Ngày 05/3/2020, 1hính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực 05/3/2020, thay thế cho Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/204/NĐ-CP về công tác văn thư.
Trangtinphapluat.com biên soạn, giới thiệu những điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để bạn đọc tham khảo.
Nghị định 20 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:
– Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
– Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
– Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
(Tải slide tuyên truyền Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư)
– Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này, Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
3. Các loại văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm 29 loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ , bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, , giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ. các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
( Thông tư 01 sẽ hết hiệu lực 15/6/2020, xem Tải Bộ câu hỏi trắc nghiệm tìm hiểu Nghị định 30 về công tác văn thư )Nghị định 30 không thay thế Thông tư 01/2011/TT-BNV nên các cơ quan, đơn vị vẫn căn cứ vào Thông tư 01 để dùng các biểu mẫu như bản cam kết, giấy đi đường…(Tại đây)
– Về chữ ký: Nghị định 30 quy định 02 loại chữ ký đó là chữ ký trên văn bản giấy và chữ ký số.
– Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Quy định này Thông tư 01 đã quy định, tuy nhiên thực tiễn nhiều cơ quan, đơn vị ghi chức danh cấp phó phụ trách không đúng.
(Xem hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 )
Ví dụ: PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH- ghi như vậy là không đúng,
Phải ghi là: KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
– Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Thông tư 01 cũng như Nghị định 110/2010/NĐ-CP, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay nhưng thực tế các cơ quan đơn vị thì cấp phó vẫn ký thừa lệnh cấp trưởng. Do đó, việc Nghị định 30 quy định cấp phó được ký thừa lệnh thay cấp trưởng là hết sức phù hợp với thực tiễn ban hành văn bản hành chính.
– Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử , người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Trước đây Nghị định 110 quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng…
Xem video hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất
Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.
Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử , trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
Nghị định 30 cơ bản kế thừa Nghị định 110 về sử dụng con dấu, cụ thể:
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Tải toàn văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
– Đối với văn bản ban hành kèm theo văn bản chính (Quy chế, Quy định,…ban hành kèm theo Quyết định): Bỏ quyền hạn, chức vụ người ký và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức tại vị trí cuối cùng của văn bản kèm theo.
8. Về viết hoa trong văn bản hành chính
Viết hoa trong văn bản hành chính trước đây được quy định tại phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, theo đó hướng dẫn 5 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.
Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01, tuy nhiên đã bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm như:
– Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
– Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.
9. Tên cơ quan ban hành văn bản
– Nghị định 30 quy định: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Quy định trên cơ bản giống quy định tại Thông tư 01/2011/TT_BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản. Nghị định 30 không đưa ví dụ cụ thể nên có người cho rằng thực hiện cách ghi theo Thông tư 01 là được, chẳng hạn đối với UBND cấp xã thì chỉ ghi UBND XÃ.
Tuy nhiên cũng có ý kiến cho rằng phải ghi đầy đủ cả 3 cấp mới phù hợp, khi ban hành văn bản thì nơi nhận mới biết UBND xã đó thuộc huyện nào, tỉnh nào chứ ghi UBND xã không thì rất khó biết là ở huyện, tỉnh nào, cụ thể phải ghi tên cơ quan ban hành văn bản: UBND XÃ X, HUYỆN Y, TỈNH QN.
Trangtinphapluat.com cho rằng Nghị định 30 đã quy định ghi theo tên chính thức Nhà nước đã quy định, do đó cần căn cứ vào quyết định thành lập để ghi, cụ thể như trường hợp UBND các cấp thì cấp nào ban hành văn bản thì ghi UBND CẤP ĐÓ.
– Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, Nghị định 30 bổ sung thêm quy định: có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở . Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
(Khi nào sử dụng Tờ trình, Công văn trong văn bản hành chính?)
QUy định về có thêm tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở đối với trường hợp cơ quan ban hành văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương ghi như thế nào cho đúng?.
Có ý kiến cho rằng trường hợp trên phải ghi đầy đủ cả 3 cấp hành chính. Ví dụ: Đối với phòng chuyên môn cấp huyện phải ghi:
UBND HUYỆN X, TỈNH Y
PHÒNG TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG
Trangtinphapluat.com cho rằng cách hiểu như trên là chưa đúng, vì Nghị định 30 sử dụng từ “hoặc” khi quy định về cơ quan chủ quản cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Do đó, đối với tên cơ quan ban hành văn bản ở cấp tỉnh thì ghi như Thông tư 01 sẽ phù hợp với Nghị định 30, cụ thể là có tên tỉnh, huyện, xã sau cơ quan chủ quản, ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG TRỊ
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
10. Số trang văn bản Đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
11. Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng Nghị quyết, Quyết định) Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng
Phương Thảo