Vinacomin Văn Bản Quản Lý / Top 18 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Quản lý văn bản theo ISO được coi là một trong các yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức hiện nay. Các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng (ISO) đang được áp dụng rộng rãi, trong đó có lĩnh vực hành chính, điển hình là công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể, quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO áp dụng trong doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức như thế nào?

ISO là cụm từ viết tắt của International Organization for Standardization, tạm dịch là tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế độc lập. Tiêu chuẩn ISO có chức năng làm cho mọi thứ tuân thủ theo các chuẩn mực, được cụ thể hóa bởi các thông số kỹ thuật nhằm đảm bảo cho các sản phẩm, dịch vụ, hệ thống đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả.

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO là gì?

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO nghĩa là xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý văn bản trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp theo chất lượng dựa trên nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. Mục đích là nhằm tạo ra các quy trình, phương thức làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng của các nghiệp vụ, công tác văn thư và cải cách mảng hành chính.

2. Tại sao nên quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO

Quản lý văn bản theo tiêu chuẩn ISO hiện nay được coi là yêu cầu cần thiết đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Áp dụng ISO trong công tác văn thư nói chung và quản lý tài liệu nói riêng mang lại nhiều lợi ích:

Tạo cho cơ quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả,

Đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao, khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự rườm rà trong các bước thực hiện công việc.

Quản lý văn bản theo ISO để tăng trách nhiệm cá nhân.

Làm cơ sở để việc tổng hợp, báo cáo, thống kê dữ liệu văn bản dễ dàng và chuẩn mực hơn.

Đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống cơ sở dữ liệu, tài sản dữ liệu của tổ chức.

Góp phần quan trọng cải cách công việc văn thư của tổ chức và công cuộc cải cách hành chính nhà nước.

Tăng mức độ chuyên nghiệp, sự uy tín và nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.

3. Phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn ISO trong quản lý tài liệu

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong công tác quản lý tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tùy quy mô doanh nghiệp, sự đầy đủ các hệ thống văn bản, nhu cầu của doanh nghiệp. Trong đó, ISO được áp dụng phổ biến vào các quy trình sau:

Soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý, giải quyết văn bản.

Quản lý văn bản đến và văn bản đi.

Quy trình lập và quản lý văn bản, hồ sơ nộp vào nơi lưu trữ, xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.

Áp dụng ISO cho các quy trình lưu trữ văn bản.

4. CloudOffice – Giải pháp quản lý văn bản hiệu quả, toàn diện

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice đáp ứng đầy đủ các chức năng nghiệp vụ về quản lý văn bản, bao gồm: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình,… Ngoài ra, các ứng dụng tiện ích như điều hành từ xa đáp ứng nhu cầu làm việc mọi lúc, mọi nơi của bộ phận lãnh đạo cơ quan, thủ trưởng, chủ doanh nghiệp.

Các chức năng chính của CloudOffice bao gồm:

CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.

Đặc biệt, CloudOffice vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 – Tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý an ninh thông tin, bảo mật dữ liệu. Nhờ vậy, hệ thống cơ sở dữ liệu của các tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp sẽ được tối đa bảo mật.

Làm tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan được đánh giá qua việc tiếp nhận và xử lý thông tin từ các văn bản đến, đi càng đầy đủ, chính xác và kịp thời càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ hàng ngày một doanh nghiệp khi duy trì hoạt động sẽ có rất nhiều quyết định quản lý và trao đổi thông tin từ các đơn vị bên ngoài qua các văn bản quản lý, việc chủ động trong công tác quản lý văn bản, tài liệu đi đến là một trong những đâu mục công việc được quan tâm hàng đầu. Vì vậy, việc hoàn thành tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ giúp phần nâng cao tính chuyên nghiệp về hoạt động của công ty.

Timviec365.vn xin giới thiệu tới quý độc giả bộ tài liệu Quy trình quản lý văn bản được cập nhật mới nhất để cùng tham khảo và tải về sử dụng miễn phí!!

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến). Việc giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy trình sau:

Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký

Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét

Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ

Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

– Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận, sau đó lập bảng theo dõi công văn đến như sau:

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

– Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

– Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2.1. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính).

2.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ phụ trách văn thư có trách nhiệm theo dõi công văn, văn bản đi, cụ thể như sau:

Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Tác giả: Timviec365.vn

Bạn có rất nhiều văn bản, giấy tờ nhưng không biết lưu trữ, sắp xếp thế nào cho hợp lý, tránh thất lạc?

Bạn muốn tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho công việc?

Bạn không thể thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách thủ công vì số lượng quá lớn?

Tất cả những vấn đề trên và nhiều vấn đề khác nữa sẽ được giải quyết với giải pháp phần mềm quản lý của Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ TiT chúng tôi!

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Tất cả giấy tờ, văn bản,… của người dùng sẽ được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất và được bảo mật an toàn trên cơ sở dữ liệu của phần mềm

Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng có thể tìm lại giấy tờ, văn bản cần thiết một cách nhanh chóng khi cần, giúp giảm thời gian làm việc, tăng năng suất lao động

Người dùng bỏ ra chi phí thấp mà đổi lại hiệu quả công việc cao

Người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ việc nhập – xuất dữ kiệu, quản lý công việc của cá nhân, biết công việc cần được xử lý, và sắp phải xử lý, tất cả đều được lưu lại giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc

Theo dõi văn bản đi, văn bản đến mọi lúc, mọi nơi

Quản lý văn bản cần gửi đi, văn bản cần nhận, cần soạn thảo với hệ thống nhắc nhở

Mọi thông tin được lưu trữ hệ thống và an toàn trên cơ sở dữ liệu giúp giảm chi phí quản lý hồ sơ, văn bản

Tất cả nhà quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin ngay trên phần mềm, giúp giảm thiểu thời gian xử lý công việc

Nhà quản lý có thể theo dõi được toàn bộ tình hình cũng như quá trình xử lý hồ sơ, văn bản, qua đó đưa ra chỉ thị, điều hành nhanh chóng giúp đảm bảo tính liên thông dữ liêu, giảm thiểu rủi ro

Hệ thống lưu trữ kiểu căn bản cùng bảng biểu hỗ trợ giúp người dùng có thể xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng đáp ứng kịp thời nhu cầu làm việc, cũng giảm chi phí in ấn, điện thoại, thư tín

Phân cấp làm việc và xử lý của nhân viên với văn bản một cách khoa học

Các tính năng của phần mềm

Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật

Tìm kiếm và truy cập văn bản nhanh chóng, dễ dàng với nhiều tiêu chí đa dạng

Quản lý hồ sơ, tài liêu, lưu trữ đầy đủ và khoa học, sắp xếp văn bản theo từng loại văn bản, từng thời kì, sắp xếp thống kê theo từng vụ việc

Hỗ trợ đính kèm file kèm với tên file lưu trữ trên phần mềm, dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, dễ dàng truy cập để xem nội dung của văn bản

Cập nhật văn bản đến, văn bản đi, thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm

Hệ thống thông báo, cảnh báo qua trang chủ phần mềm, SMS, Email các văn bản cần gửi hay cần soạn thảo, hoặc những văn bản người dùng cần lưu ý

Với hệ thống biểu đồ hỗ trợ đa dạng, người dùng chỉ cần nạp mẫu văn bản vào phần mềm một lần, hệ thống sẽ tự động lưu lại, giúp bạn xuất văn bản mau lẹ

Tất cả chủ doanh nghiệp và nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống nên rất dễ dàng cho việc nhà quản lý phân công công việc cho từng đối tượng, từng nhân viên trong công ty, đặt ra thời hạn xử lý văn bản, quản trị theo dõi tình hình xử lý trên hệ thống

Các tính năng khác:

Người dùng có thể import hay export dữ liệu ra file excel một cách dễ dàng, nhanh chóng

Hệ thống phân quyền xem, sửa, xóa chi tiết giúp doanh nghiệp làm việc thống nhất, đồng bộ mà vẫn đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng cho nhà quản lý

Đặc trưng quan trọng nhất của phần mềm là có khả năng tùy biến rất cao, linh hoạt, nên số lượng tính năng là không giới hạn, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và thỏa mãn gần như đầy đủ yêu cầu của khách hàng

Nhìn chung, với nhiều tính năng nổi bật, đa dạng, tùy biến linh hoạt, nếu so sánh tương quan với các phần mềm khác trên thị trường, giải pháp phần mềm Faceworks của chúng tôi có thể nói là tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu quản lý lưu trữ văn bản, văn thư, công văn của khách hàng. Chúng tôi xây dựng phần mềm dựa trên quy trình làm việc cùng yêu cầu của khách hàng nên có thể phù hợp với mọi công ty, doanh nghiệp, bộ phận. Cùng với mức giá vô cùng cạnh tranh, hợp lý, hệ thống kĩ thuật hỗ trợ 24/7, tin chắc rằng người dùng sẽ rất hài lòng với quyết định chọn dùng sản phẩm của công ty.

VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCNỘI DUNG BÀI HỌCI. Khái niệm, chức năng, vai trò của VBQLNNII. Phân loại VBQLNNIII. Thể thức của VBQLNNIV. Những yêu cầu đối với VBQLNN I. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCLà những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) Do các cơ quan NN ban hành Theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định Được NN bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau Nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nội bộ NN hoặc giữa các CQNN với các tổ chức và công dân.1. Khái niệm2) Chức năng của VBQLNN Chức năng thông tin Chức năng pháp lý Chức năng quản lý Chức năng văn hóa Chức năng xã hội Các chức năng khác: chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu… 3) Vai trò của VBQLNNĐảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý.Là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.Là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.1. Văn bản quy phạm pháp luật2. Văn bản cá biệt3. Văn bản hành chính thông thường4. V¨n b¶n chuyªn m”n – kü thuËtII. PHÂN LOẠI VĂN BẢNQUẢN LÝ NHÀ NƯỚC1) Văn bản quy phạm pháp luậta) Khái niệm Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Đặc điểm của VB QPPL:Thẩm quyền ban hành do luật địnhTheo thủ tục, trình tự quy định Đặt ra quy tắc xử sự chungĐược áp dụng nhiều lầnCó tính cưỡng chế thực hiệnb) Các loại VB QPPL1. Hiến pháp, luật, nghị quyết – Quốc hội. 2. Pháp lệnh, NQ – UB thường vụ QH.3. Lệnh, quyết định – Chủ tịch nước.4. Nghị định – Chính phủ.5. Quyết định – Thủ tướng Chính phủ.6. Nghị quyết – Hội đồng Thẩm phán TANDTC.7. Thông tư: – Bộ trưởng, Thủ trưởng CQ ngang bộ – Chánh án TANDTC – Viện trưởng VKSNDTC.8. Quyết định – Tổng Kiểm toán Nhà nước.9. Nghị quyết liên tịch giữa: + UBTVQH – CQTW của TCCT-XH. + CP – CQTW của TCCT-XH.10. Thông tư liên tịch giữa:– Chánh án TANDTC với Viện trưởng VKSNDTC.– Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án TANDTC, Viện trưởng VKSNDTC. Giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng CQNB.11. Văn bản QPPL của HĐND, UBNDa) Khái niệm `VB cá biệt là loại VB chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các cơ quan NN, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan NN ban hành để giải quyết các vụ việc cụ thể, cho một đối tượng hoặc một nhóm đối tượng cụ thể. 2. Văn bản cá biệtĐặc điểm của VB cá biệt:Là loại VB áp dụng pháp luật Đưa ra quy tắc xử sự riêng Được áp dụng một lầnCó tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành ngay.b) Các loại VB cá biệtLệnhNghị quyếtGiấy phépQuyết địnhChỉ thịĐiều lệ…3) Văn bản hành chính thông thườnga) Khái niệm: Là những VB mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các VBQPPL, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính NN, các tổ chức khác. Công văn: Hướng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề nghị.Báo cáoBiên bảnT? trỡnhChuong trỡnh.b) Các loại VB hành chính thông thường VB chuyên môn: trong các lĩnh vực như tài chính, tư pháp, ngoại giao, quốc phòng…VD: + Trong lĩnh vực ngoại giao có các loại VB như: Công ước, Công hàm, Hiệp ước, Hiệp định, Tuyên bố chung, Điện mừng…+ Trong lĩnh vực quốc phòng có: Lệnh, Nhật lệnh, Quân lệnh, Điều lệnh… 4. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật Văn bản kỹ thuật: trong các lĩnh vực như xây dựng, kiến trúc, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn … 4. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật(tiếp)1) Khái niệm thể thức văn bản2) Các yếu tố thể thức văn bảnIII. THỂ THỨC VĂN BẢN QLNNThể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản.1) Khái niệm thể thức văn bản2) Các yếu tố thể thức văn bản2.1) Quốc hiệuCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcGồm tên của CQ,TC ban hành VB và tên của CQ,TC chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) Ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập 2.2) Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bảnCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcCƠ QUAN CHỦ QUẢNCƠ QUAN BAN HÀNHTÊN CƠ QUAN BAN HÀNH2.3) Số & ký hiệu a) Số của VB: Ghi theo năm từ 01/01  31/12 Số dưới 10 thêm số 0 vào trướcb) Ký hiệu của VB: Gồm chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành VB. Theo quy định (Tờ trình – TTr; Chương trình – CTr…)2.3) Số & ký hiệu (tiếp) Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Số: …/năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt cơ quan ban hành

Ví dụ: Số: 04/2005/QĐ-TT Số: 09/2005/NĐ-CPĐối với VB hành chính thông thường có tên loại và VB cá biệt: Số: …/viết tắt tên loại văn bản-viết tắt cơ quan ban hành

Ví dụ: Số: 04/QĐ-BNV Số: 09/TB-UBNDĐối với công văn: Số: …/viết tắt tên cơ quan ban hành-viết tắt tên đơn vị soạn thảo

Ví dụ: Số: 02/TTg-VX Số: 05/BNV-TC