Tập Huấn Văn Bản Điện Tử Có Xác Thực Chữ Ký Số

Thực hiện Chỉ thị số 01/CT-BNTMT ngày 09/ 8/2024 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc sử dụng văn bản điện tử có xác thực chữ ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, kể từ ngày 06/9/2024, Bộ Tài nguyên và Môi trường sẽ chính thức thực hiện sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử hành chính có xác thực chữ ký số trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ.

Phát biểu tại Hội nghị tập huấn, ông Lê Phú Hà, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường cho biết, mục đích của việc tập huấn lần này là nhằm giúp các đơn vị thuộc Bộ sử dụng chữ ký số một cách thành thạo, hiệu quả; góp phần nâng cao chất lượng công việc và tạo thuận lợi cho công tác chỉ đạo điều hành của từng đơn vị nói riêng và Bộ, ngành Tài nguyên và Môi trường nói chung.

“Đây cũng là bước cụ thể hóa việc triển khai thực hiện Quyết định số 28/QĐ-TTg ngày 12/7/2024 của Thủ tướng Chính phủ quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; cũng như thực hiện chỉ đạo của Bộ trưởng Trần Hồng Hà tại Chỉ thị số 01/CT-BTNMT” – Ông Lê Phú Hà cho biết.

Bên cạnh việc phổ biến các kiến thức, vị trí, vai trò của chữ ký số; Cục Công nghệ thông tin và Dữ liệu tài nguyên môi trường cũng đã hướng dẫn các cán bộ, công chức trong Bộ cài đặt, sử dụng phần mềm chữ ký số trên thiết bị di động thông minh; hướng dẫn quy trình xử lý Phiếu trình giải quyết công việc; đồng thời trao đổi, giải đáp các thắc mắc trong quá trình thực hành sử dụng phần mềm chữ ký số.

Văn Bản Điện Tử Phải Được Bảo Đảm Tính Xác Thực Về Nguồn Gốc

(NTD) – Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và phải tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.

Đây là quy định được nêu tại Quyết định 28/2024/QĐ-TTg do Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Theo đó, văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

Quyết định nêu rõ, văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Quyết định quy định về đầu mối cơ quan đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử như sau: Văn phòng Chính phủ gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Văn phòng Chính phủ.

Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ gửi, nhận văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Quyết định này có hiệu lực thi hành từ 6/9/2024.

Bảo Linh

Văn Bản Điện Tử Là Gì? Những Thông Tin Xoay Quanh Văn Bản Điện Tử

1. Văn bản điện tử là gì?

Khái niệm: Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp thông qua dữ liệu để truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử là dạng văn bản có dữ liệu thông tin văn bản dưới dạng điện tử và được tạo ra từ trực tuyến hoặc được scan từ văn bản giấy tờ sang dạng hình ảnh và được định dạng dưới tệp tin tin hoặc file theo dạng “.doc” hoặc “.pdf”. Nội dung của văn bản điện tử tương tự với nội dung của văn bản giấy, các dạng scan thì nội dung y nguyê so với với chính ở văn bản giấy.

Văn bản điện tử hiện nay là một trong những phương tiện ghi chép được sử dụng rộng rãi. Văn bản điện tử vẫn đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền thống như nội dung, yêu cầu sự ổn định, có sự thống nhất giữa các thông tin, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng tiếp cận. Điểm khác của văn bản điện tử là hình thức ghi tin, lưu trữ thông tin văn bản cũng như cách truyền đạt văn bản thông tin so với văn bản giấy truyền thống.

Văn bản điện tử được thực hiện và hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, điện tử, truyền dẫn không dây và nhiều công nghệ tích hợp tạo thành.

Xã hội hiện đại hóa, công nghiệp hóa, đứng đầu là chính phủ đã có những thay đổi đầu tiên trong việc truyền đạt thông tin. Chính phủ đã quyết xây dựng một chính phủ điện tử, xây dựng một chính phủ không giấy tờ, không ký văn bản giấy mà thay vào đó là các văn bản điện tử.

Việc làm Điện tử viễn thông

2. Tầm quan trọng của văn bản điện tử

Công nghệ điện tử phát triển mạnh mẽ, các giao dịch với các cơ quan ngoài việc thể hiện trên giấy tờ thì đã được tích hợp hiện đại hóa, điện tử hóa dưới dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử ra đời có vai trò quan trọng đối với việc lưu giữ truyền đạt thông tin. Văn bản điện tử khắc phục được những hạn chế mà văn bản giấy tờ không giải quyết được như tốc độ truyền đạt, gửi và nhận thông tin, giảm bớt công đoạn thử công, tiết kiệm chi phí lưu trữ kiểm tra thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử, môi trường hiện đại hóa.

Cùng với việc văn bản điện tử xuất hiện và trở thành phổ biến trong xã hội, doanh nghiệp trong nước đang phải đổi mới, nâng cao tầm doanh nghiệp, điện tử hóa các giao dịch.

Việc phát triển văn bản điện tử cho thấy nhiều mặt lợi ích không nhỏ đối với xã hội và nhà nước.

2.1. Cắt giảm nhiều thủ tục hành chính

Dịch vụ hành chính được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, nền tảng số, hàng loạt thủ tục hành chính sẽ được cắt giảm và minh bạch hơn trong nhiều khâu. Người dân hay doanh nghiệp không cần mất thời gian cũng như chi phí di chuyển đến các trụ sở hành chính mà được cung cấp thông tin cũng như đăng ký dịch vụ ở bất kỳ đâu.

Mọi chi phí khi thực hiện trên nền tảng số hay trên các văn bản điện tử sẽ được công khai và lưu giữ hồ sơ, văn bản trên nền tảng số, sẽ không còn tình trạng mất chi phí đen, chi phí không minh bạch khi thực hiện các thủ tục hành chính.

Thông qua các văn bản điện tử, các thủ tục sẽ được thực thi theo đúng quy định, theo đúng thời gian. Việc giám sát thực thi sẽ dễ dàng hơn khi mọi văn bản điện tử được lưu trên hệ thống công khai.

2.2. Tiết kiệm chi phí, thời gian – thuận lợi trong điều hành công việc

Việc sử dụng văn bản điện tử đã phần nào tiết kiệm giấy in cũng như thời gian ký tá cả đống giấy tờ. Việc sử dụng văn bản điện tử giúp cho việc ký tá hàng loạt giấy tờ được đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng chữ ký số để ký văn bản điện tử sẽ tiết kiệm thời gian. Muốn ký văn bản giấy tờ, người ký thường phải ở văn phòng hoặc phải có người đem văn bản đến tận nơi để xin chữ ký, tuy nhiên khi có văn bản điện tử những bước này được rút gọn đáng kể. Với hệ thống văn bản điện tử, ở bất cứ đâu đều có thể xem được văn bản cũng như có thể ký duyệt bằng chữ ký số để ký duyệt và phát hành các văn bản.

Ví dụ trong một doanh nghiệp, khi một bộ phận cần ký duyệt hợp đồng thường sẽ phải xin chữ ký của sếp, tuy nhiên không phải lúc nào thì sếp cũng ở văn phòng, khi có sự giúp sức của văn bản điện tử và chữ ký số thì sự việc giải quyết kể cả khi sếp có đi công tác ở quốc gia khác.

Tốc độ gửi và nhận thông tin của văn bản điện tử cũng nhanh chóng hơn văn bản giấy truyền thống. Thông tin chuyển phát từ các nơi có thể mất 1-2 ngày dù là gửi nhanh, tuy nhiên văn bản điện tử sẽ được truyền và nhận thông tin chỉ trong 1 phút. Hệ thống sẽ gửi thông báo về việc truyền nhận thông tin liên tục.

3. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – Xác minh văn bản điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng của ký hiệu điện tử. Chữ ký điện tử và chữ ký truyền thống viết tay có chức năng tương tự giống nhau, dùng đẻ ký két, cam kết theo những điều trong văn bản đã ký và không sửa đổi được sau khi đã ký.

Đây là bước ngoặt trong sự phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắn liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp dữ liệu và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký văn bản điện tử.

Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra qua sự biến đổi từ dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó con chip của phần mềm này sẽ thông qua dữ liệu ban đầu cung cấp để xác nhận độ chính xác của chữ ký điện tử.

Tuy nhiên chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

– Tính bảo mật không cao được như văn bản giấy tờ. Khi ký văn bản giấy tờ thường sẽ gặp trực tiếp và có sự chứng kiến của nhiều bên, có sự tin tưởng tuyệt đối và không gặp trường hợp giả chữ ký. Tuy nhiên khi áp dụng ở văn bản điện tử, chữ ký số cũng chỉ là một phần mềm được người thứ 3 tạo nên rồi giao lại cho người sử dụng. đơn giản có thể hiểu là chữ ký số có thể bị đánh cắp và không phải người ký là người duy nhất biết được mật mã chữ ký.

– Chữ ký điện tử còn quá lệ thuộc vào phần mềm máy móc. Khi có văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số, phải mất thêm một bước để xác nhận tính chính xác cũng như tính xác thực về nội dung cũng như tính chính xác của nội dung văn bản. Bước xác nhận này cần phải thông qua hệ thống máy tính và phần mềm tương thích để phân tích và xác nhận.

– Vấn đề bản gốc, bản chính hay bản sao: đối với văn bản giấy truyền thống sẽ có văn bản gốc được ký và chỉ có một bản duy nhất tại thời điểm ký. Một khi văn bản ký mất đi sẽ không có bản y như vậy, ngoài ra còn có các bản sao để dùng trong những trường hợp cần nhiều bản cho các bên. Nhưng với văn bản điện tử thì chữ ký được ký bằng chữ ký điện tử, người ta có thể copy chữ ký và bản copy với bản chính không khác gì nhau vì cùng một mã số, từ đó không phân biệt được bản gốc và bản sao.

4. Quy định về gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Theo quyết định 28 thì văn bản điện tử sau khi đã ký duyệt được nhận, gửi qua hệ thống quản lý văn bản có giá trị tương đương với văn bản giấy, và thay cho văn bản giấy.

Nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và có sự thống nhất trong việc gửi nhạn văn bản điện tử tron cơ quan nhà nước, Thủ tướng chính phủ đã ban hành quyết định 28, tổ chức triển khai hoạt đồng bộ kết nối liên thông văn bản điện tử. Tạo động lực mạnh mẽ trong việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành chính, hướng đến nền hành chính không giấy.

Theo điều 5 của luật iao dịch điện tử, việc giao nhận văn bản điện tử phải thông qua các nguyên tắc đã được quy định. các quy định dựa trên sự thống nhất và có sự phối hợp với các quy định khác của Luật về bảo vệ nhà nước, các luật về an ninh hay an toàn thông tin và lưu trữ thông tin văn bản.

Văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy truyền thống về mọi mặt như ngày thực thi, giá trị pháp lý,…

Văn bản điện tử được quy định phải gửi ngay trong ngày ký duyệt.

Văn bản điện tử được theo dõi, cập nhập và xử lý trên hệ thống quản lý và điều hành chung.

Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thẩm mỹ và kỹ thuật. Trình bày văn bản điện tử phải theo quy định đã ban hành.

Nhà nước đã ban hành thông tư số 01/2024/TT – BNV để quy định rõ về việc trao đổi lưu trữ cũng như xử lý trong công tác văn thư. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Đối với văn bản điện tử đến và đi thực hiện và quản lý theo 05 nguyên tắc bao gồm:

– Văn bản đến hoặc đi đều phải đăng ký ở hệ thống tình trạng đến hoặc đi.

– Lưu số hiệu văn bản. Số hiệu này là duy nhất.

– Địa chỉ đến hoặc đi đều phải xác nhận địa chỉ gửi hoặc địa chỉ nhận.

– Xác định chức năng của văn bản.

– Giải quyết văn bản điện tử được gửi đến hoặc đi theo đúng thời hạn.

Văn Bản Điện Tử Là Gì?

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2024/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu như sau:

Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.

Ngoài ra, Nghị định này còn quy định một số định nghĩa khác như:

1. Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi hoặc dự kiến thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này.

3. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là cổng thông tin điện tử để các tổ chức, cá nhân thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử; truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp; công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và phục vụ công tác cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh.

4. Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là tập hợp dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc. Thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và tình trạng pháp lý của doanh nghiệp lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có giá trị pháp lý là thông tin gốc về doanh nghiệp.

5. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trân trọng!

Tính Pháp Lý Của Văn Bản Được Chứng Thực Điện Tử

Theo nghị định được chính phủ thực hiện trong đầu năm 2013 về việc quy định thi hành luật lữu trữ điện tử chính là một trong những văn bản pháp luật số đầu tiên chính thức quy định về việc hoạt động lữu trữ điện tử ở Việt Nam.

Việc chính phủ ban hành chính sách này sẽ giúp giảm dần nỗi lo “cất tài liệu” của các cơ quan chức năng, tổ chức, các phòng hành chính hiện nay, giảm mạnh được chi phí xây dựng và bản quản dữ liệu giấy thông thường. Tuân thủ theo nghị định 01/2013/NĐ-CP, tài liệu điện tử được chứng thực bằng chữ ký số có giá trị như bản gốc, đảm bảo được tính tin cậy, toàn vẹn dữ liệu, tính xác thực thông tin chứa trong tài liệu điện tử, và có thể cho phép sử dụng hoặc truy cập thông tin của dữ liệu. Ngoài ra một trong những tính an toàn đó chính là tài liệu điện tử phải được lập hồ sơ báo cáo, bảo quản theo quy trình nghiệp vụ công nghệ thông tin hiện đại, được đảm bảo an toàn và chuyển đổi theo nghệ hiện đại phù hợp hơn, các hình thức lưu trữ dữ liệu phải được luôn đảm bảo thích hợp nhất trong mọi trường hợp.

Ngoài ra chính phủ cũng đã để ra những quy định cụ thể trong việc thực hiện cách hành vi: truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ cách hồ sơ điện tử được lưu trự, tạo hoặc phát tán các con virus hòng làm phá hoại các tập hồ sơ trên.

Dịch vụ xác thực điện tử đang được các cơ quan sử dụng

Nghị định số 01/2013 cũng tạo điều kiện để phát triển mạnh mẽ hơn 2 loại hình dịch vụ là chứng thực – chữ ký số và số hóa tài liệu. Bởi theo Nghị định này, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phải chữ ký số đối với tài liệu số hóa; mặt khác, khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang thông tin điện tử của mình.

Chính phủ đã giao Bộ Nội vụ và Bộ TT&TT quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Bộ Nội vụ còn chịu trách nhiệm quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Các đơn vị, bộ phận chuyên trách CNTT của các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo về ứng dụng CNTT đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động hệ thống quản lý tài liệu điện tử.