan quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng có vai trò đặc biệt quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nƣớc. Do đó, mọi chủ trƣơng, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nƣớc có đi vào cuộc sống hay không, hiệu lực, hiệu quả trên thực tế của cơ quan QLNN ở địa phƣơng nhƣ thế nào, một trong những hình thức hoạt động quan trọng và chủ yếu nhất của cơ quan QLNN ở địa phƣơng là ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc. Trong những năm gần đây, việc ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng đã từng bƣớc đi vào nền nếp, có tác dụng to lớn trong việc thực hiện các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả, quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc chƣa đƣợc thực hiện tốt nên việc ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn. Văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Nó vừa là phƣơng tiện, vừa là sản phẩm của hoạt động QLNN của cơ quan nhà nƣớc đồng thời có vai trò, tác dụng giúp cho UBND cấp tỉnh quản lý xã hội địa phƣơng và điều hành công việc có hiệu quả. Trong chƣơng 1, tác giả đã nêu lý luận về khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh, các loại văn bản hành chính nhà nƣớc; đồng thời nêu rõ những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; quy trình ban hành văn bản hành chính nói chung và quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói riêng; thẩm quyền ban hành văn bản hành chính và hệ thống các văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh; đồng thời tác giả nêu sự cần
49. 40 thiết ban hành quy trình ban hành văn bản hành chính; các yếu tố ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Trên cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh, tác giả tiếp tục tìm hiểu thực trạng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ở chƣơng 2.