Xem Soạn Thảo Văn Bản / Top 17 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend | Bac.edu.vn

Word Online, Cách Dùng, Soạn Thảo, Lưu Văn Bản, Xem Lại Văn Bản

Word Online, một công cụ soạn thảo và chỉnh sửa văn bản trực tuyến mới nhất của Microsoft miễn phí cho người dùng. Word Online cũng là giải pháp soạn thảo văn bản tốt nhất mà bạn nên sử dụng trong mọi trường hợp.

Word Online được xây dựng với giao diện đồ họa hiện đại, nếu nhìn qua bạn sẽ thấy nó rất giống với Word trong phiên bản Office 2023 của Microsoft, Office 2023 là bộ công cụ soạn thảo được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Không chỉ có thế, việc Word Online ra đời nhằm cạnh tranh với một công dụng văn bản trực tuyến và chia sẻ rất mạnh mẽ hiện nay là Google Docs. Trước khi Word Online ra đời thì việc sử dụng Google Docs trở nên rất phổ biến và biện pháp sử dụng Google Docs cũng là trường hợp cứu cánh tạm thời nếu bạn phải làm việc trong điều kiện không có công cụ soạn thảo nào trong máy.

Tại đây có 2 lựa chọn đăng nhập để tiếp tục sử dụng Word trực tuyến đó là– Sign in With a Microsoft Account: Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (Live.com, chúng tôi Outlook.com)– Sign in With a work or school account: Đăng nhập bằng tài khoản Work hoặc tài khoản của trường học

Bước 2: Nhập địa chỉ email của bạn vào rồi chọn Next .

Tiếp tục là mật khẩu, nếu bạn muốn giữ mật khẩu và tự động đăng nhập thì lựa chọn thêm Keep me signed in , sau đó đăng nhập vào hệ thống bằng Sign in .

Tất nhiên công cụ này hỗ trợ cả việc sử dụng các file Word offline bằng cách Upload a Document .

Bước 5: Bây giờ bắt đầu bạn có thể sử dụng Word Online như các phiên bản cài đặt trên máy tính với các công cụ cơ bản, các tab quen thuộc như Home, Insert .

So sánh với phiên bản Word 2023 bạn sẽ thấy khá là giống. Các bạn cũng có thể căn lề chuẩn như với bản Word thông thường, chức năng căn lề chuẩn sẽ giúp văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Ngay cả việc tạo bảng hay các công cụ chỉnh sửa cho bảng cũng được hỗ trợ trên công cụ Word Online này, tạo bảng trong word Online tương tự cách tạo bảng trong word offline giúp bạn tạo các bảng dữ liệu trên văn bản Word của mình.

Tuy nhiên bạn đọc có thể nhận ra một số tính năng Menu chuột phải bị lược bỏ đi trên Word Online.

Bước 6: Sự chuyển đổi cũng là một trong những tính năng được đánh giá của công cụ này khi mà bạn có thể chuyển đổi trực tiếp khi đang sử dụng Word Online về Office cài đặt sẵn trên máy thông qua tính năng EDIT IN WORD .

Bước 7: Kế đó là giao diện lưu văn bản, được thiết kế rất giống .

Nhưng tất nhiên bạn chỉ có thể lưu trữ trực tuyến qua OneDrive , đồng bộ trực tiếp với tài khoản Microsoft của bạn

Và ngoài ra cả với Dropbox, dịch vụ lưu trữ trực tuyến Dropbox cũng là một lựa chọn cho phép.

Bước 8: Một điểm tuyệt vời nữa trên Word Online là bạn cũng được tải và sử dụng bộ Template nổi tiếng như phiên bản cài đặt trên máy tính.

Ngoài ra bạn còn được phép thay đổi ngôn ngữ phù hợp, Word trực tuyến hỗ trợ cả tiếng Việt cho bạn sử dụng dễ dàng hơn.

Bước 9: Điều không thể thiếu khi sử dụng Word Online là sự liên kết, chuyển đổi giữa các công cụ khác thuộc Microsoft mà bạn có thể làm.

Soạn Thảo Văn Bản Online

Trong bối cảnh vấn đề bản quyền phần mềm ngày càng siết chặt thì viêc đầu tư cho một bộ phần mềm Office là khá tốn kém, một số người đã chuyển sang sử dụng các bộ office mã nguồn mở miễn phí như OpenOffice. Đồng thời, hiện nay đã xuất hiện một xu hướng mới, đó là sử dụng các dịch vụ soạn thảo văn bản online miễn phí. Một lợi điểm nữa khi sử dụng các dịch vụ này là bạn không phải cài đặt các phần mềm như MS Office hay OpenOffice vào máy. Writely là một trong những dịch vụ như vậy, với đặc điểm hỗ trợ gõ tiếng Việt có dấu.

Trước tiên bạn truy cập vào địa chỉ www.writely.com và đăng ký làm thành viên. Ngay lập tức, bạn có thể sử dụng được dịch vụ soạn thảo tài liệu trực tuyến này. Việc đăng ký cũng khá đơn giản. Sau khi vào trang web bạn bấm vào Sign-up ở góc trên bên phải, tiếp theo, bạn chỉ cần điền địa chỉ email của mình (dùng để làm user name khi truy cập) và password (không phải password hộp mail) để truy cập vào Writely, xong bấm vào Register. Mặc dù bạn có thể truy cập và soạn thảo ngay sau khi đăng ký nhưng bạn cũng nên duyệt mail và kích hoạt (activate) việc đăng ký.

Bạn đăng nhập để soạn thảo tại địa chỉ http://www.writely.com. Sau khi đăng nhập, bạn đã có thể soạn thảo văn bản bằng cách bấm vào tab New (ở phía trên bên trái).

Nhập tên của văn bản vào hộp thoại hiện ra. Sau đó hãy bấm OK. Nếu máy bạn có cài chương trình chống pop-up thì lúc này bạn sẽ nhận được thông báo như “You have Popup Blocking turned on. You must turn it off for this site to work properly”.

Bạn hãy bấm vào Continue để cửa sổ soạn thảo hiện ra. Trong trường hợp bạn không cài chương trình chống pop-up thì sẽ không có bước này. Bạn có thể soạn thảo và thực hiện các thao tác chỉnh sửa văn bản cơ bản giống hệt trong MS Word như undo, redo, cắt, dán, đậm, nghiêng, gạch chân, canh trái, canh phải, canh đều 2 bên, chọn font, kiểu font, cỡ font, kiểm tra lỗi chính tả, thậm chí có thể insert hình, bảng (table), các đường dẫn (link)…

Soạn thảo xong bạn bấm vào biểu tượng đĩa mềm để lưu lại online. Nếu muốn in ra bạn bấm vào biểu tượng máy in (biểu tượng thứ ba bên trái cửa sổ soạn thảo). Nếu muốn Pulish tập tin này (chia sẻ cho mọi người), bạn bấm chọn thẻ Publish (hàng trên cùng, bên trái cửa sổ soạn thảo), chọn Make this document publish, sau đó tiếp tục bấm OK trong thông báo hiện ra.

Để kết thúc soạn thảo bạn bấm vào Done (góc trên bên phải cửa sổ soạn thảo).

Để lưu văn bản vào ổ cứng, bạn bấm vào mũi tên xổ xuống ở thẻ File và chọn Save As Word… Sau đó chọn tên văn bản và nơi để lưu lại trên ổ cứng. Để lưu lại dưới dạng PDF bạn chọn Save As PDF… Ngoài ra bạn còn có thể lưu lại dưới dạng file Html, RTF, OpenOffice file.

Để xem online và soạn thảo tiếp ở các lần sau, bạn vào địa chỉ: http://www.writely.com/BasePage.aspx?action=login (hoặc từ trang chủ, bấm vào Sign in here). Điền địa chỉ email và password để vào nơi cất giữ. Lúc này tập tin mà bạn soạn thảo sẽ nằm ở mục Active Documents và có tên là tên mà bạn đã đặt lúc trước. Những tập tin đã được Publish sẽ có thêm chữ Published bên phải tên của tập tin. Bấm vào tên tập tin, cửa sổ soạn thảo sẽ hiện ra cho bạn soạn tiếp, sửa đổi và in ấn.

Ngoài ra Writely còn một số tiện ích khác (chẳng hạn như dịch vụ upload tập tin) đang chờ các bạn khám phá.

LÝ ANH BÌNH

Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản

Kỹ năng soạn thảo văn bản là một phần không thể thiếu trong nhiều vị trí ở hầu hết các ngành nghề cũng như trong cuộc sống. Ngay cả khi không là một nhà văn thì tần suất bạn soạn thảo văn bản thường xuyên hơn bạn nghĩ. Ít nhất, bạn cũng sẽ viết CV xin việc, email gửi đến nhà tuyển dụng, đăng bài trên các phương tiện truyền thông xã hội… Nếu công việc yêu cầu, bạn cũng tạo ra những văn bản như báo cáo, thuyết trình, bản tin… Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì và làm thế nào để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng cũng như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại…? Câu trả lời sẽ có ngay sau đây.

Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Đó là cách bạn thực hiện các thao tác như nhập thông tin, chỉnh sửa, trình bày văn bản được thực hiện trên giấy hoặc các phần mềm ứng dụng như Microsoft Word. Đây cũng là một phần trong chương trình đại học và là kỹ năng mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn thấy trong CV của ứng viên trong thời đại ngày nay.

Tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Khi người khác đọc văn bản của bạn, họ sẽ đưa ra đánh giá về trí thông minh và sự siêng năng của bạn dựa trên những gì họ nhìn thấy. Cho dù văn bản đó là trên giấy hay trực tuyến (chẳng hạn như email, bài viết trên trang web…), người đọc sẽ có ấn tượng tiêu cực về bạn nếu văn bản của bạn có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.

Hậu quả của một văn bản kém chất lượng có thể khá nặng. Chẳng hạn, kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại không tốt sẽ làm khách hàng của bạn phật lòng và họ sẽ tìm đến một nhà cung cấp khác. Hoặc nếu văn bản kém đó được in ra thì chắc chắn doanh nghiệp của bạn sẽ mất thêm một khoản chi phí để in lại.

Khi xin việc, kỹ năng soạn thảo văn bản không tốt sẽ khiến bạn không nhận được lời mời phỏng vấn cho công việc thực sự mong muốn. Gửi một bản CV hoặc thư xin việc chứa nhiều lỗi cho thấy bạn không chuyên nghiệp. Đây không nên là ấn tượng bạn tạo ra cho nhà tuyển dụng tiềm năng khi đang tìm việc làm.

May mắn thay, các kỹ năng soạn thảo văn bản là điều có thể dễ dàng học được. Để cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hay kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn, hãy thử các bí quyết sau:

Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt nội dung

Dùng từ và câu đơn giản

Các từ ngữ chuyên môn, cường điệu sẽ làm cho văn bản của bạn sẽ giống như một bản hùng ca hơn là một văn bản hành chính thông thường. Đôi khi bạn phải giải thích một chút về các từ ngữ này. Do đó, một trong những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại hiệu quả là dùng từ đơn giản và dễ hiểu. Văn bản của bạn sẽ được “chào đón” hơn.

Bên đó là giữ cho các câu ngắn gọn có thể. Các câu ngắn, ít phức tạp sẽ dễ đọc hơn. Tuy nhiên, đừng để các câu của bạn quá ngắn đến nỗi làm mất đi sự mạch lạc của văn bản.

Đọc thành tiếng

Nói về sự mạch lạc, hãy đọc to văn bản của bạn để giúp xem nó có trôi chảy khong. Nếu nghe có vẻ chối tai và cụt, hãy thêm một vài câu dài hơn để phá vỡ nhịp điệu ổn định và đơn điệu đó.

Cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính về mặt trình bày

Chọn kiểu chữ phù hợp với bối cảnh

Theo các giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản chia sẻ thì phông chữ Serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in giấy trong khi phông chữ Sans-serif sẽ dễ đọc hơn trên màn hình kỹ thuật số.

Một số ví dụ về phông chữ Serif bao gồm Garhua, Georgia, Hoefler Text và Palatino, trong khi các ví dụ về phông chữ Sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans. Dù là phông chữ nào, hãy sử dụng chúng xuyên suốt văn bản của bạn. Nếu muốn, bạn có thể sử dụng một kiểu chữ khác để làm nổi bật các tiêu đề.

Sử dụng cỡ chữ và màu sắc chuẩn

Bạn không thể định dạng một văn bản chuyên nghiệp mà không chú ý đến giao diện. Hầu hết các văn bản công việc đều ở cỡ chữ 12pt, được xem là dễ đọc nhất kết hợp với các khoảng cách lề trên, lề dưới: 2-2,5cm, lề trái; 3-3,5cm, lề phải: 1,5-3cm trên giấy A4. Với một báo cáo với nhiều thông tin dày đặc thì cỡ chữ có thể giảm xuống 10pt, nhưng không bao giờ ít hơn thế.

Về màu sắc, bạn nên cân nhắc in màu tài liệu bởi phải tốn nhiều chi phí hơn và nó không giữ được màu sắc gốc nếu được sao chép. Đối với các văn bản kỹ thuật số như Word hoặc email, bạn có thể sử dụng màu sắc, in đậm, in nghiêng cho các vấn đề quan trọng.

Canh trái văn bản

Theo thói quen bạn sẽ canh bằng hai lề văn bản (justify) bởi đó là những gì bạn thường thấy trên sách báo nhưng đây lại là một lựa chọn sai khi nói đến các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính.

Những gì bạn nên làm là căn lề trái cho văn bản. Điều này có thể sẽ tạo ra sự “lởm chởm” ở bên phải của văn bản nhưng nó sẽ tạo ra khoảng trống và làm tăng mức độ dễ đọc cho văn bản.

Thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn trong văn bản

Các dòng đầu tiên của đoạn văn bản nên được thụt vào để làm cho mỗi đoạn trở nên nổi bật, trong đó chữ các đầu tiên có cùng kích thước với các chữ khác trong văn bản.

Đặt hình ảnh ở giữa các đoạn văn bản

Chèn ảnh hợp lý là điều cũng rất đáng quan tâm nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng soạn thảo văn bản. Bạn có thể chèn hình ảnh vào giữa và để văn bản xung quanh hình ảnh đó nếu mọi người trong doanh nghiệp của bạn thích như vậy. Nhưng nói chung, điều này có thể gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt đó là các báo cáo dựa trên dữ liệu.

Lựa chọn an toàn nhất, đối với các biểu đồ và bảng, là đặt hình ảnh ở phần cách nhau giữa các đoạn. Bằng cách đó, hình ảnh của bạn sẽ không làm mất sự chú ý của người đọc với văn bản xung quanh. Nó cũng giúp phần chú thích của hình ảnh trở nên nổi bật.

Chọn khoảng cách giữa các dòng phù hợp theo ngữ cảnh

Khoảng cách giữa các dòng (khoảng trắng ngăn cách một dòng văn bản với dòng văn bản tiếp theo) phụ thuộc vào loại tài liệu mà bạn viết.

Các loại văn bản học thuật nên tuân theo các hướng dẫn về phong cách học thuật của từng lĩnh vực đó. Bạn có thể cách đôi (double spacing) nếu không có quy định bắt buộc. Các văn bản hành chính và kinh doanh có xu hướng cách nhau 1 line (single) để giảm thiểu số lượng trang in trong khi các tài liệu kỹ thuật số (Word hoặc email) sẽ dễ đọc hơn nếu khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines.

Chia nhỏ văn bản với tiêu đề

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính của bạn sẽ không hoàn chỉnh nếu bạn không biết cách chia nhỏ văn bản với các tiêu đề. Văn bản càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Bạn có muốn đọc một bản báo cáo dài 20 trang mà không có gì ngoài một bức tường văn bản từ đầu đến cuối, hay một bản báo cáo dài 30 trang được trình bày với các phần chính, phần phụ rõ ràng và tiêu đề thích hợp? Dĩ nhiên là trường hợp thứ 2 phải không?

Ngắt trang

Khi bạn muốn tìm hiểu làm thế nào để báo cáo của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn cần làm quen với việc ngắt trang. Nếu văn bản của bạn đủ dài để chia thành các chương, ngắt trang là cách tốt nhất để định dạng chúng. Mỗi chương nên cách nhau bằng một phần hoặc cả trang trống.

Kỹ năng soạn thảo văn bản là điều mà bất kỳ ai trong chúng ta có thể học được. Nếu kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính hoặc kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại của bạn chưa tốt, hãy làm theo các mẹo trên và bạn sẽ nhận thấy kỹ năng soạn thảo văn bản được cải thiện như thế nào.

Pha Lê

Chuyên Đề Văn Bản Và Soạn Thảo Văn Bản

, Student at Nha trang culture art and tourism college

Published on

1. ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNGCHUYÊN ĐỀVĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNĐà Nẵng, tháng 01. 2010

2. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNI. Khái niệm và chức năng của văn bảnVăn bản (VB) là gì?1 Khái niệm:- Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin vàtruyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu)nhất định. VB được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đờisống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống XHvà QLNN (quản lý nhhà nước) mà VB có những nội dungvà hình thức thể hiện khác nhau.- Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngônngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu cótính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, cótính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếp nhấtđịnh.

3. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN2. Văn bản hành chính (VBCH) là gì ?VBHC là VB của các cơ quan NN dùng để ghi chép,truyền đạt các quyết định QL (quản lý) và các thôngtin cần thiết cho hoạt động QL theo đúng thể thức,thủ tục, và thẩm quyền luật định.- Nói cách khác, Văn bản HC là phương tiện quan trọngđể đảm bảo thông tin cho QL và nó phản ánh kết quảhoạt động của QL, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnhlệnh của các CQNN (cơ quan nhà nước) cho cấp dưới.VBHC là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan,tổ chức với nhau hoặc giữa NN với tổ chức và công dân.

4. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNII. Chức năng của văn bản hành chính1. Chức năng thông tin:Đây là chức năng cơ bản và tổng quát nhất của VBHC nói chung:vì trong trong quá trình QL, điều hành và trong các hoạt độngcủa các CQNN thì VB là phương tiện truyền tải thông tin quantrọng nhất để điều hành bộ máy QLNN+ Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liênquan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơquan; về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan+ Ghi lại các thông tin quản lý+ Truyền đạt thông tin QL từ nơi này đến nơi khác trong hệthống QL hay từ CQQLNN đến quần chúng nhân dân.+ Giúp cho các CQQLNN đánh giá các thông tin thu được quacác hệ thống truyền đạt thông tin khác.

5. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNII. Chức năng của văn bản hành chính (QL).2. Chức năng quản lý- VBHC là phương tiện hữu hiệu trong việc truyềnđạt các quyết định QL cho cấp dưới một cách thuậnlợi và chính xác.- VBHC giúp cho các nhà QL tổ chức, điều hành tốtcông việc QL của mình và là cơ sở để theo dõi, kiểmtra, đánh giá cấp dưới theo quy trình quản lý. Nó làcơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tínhpháp luật.

6. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNII. Chức năng của văn bản hành chính (QL).3. Chức năng pháp lý- VBHC là phương tiện để ghi chép và truyền đạtcác quy phạm pháp luật và để điều tiết các mối quanhệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã được văn bảnhóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ chínhxác việc thực thi pháp luật và QLNN, quan hệ xã hộiđược nghiêm minh, đúng đắn và thống nhất.- Nó là cơ sở pháp lý cho các quyết định QL và cácthông tin QL khác của các CQNN từ TW đến địaphương.

7. VĂN BẢN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢNIII. Hệ thống VB của nước CHXHCNVN:1. Văn bản quy phạm pháp luật:L, PL, L, NQ, NQLT, NĐ, QĐ, CT, TT, TTLT.2. Văn bản cá biệt: (Quyết định, chỉ thị thành văn mang tính áp dụng phápluật do cơ quan, công chức NN có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tụcnhất định..)3. Văn bản hành chính thông thường: ( không đưa ra các quyết địnhquản lý, do đó không dùng để thay thể cho văn bản QPPL hoặc văn bản cábiệt)4.Văn bản quản lý lĩnh vực chuyên môn: (các loại hóa đơn, séc, các loạivăn bằng, chứng chỉ)5. Các loại hợp đồng: (hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự, hợp đồng laođộng)6. Các văn bản chuyển đổi: (Nội quy, quy chế, quy định của từng cơ quan đơnvị trong từng lĩnh vực QL cụ thể)

8. Các loại văn bản hành chính (VBHC)* Văn bản cá biệt: (VBCB) là những quyết định QLthành văn mang tính áp dụng luật, do cơ quan, côngchức NN có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủtục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêngđối với 1 hoặc 1 nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ,hay nói cách khác để giải quyết công việc cụ thể.(VD: QĐ của GĐ Bưu điện khen thưởng các đơn vị,cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua 6tháng đầu năm 2008)Văn bản cá biệt có 2 loại: Quyết định cá biệt và Chỉthị cá biệt.

9. Văn bản cá biệt: (VBCB)-Quyết định cá biệt: (QĐ áp dụng PL) là VB được banhành để giải quyết các công việc cụ thể đối với đốitương cụ thể. Đó là những quyết định lên lương,khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phêduyệt dự án …)- Chỉ thị cá biệt: là VB được ban hành để vận hành bộmáy thuộc quyền QL của đơn vị và nhằm thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ mà NN giao cho đơn vị, cónội dung chứa đựng các mệnh lệnh của cấp trên giaocho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và cácnhiệm vụ cụ thể phát sinh trong quá trình QL

10. Văn bản hành chính thông thường: (VBHCTT)- Văn bản HCTT là loại văn bản mang tính thông tin, điềuhành nhằm thực thi các VBQPPL (văn bản quy phạmpháp luật), hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể,phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các côngviệc trong các cơ quan tổ chức. Nội dung của thông tinmang tính chất điều hành tác nghiệp hành chính.VBHCTTkhông đưa ra các quyết định QL do đó không được dùng đểthay thế cho VBQPPL hoặc VBCB- Các hình thức VBHCTT:+ VBHC không có tên loại: (công văn hành chính)+ VBHC có tên loại: Điều lệ, quy chế, quy định, kế hoạch,quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thông báo, báocáo…

11. Văn bản chuyên môn-kỹ thuật: (VBCM-KT)- Văn bản chuyên môn-kỹ thuật là loại vănbản do một cơ quan QLNN trong một línhvực nhất định, được NN ủy quyền banhành, dùng để QL một lĩnh vực điều hànhcủa bộ máy NN, loại VB này mang tính đặcthù và thuộc thẩm quyền ban hành riêngcủa từng cơ quan NN theo quy định củapháp luật.(+ Giấy khai sinh: do cơ quan Tư pháp banhành; Bệnh án: do Bộ Y tế ban hành…)

12. Sơ đồ hệ thống VBQLNNSơ đồ hệ thống VBQLNNCQLP (Đ13)QHHP,Lt, NQUBTVQHPL,NQHĐNNcác cấpNQCQHP (Đ15,16)CQHP-QLCCP: NQ,NĐCTN: L, QĐ (Đ 14)TTg: QĐ, CTCác Bộ:QĐCTTTTTLTCQHP-QLCMCQTP (Đ17)TANDTCHĐTPTANDTCNQCA.TANDTCQĐCTTTVKSNDTCVTVKSNDTCQĐCTTTUBNN các cấpQĐ. CT

13. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNQuy trình soạn thảo và ban hành VB là trìnhtự các bước được sắp xếp khoa học mà cơquan QLNN nhất thiết phải tiến hành trongcông tác soạn thảo và ban hành văn bản theođúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vàphạm vi hoạt động (4 bước)- Chuẩn bị- Lập đề cương, viết bản thảo- trình duyệt, ký văn bản- Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hànhVB

14. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNBước 1: chuẩn bị- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cánhân soạn thảo- Xác định mục đích ban hành VB, đối tượngvà phạm vi áp dụng của VB- Xác định tên loại VB- Thu thập và xử lý thông tin

15. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNBước 2: lập đề cương và viết bản thảo- Lập đề cương:+ Đề cương VB là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thểhiện ở nội dung VB+ Đề cương VB được xây dựng trên cơ sở những vấn đề được xácđịnh trong mục đích và giới hạn của VB+ Có thể XD đề cương chi tiết, hoặc sơ lược- Viết bản thảo:+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dựkiến được xác lập ở đề cương+ Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dunglượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linhhoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn để VB trở thành mộtthể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức.+ Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung: đã lôgicchưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý trình bày đã phù hợpvới mục đích ban hành VB hay chưa, ý trọng tâm của VB đã nổibật hay chưa.+ Kiểm tra về thể thức VB, về ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

17. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNBước 4: hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hànhVB (thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư)- Ghi số, ngày tháng năm ban hành VB- Vào sổ VB đi, sổ lưu VB- Kiểm tra lần cuối về thể thức VB- Nhân VB đủ số lượng ban hành- Đóng dấu cơ quan- Bao gói và chuyển giao VBVới những VB quan trọng, ban hành kèm theo phiếugửi VB, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơquan nhận VB.

18. Phương pháp soạn thảo một số loại VBHC1. Soạn thảo quyết định cá biệt:- Về thể thức: gồm 9 thành phần cơ bản và một số thành phầnbổ sung (tên người đánh máy, số lượng ban hành). Trìnhbày theo quy định của 1 VBHC có tên loại.- Về bố cục: gồm 2 phần+ Phần mở đầu: nêu các căn cứ để ban hành quyết định+ Phần nội dung: nêu các quy định (được trình bày dưới dạngđiều: từ 2-5 điều)* Điều 1: quy định thẳng vào vấn đề chính (đã được nêu ởphần trích yếu nội dung, nhưng cần được trình bày cụ thểhơn)* Điều 2, và các điều tiếp theo quy định những hệ quả pháplý nãy sinh từ điều 1* Điều cuối cùng: quy định hiệu lực và các đối tượng thihành quyết định. (xem phụ lục I)

20. Phương pháp soạn thảo một số loại VBHC2. Soạn thảo công văn.b. Bố cục của công văn- Phải có quốc hiệu và tiêu ngữ- Tác giả ban hành (tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan banhành văn bản)- số và ký hiệu của công văn- Địa danh và ngày tháng năm ban hành- Chủ thể nhận công văn- Trích yếu nội dung của công văn- Nội dung của công văn- chữ ký và đóng dấu, họ và tên người ký công văn- Nơi gửi công văn

22. Phương pháp soạn thảo một số loại VBHC3. Phương pháp soạn thảo báo cáoa. Yêu cầu: khi soạn thảo báo cáo phải đảm bảo tính trungthực và chính xác, phải phản ánh trung thực và khách quan.Nêu đúng ưu, khuyết điểm, những việc cần giải quyết vànhững việc còn tồn đọng, không được thiên vị, thêm bớt,bóp méo sự thật.- Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Yêucầu này đặt ra vấn đề là không được viết chung chung, thuthập và xữ lý số liệu, chọn lọc tư liệu đưa vào báo cáo phảituyệt đối chính xác.- Báo cáo phải kịp thời: thể hiện ý thức tổ chức kỷ luật và tôntrọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc, để lãnh đạonắm được thông tin một cách kịp thời và đưa ra nhữngquyết định chính xác.

23. 3. Phương pháp soạn thảo báo cáob. Phương pháp* Chuẩn bị:- Phải xác định mục đích, yêu cầu của bản báo cáo đó.- Phải xây dựng đề cương khách quan của báo cáo:+ Đánh giá tình hình, mô tả sự việc … đã xẩy ra+ Phân tích nguyên nhân, đánh giá tình hình, xác định nhữngcông việc cần phải được tiếp tục+ Đề ra phương hướng và những biện pháp tổ chức hoạt động- Thu thập số liệu để đưa vào báo cáo- Xử lý tư liệu và số liệu- Dự kiến đề xuấtPhương pháp soạn thảo một số loại VBHC

24. Phương pháp soạn thảo báo cáob. Phương pháp* Xây dựng dàn bài:- Mở đầu: Nêu điều kiện và hoàn cảnh ảnh hưởng đến việcthực hiện.- Nội dung:+ Đánh giá những việc làm được và chưa làm được+ Nêu ra những khuyết điểm trong quá trình thực hiện+ Đánh giá khái quát và rút ra những bài học kinh nghiệm- Kết luận:+ Phương hướng và những mục tiêu phấn đấu+ Những nhiệm vụ để khắc phục thiếu sót, khuyết điểm+ Các biện pháp tổ chức thực hiện+ Những ý kiến đề xuất để kiến nghị đối với cấp trên+ Nêu lên những triển vọng sắp tới

25. Phương pháp soạn thảo báo cáob. Phương pháp* Viết dự thảo báo cáo:- Nên dùng ngôn ngữ phổ thông- Cần nêu những sự kiện kèm theo số liệu đánh giá- Có thể trình bày theo kiểu mẩu, sơ đồ- Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc, rõ ràng, lôgic, chặtchẽ, tránh hiện tượng phô trương sáo rỗng. Nếu báo cáochuyên đề phải kèm theo bản phụ lục. Nếu báo cáo quantrọng thì cần phải tổ chức lấy ý kiến thông qua* Trình lãnh đạo thông qua:- Phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi báo cáo hoặctrước khi trình bày

26. Phương pháp soạn thảo một số loại VBHC4. Soạn thảo biên bảna. Yêu cầu của biên bản:- Số liệu và sự kiện phải chính xác, cụ thể.- Ghi chép phải trung thành, đầy đủ, không suy diễnchủ quan.- Ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm- Thủ tục phải chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao,nếu có tang vật hoặc vật chứng phải kèm theo biênbản- Đòi hỏi trách nhiệm cao của người lập biên bản vànhững người ký xác nhận.

27. Phương pháp soạn thảo biên bảnb. Cách xây dựng bố cục của biên bản:- Tuân theo thể thức của một văn bản hành chính.(không có số và ký hiệu)- Tên của biên bản và trích yếu nội dung- Ngày tháng năm, giờ phút- Địa điểm- Thành phần tham dự- Nội dung: ghi đầy đủ theo trình tự- Phần kết thúc: ghi ngày, giờ kết thúc, chữ ký củangười ghi (lập) biên bản và chữ ký của người xácnhận (nhân chứng: ký nếu có)

28. THỂ THỨC VĂN BẢN1. Quốc hiệuQuốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hộichủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (VB)Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB bao gồm tên của cơ quan, tổchức ban hành VB và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trêntrực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ vănbản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quanthuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Ủy Ban củaQuốc hội.Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được ghi đầy đủ theotên gọi chính thức căn cứ VB thành lập, quy định tổ chức bộ máy,phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách phápnhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên của cơ quan, tổchức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từthông dụng như: uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân(HĐND).

29. 3. Số, ký hiệu của văn bảna. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luậtSố, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Quốchội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các cơ quan nhànước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hànhđược thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Nghịđịnh số 101/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều củaLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật vàhướng dẫn tại Thông tư này, cụ thể như sau:

30. – Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăngký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hànhtrong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghibằng chữ số ả – rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hànhphải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005,- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viếttắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bảnvà bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viếttắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước,Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.- Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành được thực hiện theoquy định tại Điều 7 của Luật Ban hành văn bản quy phạmpháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004.

31. b. Số, ký hiệu của văn bản hành chính* Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản docơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổngsố văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính đượcban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăngký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữsố ả – rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúcvào ngày 31 tháng 12 hàng năm.* Ký hiệu của văn bản hành chính- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của cáchình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắttên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản vàbản sao kèm theo Thông tư này (phụ lục I) và chữ viết tắttên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hànhvăn bản. Ví dụ: Quyết định (QĐ), Chỉ thị (CT)…

32. – Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổchức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữviết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công vănđó (nếu có), ví dụ:Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chínhphủ soạn thảo: Số:…/CP – HC;Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòngChính phủ soạn thảo: Số:…/TTg – VX;Công văn của Bộ Xây dựng do Cục quản lý nhà Bộ Xây dựngsoạn thảo: Số:…/BXD – QLN;Công văn của UBND tỉnh…do tổ chuyên viên (hoặc thư ký)theo dõi lĩnh vực văn hoá – xã hội soạn thảo: Số:…/ UBND- VX;Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh…do Văn phòng Sở soạnthảo: Số:…/SCN – VP.Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viếttắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quyđịnh cụ thể, bảo đảm ngắn ngọn, dễ hiểu.

33. 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bảna. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức củađơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chứcđóng trụ sở, đối với những đơn vị hành chính đượcđặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghitên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể nhưsau:- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chứcTrung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếucó) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

34. – Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương; là tên củathành phố trực thuộc Trung ương, ví dụVăn bản của UBND thành phố Hà Nội và của các sở, ban,ngành thuộc thành phố: Hà Nội,…; của UBND thành phốHồ Chí Minh và của các sở, ban ngành thuộc thành phố:Thành phố Hồ Chí Minh …,+ Đối với các tỉnh: là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặccủa huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ, sở- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấphuyện là tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh- Địa danh ghi trên văn bản của HĐND, UBND và của các tổchức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luậtkhác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bảnđược ký ban hành.

35. 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bảna. Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơquan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quyphạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghitên loại, trừ công văn.b. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắngọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dungchủ yếu của văn bản

36. 6. Nội dung văn bảna. Nội dung văn bảnNội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản,trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quyphạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sựviệc được trình bàyNội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng phùhợp với qui định của pháp luật- Các qui phạm pháp luật, các qui định hay các vấn đề, sựvciệc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;- Sử dụnh ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu;- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuậtngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giảithích trong văn bản;

37. b. Bố cục của văn bảnTuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phầncăn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thểđược bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,điểm hoặc được phần chia thành các phần, mục từlớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.* Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:- Quyết định (cá biệt); theo điều, khoản, điểm; các quychế( quy định) ban hànhkèm theo quyết định; theochương, mục, điều, khoản, điểm;- Chỉ thị( cá biệt); theo khoản, điểm;- Các hình thức văn bản hành chính khác; theo phần,mục, khoản, điểm

38. 7. Chúc vụ: họ tên và chữ ký của người có thẩm quyềna/ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vàotrước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổchức thì phải ghi chữ viết tắt”KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu.- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” (thừa lệnh) vào trướcchức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” (thừa uỷ quyền)vào trước chứuc vụ của người đúng đầu cơ quan, tổ chứcb. Chức vụ của người kýChức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký vănbản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Bộ trường (Bộ trưởng, Chủnhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc vv..không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa uỷquyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụthể.c. Họ và tên gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với vănbản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký,không ghi học hàm, học vụ và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của cáctổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợpcần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị

40. 10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mậta. Dấu chỉ mức độ khẩn, mậtViệc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện nhưsau:- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản đượcxác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩnhoặc khẩn;- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký vănbản quyết địnhDấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại điểm kkhoản 2 Mục III của Thông tư này. Mực dùng để đóng dấuđộ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.b. Dấu chỉ mức độ mậtViệc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặcmật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhànước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệbí mật nhà nước.

41. 11. Các thành phần thể thức khácCác thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:a, Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E – Mail; địa chỉ trên mạng(Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, côngđiện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gữi, phiếu chuyển để tạo điềukiện thuận lợi cho việc liên hệ.b, Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “Trả lại sau khi họp (hộinghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” đối với những vănbản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫnvề sự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần…”. Các chỉdẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn đểđóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;c, ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với nhữngbản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;d, Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phảicó chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bảnphải có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh sốthứ tự bằng số La Mã;đ. Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từtrang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số ả-rập;số trang củ phụ lục văn bản được đánh riêng theo từng phụ lục.

42. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản.a. Khổ giấyVăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đượctrình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ,phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ A5(148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.b. Kiểu trình bàyVăn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đượctrình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướngbản in theo chiều dài).Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưngkhông được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thểđược trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướngbản in theo chiều rộng).

43. KỸ THUẬT TRÌNH BÀYc. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)- Trang mặt trước:Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;Lề dưới: cách méo dưới từ 20-25 mm;Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm;- Trang mặt sau:Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;Lề dưới : cách mép dưới từ 20-25 mm;Lề trái : cách mép trái từ 15-20 mm;Lề phải : cách mép phải từ 30-35 mm;

44. 2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản.Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên mộttrang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí cácthành phần thwr thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụlục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trênmột trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồtrên.Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau :a. Quốc hiệuQuốc hiệu được trình bày tại ô số 1.Dòng chữ trên : “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam”được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểuchữ đứng, đậm.Dòng chữ dưới : “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chư từ 12 đến 13, kiểu chữđứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữacác cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có dòng kẻ ngang,nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

45. b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ôsố 2.Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trìnhbày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằngchữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phíadưới có đường kẻ ngang, nét kiền, có độ dài bằng từ 1/3 đến½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.c. Số, ký hiệu của văn bản.Số, ký hiệu của văn bản dược trình bày ở ô số 3.Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằngchữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu haichấm; giữa số, năm ban hành và kí hiệu văn bản có dâugạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong kí hiệu vănbản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ :Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV;Số: 234/SCN-VP.

46. d. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ởô só 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữnghiêng ; sau địa danh có dấu phẩy.Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2008đ. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loạiđược trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị định, nghị quyết,kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặtcanh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặtcanh gữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang,nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặtcân đối với dòng chữ.Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô só 5b, sau chữviết tắt “V/v” (Về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13,kiểu chữ đứng.

47. e. Nội dung văn bản.Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.- Phần nội dung (văn bản) được trình bày bằng chữ inthường, cõ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòngcó thể lùi vào từ 1 cách mạng đến 1,27 cách mạng (1defaulttab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tốithiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay hay cách dòng(line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single linespacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.- Đối với những văn bản qui phạm pháp luật và văn bản hànhchính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căncứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuỗicùng kết thúc bằng dấu phẩy.

48. g. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tạiô số 7a; Chức vụ khác của người ký được trình bàytại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM”; “KT”; “TL”,”TUQ” hoặc “Q” (quyền), quyền hạn và chức vụ củangười ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ13 đến 14, kiễu chữ đứng, đậm.- Họ tên của người ký văn bản và học làm, học vị(nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiễu chữ đứng, đậm.- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tạiô số 7c.

49. h, Dấu của cơ quan, tổ chứcDấu của cơ quan tổ chức được trình bày tại ô số 8I, Nơi nhậnNơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.Phân nơi nhận tại ô số 9 a (chỉ áp dụng đối với văn bản hànhchính) được trình bày như sau:- Từ “kính gữi và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhậnvăn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng;- Sau từ” kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi chomột cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “kính gửi” vàtên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùngmột dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổchức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cánhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trìnhbày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuốidòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.

50. Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công vănhành chính và các loại văn bản khác) được trình bày nhưsau:- Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó códấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữnghiêng, đậm;- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữđứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗinhóm cơ quan, tổ chức, đơn vịnhận văn bản được trình bàytrên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng códấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu”sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”( vănthư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong nhữngtrường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùnglà dấu chấm.

51. k. Dấu chỉ mức độ khẩn, mậtMẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) và dấuthi hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nướcđược thực hiện theo quy định của pháp luật về bảovệ bí mật nhà nước. Dấu độ mật được đóng vào ô số10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11. dấu độ khẩuđược đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn cóhình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”,”thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữin hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm vàđược đặt cân đối trong khung chữ nhật viền đơn, cókích thước tương ứng là 30mmx8mm, 40mmx8mmvà 20mm x 8mm

52. 3. Các thành phần thể thức khácCác thành phần thể thức khác được trình bày như sau:- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; cáccụm từ “trả lại sau khi họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại” , “lưuhành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữnhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữđứng, đậm- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dựthảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần…” được trình bày trong mộtkhung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến14, kiểu chữ đứng, đậm;- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trìnhbày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ sốả – rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng(Website); số địên thoại, số Telex, số Fax được trình bày trêntrang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hếtbề ngang của vùng trình bày văn bản;

59. 6- Văn bản quy phạm pháp luật phải được quy định cụ thể để khi văn bảnđó có hiệu lực thì thi hành được ngay, chỉ trường hợp văn bản có nội dung liênquan đến quy trình, quy chuẩn kỹ thuật, những vấn đề chưa có tính ổn định caothì có thể giao cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định chi tiết. Cơ quan đượcgiao ban hành văn bản quy định chi tiết không được uỷ quyền tiếp (khoản 1Điều 8 của Luật).- Xác định trách nhiệm của cơ quan ban hành khi ban hành văn bản quyphạm pháp luật mới phải đồng thời sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ, bãi bỏ văn bản,điều, khoản, điểm của văn bản quy phạm pháp luật do mình đã ban hành trái vớiquy định của văn bản mới (dù là văn bản luật, pháp lệnh hay là văn bản quy địnhchi tiết); có trách nhiệm sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ, bãi bỏ văn bản, điều, khoản,điểm của văn bản đã ban hành trái với quy định của văn bản quy phạm pháp luậtmới trước khi văn bản, điều, khoản, điểm mới đó có hiệu lực (khoản 2 Điều 9của Luật).- Văn bản quy định chi tiết phải quy định cụ thể, không lặp lại nội dungcủa văn bản được quy định chi tiết và phải được ban hành để có hiệu lực cùngthời điểm có hiệu lực của văn bản hoặc điều, khoản, điểm được quy định chi tiết(khoản 2 Điều 8 của Luật).- Trong trường hợp một cơ quan được giao ban hành quy định chi tiết vềnhiều nội dung của một văn bản quy phạm pháp luật thì có thể ban hành một vănbản để quy định chi tiết nhiều nội dung của một văn bản hoặc các nội dung củanhiều văn bản khác nhau (khoản 3 Điều 8 của Luật)- Quy định cơ quan chủ trì soạn thảo dự án luật, pháp lệnh có trách nhiệmkiến nghị việc phân công cơ quan soạn thảo văn bản quy định chi tiết thi hànhcác điều, khoản, điểm của dự thảo (khoản 8 Điều 33 của Luật).- Áp dụng kỹ thuật “một văn bản sửa nhiều văn bản”, theo đó, một vănbản quy phạm pháp luật có thể được ban hành để sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷbỏ, bãi bỏ nhiều văn bản do cùng một cơ quan ban hành…(khoản 3 Điều 9 củaLuật)Như vậy, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 đặt ra yêucầu văn bản quy phạm pháp luật phải được quy định chi tiết, cụ thể, rõ ràng đểkhi có hiệu lực thì thi hành được ngay, hạn chế tình trạng giao Chính phủ banhành quá nhiều văn bản hướng dẫn chi tiết và bỏ quy định giao Chính phủ banhành nghị định để hướng dẫn toàn bộ nội dung của luật, pháp lệnh một cáchchung chung. Các nội dung cần được quy định chi tiết phải được giới hạn cụ thểhơn và việc uỷ quyền ban hành văn bản quy định chi tiết phải tuân theo nguyêntắc cơ quan đã được giao ban hành văn bản quy định chi tiết phải ban hành vănbản, không được phép uỷ quyền tiếp cho cơ quan khác ban hành văn bản quyđịnh chi tiết. Đồng thời, với yêu cầu việc ban hành văn bản quy định chi tiếtphải được thực hiện trước khi văn bản, điều, khoản, điểm được quy định chi tiếtcó hiệu lực để có hiệu lực cùng thời điểm có hiệu lực của văn bản hoặc điều,khoản, điểm được quy định chi tiết, sẽ hạn chế được tình trạng văn bản quy định

60. 7chi tiết được ban hành chậm, việc soạn thảo kéo dài làm ảnh hưởng đến hiệu lựccủa văn bản được hướng dẫn.Ngoài ra, nhằm hạn chế tình trạng một cơ quan được giao nhiệm vụ quyđịnh chi tiết nhiều nội dung của một văn bản quy phạm pháp luật phải ban hànhnhiều văn bản để quy định chi tiết các nội dung đó, Luật quy định theo hướngtrừ trường hợp cần phải quy định trong nhiều văn bản khác nhau, cơ quan đượcgiao quy định chi tiết soạn thảo, ban hành một văn bản để quy định chi tiết cácnội dung cần hướng dẫn thi hành. Trong trường hợp một cơ quan được giao quyđịnh chi tiết các nội dung ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì cóthể ban hành một văn bản để quy định chi tiết (khoản 3 Điều 8).3. Áp dụng kỹ thuật “một văn bản sửa nhiều văn bản”Quy trình lập pháp, lập quy chặt chẽ, nhiều công đoạn là nhằm mục đíchbảo đảm có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, công dân, bảo đảm tráchnhiệm của các cơ quan đối với chất lượng của dự án, dự thảo. Do vậy, việc cắtbỏ một khâu nào trong quy trình này khi xây dựng một văn bản sửa đổi, bổ sungmột văn bản đều khó thuyết phục mặc dù giữa việc soạn thảo một văn bản hoàntoàn mới với việc sửa đổi một vài điều hoặc chỉ rất ít điều, thậm chí 1 hoặc 2điều là có sự khác nhau. Với trình tự soạn thảo, ban hành văn bản được quy địnhchặt chẽ, khi soạn thảo văn bản, mỗi Ban soạn thảo hoặc cơ quan chủ trì soạnthảo chỉ quan tâm đến việc soạn thảo hoặc sửa đổi, bổ sung một dự án, dự thảo.Việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật thường áp dụng theo trình tựxây dựng, ban hành văn bản mới.Việc nghiên cứu, sửa đổi đồng thời một lúc nhiều văn bản cho phép tuânthủ các bước tối thiểu của quy trình xây dựng, ban hành văn bản mà vẫn bảođảm đúng chức năng, thẩm quyền của các cơ quan, đồng thời khắc phục được sựmâu thuẫn của hệ thống pháp luật, khắc phục được sự lãng phí về thời giannghiên cứu, thời gian tổ chức soạn thảo, thông qua văn bản cũng như tiết kiệmkinh phí nghiên cứu, soạn thảo, ban hành văn bản.Chính vì lý do trên, Khoản 3 Điều 9 của Luật quy định “Một văn bảnquy phạm pháp luật có thể được ban hành để đồng thời sửa đổi, bổ sung, thaythế, hủy bỏ, bãi bỏ nội dung trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật do cùngmột cơ quan ban hành”. Như vậy, trong trường hợp có nhiều văn bản cần phảisửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ, bãi bỏ do cùng một cơ quan ban hành, cơquan đó chỉ cần ban hành một văn bản để sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ, bãibỏ tất cả các nội dung đó mà không cần phải ban hành nhiều văn bản để sửa đổi,bổ sung, thay thế, huỷ bỏ, bãi bỏ từng văn bản.4. Trách nhiệm xây dựng báo cáo đánh giá tác độngNhằm tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí và tăng cường hiệu quả củaviệc xây dựng và thực hiện chương trình xây dựng luật, pháp lệnh và chươngtrình xây dựng nghị định, tránh tình trạng đưa vào chương trình cả những vănbản mà tính thực tế, tính khả thi và tính hợp lý còn thấp, Luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật năm 2008 quy định đề nghị xây dựng luật, pháp lệnh, nghị

62. 9Vì vậy, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 quy địnhtrong quá trình soạn thảo, toàn văn dự thảo văn bản quy phạm pháp luật phảiđược đăng tải trên Trang thông tin điện tử của Chính phủ hoặc của cơ quan, tổchức chủ trì soạn thảo trong thời gian ít nhất là 60 ngày để cơ quan, tổ chức, cánhân có thời gian tiếp cận, chủ động nghiên cứu, tham gia ý kiến (khoản 1 Điều35, khoản 2 Điều 61, khoản 1 Điều 62, khoản 2 Điều 67, khoản 2 Điều 68,khoản 2 Điều 69, khoản 2 Điều 70, khoản 2 Điều 71, khoản 2 Điều 72, khoản 3Điều 73 và khoản 3 Điều 74 của Luật); cơ quan tổ chức lấy ý kiến có tráchnhiệm nghiên cứu các ý kiến góp ý để tiếp thu, chỉnh lý dự thảo văn bản. Ngoàira, Luật cũng quy định rõ thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luậtphải được quy định ngay trong văn bản nhưng không sớm hơn 45 ngày, kể từngày công bố hoặc ngày ban hành để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thời gian- Tính đến bảo đảm tuân thủ các thoả thuận quốc tế.Thứ hai: cải thiện tình hình lạm phát về văn bản quy phạm pháp luật, vìvăn bản chỉ được ban hành sau khi đã cân nhắc tương đối đầy đủ các tác độngkinh tế – xã hội và thấy lợi ích của việc thi hành lớn hơn chi phí.Về nguyên tắc, cơ quan nào đề xuất các biện pháp thực hiện thì cơ quanđó chịu trách nhiệm thực hiện RIA. Điều này không hạn chế quyền thuê các chủthể khác đánh giá ở một số công đoạn nhất định, nhưng cơ quan đề xuất phải làngười chịu trách nhiệm về nội dung đánh giá.RIA là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, từ lúc đề xuất xây dựngchương trình cho đến khi ban hành văn bản. Tuy nhiên, ở giai đoạn đề xuất đưavào chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (tức là giai đoạn đánhgiá để giúp xác định liệu có đưa vào chương trình xây dựng văn bản quy phạmpháp luật không), thì việc đánh giá chỉ dừng ở mức độ sơ bộ.Trong quá trình soạn thảo văn bản, cơ quan được giao soạn thảo chịutrách nhiệm thực hiện RIA tổng thể (đánh giá tổng thể). Nội dung của bản đánhgiá phải luôn luôn được bổ sung cùng với quá trình chỉnh lý dự thảo. Đặc biệt làsau giai đoạn thẩm định, giai đoạn trình, giai đoạn thẩm tra.5. Công khai, minh bạch trong xây dựng, ban hành văn bản quyphạm pháp luật và công bố, công khai văn bản quy phạm pháp luậtCông khai, minh bạch của hệ thống pháp luật nói chung cũng như trongxây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật là vấn đề được đặc biệt quantâm trong việc sửa đổi Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật lần này. Việccông khai, minh bạch từ khâu soạn thảo cho đến khâu ban hành không nhữnggiúp cho người dân sớm biết được định hướng chính sách, pháp luật trong tươnglai để chuẩn bị các điều kiện cho việc thực hiện mà còn là một trong những kênhđể người dân có thể tham gia vào hoạt động xây dựng thể chế, làm cho pháp luậtphản ánh được sát hơn ý chí, nguyện vọng của nhân dân… Đây cũng là một nộidung quan trọng nhằm thực hiện phương châm “dân biết, dân bàn, dân làm, dânkiểm tra” đã được đề ra trong nhiều Nghị quyết của Đảng. Đồng thời, cũng là đểthực hiện các cam kết của Việt Nam khi gia nhập Tổ chức thương mại thế giới(WTO).

64. 11cứng nhắc và thiếu hiệu quả, vì trên thực tế có những văn bản có nội dung sửađổi, bổ sung đơn giản, là do hệ quả, tác động của các văn bản quy phạm phápluật khác nhằm bảo đảm thống nhất với nội dung của các văn bản đã được banhành trước đó; hoặc có những văn bản cần được ban hành trong trường hợpkhẩn cấp, nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý nhà nước, bảo đảm lợi íchchung.Vì vậy, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 đã bổ sungmột chương (Chương VIII, từ Điều 75 đến Điều 77 của Luật) quy định về xâydựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo trình tự, thủ tục rút gọn. Theođó, việc áp dụng trình tự, thủ tục rút gọn chỉ được thực hiện trong trường hợpkhẩn cấp hoặc cần sửa đổi ngay cho phù hợp với văn bản quy phạm pháp luậtmới được ban hành. Đồng thời, thủ tục rút gọn cũng chỉ áp dụng đối với việcxây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thườngvụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Thẩm quyềnquyết định áp dụng thủ tục rút gọn được quy định như sau: Uỷ ban thường vụQuốc hội quyết định việc áp dụng trình tự, thủ tục rút gọn trong xây dựng, banhành pháp lệnh, nghị quyết của mình và trình Quốc hội xem xét quyết định việcáp dụng trình tự, thủ tục rút gọn trong xây dựng, ban hành luật, nghị quyết củaQuốc hội; Chủ tịch nước quyết định việc áp dụng trình tự, thủ tục rút gọn trongxây dựng, ban hành lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; Thủ tướng Chính phủquyết định việc áp dụng trình tự, thủ tục rút gọn trong xây dựng, ban hành nghịđịnh của Chính phủ và quyết định của mình. Bên cạnh đó, quy định rõ các bước,các khâu có thể được rút gọn khi áp dụng trình tự, thủ tục này (Điều 76 và Điều77 của Luật). Tuy nhiên, để bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất,khả thi của văn bản, dù là soạn thảo theo quy trình rút gọn thì vẫn phải tiến hànhthẩm định, thẩm tra dự thảo trước khi trình cơ quan có thẩm quyền.8. Hợp nhất văn bản quy phạm pháp luậtTrong thực tế, có nhiều văn bản được sửa đổi, bổ sung nhiều lần hoặc cónhững văn bản được sửa đổi, bổ sung khá nhiều nội dung so với văn bản gốc.Điều này gây khó khăn cho quá trình thực hiện khi cùng một lúc phải có sự sosánh, đối chiếu trên nhiều văn bản để áp dụng cho một vấn đề.Do vậy, để tạo điều kiện cho việc áp dụng, tra cứu văn bản được thuận lợi,tăng thêm tính minh bạch của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tính rõ ràngcủa pháp luật, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 bổ sungquy định về hợp nhất văn bản (Điều 92 của Luật). Hợp nhất văn bản quy phạmpháp luật là việc đưa các nội dung của văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổsung vào văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung nhằm bảo đảm sựtoàn vẹn về hình thức và nội dung của văn bản sau khi được sửa đổi, bổ sung.Việc hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật sau khi sửa đổi, bổ sung không đượclàm ảnh hưởng đến nội dung và hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luậtđược hợp nhất. Như vậy, việc hợp nhất văn bản quy phạm pháp luật sau khi sửađổi, bổ sung là một hoạt động thuần tuý có tính kỹ thuật, không tạo ra quy phạmpháp luật mới và cũng không tạo ra văn bản quy phạm pháp luật mới.

66. dân cũng như các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện các quy định của Luật,tham gia tích cực và có hiệu quả vào việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống phápluật, xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.- Củng cố tổ chức, lực lượng cán bộ, công chức tham gia xây dựng vănbản.- Cần bảo đảm tốt hơn các điều kiện về kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảmcho công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật.13

Bài Giảng Soạn Thảo Văn Bản

NHỮNG QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (năm2008)Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (năm 2004)Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luậtNHỮNG QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Thông tư liên tịch số 55/ 2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của BNV và VPCP, Hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bảnThông tư số 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BNV, Hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.Thông tư 25/ 2011/ TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản QPPL của chính phủ, Thủ tướng Chính phủ… KHÁI NIỆM VĂN BẢN  VB là một phương tiện để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt thông tin thể hiện bằng ngôn ngữ hay một loại kí hiệu nhất định. VĂN BẢN

VĂN BẢN QL

VĂN BẢN QL NN

VĂN BẢN QL HCNNKHÁI NIỆM VĂN BẢN QUẢN LÍ

Văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các thông tin quản lý, quyết định quản lý.KHÁI NIỆM VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀNƯỚC VBQLNN là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định, được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc với các tổ chức, công dân. CÁC LOẠI VBQLNNVăn bản quy phạm pháp luật Văn bản cá biệt Văn bản hành chính thông thườngVăn bản chuyên ngành (chuyên môn – kỹ thuật)VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬTĐiều 1, Luật Ban hành VBQPPL (năm 2008): VBQPPL là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, thể thức, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004, trong đó có chứa quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước bảo đảm thực hiện, để điều chỉnh các quan hệ xã hội.Các chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản QPPLQuốc hộiUBTV Quốc hội Chủ tịch nướcChính phủThủ tướng Chính phủ Hội đồng thẩm phán TANDTC và Chánh án TANDTCViện trưởng Viện KSNDTCBộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộTổng kiểm toán nhà nướcHĐND, UBND các cấpHỡnth?c van b?n tuong ?ng v?i th?m quy?n Qu?c h?i (HP,Lu?t,NQ)UBTV Qu?c h?i (PL,NQ,)Ch? t?ch nu?c (L?nh,QD)Chớnh ph? (ND)Th? tu?ng Chớnh ph? (QD) H?i d?ng th?m phỏn TANDTC (NQ) v Chỏnh ỏn TANDTC (TT)Vi?n tru?ng Vi?n KSNDTC (TT)B? tru?ng, th? tru?ng co quan ngang b? (TT)T?ng ki?m toỏn nh nu?c (QD)HDND (NQ) , UBND cỏc c?p (QD,CT)

Thẩm quyền ban hành VBQPPL liên tịchUBTVQH hoặc Chính phủ- cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị- xã hội (NQ)Chánh án Tòa án nhân dân tối cao- Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (TT)Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ- Chánh án tòa án nhân dân tối cao hoặc Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao(TT)Giữa các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ (TT) VĂN BẢN CÁ BIỆT

Văn bản cá biệt là văn bản mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể hoặc các quy phạm nội bộ. Đặc điểm của văn bản cá biệt

Thuộc loại VB áp dụng quy phạm pháp luật.Giới hạn về thẩm quyền ban hành + C¬ quan, tæ chøc cã t­ c¸ch ph¸p nh©n + Cã thÓ do c¸n bé c”ng chøc ®­ợc UQ ban hµnhÁp dụng với những đối tượng cụ thể để giải quyết các công việc cụ thể hoặc các quy phạm nội bộ.Áp dụng một lần (trừ các quy phạm nội bộ)Có tính đơn phương bắt buộc thi hành bằng nhiều biện phápCác hình thức văn bản cá biệtLệnhNghị quyếtNghị định ( của Chính phủ)Quyết địnhChỉ thịQuy chế, Quy định, Nội quy, Điều lệVĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG VBHCTT là lo¹i VB mang tÝnh th”ng tin, ®iÒu hµnh nh”m thùc thi c¸c VBQPPL, hoÆc dïng ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c”ng viÖc cô thÓ, ph¶n ¸nh tình hình giao dÞch, trao ®æi, ghi chÐp c”ng viÖc… trong c¸c c¬ quan, tæ chøc. ĐÆc ®iÓm cña VBHCTT

Ra ®êi theo nhu cÇu vµ tÝnh chÊt c”ng viÖc.Kh”ng quy ®Þnh thÈm quyÒn. Kh”ng quy định chÕ tµi. Văn bản chuyên ngành Là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhất định YÊU CẦU CỦA MỘT VĂN BẢN

Yêu cầu về nội dungYêu cầu về ngôn ngữYêu cầu về thể thức?Quyết định số 33/2008 của Bộ Y tế quy định chiều cao, cân nặng của người điều khiển xe máyThông tư 33 của bộ PPNT hướng dẫn vệ sinh an toàn thực phẩmThông tư 22 của Bộ GD& ĐT ưu tiên cộng 2 điểm đối với bà mẹ Việt Nam anh hùng khi dự thi đại học SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TRONG VĂN BẢN

Mọi công dân, TC, có quyền phổ biến tác phẩm thông qua NXBLễ phục nam :comple, sơ mi, caravat)

YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC Khái niệm thể thức Thể thức văn bản quản lí nhà nước là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản và cách thức trình bày các phần đó theo quy định hiện hành của nhà nước.

YÊU CẦU VỀ THỂ THỨCCÁC YẾU TỐ THỂ THỨC1. Quốc hiệu 2. Tên cơ quan ban hành văn bản3. Số ký hiệu của văn bản 4. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản 5. Tên loại và trích yếu nội dung6. Nội dung 7. Thẩm quyền ký, chữ ký, họ tên người ký8. Dấu của cơ quan 9. Nơi nhận

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

1. Quốc hiệu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcCÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

2. Tên cơ quan ban hành văn bảnGhi trực tiếp tên cơ quan (các CQ quyền lực, cơ quan thẩm quyền chung, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ): UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA

Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (các CQ thẩm quyền riêng): UBND TỈNH NINH BÌNH SỞ TƯ PHÁP

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

2. Tên cơ quan ban hành văn bảnKhông viết tắt tên cơ quan ban hành (chỉ viết tắt nếu được quy định tại Quyết định thành lập)Tên cơ quan chủ quản có thể viết tắt những cụm từ thông dụng Không ghi 2 cấp chủ quản Ghi tên đúng theo quyết định thành lập

3. Số, kí hiệu của văn bản Số, kí hiệu văn bản quy phạm pháp luật: Số: số thứ tự/năm ban hành/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên CQ ban hành VB

Số, kí hiệu của văn bản hành chính có tên loại: Số:số thứ tự/viết tắt tên loại VB-viết tắt tên cơ quan ban hành Số, kí hiệu của công văn hành chính: Số: số thứ tự/viết tắt tên CQ ban hành-viết tắt tên ĐV soạn thảo (nếu có)CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VBGhi tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trô sở (không ghi tên thôn xóm hoặc tên không chính thức )Đơn vị hành chính đặt theo tên người hoặc ch÷ số phải ghi đầy đủ tên đơn vị hành chính VD: Ninh Bình, ngày 02 tháng 01 năm 2006 Quận Lê Chân ngày 06 tháng 9 năm 2008 CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC5. Tên loạiTrừ công văn, tất cả các văn bản phải ghi tên loạiKhông viết tên loại VB kèm theo tên chủ thể ban hành

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBNDCÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC5.Trích yếu nội dung văn bảnVB có tên loại:NGHỊ ĐỊNHQuy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

VB không có tên loại (công văn): V/v: Treo cờ Tổ quốc trong dịp kỉ niệm Quốc khánh 2-9CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC 6. Nội dung của văn bảnChương IISOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢNMục 1VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Điều 14. Hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1. Các hình thức văn bản quy phạm pháp luật a) Hiến phápCÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC7. Chức vụ, họ tên,chữ kí của người có thẩm quyềnThẩm quyền ký – Ký thay mặt tập thể (cơ quan thẩm quyền chung): TM.

TM. CHÍNH PHỦ TM. UBND XÃ THỦ TƯỚNG CHỦ TỊCH

(Chữ kí) (chữ kí)Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC7. Chức vụ, họ tên,chữ kí của người có thẩm quyền Thẩm quyền ký Thủ trưởng cơ quan ký trực tiếp (cơ quan thẩm quyền riêng)

BỘ TRƯỞNG GIÁM ĐỐC

(Chữ kí) (Chữ kí)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC7. Chức vụ, họ tên,chữ kí của người có thẩm quyềnThẩm quyền ký Ủy quyền cấp phó ký thay thủ trưởng cơ quan: KT.

KT. BỘ TRƯỞNG TM. HĐND XÃ THỨ TRƯỞNG KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Chữ kí) (Chữ kí)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC 7. Chức vụ,họ tên,chữ kí của người có thẩm quyền Thẩm quyền ký Thủ trưởng cơ quan Ủy quyền cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh : TL.

TL. CHỦ TỊCH TL. HIỆU TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG HC-TC (Chữ kí) (Chữ kí)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC7. Chức vụ, họ tên,chữ kí của người có thẩm quyền Thẩm quyền ký Ủy quyền cho cán bộ ký thừa ủy quyền thủ trưởng cơ quan: TUQ.

TUQ. BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TC-CB (Chữ kí)

Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC 7. Chức vụ, họ tên,chữ kí của người có thẩm quyền Thẩm quyền ký Ký quyền giữ chức vụ tạm thời khi chưa được bổ nhiệm chính thức: Q.

Q. BỘ TRƯỞNG Q. GIÁM ĐỐC

(Chữ kí) (chữ kí)

Nguyễn Văn A Nguyễn Văn A

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

8. Dấu của cơ quan ban hành văn bảnDấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản. Dấu được được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, ở bên trái chữ kí và trùm lên 1/3 chữ kí, mực dấu màu đỏ tươi.Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền kí.

CÁCH THIẾT LẬP CÁC YẾU TỐ THỂ THỨC

9. Nơi nhận VBNhóm nhận VB để kiểm tra, giám sát (để b/c);Nhóm nhận VB để thực hiện;Nhóm nhận VB để lưu.

Nơi nhận VB của Công văn

Kính gửi: – Các Bộ, CQ ngang Bộ, CQ thuộc Chính phủ; – UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ; – Cơ quan TW của các tổ chức CT – XH; – Các Ban của TW Đảng. …. (nội dung văn bản) ………….Nơi nhận:– Như trên;– Lưu: VT, TCCB.

Văn bản có tên loại:

Nơi nhận: – UBND huyện; – TTĐU, TTHĐND xã; – TTUBND, các ban ngành thuộc xã; – Các xóm thuộc xã; – Các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn; – Lưu: VP.

Các thành phần thể thức bổ sung

Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành VBChỉ dẫn về dự thảo văn bảnKí hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hànhĐịa chỉ giao dịchPhụ lục

SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN THÔNG DỤNG

SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT

C¬ quan, tæ chøc cã tư c¸ch ph¸p nh©n BỐ CỤC NỘI DUNG CỦA QUYẾT ĐỊNH Gồm 2 phần : – Phần căn cứ – Phần nội dung điều chỉnh SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT PHẦN CĂN CỨ Số lượng: từ 3 đến 5 căn cứCác loại căn cứ: + Căn cứ pháp lý + Căn cứ thực tiễn

Phần nội dung: Trình bày cụ thể nội dung cần giải quyết( thông báo, hướng dẫn, nhắc nhở..).

Phần kết thúc: – Nhấn mạnh lại tầm quan trọng của vấn đề – Yêu cầu thực hiện, đề nghị giải quyết – Thể hiện nghi thức trong giao tiếp.SOẠN THẢO CÔNG VĂNYêu cầu về diễn đạt

Diễn đạt khúc triết, rõ ràng lựa chọn ngôn ngữ linh hoạt, phù hợp với mỗi loại công vănSOẠN THẢO CÔNG VĂN

Rất tiếc chúng tôi phải khước từ đề nghị của cơ quan . Chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của cơ quan.Yêu cầu về diễn đạt

Công văn trao đổi, đề nghị : Nội dung phải hợp lý có tính khả thi Lập luận chắt chẽ và logic Lời lẽ khiêm tốn và cầu thị, không mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện.Yêu cầu về diễn đạt

Công văn trả lời : Nội dung trả lời có sức thuyết phục; Trường hợp từ chối phải lích sự, nhã nhặn.Yêu cầu về diễn đạt

Công văn đôn đốc nhắc nhở:Phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấp dưới, các biện pháp thực hiện, thời gian thực hiện, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức.Mở đầu công văn Vừa qua nhận được…về vấn đề…mà cơ quan …đề nghị chúng tôi xin có ý kiến như sau Cơ quan chúng tôi dự định sẽ…để …chúng tôi xin đề nghị… Để đảm bảo…văn phòng…hướng dẫn một số nội dung sau đây…Kết thúc công văn Đề nghị…sớm có ý kiến chỉ đạo để…giải quyết kịp thời những khó khăn nói trên. Đề nghị nghiên cứu kỹ để thực hiện tốt các nội dung nói trên Chúc …sớm khắc phục khó khăn.Xin gửi tới toàn thể…lời chúc sức khoẻ và chia sẻ những khó khăn ….. Một lần nữa chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với… chúc sự hợp tác giữa …ngày càng phát triển CÔNG VĂN HƯỚNG DẪNCông văn hướng dẫn dùng để chỉ dẫn cách thực hiện một hoặc một số nội dung của văn bản do cơ quan cấp trên ban hành.CÔNG VĂN HƯỚNG DẪNPhần mở đầuNêu tên , số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của văn bản cần hướng dẫnNội dung cần hướng dẫnPhần nội dungMục đích ý nghĩa của vấn đềCách thức tổ chức, biện pháp thực hiệnPhân tích tác dụngPhần kết luận Yêu cầu tổ chức thực hiện theo đúng tinh thần của văn bản đã ban hànhCÔNG VĂN GIẢI THÍCH Công văn giải thích được dùng để cụ thể, chi tiết hoá nội dung của văn bản cấp trên mà cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản chưa rõ,hoặc hiểu sai hoặc thực hiện không thống nhất.CÔNG VĂN GIẢI THÍCHPhần mở đầu:Nêu tên, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của văn bản cần giải thíchNêu vấn đề cần giải thích trong văn bản Phần nội dung chính: Nêu các nội dung chưa rõ hoặc hiểu sai hoặc thực hiện không thống nhất và giải thích cụ thể Phần kết thúc:Yêu cầu thực hiện đúng theo nội dung đã giải thích.CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ YÊU CẦUDùng để đề nghị, yêu cầu một cơ quan, tổ chức cá nhân giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan tổ chức cá nhân đó.CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ YÊU CẦUPhần mở đầu– Lí do hoặc mục đích của việc đề nghị yêu cầuPhần nội dung– Thực trạng, tình hình dẫn đến việc cần phải đề nghị yêu cầu– Nội dung cụ thể, thời gian,cách thức giải quyếtcác đề nghị yêu cầuPhần kết thúc– Mong muốn được quan tâm,xem xét giải quyết các yêu cầu đóCÔNG VĂN PHÚC ĐÁPDùng để trả lời (có thể là hướng dẫn hoặc giải thích) những yêu cầu, đề nghị, sáng kiến… của các cơ quan, tổ chức cá nhân có yêu cầu.CÔNG VĂN PHÚC ĐÁPPhần mở đầu: Nêu rõ về văn bản cần trả lời: số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành, trích yếu văn bảnPhần nội dung Trả lời từng vấn đề văn bản gửi đến yêu cầuVấn đề chưa trả lời được thì nêu rõ lí do và hẹn thời gian trả lời chính thức.Phần kết thúc:Đề nghị cơ quan được phúc đáp cho biết ý kiến (nếu có)Thể hiện nghi thức trong giao tiếp.CÔNG VĂN CHỈ ĐẠOCông văn của cơ quan cấp trên thông tin cho cơ quan cấp dưới về những việc cần triển khai thực hiện CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO Phần mở đầu: Mục đích yêu cầu của công việc cần triển khai thực hiện Phần nội dung Biện pháp triển khai thực hiệnNhững yêu cầu cần đạt được Phần kết thúc: Yêu cầu thực hiện, báo cáo kết quảCÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC ,NHẮC NHỞCông văn của cơ quan cấp trên gửi cơ quan cấp dưới để nhắc nhở, chấn chỉnh các hoạt động hoặc việc thực hiện một quyết định hoặc chủ trương nào đó.CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC NHẮC NHỞPhần mở đầu: Nhắc lại nhiệm vụ đã giao Nhận xét khái quát việc thực hiện nhiệm vụ .Phần nội dung chính:Các yêu cầu cụ thể để thực hiện nhiệm vụ được giao.Các biện pháp thực hiện,thời gian hoàn thànhPhần kết thúc: Yêu cầu thực hiện nhiệm vụ và báo cáo kết quảCÔNG VĂN MỜI HỌP, HỘI NGHỊCông văn dùng để đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến dự họp, hội nghị, hội thảo.CÔNG VĂN MỜI HỌP, HỘI NGHỊPhần mở đầu: Nêu mục đích, lý do tổ chức hội nghị.Phần nội dung chính:Giới thiệu khái quát nội dung chương trình của hội nghị.Giới thiệu các thành phần tham dự hội nghị.Thời gian địa điểm tổ chức hội nghị.Những đề nghị: chuẩn bị báo cáo, tài liệu…(nếu có)Phần kết thúc:Yêu cầu, đề nghị đến đúng giờThể hiện nghi thức giao tiếpNhững điểm cần chú ýPhân biệt công văn thông báo với thông báoPhân biệt công văn đề nghị với tờ trìnhPhân biệt công văn mời với giấy mời SOẠN THẢO BÁO CÁOBáo cáo là VB dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp trên hoặc trước tập thể công việc đã hoặc đang tiến hành hoặc để sơ kết tổng kết công tác. Các loại báo cáo: Báo cáo định kì, Báo cáo tổng kết, Báo cáo sơ kết, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề.SOẠN THẢO BÁO CÁOCác loại báo cáo1. Báo cáo tổng kết Để phản ánh tình hình, đánh giá kết quả (nguyên nhân, bài học kinh nghiệm), đề ra phương hướng nhiệm vụ sau khi kết thúc sự việc, nhiệm vụ, sự việc,hoạt động… SOẠN THẢO BÁO CÁO2. Báo cáo sơ kết Để phản ánh tình hình,kết quả đang thực hiện nhiệm vụ,công việc, đánh giá nội dung thực hiện, (tiến độ thực hiện, ưu điểm, tồn tại cần khắc phục) phương hướng nhiệm vụ để hoàn thành nhiệm vụ, công việc. SOẠN THẢO BÁO CÁO3. Báo cáo định kỳ Để phản ánh tình hình, kết quả hoạt động các nhiệm vụ công tác theo thời gian quy định (Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo 6 tháng vv… 4. Báo cáo đột xuất Dùng để phản ánh về những vấn đề, sự việc xảy ra đột xuất, đề nghị cho ý kiến chỉ đạo.SOẠN THẢO BÁO CÁOYÊU CẦU CỦA MỘT BÁO CÁO Đảm bảo tính khách quan, trung thực Nội dung có trọng tâm, trọng điểm Ngắn gọn, lôgic Người đọc là khách hàngBố cục của bản báo cáo

Phần thứ nhất: Nêu khái quát về tình hình công việc,hoặc mô tả sự việc Phần thứ hai: Phân tích kết quả, đánh giá tình hình, xác định những tồn tại.Phần thứ ba: phương hướng giải quyết vấn đề (Mỗi phần có thể có nhiều mục, phân chia mục theo từng loại báo cáo)BÁO CÁO TỔNG KẾT, SƠ KẾT, ĐỊNH KỲPhần mở đầu: Nêu đặc điểm tình hình chung.Tình hình chung trong nước và thế giới(nếu có).Tình hình chung trong địa phương (trong ngành).Tình hình chung của cơ quan:+ Mục tiêu, chiến lược, nhiệm vụ đặt ra trong kỳ hoặc năm.+ Điều kiện thuận lợi+ Khó khănPhần nội dung Tổng kết (sơ kết): Khái quát tình hình thực hiện, kết quả đạt được, ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.Phương hướng, nhiệm vụ công tác: Xây dựng các chỉ tiêu phấn đấu và biện pháp thực hiện.BÁO CÁO TỔNG KẾT, SƠ KẾT, ĐỊNH KỲPhần kết thúc:Đánh giá chung: Tổng hợp các kết quả đạt được. Mức độ hoàn thành. Xếp loại thi đua Kiến nghị, đề xuấtBÁO CÁO TỔNG KẾT, SƠ KẾT, ĐỊNH KỲBÁO CÁO ĐỘT XUẤTPhần mở đầu: Nêu sự việc đột xuất xảy ra (Có thể không cần có phần mở đầu).Phần nội dung chínhTóm tắt tình hình xảy ra sự việcNguyên nhân Biện pháp xử lý Phần kết thúc Đề nghị hướng dẫn, chỉ đạo giải quyết kịp thời sự việc.Thể hiện nghi thức trong giao tiếp.Phân biệt CV thông báo với TBTrình bày lý do,mô tả tình hìnhYêu cầu giúp đỡ hoặc tiếp tục quan hệKết thúc có tính chất xã giaoDiễn đạt có tính chất lập luận, thể hiện thái độ ở mức độ xã giao. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

Là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên đề nghị phê duyệt về: chủ trương, chính sách, đề án, tiêu chuẩn định mức,dự thảo văn bản …hoặc sửa đổi các nội dung nói trên SOẠN THẢO TỜ TRÌNH Yêu cầu chungXác định đúng mục đích và giới hạn (vấn đề quá lớn hoặc quá nhỏ nên thay bằng một loại hình văn bản khác: Đề án hoặc Phiếu trình)Nội dung rõ ràng có tính thuyết phục + Trình bày rõ tính cấp thiết của vấn đề + Phân tích chỉ ra hiệu quả, lợi ích + Phân tích những khó khăn (có thể) và biện pháp khắc phục Bố cục nội dung của Tờ trình

Phần mở đầu: Nêu lý do của vấn đề đề nghị,Khái quát nội dung đề nghị Bố cục nội dung của Tờ trìnhPhần nội dung Trình bày nội dung vấn đề (các phương án đệ trình)Nêu các phương án thực hiện (thời gian, địa điểm, điều kiện nhân lực, cơ sở vật chất, kinh phí…).Phân tích các những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện, biện pháp khắc phục…Nêu ý nghĩa, tác dụng của vấn đề Phương án khác (nếu có).Bố cục nội dung của Tờ trình Phần kết thúc Đề nghị cấp trên xem xét, phê duyệt. Thể hiện nghi thức trong giao tiếp.Yêu cầu về diễn đạtPhần trình bày lý do: diễn đạt mang tính khách quan cụ thểPhần đề nghị : Có tính thuyết phục cao, thông tin trung thực, chính xácPhân tích lợi ích: lập luận lôgic, thuyết phụcCó thể thêm phần phụ lục để minh hoạ cho nội dung đề xuất Điểm khác của TTr với CV đề nghịĐề nghị lên cấp trên chủ quảnCần phân tích những lợi ích, khó khăn, các phương án , dự kiến giải quyếtTính thuyết phục cao