Vinacomin Văn Bản Quản Lý / TOP 12 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Bạn có rất nhiều văn bản, giấy tờ nhưng không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc?

Bạn muốn tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho công việc?

Bạn không thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách thủ công vì số lượng quá lớn?

Tất cả những vấn đề trên và nhiều vấn đề khác nữa sẽ được giải quyết với giải pháp phần mềm quản lý của Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ TiT chúng tôi!

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Tất cả giấy tờ, văn bản,… của người dùng sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất và được bảo mật an toàn trên cơ sở dữ liệu của phần mềm

Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng có thể tìm lại giấy tờ, văn bản cần thiết một cách nhanh chóng khi cần, giúp giảm thời gian làm việc, tăng năng suất lao động

Người dùng bỏ ra chi phí thấp mà đổi lại hiệu quả công việc cao

Người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất dữ kiệu, quản lý công việc của cá nhân, biết công việc cần được xử lý, và sắp phải xử lý, tất cả đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc

Theo dõi văn bản đi, văn bản đến mọi lúc, mọi nơi

Quản lý văn bản cần gửi đi, văn bản cần nhận, cần soạn thảo với hệ thống nhắc nhở

Mọi thông tin được lưu trữ hệ thống và an toàn trên cơ sở dữ liệu giúp giảm chi phí quản lý hồ sơ, văn bản

Tất cả nhà quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin ngay trên phần mềm, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc

Nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ tình hình cũng như quá trình xử lý hồ sơ, văn bản, qua đó đưa ra chỉ thị, điều hành nhanh chóng giúp đảm bảo tính liên thông dữ liêu, giảm thiểu rủi ro

Hệ thống lưu trữ kiểu căn bản cùng bảng biểu hỗ trợ giúp người dùng có thể xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu làm việc, cũng giảm chi phí in ấn, điện thoại, thư tín

Phân cấp làm việc và xử lý của nhân viên với văn bản một cách khoa học

Các tính năng của phần mềm

Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật

Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng

Quản lý hồ sơ, tài liêu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kì, sắp xếp thống kê theo từng vụ việc

Hỗ trợ đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản

Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm

Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý

Với hệ thống biểu đồ hỗ trợ đa dạng, người dùng chỉ cần nạp mẫu văn bản vào phần mềm một lần, hệ thống sẽ tự động lưu lại, giúp bạn xuất văn bản mau lẹ

Tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống nên rất dễ dàng cho việc nhà quản lý phân công công việc cho từng đối tượng, từng nhân viên trong công ty, đặt ra thời hạn xử lý văn bản, quản trị theo dõi tình hình xử lý trên hệ thống

Các tính năng khác:

Người dùng có thể import hay export dữ liệu ra file excel một cách dễ dàng, nhanh chóng

Hệ thống phân quyền xem, sửa, xóa chi tiết giúp doanh nghiệp làm việc thống nhất, đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng cho nhà quản lý

Đặc trưng quan trọng nhất của phần mềm là có khả năng tùy biến rất cao, linh hoạt, nên số lượng tính năng là không giới hạn, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thỏa mãn gần như đầy đủ yêu cầu của khách hàng

Nhìn chung, với nhiều tính năng nổi bật, đa dạng, tùy biến linh hoạt, nếu so sánh tương quan với các phần mềm khác trên thị trường, giải pháp phần mềm Faceworks của chúng tôi có thể nói là tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu quản lý lưu trữ văn bản, văn thư, công văn của khách hàng. Chúng tôi xây dựng phần mềm dựa trên quy trình làm việc cùng yêu cầu của khách hàng nên có thể phù hợp với mọi công ty, doanh nghiệp, bộ phận. Cùng với mức giá vô cùng cạnh tranh, hợp lý, hệ thống kĩ thuật hỗ trợ 24/7, tin chắc rằng người dùng sẽ rất hài lòng với quyết định chọn dùng sản phẩm của công ty.

Phần mềm quản lý văn bản – công văn (QM Office) kiểm soát, quản lý toàn bộ quá trình văn bản, công văn đến, văn bản đi, văn bản nội bộ,… của đơn vị, tổ chức.

Ngoài việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ gốc bên ngoài ra. Việc số hóa các văn bản đến, văn bản đi,… hỗ trợ văn thư tiết kiệm tối đa thời gian quản lý, tra cứu văn bản.

Phần mềm quản lý văn bản, quản lý công văn QM Office giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản

Ngoài ra, hệ thống còn kết hợp với website tra cứu văn bản, hỗ trợ sử dụng trên điện thoại.

Quản lý thông tin ban, ban ngành

Loại văn bản

Quản lý thông tin văn bản

Hỗ trợ quản lý các văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Quản lý các file dữ liệu, công văn,… đính kèm theo từng số văn bản.

Tìm kiếm và thống kê, in sổ văn bản

Phần mềm hỗ trợ người dùng thống kê văn bản theo sổ văn bản, theo loại văn bản,… tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác theo thời gian tùy chọn, theo ngày, tháng, năm.

Hỗ trợ in danh sách văn bản theo thông tin đã lọc và tìm kiếm

Tìm kiếm – thống kê văn bản

Quản trị hệ thống

Cấu hình hệ thống để phân quyền cho nhân viên sử dụng theo từng chức năng quản lý. Bạn có thể phân quyền mỗi nhân viên làm mỗi nhiệm vụ khác nhau, nhằm bảo mật thông tin văn bản.

Phần mềm được xây dựng với công nghệ microsoft và CSLD SQL Server nên dữ liệu được bảo mật rất cao. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về vấn đề bảo mật dữ liệu.

Hệ thống hỗ trợ sao lưu dữ liệu để đề phòng dữ liệu bị hỏng.

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a) Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là.cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v…; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

– Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

– Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 thang 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

– Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

– Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

– Nếu văn bán đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

– Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).

Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng đấu “Đến”.

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I – Dấu “Đến” kèm theo Công văn này.

d) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.

– Đăng ký văn bản đến bằng sổ

+ Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng:năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp..

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn ổan đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);

· Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:

· .Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành,. cơ quan trung ương;

· Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

· Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bán đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đãng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năng tiếp nhận, giải quyết số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

+ Đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II – Sổ đăng ký văn bán đến kèm theo Công văn này.. Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III – Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này.

– Đăng ký văn bản bằng máy vi tmh sử dựng chương trmh quản lý văn bản

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN -TTNC ngày 19 tháng 1 1 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay à Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý..văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

– Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng…

2. Trình và chuyển giao văn bản đến a) Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mlục (“chuyển” trong dấu ‘”Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải quyết văn bản đến” tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này).

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.

b) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

– Nhanh chóng văn bản cần’được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

– Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người’ nhận;

– Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển..

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

– Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để.chuyển giao văn bản;

– Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V – Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này).

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ..

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này).

b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

Trách nhiệm theo doic, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

– Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

– Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi. Việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải quyết văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi sê được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI – Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công văn này);

+ Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.