Xử Lý Văn Bản Đến / 2023 / Top 21 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2022 # Top View | Bac.edu.vn

Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử / 2023

Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng

Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:

– Trình Chủ tịch UBND huyện

– Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.

Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:

– Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.

– Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.

Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:

– Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc

– Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:

+ Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

+ Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

II. Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:

– Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.

(Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)

Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:

– Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.

– Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.

(Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:

 + Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.

+ Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)

Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).

Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:

– Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.

– Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.

Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:

– Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.

Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:

– Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành;  Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.

Xử Lý Văn Bản Mật / 2023

Xử lý văn bản mật

a. Chế độ chuyển giao văn bản mật

– Sổ đăng ký văn bản mật đến có nội dung cơ bản tương tự sổ đăng ký văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột trích yếu

– Đối với những văn bản “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” do thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm cho chánh văn phòng hay phó văn phòng . Trưởng hoặc phó phòng hành chính quản lý, chỉ có người được giao quản lý các công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký những văn bản này.

– Sổ đăng ký văn bản mật đi tương tự sổ đăng ký văn bản đi, nhưng thêm cột ghi “mức độ mật” sau cột trích yếu.

– Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” ngoài việc đóng dấu vào văn bản, phải đóng dấu cả phong bì văn bản. Văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải dùng hai phong bì, chỉ được đóng dấu vào văn bản và bì trong; người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên bì trong , rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, phiếu chuyển, không đóng dấu mức độ mật.

b. Chế độ giải quyết và bảo quản văn bản mật

– Chỉ được phổ biến văn bản trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành

– Không được mang tài liệu, văn bản mật về nhà riêng

– Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như tài liệu, văn bản mật và được bảo quản như tài liệu mật.

ThS. Nguyễn Thị Thảo

Quản Lý Văn Bản Đi, Đến, Nội Bộ / 2023

VT ioDocs – Quản lý Tài liệu, Văn bản đi đến và Hồ sơ cung cấp một giải pháp toàn diện để sắp xếp và tự động hóa tất cả công việc trên. Sản phẩm có nhiều phiên bản đáp ứng cho nhu cầu của tổ chức mọi kích cỡ, đặc biệt thích hợp cho các tổ chức lớn có nhiều văn phòng, chi nhánh.

Phân hệ cung cấp các đặc trưng, khả năng sau:

Tuân thủ đầy đủ các hướng dẫn của pháp luật về quản lý văn bản trong khi vẫn đảm bảo có sự linh hoạt để đáp ứng đặc thù, qui định riêng của doanh nghiệp.

Quản lý tiếp nhận và chuyển giao thư từ, bưu phẩm, sách báo gửi đến doanh nghiệp.

Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết các văn bản, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ tiếp nhận, đăng ký, cho ý kiến, phân xử lý cho đến khi giải quyết xong.

Quản lý toàn bộ quá trình phát hành văn bản, tài liệu doanh nghiệp gửi đi ra ngoài từ soạn thảo, kiểm duyệt cho đến phát hành.

Quản lý quá trình gửi nhận liên thông giữa trụ sở chính và các đơn vị thành viên.

Quản lý toàn bộ quá trình xử lý văn bản nội bộ, tờ trình từ dự thảo cho đến phát hành.

Khả năng thiết lập luồng quy trình kiểm duyệt văn bản, tài liệu, tờ trình với công cụ Quản lý quy trình (Workflow Management) có giao diện đồ họa và trực quan.

Cho phép khai báo và xác định thời hạn giải quyết văn bản (hệ thống sẽ tự động trừ ra ngày nghĩ, lễ) đối với từng loại văn bản theo qui định.

Mô hình tiếp nhận, đăng ký và xử lý tài liệu, văn bản đến rất linh động, đủ khả năng giải quyết và tạo ra xâu chuỗi liên kết dữ liệu của những kịch bản từ đơn giản đến rất phức tạp như sau.

Sản phẩm có nhiều phiên bản để đáp ứng cho quy mô cũng như đặc thù của từng loại hình của tổ chức:

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình 1 đơn vị.

Phiên bản dành cho tổ chức có mô hình nhiều đơn vị (Tổng Công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – Công ty con)

Phiên bản dành cho Khối Hành chính Nhà nước.

Phiên bản dành cho Khối Ngân hàng.

Với mô hình nhiều đơn vị, Văn bản đi do một đơn vị gửi qua hệ thống sẽ trở thành Văn bản đến nằm trong hàng chờ văn bản Đến qua mạng của đơn vị nhận.

Hệ thống cung cấp các đặc trưng, tính năng sau:

Giao diện web – Web-based

Hỗ trợ người dùng truy cập mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt phần mềm tại máy trạm.

Hỗ trợ các trình duyệt phổ biến IE, Firework, Chrome, Safari; các máy tính bảng phổ biến như Ipad, Windowns 8.

Có khả năng tự động co giãn kích thước màn hình giao diện ứng dụng theo kích thước màn hình của các thiết bị với kỹ thuật Responsive web design.

Soạn thảo văn bản đi, văn bản nội bộ

Hỗ trợ dự thảo on-line với nhiều tính năng độc đáo như:

Tạo văn bản từ mẫu có sẳn.

Hỗ trợ phối hợp cộng tác soạn thảo.

Tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu chỉnh.

Kiểm tra và phê duyệt

Tùy theo quy trình đã thiết lập, hệ thống sẽ chuyển kết quả giải quyết để kiểm tra và duyệt. Hỗ trợ thiếp lập xử lý song song, tuần tự, không hạn chế số bước.

Hiển thị luồng quy trình xét duyệt trực quan, kèm theo các biểu tượng chỉ rõ ai đã, đang và sẽ xử lý.

Quản Lý Văn Bản Đi Đến Trong Doanh Nghiệp / 2023

Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước

Cách phân loại văn bản quản lý Nhà nước 1. Phân theo hiệu lực pháp lý Văn hán quy phạm pháp luật Là văn bản: – Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định. – Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương. – Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN. Văn bản cá biệt Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,… Văn bản hành chính VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,… Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

2. Phân theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành VBQPPL Hình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là: – Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết. – UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết. – Chủ tịch nước: lệnh, quyết định. – Chính phủ: nghị quyết, nghị định. – Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị. – Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư. – Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết. – Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư. – HĐND các cấp: nghị quyết. – UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị. – Thông tư liên tịch

Văn bản hành chính VB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm: – Thòng cáo – Thông báo – Chương trình – Kế hoạch công tác – Đề án: – Báo cáo – Tờ trình – Biên bản – Công điện – Hợp đồng – Công văn – Giấy chứng nhận – Giấy đi đường – Giấy nghỉ phép – Giấy mời – Phiếu gửi

Văn bản quản lý Nhà nước được định nghĩa là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan NN ban hành nhằm mục đích điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan NN với nhau hoặc giữa các cơ quan NN với các cá nhân, tổ chức. VBQLNN khác với VB thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức, hiệu lực pháp lý.Là văn bản:– Do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành với hình thức tương ứng theo luật định.– Gồm các quy tắc xử sự chung được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng/một nhóm đối tượng, có hiệu lực trong toàn quốc/địa phương.– Được NN bảo đảm thi hành bằng nhiều biện pháp tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục hoặc các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡng chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.Đây chính là nền tảng, cơ sở xây dựng hệ thống VBQLNN.Các VB áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do các CQNN có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Thường dùng để giải quyết một vụ việc cụ thể chăng hạn như quyết định kỉ luật, miễn nhiệm, nâng lương,…VB để điều hành thực thi các VBQPPL nhằm xử lý các công việc cụ thể hoặc phàn ránh tình hình, giao dịch, hayghi chép công việc công t y,…VB mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mìnhHình thức và thẩm quyền ban hành vãn bản quy phạm pháp luật là:– Quốc hội ban hành: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết.– UB thường vụ quốc hội: pháp lệnh, nghị quyết.– Chủ tịch nước: lệnh, quyết định.– Chính phủ: nghị quyết, nghị định.– Thủ tướng chính phủ: quyết định, chỉ thị.– Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ: quyết định, chỉ thị, thông tư.– Hội đồng thẩm phán tòa án nhân dân tối cao: nghị quyết.– Viện trưởng viện kiểm sát nhân dàn tối cao: quyết định, chỉ thị, thông tư.– HĐND các cấp: nghị quyết.– UBN.D các cấp: quyết định, chỉ thị.– Thông tư liên tịchVB do cơ quan NN có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ các yếu tố của VBQPPL trên ban hành nhằm mục đích giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể. Gồm:– Thòng cáo– Thông báo– Chương trình– Kế hoạch công tác– Đề án:– Báo cáo– Tờ trình– Biên bản– Công điện– Hợp đồng– Công văn– Giấy chứng nhận– Giấy đi đường– Giấy nghỉ phép– Giấy mời– Phiếu gửi