Quy Trình Xử Lý Văn Bản Đến Và Văn Bản Đi Trên Phần Mềm Văn Phòng Điện Tử

Bước 1: Văn thư vào sổ công văn đến, scan chuyển Chánh văn phòng

Bước 2: Chánh văn phòng kiểm tra văn bản đến:

– Trình Chủ tịch UBND huyện

– Trình PCT UBND huyện phụ trách theo lĩnh vực phân công xử lý chính và Chủ tịch UBND huyện đồng xử lý.

Bước 3: Lãnh đạo UBND kiểm tra văn bản đến:

– Nếu chưa đúng thì ghi ý kiến chỉ đạo chuyển trả Chánh văn phòng.

– Nếu đúng thì thống nhất chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính và Chánh văn phòng đồng xử lý.

Bước 4: Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra văn bản đến:

– Văn bản đến không phải chỉ đạo tham mưu (Văn bản theo dõi) thì kết thúc văn bản lưu hồ sơ công việc

– Văn bản đến cần tham mưu “Văn bản đi”:

+ Nếu thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

+ Nếu thuộc lĩnh vực Phó trưởng phòng chuyên môn phụ trách thì chuyển Phó trưởng phòng chuyên môn xử lý. Phó trưởng phòng chuyên môn chuyển Chuyên viên hoặc trực tiếp dự thảo“Văn bản đi”.

II. Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 1: Chuyên viên trả lời văn bản đi:

– Chuyên viên dự thảo VB đi chuyển Phó trưởng phòng/Trưởng phòng kiểm tra nội dung; Phó Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra nội dung xong chuyển Trưởng phòng chuyên môn.

(Trưởng phòng chuyên môn/Phó trưởng phòng chuyên môn chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển Chuyên viên để chỉnh sửa)

Quy trình xử lý văn bản đi

Bước 2: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản tham mưu cho Chánh văn phòng:

– Chánh văn phòng trực tiếp kiểm tra, tham mưu và trình Lãnh đạo UBND huyện.

– Chánh văn phòng chuyển Phó Chánh văn phòng kiểm tra, tham mưu và chuyển Chánh văn phòng kiểm tra thống nhất. Sau đó Chánh văn phòng chuyển lại Phó Chánh văn phòng để trình Lãnh đạo UBND huyện.

(Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng chưa thống nhất nội dung thì ghi ý kiến và chuyển Trưởng phòng chuyên môn kiểm tra chỉnh sửa:

 + Nếu Trưởng phòng chuyên môn thấy sai thì khắc phục để tham mưu lại.

+ Nếu đúng theo quan điểm tham mưu của Trưởng phòng chuyên môn thì báo cáo trực tiếp Lãnh đạo UBND huyện)

Bước 3: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng trình Lãnh đạo UBND huyện:

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của các Phó chủ tịch thì chuyển các Phó chủ tịch, đồng thời chuyển Chủ tịch đồng xử lý.

– Đối với văn bản đi thuộc lĩnh vực của Chủ tịch thì chuyển Chủ tịch, đồng thời chuyển Phó chủ tịch đồng xử lý (Nếu thấy các PCT cần góp ý).

Bước 4: Lãnh đạo UBND huyện mở văn bản đi kiểm tra và chỉ đạo:

– Đối với các văn bản đi thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý.

– Đối với các văn bản đi không thống nhất nội dung phát hành thì chuyển Trưởng phòng chuyên môn xử lý chính, Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng đồng xử lý; Đồng thời ghi ý kiến chỉ đạo.

Bước 5: Trưởng phòng chuyên môn chuyển văn bản cho Chánh văn phòng:

– Trưởng phòng chuyên môn mở văn bản đi do Lãnh đạo UBND huyện chuyển đến: In văn bản đi và ký nháy; Đồng thời chuyển văn bản đi đến Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng.

Chánh văn phòng chuyển văn bản cho văn thư phát hành:

– Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng ký nháy trình Lãnh đạo UBND huyện ký phát hành;  Đồng thời chuyển file văn bản đi đến văn thư kết thúc phát hành trên phần mềm EOffice.

Xử Lý Văn Bản Căn Bản

Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản Khái niệm văn bản

Hiểu khái niệm văn bản theo nghĩa thông thường.

Biết cách tổ chức và định dạng một văn bản.

Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

Biết các thao tác thông thường để có được một văn bản theo yêu cầu: Soạn thảo nội dung (tạo mới hoặc sử dụng nội dung có sẵn), biên tập văn bản (thêm bớt, sửa chữa nội dung, thay đổi định dạng, thêm minh họa, tạo các liên kết, tham chiếu, hoàn chỉnh văn bản), lưu giữ văn bản, in ấn và phân phối văn bản.

Biết một số phần mềm xử lý văn bản khác nhau như LibreOffice Writer, OpenOffice Writer, Microsoft Word.

Biết chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản.

Sử dụng một phần mềm xử lý văn bản cụ thể Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản

Bi ết các cách mở, đóng phần mềm xử lý văn bản trực tiếp và gián tiếp.

Nhận biết các yếu tố trong giao diện làm việc của phần mềm như thanh chức năng, thanh công cụ, các cửa sổ. Biết cách thay đổi giao diện của phần mềm như ẩn/hiện các thanh công cụ. Sử dụng được tính năng trợ giúp.

Biết cách thay đổi kích thước cửa sổ, mở nhiều cửa sổ và sắp xếp chúng trên màn hình làm việc.

Biết cách thay đổi một số thiết đặt ban đầu (ví dụ: ngôn ngữ làm việc, thư mục lưu văn bản mặc định) để thuận tiện và nâng cao năng suất làm việc.

Mở văn bản có sẵn, tạo văn bản mới, lưu, xóa văn bản

Biết các h tìm và mở một văn bản có sẵn. Biết cách phóng to, thu nhỏ văn bản.

Biết cách chuyển một tài liệu từ các định dạng khác (bảng tính, trang trình chiếu, văn bản tạo từ các phần mềm khác) thành văn bản làm việc.

Biết cách soạn thảo một tài liệu mới: gõ bàn phím, gõ dấu tiếng Việt, chèn một số ký tự, ký hiệu đặc biệt như ©, ®, ™, các chữ cái Hy Lạp vào văn bản.

Biết cách lưu tài liệu đang mở vào một thư mục với tên cũ hoặc đổi tên mới. Biết cách lưu văn bản vào thư mục khác, ổ đĩa khác.

Biết các kiểu tệp tin khác nhau dùng để lưu văn bản, tài liệu.

Biết cách mở nhiều văn bản cùng lúc. Biết cách sắp xếp các cửa sổ văn bản trên màn hình. Biết cách kích hoạt một văn bản để làm việc và chuyển từ văn bản làm việc này sang văn bản làm việc khác.

Biết cách xóa một văn bản.

Biên tập nội dung văn bản

Biết xác định các đơn vị văn bả n như ký tự, từ, cụm từ (dòng, câu), đoạn văn, các đối tượng nhúng vào văn bản (bảng, đối tượng đồ họa), trang và toàn bộ văn bản. Biết cách chọn (đánh dấu) các đơn vị văn bản và toàn bộ nội dung văn bản.

Biết cách di chuyển đến các trang văn bản khác nhau (trang trước, trang sau, nhảy đến một trang cụ thể).

Biết cách thêm (chèn, ghi đè), xóa, sửa các ký tự, từ, cụm từ, và các đơn vị khác trong một văn bản.

Biết cách tìm kiếm các ký tự, từ, cụm từ. Biết cách thay thế các ký tự, từ, cụm từ nhất định trong văn bản.

Biết cách cắt, dán, sao chép, di chuyển một đơn vị, một phần văn bản bên trong một tài liệu sang các tài liệu đang mở khác.

Biết cách sử dụng lệnh hủy kết quả v ừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo).

Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt

Biết cách loại bỏ các h iệu ứng điều chỉnh tự động (autocorrect) có sẵn trong phần mềm soạn thảo đối với văn bản tiếng Việt.

Biết cách loại bỏ các h iển thị không mong muốn (ví dụ: đường sóng) xuất hiện trong văn bản tiếng Việt. Biết cách xử lý lỗi khi sao chép và dán (smart cut and paste).

Định dạng văn bản Định dạng văn bản (text)

Biết cách thay đổi phông chữ (cỡ chữ, ki ểu chữ), các kiểu hiển thị khác nhau (đậm, nghiêng, gạch dưới)

Biết cách ghi chỉ số dưới (subscript), chỉ số trên (superscript).

Biết cách thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản.

Biết cách chuyển đổi chữ hoa /chữ thường.

Biết cách ngắt từ (hypernation) khi xuống dòng.

Định dạng đoạn văn

Hiểu khái niệm đoạn văn (paragraph). Biết cách chọn (đánh dấu) một đoạn văn.

Biết cách thêm, bỏ các dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break).

Biết cách thụt lề (indent), căn lề (trái, giữa, phải, đều hai biên).

Hiểu công dụng, biết cách thiết lập, gỡ bỏ và sử dụng nhảy cách (tab) (ví dụ: căn trái, căn giữa, căn phải).

Biết cách điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn.

Biết cách điều chỉnh khoảng cách dãn dòng trong đoạn văn.

Biết cách tạo/bỏ tạo một danh sách đồng mức bằng cách dùng đánh dấu tự động (bullet) hoặc đánh số tự động (numbering). Biết cách thay đổi các kiểu dấu tự động, kiểu đánh số tự động khác nhau. Đánh số tự động các đoạn văn bản.

Biết cách tạo đường viền, bóng/nền cho một đoạn văn.

Kiểu dáng (style) Hiểu khái niệm kiểu dáng (style). Biết cách áp dụng một kiểu dáng đang được dùng cho ký tự vào một văn bản.

Biết cách áp dụng một ki ểu dáng mà một đoạn văn đang dùng cho một hoặc nhiều đoạn nữa.

Biết cách sử dụng công cụ sao chép định dạng.

Nhúng (embed) các đối tượng khác nhau vào văn bản

Biết cách thêm một khung bảng vào văn bản.

Biết cách nhập và biên tập dữ liệu trong các ô của bảng.

Biết cách chọn dòng, cột, ô, hoặc toàn bộ bảng.

Biết cách thêm, xóa dòng và cột.

Biết cách sửa đổi chiều rộng của cột, chiều cao của dòng.

Biết cách thay đổi kiểu đường viền, chiều rộng, chiều cao, màu sắc cho ô.

Biết cách thêm bóng và màu nền cho các ô của bảng.

Biết cách xóa bảng khỏi văn bản.

Biết cách chọn đối tượng đồ họa, sao chép, di chuyển một đối tượng bên trong một tài liệu, hoặc từ tài liệu này sang tài liệu khác.

Hộp văn bản

Biết cách nhập mộ t hộp văn bản (text box) mới hoặc lấy một hộp văn bản từ thư viện đưa vào văn bản.

Biết cách định dạng cho hộp văn bản.

Biết cách lưu hộp văn bản.

Tham chiếu (reference)

Biết cách thêm, sửa, xóa chú thích tại chân trang (footnote), chú thích tại cuối bài (endnote).

Biết cách thêm, sửa, xóa việc đánh số trang.

Hoàn tất văn bản

Biết cách căn lề toàn bộ văn bản ( căn trái, phải, giữa, đều hai bên)

Biết cách thêm, bỏ ngắt trang (page break)

Biết cách thêm, bỏ đầu trang (header), chân trang (footer) cho văn bản.

Biết cách đặt các chế độ bảo vệ khác nhau cho văn bản.

Kết xuất và phân phối văn bản In văn bản

Biết cách đặt, hiệu chỉnh các tham số cho trang in: hướng in dọc (portrait), in ngang (landscape), lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải, khổ giấy.

Biết khái niệm tác vụ (task) in, hàng đợi (queue) in.

Biết cách theo dõi trạng thái in, xóa, khôi phục tác vụ in.

Biết cách thực hiện in văn bản: in toàn bộ, in chọn trang, in một bản, in nhiều bản.

Phân phối văn bản

Biết cách lưu văn bản d ưới các kiểu tệp khác nhau (rtf, pdf, txt, định dạng của các phiên bản khác nhau).

Biết cách đặt mật khẩu để kiểm soát truy nhập tệp văn bản.

Biết cách đính kèm văn bản theo thư điện tử.

Biết cách lưu văn bản trên mạng (ghi vào các ổ mạng, các thư mục trực tuyến).

Soạn thông điệp và văn bản hành chính Soạn thảo một thông điệp

Biết cách soạn một thông điệp bình th ường như thông báo, thư.

Soạn và xử lý một văn bản hành chính mẫu

Biết cách soạn và định dạng một văn bản hành chính (tùy chọn) theo mẫu quy định.

Quản Lý Văn Bản Đi, Văn Bản Đến Và Quản Lý Con Dấu

* QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐẾN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU TS. GVC. NguyÔn LÖ Nhung 0912581997 * I. QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Khái niệm, yêu cầu 1.1.1. Khái niệm – Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được. – Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi. – Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan. – Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. * 1.1.2. Yêu cầu – Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư cơ quan. – Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải quyết văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc. – Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu; bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi. – Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng thời hạn. * 1.2. Quản lý văn bản đến 1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản, tài liệu đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ hoặc cập nhật vào chương trình quản lý văn bản trên máy tính. Phải kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận. Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Văn thư cơ quan không mở những bì văn bản đến ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu “Riêng người có tên mở bì”. * 1.2.2. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến – Đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến. – Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quá trình giải quyết và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến. Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Số văn bản đến được đánh theo năm và theo từng sổ. + Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến. * 1.2.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến – Trình xin ý kiến phân phối – Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng ký đầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng 1.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Giải quyết văn bản đến Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến * 1.2. Quản lý văn bản đi 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi 1.2.3. Đăng ký văn bản đi 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi 1.2.5. Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra, thu hồi văn bản đi * 1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản Bản gốc văn bản được duyệt để in (nhân bản), phát hành phải bảo đảm đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản. Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị có bản thảo. Người đưa bản thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số lượng bản và thời gian hoàn thành, yêu cầu về cách trình bày. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn bản trước khi đưa đánh máy. Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm * 1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản đi Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyển chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư cơ quan có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn bản, mỗi cơ quan cần có quy định về ký văn bản. Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay. * 1.2.3. Đăng ký văn bản đi Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành đều phải tập trung thống nhất ở văn thư cơ quan để cho số và đăng ký. – Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. Để tránh gửi sót hoặc gửi trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhận văn bản. Danh sách các đầu mối nhận văn bản phải trình Chánh văn phòng duyệt và điều chỉnh kịp thời khi thêm, bớt đầu mối. Văn bản đi phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước. * 1.2.4. Làm thủ tục gửi văn bản đi Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại một bản (giấy tốt, chữ in rõ nét bằng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản). Đối với các thể loại văn bản quan trọng như nghị quyết, quyết định, chỉ thị và những văn bản cần lập hồ sơ đại hội, hội nghị, vấn đề, vụ việc lưu hai bản. Bản gốc những loại văn bản quan trọng và các bản có bút tích sửa chữa về nội dung của lãnh đạo cơ quan cần lưu kèm bản chính. Bản gốc những văn bản khác lưu lại 1 năm cùng bản chính để đối chiếu khi cần thiết. Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ các tập lưu văn bản đi theo tên gọi và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. * 2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.1. Các loại con dấu: dấu cơ quan, tổ chức và dấu các đơn vị trực thuộc cơ quan (nếu có); ngoài ra còn có các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ và tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu của tổ chức Đảng và các đoàn thể trong cơ quan… 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu – Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ được sử dụng một con dấu Con dấu của cơ quan phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho một cán bộ văn thư có trách nhiệm và có trình độ chuyên môn giữ và đóng dấu. * 2.3. Đóng dấu – Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý ngành * Tóm lại Quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu là những nội dung nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư; Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu. Muốn vậy, mỗi cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó.

Xử Lý Văn Bản Mật

Xử lý văn bản mật

a. Chế độ chuyển giao văn bản mật

– Sổ đăng ký văn bản mật đến có nội dung cơ bản tương tự sổ đăng ký văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột trích yếu

– Đối với những văn bản “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” do thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm cho chánh văn phòng hay phó văn phòng . Trưởng hoặc phó phòng hành chính quản lý, chỉ có người được giao quản lý các công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký những văn bản này.

– Sổ đăng ký văn bản mật đi tương tự sổ đăng ký văn bản đi, nhưng thêm cột ghi “mức độ mật” sau cột trích yếu.

– Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” ngoài việc đóng dấu vào văn bản, phải đóng dấu cả phong bì văn bản. Văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải dùng hai phong bì, chỉ được đóng dấu vào văn bản và bì trong; người chịu trách nhiệm làm bì trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên bì trong , rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và làm phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, phiếu chuyển, không đóng dấu mức độ mật.

b. Chế độ giải quyết và bảo quản văn bản mật

– Chỉ được phổ biến văn bản trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành

– Không được mang tài liệu, văn bản mật về nhà riêng

– Trong khi giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như tài liệu, văn bản mật và được bảo quản như tài liệu mật.

ThS. Nguyễn Thị Thảo

Quy Trình Quản Lý Văn Bản Đi Và Văn Bản Đến

Công tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

1. MỤC ĐÍCHCông tác văn thư – lưu trữ ở Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.2. PHẠM VIQuy trình này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu) của Chi cục ATVSTP tỉnh Quảng Trị.Cán bộ văn thư tổ chức thực hiện quy trình này3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN– Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư.– Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.– Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.– Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. – Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.– Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT – LĐCC: Lãnh đạo chi cục– CBVT: Cán bộ văn thư.5. NỘI DUNG QUY TRÌNH5.1 Quy trình quản lý văn bản đến5.1.1 Lưu đồ